On Premise Reisekostenabrechnung – wann sinnvoll?

Cloudlösungen sind flexibel, wartungsarm und für viele Unternehmen die ideale Wahl. Doch wenn höchste Anforderungen an Datenschutz, Datenhoheit oder Systemintegration gestellt werden, kann eine On Premise Reisekostenabrechnung die überlegene Alternative sein. In diesem Beitrag zeigen wir, warum gerade im Bereich der Reisekostenabrechnung eine lokal installierte Software für bestimmte Organisationen die strategisch bessere Entscheidung ist.

1. Einführung: Reisekosten im digitalen Zeitalter – warum die Abrechnung entscheidend ist

Reisekosten sind in vielen Unternehmen nicht nur ein lästiger Verwaltungsprozess, sondern ein echter Kostenfaktor. Ob Außendienst, Kundentermine oder Schulungen – jede Fahrt verursacht Aufwand, der korrekt dokumentiert und abgerechnet werden muss. In einer zunehmend digitalisierten Welt dominieren Cloud-Lösungen den Markt. Doch nicht jedes Unternehmen kann oder will die sensiblen Abrechnungsdaten in fremde Hände legen. Eine On Premise Reisekostenabrechnung stellt hier eine kontrollierte, sichere Alternative dar – vor allem für Organisationen mit besonderen Anforderungen an Datenschutz, Unabhängigkeit und Integration.

Während Cloud-Modelle mit Flexibilität und niedrigen Einstiegskosten werben, bietet eine lokal installierte Software entscheidende Vorteile, wenn es um vollständige Datenhoheit, Systemintegration und rechtliche Sicherheit geht.

2. Was bedeutet eigentlich eine On Premise Reisekostenabrechnung?

„On Premise“ bedeutet, dass Softwarelösungen direkt auf den eigenen Servern im Unternehmen installiert und betrieben werden – im Gegensatz zu Cloud-Diensten, bei denen Daten über das Internet in externen Rechenzentren verarbeitet werden. Die lokale Datenverarbeitung erfolgt dabei vollständig in der Infrastruktur des Unternehmens – ohne Abhängigkeit von Dritten.

Typisch für eine selbst gehostete Softwarelösung sind:

• Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder Serverraum
• Zugriff über das interne Firmennetzwerk oder per VPN
• Wartung und Datensicherung durch die unternehmenseigene IT
• Maximale Kontrolle über sensible Reisedaten, einschließlich Belege, Kilometergeld, Tagesdiäten und Buchungshistorien

Diese Inhouselösungen erfüllen höchste Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit und lassen sich exakt an individuelle Geschäftsprozesse anpassen.

3. Unterschiede zur Cloud-Lösung – Vorteile und Nachteile im Vergleich

On Premise oder Cloud? Diese Entscheidung beeinflusst nicht nur Kosten und IT-Betrieb, sondern auch Sicherheit, Flexibilität und Zukunftsfähigkeit.

Technische und organisatorische Unterschiede:

(Siehe Tabelle „On Premise vs Cloud“ unter Punkt 9)

Darüber hinaus:

• Updates & Wartung: Bei Cloud-Anwendungen werden Updates automatisch durch den Anbieter eingespielt. On Premise erfordert eigenes IT-Know-how, bietet aber Planungssicherheit.
• Service Level Agreements: Cloud-Anbieter definieren Ausfallzeiten und Verfügbarkeiten. Bei On Premise sind Unternehmen selbst verantwortlich – mit maximaler Unabhängigkeit.
• Abhängigkeit von Drittstaaten: Bei vielen Cloud-Diensten erfolgt die Datenhaltung außerhalb der EU – bei On Premise bleibt alles im Haus.

4. Welche Unternehmen profitieren besonders von einer On Premise Lösung?

Nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Anforderungen. Eine On Premise Lösung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn:

• Datenschutz ein zentrales Thema ist (z. B. Gesundheitswesen, Behörden)
• IT-Kapazitäten vorhanden sind, um Wartung und Betrieb zu gewährleisten
• hohe Integrationsanforderungen mit bestehenden Systemen bestehen
• schlechte oder unzuverlässige Internetverbindung vorherrscht

Typische Einsatzszenarien:

Besonders profitieren Sektoren wie:

• öffentliche Verwaltung
• Industrie mit mehreren Standorten
• Forschungseinrichtungen mit vertraulichen Projekten
• Bildungsinstitutionen mit interner Abrechnung

5. Datenschutz & Compliance: Wenn sensible Daten nicht das Haus verlassen sollen

Die Reisekostenabrechnung in Österreich unterliegt einer Vielzahl rechtlicher Vorgaben. Besonders die DSGVO, aber auch steuerrechtliche Prüfpflichten erfordern volle Transparenz und Kontrolle. Eine On Premise Lösung ermöglicht die Verarbeitung personenbezogener Daten – inklusive Abwesenheitszeiten, Fahrtenbuch und Spesen – komplett intern.

