Webdesk Manual 3.3

Inhaltsverzeichnis

1 Portal & Organisation
2 Modul Time & Attendance
3 Modul Workflow
4 Modul Travel
5 Modul Groupware
6 Modul Planung
7 Modul Reporting
- 7.1 Systemparameter RP

1 Portal & Organisation

Das Modul Portal & Organisation erlaubt die Festlegung und Gestaltung der grundlegenden Webdesk-Strukturen.
Dieses Grundgerüst setzt sich aus folgenden Bereichen zusammen:

Organisationsverwaltung
Berechtigungssteuerung
Customizing & Layout sowie
Systemeinstellungen.

Mit der Organisationsverwaltung wird die hierarchische Struktur des Unternehmens abgebildet und verwaltet. Hierzu gehört die Verknüpfung der Organisationsstrukturen (Organigramm, Gruppen/Abteilungen) miteinander, sowie deren Abbildung im Organigramm und die Verwaltung der Mitarbeiter.
Die Rollenverwaltung berücksichtigt die Funktionen, welche Mitarbeiter im Unternehmen erfüllen (Vorgesetzter, Personalabteilung, ..), inklusive der Stellvertreterregelung.

Die Berechtigungssteuerung erlaubt eine gezielte Vergabe von Zugriffen auf einzelne Programmfunktionen, beispielsweise auf bestimmte Formulare, Informationsfunktionen, Auswertungslisten etc. Die Einsichtserlaubnis dient als weiteres Steuerungselement bei der Berechtigungsvergabe, denn mit dieser wird definiert, welche Zielpersonen (bzw. Teilbereiche der Organisation) mit einer bestimmten Informationsfunktion eingesehen werden dürfen.

Mit den diversen Customizing und Layout Funktionalitäten wird der Webdesk individuell an die jeweiligen Wünsche und Anforderungen des Kunden angepasst. Zu diesem Zweck dient die Verwaltung und Administration von Aktionen und ihren unterschiedlichen Ausprägungen, den Konfigurationen. Die Menüstruktur dient dazu, dem Benutzer ein Set an Menüleisten und dazugehörigen Menüpunkten zur Verfügung zu stellen.Die Sprachverwaltung (Internationalisierung) erlaubt eine mehrsprachige Webdesk-Gestaltung.

Die Systemeinstellungen dienen sowohl der Parametrierung des Webdesk als auch der Wartung. Mit Hilfe von Systemparametern, Jobs, Konnektoren werden die Grundeinstellungen vorgenommen, Abteilungs- und Personendaten aus dem Zeitwirtschaftssystem synchronisiert. Periodisch laufende Hilfsprogramme - Jobs - ermöglichen die Bearbeitung und Synchronisation von Massendaten. Sie können auch dazu verwendet werden, um Kalenderdaten aus dem Groupware-System zu synchronisieren oder zu löschen, Anträge automatisch zu generieren und an die Mitarbeiter weiterzuleiten, u.v.m.
Zu Monitoring-Zwecken können Logeinträge definiert werden. Weiters ist es möglich, angemeldete User oder aktive Jobs anzuzeigen.

1.1 Organisationsverwaltung

Allgemeines

Die Organisationsverwaltung dient dazu, alle wesentlichen organisatorischen Elemente eines Unternehmens im Kontext des Mitarbeiterportals abzubilden. In weiterer Folge werden diesen organisatorischen Elementen Funktionen des Mitarbeiterportals zugeordnet und andererseits werden diese als Basis für die Selektion von mitarbeiterbezogenen Daten verwendet, um die dahinterliegenden Daten üblicherweise gruppiert nach Abteilung, Team oder Kostenstelle auszuwerten.

Folgende organisatorischen Elemente können definiert werden

Mandant
Organisationsstruktur
Gruppe
Person
Rolle

Organisatorische Elemente

Mandanten

Der Mandant ist das oberste bzw. am weitesten umspannende organisatorische Element im Webdesk. Es muss auf jeden Fall zumindest ein Mandant existierten, damit Organisationsstrukturen, Gruppen und Personen erst angelegt werden können. Ein Mandant stellt im Normalfall das Unternehmen bzw. die Firma dar, könnte aber auch für einen grösseren organisatorischen Rahmen (z.B. Konzern) stehen. Das Wesen des Mandants ist, eine relativ strikte Trennung zu Funktionen, Informationen und Prozessen ANDERER Mandanten zu erreichen.

Organisationsstruktur

Die Organisationstrukturen eines Mandaten erlauben es, die Gruppen unterschiedlich zu kategorisieren. Um Organisationseinheiten zu einem Mandanten überhaupt anlegen zu können, ist es zwingend notwendig zumindest eine hierarchische (Aufbau-)Organisationsstruktur für den Mandaten zu definieren. Organisationsstrukturen können dabei folgende grundsätzliche Typen abbilden: hierarchische Aufbauorganisation, Kostenstellen, Projektgruppen und lose Gruppen.
Da eine Person zwingend einer hierarchischen Organisationseinheit zugeordnet sein muss und diese wiederum zwingend einer hierarchischen Organisationsstruktur, muss also zumindest ein Mandant und eine hierarchische Organisationsstruktur existieren.

