FAQ: Neue Abteilung anlegen

Voraussetzungen

Bevor Sie eine neue Abteilung / Gruppe anlegen sollten Sie für sich die folgenden Fragen beantworten:

Nach der Beantwortung dieser Fragen haben Sie die Mindestinformationen, die für die Anlage einer neuen Gruppe erforderlich sind, zusammen.

Beispiele für Lose Gruppen: alle weiblichen Mitarbeiter; alle männlichen Mitarbeiter; alle Lehrlinge; eine Personalabteilung; etc. --> eine Lose Gruppe einrichten

Beispiele für hierarchische Gruppen: eine neue Abteilung Einkauf (EK) soll der Abteilung Geschäftsführung (GF) unterstellt werden; die neue Abteilung Einkauf (EK) soll die übergeordnete Abteilung der Gruppen Einkauf Ost (EKO) und Einkauf West (EKW) sein; etc. --> eine hierarchische Gruppe einrichten

Eine neue Lose Gruppe einrichten

Klicken Sie im Menübaum unter Administration auf den Menüpunkt Gruppen.

In der folgenden Liste sehen Sie eine Übersicht aller Losen / hierarchischen (Organigramm) Gruppen im Unternehmen. Klicken Sie auf Neue Gruppe.

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In der Eingabemaske müssen die Felder wie folgt ausgefüllt werden:

Mit einem Klick auf Speichern wird die Gruppe angelegt und es erscheinen zusätzliche Reiter:

Neue Abteilung Rollenzuordnung

Für den täglichen Gebrauch relevant sind hier vor allem die beiden Reiter Rollen und Personen.

Rollen
Durch einen Klick auf Neuer Rolleninhaber, kann der Gruppe eine Rolle zugeordnet werden (Vorgesetzter, Personal). Wird zum Beispiel die Rolle Personal zugeordnet, bekommen automatisch alle Mitglieder dieser Gruppe die Rolle Personal zugewiesen und sind damit in Personalangelegenheiten für die Firma zuständig.

Personen

Wie Sie Personen einer Gruppe zuordnen können, erfahren Sie unter folgendem Link: Einer Gruppe Mitarbeiter hinzufügen

Eine neue hierarchische Gruppe einrichten

Klicken Sie im Menübaum unter Administration auf den Menüpunkt Gruppen.

In der folgenden Liste sehen Sie eine Übersicht aller Losen / hierarchischen (Organigramm) Gruppen im Unternehmen. Klicken Sie auf Neue Gruppe.

In der Eingabemaske müssen die Felder wie folgt ausgefüllt werden:

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Vergrößern

Mit einem Klick auf Speichern wird die Gruppe angelegt und es erscheinen zusätzliche Reiter:

Neue Abteilung neue übergeordnete Gruppe

Für den täglichen Gebrauch relevant sind die 3(4) rot markierten Reiter: Übergeordnete Gruppe, (Untergruppe), Rollen, Personen.

Übergeordnete Gruppe

Da eine neue Gruppe im Organigramm angelegt wurde, muss diese natürlich in die bestehende Hierarchie eingefügt werden. Dazu klicken wir im Reiter Übergeordnete Gruppe auf den Button Neue übergeordnete Gruppe

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Vergrößern

Über die Dropdown-Liste kann die Gruppe ausgewählt werden, die im Organigramm oberhalb der gerade angelegten Gruppe liegen soll. Mit Gültig von und Gültig bis kann optional der Gültigkeitszeitraum dieser Zuweisung festgelegt werden. Wird nichts ausgefüllt, gilt die Zuweisung ab sofort und bis auf Weiteres (01.01.3000). Nützlich ist dieses Feature, wenn zum Beispiel eine Änderung im Organigramm ansteht - so kann diese hier schon frühzeitig geplant werden (z.B.: Gültig ab 01.09.) und wird zu dem festgelegten Datum dann automatisch aktiviert.

Mit einem Klick auf Speichern wird die Zuordnung übernommen.

Untergruppen

Dieser Reiter hat bei Verwendung des Reiters "Übergeordnete Gruppen" keine Relevanz

Rollen

Durch einen Klick auf Rollenzuordnung, kann der Gruppe eine Rolle zugeordnet werden (Vorgesetzter, Personal). Wird zum Beispiel die Rolle Personal zugeordnet, bekommen automatisch alle Mitglieder dieser Gruppe die Rolle Personal zugewiesen und sind damit in Personalangelegenheiten für die Firma zuständig.

Personen

Wie Sie Personen einer Gruppe zuordnen können, erfahren Sie unter folgendem Link: Einer Gruppe Mitarbeiter hinzufügen