FAQ: Neuen Mitarbeiter anlegen

Voraussetzungen

Bevor Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen sollten Sie für sich die folgenden Fragen beantworten:

Nach der Beantwortung dieser Fragen haben Sie die Mindestinformationen, die für das Anlegen einer Person erforderlich sind zusammen. Zusätzlich können Sie auch noch weitere persönliche Daten zu dem Mitarbeiter speichern (Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Telefon, etc.).

Anlegen des neuen Mitarbeiters

Schritt 1: Im Menübaum unter Administration den Punkt Personen anklicken

Schritt 2: Oberhalb der Liste von Personen auf Neue Person klicken

Schritt 3: Vorname, Nachname, Mandant, Gruppe, Benutzername und Personalnr müssen ausgefüllt werden. Ebenso muss der Haken bei Aktiver Benutzer gesetzt werden, falls der Mitarbeiter sich in den Webdesk einloggen können soll. Alle weiteren Felder sind optional!

Hinweis: Das Feld zur Auswahl der Gruppe steht erst nach der Auswahl des Mandanten zur Verfügung. Ebenso werden die Felder Benutzername und Personalnr mit unveränderlichen, mandantenspezifischen Präfixen vorbelegt!

Neue Person leer
Vergrößern

Eine leere Eingabemaske für einen neuen Mitarbeiter.

Neue Person Aktiver Benutzer
Vergrößern

Eine befüllte Eingabemaske.

Schritt 4: Speichern - in der Statusleiste erscheint die folgende Erfolgsmeldung:

faq_mitarbeiter_neu_003

Schritt 5: Um dem Benutzer ein Login zu ermöglichen, muss unter Passwort-Management auf den Button Passwort zurücksetzen geklickt werden. Dadurch wird das Passwort des Mitarbeiters auf seinen Benutzernamen zurückgesetzt (Achtung, Groß-/Kleinschreibung relevant!) und muss während des ersten Logins geändert werden.

faq_mitarbeiter_neu_004
Vor dem Klick auf Passwort zurücksetzen

faq_mitarbeiter_neu_005
Nach dem Klick auf Passwort zurücksetzen

Schritt 6: Den Mitarbeiter zur Losen Gruppe XX-ALLE hinzufügen

Um die Menüpunkte, die der Mitarbeiter nach dem Login auswählen kann zu definieren, muss der Mitarbeiter in verschiedene Lose Gruppen hinzugefügt werden.

Absolut notwendig ist es, den Mitarbeiter in die Gruppe XX-ALLE hinzuzufügen. Dies schaltet die Basis Menüpunkte frei - ohne diese Einstellung ist im Webdesk keine Navigation möglich!

Dazu wie folgt vorgehen: unter dem Reiter Gruppen den Eintrag Lose Gruppen aus dem Dropdown auswählen

faq_mitarbeiter_neu_006

und den Mitarbeiter unter Neue Gruppe der Gruppe XX-ALLE hinzufügen.

faq_mitarbeiter_neu_007

Schritt 7: Speichern

Nach dem Speichern sieht man, dass der Mitarbeiter der Gruppe hinzugefügt wurde.

faq_mitarbeiter_neu_008

Die Schritte 6 und 7 können nun wiederholt werden, um den Mitarbeiter auch den Gruppen XX-Admin bzw. XX-Management hinzuzufügen, falls dieser Admin bzw. Management Fähigkeiten im Webdesk ausüben können sollte.

Die Gruppe XX-Admin wird im Normalfall an jene Mitarbeiter vergeben, die neue Personen im Webdesk hinzufügen / bearbeiten bzw. Gruppen (Abteilungen) im Organigramm erstellen / bearbeiten können sollen.
Die Mitgliedschaft in der Gruppe XX-Management schaltet zusätzliche Menüpunkte für Auswertungen / Statistiken frei (wird üblicherweise an Personalisten / Vorgesetzte vergeben).

Schritt 8: Besondere Eigenschaften für den Mitarbeiter (Personal, Vorgesetzter)

Unter dem Reiter Rollen können dem Mitarbeiter spezielle Funktionen zugewiesen werden. Konkret die Rollen Personal und Vorgesetzter, die dem Mitarbeiter zu erweiterten Einsichtsberechtigungen verhelfen (ein Vorgesetzter darf sich beispielsweise das Monatsjournal seiner ihm unterstehenden Mitarbeiter ansehen) und zusätzliche Menüpunkte freischalten. Außerdem werden die beiden Rollen in den verschiedenen Workflows (Urlaubsanträge, Zeitkorrekturen, etc.) genutzt um zu steuern wer diese Anträge genehmigen muss.

Die getätigten Einstellungen müssen mit einem Klick auf Speichern übernommen werden. Dieser Schritt kann beliebig oft wiederholt werden, um dem Mitarbeiter mehrere Rollen für unterschiedliche Kompetenzziele zuweisen zu können.

Schritt 9: Aktivierung des Mitarbeiters in der Zeiterfassung (bei Time-Base / Time-Professional Kunden)

Eintritt von Mitarbeitern