Gruppen

Die Gruppen eines Unternehmens erlauben es, die Mitarbeiter in unterschiedliche Einheiten zusammenzufassen. Diese Gruppen werden verwendet um organisatorische und kostenrechnerische Aspekte abzubilden, also z.B.:

Organisationseinheiten
Kostenstellen
Projektgruppen.

Die Zugehörigkeit einer Person zu einer Gruppe wird grundsätzlich historisiert abgelegt. Das bedeutet, dass eine Person zu einem bestimmten Datum einer solchen Gruppe beitreten bzw. diese auch wieder "verlassen" kann. Historisch kann diese Zugehörigkeit dann in Auswertungen korrekt berücksichtigt werden. Gruppen können des weiteren Aktionsberechtigungen erhalten und Inhaber von Rollen werden.

Gruppen, die zu einer hierarchischen Organisationsstruktur gehören haben folgende zusätzliche Eigenschaften:

Die Gruppe hat eine übergeordnete Gruppe (Organisationseinheit ist einer anderern Organisationseinheit "unterstellt").
Die Gruppe kann untergeordnete Gruppen haben (Organisationseinheit hat unterstelle Organisationseinheiten)
Ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt NUR EINER Organisationseinheit zugeordnet sein.

Gruppen, welche eine Kostenstellenstruktur abbilden, haben üblicherweise keine Beziehungen zueinander (d.h. keine Vater/Kind Beziehungen wie bei hierarchischen Organisationseinheiten). Es kann hierbei eingestellt werden, ob ein Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt nur einer Kostenstelle angehören kann.

Personen

Die Person stellt das eigentliche zentrale organisatorische Element in der Stammdatenverwaltung des Moduls Portal & Organisation dar. Benutzer des Webdesks sind immer Personen und oft werden auch Informationen über Personen mit den Funktionen des Webdesks ausgewertet. Offen bleibt dabei, ob die Person tatsächlich auch Mitarbeiter des Unternehmens ist oder nur eine externer User, der das Mitarbeiterportal nutzt.

Damit eine Person innerhalb des Mandanten mit ihren personenbezogenen Daten auswertbar wird (unabhängig von den verwendeten Modulen), muss ein Stammsatz als Person im Webdesk existieren, dabei müssen zumindest folgende Daten eingegeben werden:

Name (Vor- und Nachname)
Personalnummer
Zugehörigkeit zu Mandant und hierarchischer Organisationseinheit

Falls die Person auch aktiver User des Webdesk Portals wird, sind noch Username (für Einstieg) und Mailadresse (zum Empfang von elektronischen Nachrichten) notwendig.

Die Person kann nun Aktionsberechtigungen erhalten, indem diese direkt über eine zugehörige Gruppe, eine zugehörige Rolle, den zugeordneten Mandanten oder allgemein vergeben wurden. Aus der Summe der Aktionsberechtigungen einer Person wird dann das Menü im Webdesk zusammengebaut.

Des weiteren kann die Person auch Inhaber und Kompetenzziel einer Rolle sein. Das bedeutet z.B., dass eine Person Inhaber der Rolle "Vorgesetzter" sein kann aber auch im Kompetenzbereich der Rolle Vorgesetzter für einen bestimmten Rolleninhaber. Damit können komplexe Kompetenz-Zugehörigkeiten abgebildet werden, welche sowohl für Auswertungen als auch für Workflow-Rollen genutzt werden können.

Rolle

Die Rollen im Webdesk stellen systemrelevante Funktionen, welche einem Mitarbeiter oder auch einer Gruppe zugeordnet werden können. Im Unterschied zu einer losen Gruppe kann hierbei auch immer ein Kompetenzbereich mitangegeben werden, welcher definiert, "für wen man diese Rolle inne hat". Der klassische Anwendungsfall hierfür stellt die "Vorgesetzten-Mitarbeiter" Beziehung in der organisatorischen Aufbauorganisation eines Unternehmens dar. Darüberhinaus können aber auch Zugehörigkeiten z.B. von Sachbearbeitern definiert werden, welche wieder für bestimmte Teile des Unternehmens zuständig sind (z.B. HR Sachbearbeiter, welche für einen bestimmten Teilbereich des Unternehmens Fragen zur Gehaltsabrechnung beantworten).

Organigramm

Das Organigramm bzw. die hierarchische Aufbauorganisation stellt ein wesentliches Strukturierungselement im Webdesk Mitarbeiterportal dar, da die Vergabe von Rechten und Kompetenzen sich in vielen Bereichen an diesem orientiert.