Weitere Vorteile:

• Einhaltung interner Datenschutzrichtlinien und Betriebsvereinbarungen
• Keine Übertragung von Daten in Nicht-EU-Staaten (z. B. USA)
• Möglichkeit zur anonymisierten Verarbeitung in Betriebsratskontexten

6. Integration mit bestehenden Systemen – der stille Vorteil von Inhouse-Lösungen

On Premise Systeme lassen sich hervorragend in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Besonders wichtig bei Reisespesenabrechnung: die direkte Anbindung an

• Lohnverrechnungssoftware (z. B. BMD, DPW, SAP)
• Kostenstellen- und ERP-Systeme
• digitale Personalakte
• Rechnungsprüfung & Buchhaltung

Dies erfolgt über:

• CSV-Schnittstellen
• REST-APIs
• Direktanbindung an lokale Datenbanken

Das Ergebnis: Weniger Medienbrüche, automatisierte Abläufe und konsistente Daten.

7. Offlinefähig und unabhängig: Warum lokal betriebene Anwendungen robust sind

Nicht überall ist stabiles Internet verfügbar – besonders in ländlichen Regionen oder industriellen Zonen. Eine lokal betriebene Anwendung läuft auch bei schwacher Verbindung zuverlässig weiter. Das ist besonders relevant, wenn:

• Zeitkritische Abrechnungen ohne Unterbrechung nötig sind
• Mitarbeitende z. B. in der Werkshalle oder auf Baustellen tätig sind
• Business Continuity Management (BCM) zum Risikomanagement gehört

Auch im Katastrophenfall (z. B. Cyberangriff, Anbieter-Ausfall) bleibt eine On Premise IT Lösung voll funktionsfähig – sofern entsprechende Backup-Prozesse implementiert wurden.

8. Praxisbeispiel: So läuft eine On Premise Reisekostenabrechnung in der Realität ab

Ein Unternehmen aus dem Maschinenbau entscheidet sich für die On Premise Variante von Workflow. Die Implementierung erfolgt in wenigen Monaten, angepasst an die Kollektivverträge und betrieblichen Richtlinien.

Beteiligte Rollen:

• Mitarbeitende: Eintragung von Dienstreisen & Belegen
• HR: Prüfung, Genehmigung, Export zur Lohnverrechnung
• IT: Betrieb & Wartung des Systems
• Controlling: Auswertung von Reisekosten pro Abteilung

Ergebnis:

• 50 % weniger Rückfragen durch Self-Service Portal
• 100 % DSGVO-konform
• Rückerstattungen erfolgen schneller – Mitarbeitende sind zufriedener
• Zeitersparnis von vielen Stunden pro Monat in der Personalabteilung

9. Entscheidungscheck: Wann lohnt sich der Umstieg (oder Verbleib) auf On Premise?

Hier eine erweiterte Übersicht zur Entscheidungsfindung:

Kriterium	On Premise	Cloud
Sensible Daten	✅	✅
Eigene IT vorhanden	✅	❌
Internetzugang unzuverlässig	✅	❌
Mobiler Zugriff nötig	⚠️	✅
Geringes Budget, schnelle Einführung	❌	✅
Langfristige Datenhoheit gewünscht	✅	❌
Hoher Individualisierungsbedarf	✅	⚠️
Externe Hosting-Bedenken	✅	❌

10. On Premise ist kein Auslaufmodell – sondern eine strategische Entscheidung

Wer glaubt, On Premise Software sei veraltet, irrt gewaltig. Gerade im HR-Bereich – insbesondere bei der Reisekostenabrechnung – spielen Themen wie Datenschutz, Integrität und Kontrolle eine zentrale Rolle. Für Unternehmen mit der nötigen Infrastruktur ist die Inhouse-Variante häufig der robustere und langfristig wirtschaftlichere Weg.

Ein Blick in die Zukunft zeigt: Hybride Modelle, bei denen kritische Anwendungen lokal betrieben und andere (z. B. Kalender, Office) cloudbasiert sind, setzen sich zunehmend durch. Doch für hochsensible Daten gilt weiterhin: Lokal betrieben heißt maximal geschützt.

FAQ – Häufige Fragen zur On Premise Reisekostenabrechnung

Wann ist On Premise der Cloud vorzuziehen?

Wenn ein Unternehmen hohe Anforderungen an Datenschutz, Compliance oder Systemintegration hat – etwa in der öffentlichen Verwaltung, im Gesundheitswesen oder bei eingeschränkter Internetverbindung – ist eine On Premise Lösung oft die bessere Wahl.

Welche technischen Voraussetzungen braucht eine On Premise Lösung?

Für eine On Premise Lösung wird eine interne Server-Infrastruktur benötigt, ausreichend Speicherplatz, IT-Fachpersonal für Wartung und Sicherheit sowie gegebenenfalls VPN-Zugänge für externe Nutzung.

Wie sicher ist eine On Premise Lösung wirklich?

On Premise Lösungen bieten ein hohes Maß an Sicherheit, sofern sie fachgerecht gewartet werden. Sie erlauben eine vollständige Kontrolle über Datenzugriff, Rechtevergabe und interne Sicherheitsrichtlinien – ohne Abhängigkeit von externen Cloud-Anbietern.

Welche rechtlichen Vorteile bietet On Premise?

On Premise Lösungen erfüllen die Anforderungen der DSGVO besonders gut, da alle Daten im Unternehmen verbleiben. Zudem ermöglichen sie eine revisionssichere Verwaltung von Reisedaten, Spesen und Diäten – ein großer Vorteil bei behördlichen Prüfungen.