Technisch gesehen wird das Organigramm des Unternehmens mittels folgender Beziehungen der organisatorischen Elemente umgesetzt:

Zugehörigkeit des Mitarbeiters zur hierarchischen Organisationseinheit
Beziehungen der hierarchischen Organisationseinheiten zueinander (Vater/Kind)
Vergabe der Rolle Vorgesetzter an bestimmte Mitarbeiter für einen bestimmten Kompetenzbereich, d.h. für ein eine oder mehrere hierarchische Organisationseinheiten (Abteilung, Team, Bereich, Stabstelle, etc...)

Damit der Webdesk funktionieren kann, werden mindestens ein Mandant und eine Organisationsstruktur benötigt.

1.1.1 Mandantenverwaltung

Allgemeines

Ein Mandant stellt in der Regel ein Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe (z.B. Konzern) dar.

Der Mandant bildet sozusagen die Basis, anhand welcher die Organisationsstruktur bestimmt wird, Gruppen und Personen zugeordnet oder Berechtigungen vergeben werden. Der Mandantenname darf nur einmalig vergeben werden, damit auch die Zuordnung bei den Gruppen o.a. eindeutig ist, da eine Gruppe oder eine Person nur einem Mandanten zugeordnet werden kann.

Üblicherweise wird für ein Unternehmen (oder eine Unternehmensgruppe) ein Mandant angelegt. Eine Verwendung der Mandantenteilung zur Abschottung von Teilbereichen des Unternehmens zueinander ist normalerweise nicht sinnvoll!

In Fällen, wo es mehrere unabhängige Subunternehmern eines Konzerns gibt, wo Kunden bzw. Mandanten unabhängig voneinander funktionieren und operieren, und wo es zu keinen Überschneidungen zwischen diesen Subunternehmen kommt, kann es sinnvoll sein, diese als eigene Mandanten abzubilden. Jedoch nur dann, wenn es eine strikte Anforderung ist, dass NIEMALS übergreifende Auswertungen und Prozesse erfolgen sollen.

Kommt es hingegen zu Überschneidungen, beispielsweise in Prozessen, oder es sind konzernübergreifende Rollen vorgesehen, so ist es meistens sinnvoll, die Subunternehmen des Konzerns unterhalb einer obersten Organisationseinheit (Holding, Konzernmutter, etc.) als Organisationsteilbereiche innerhalb EINES Mandanten abzubilden. Dies gewährleistet alle Vorteile der übergreifenden Auswertbarkeit und der Prozesse inkl. einer Flexibilität hinsichtlich späterer struktureller Veränderungen in der Firmengruppe.

Ein Mandant vs. mehrere Mandanten

Der klassische Anwendungsfall für die Verwendung von mehreren Mandanten ist der Betrieb der Webdesk-Plattform zur Servicierung von unterschiedlichen Unternehmen innerhalb eines Rechenzentrums, wobei diese Unternehmen nichts oder sehr wenig miteinander zu tun haben. Es muss daher unbedingt gewährleistet sein, dass ein Mitarbeiter eines Unternehmens keinen Zugriff auf Mitarbeiter eines anderen Unternehmens erhält.

Für solche Fälle (auch Application Service Providing bzw. ASP genannt) eignet es sich pro Kunden einen Mandanten zu definieren. Dies hat den Vorteil, dass gegenüber einer kompletten Trennung der Webdesk-Instanzen (d.h. pro Kunde eine Webdesk Instanz) Synergien in der Parametrierung möglich sind. So können z.B. Konfigurationen von Aktionen für mehrere Mandanten genutzt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Berechtigungsstrukturen der Anwendung hat.

Des weiteren ist es auch in einer Mehrmandanten-Umgebung möglich, mandantenübergreifende Auswertungen und Prozesse zu definieren. Z.b. könnte ein Beschaffungsprozess der über alle Mandanten gleich funktioniertn soll, zu einer zentralen, mandantenübergreifenden Rolle gelangen, die dann den Einkauf vornimmt.

Diese Parametrierungsvarianten sind allerdings wesentlich weniger flexibel, als wenn die verschiedenen Bereiche als Organisationseinheiten definiert werden. Sobald also eine kundenübergreifende Auswertung oder ein kundenübergreifender Prozess gewünscht ist, ist es in den meisten Fällen ratsamer, nur EINEN Mandanten zu verwenden und die Einschränkung der Rechte über Teilbäume des Organigramms durchzuführen!

Verwendung des Mandanten zur Berechtigungssteuerung

Dem Mandanten können Berechtigungen zugeteilt werden, welche dann für alle Mitarbeiter des Unternehmens gelten. Dies erleichtert die Handhabung von allgemeinen Funktionalitäten und Aktionen, wie z.B. Buchen, Gruppenkalender, Monatsjournal, Einsicht in die diversen Formulare, wie z.B. Fehlzeitantrag, Krankmeldung etc.

Mandantenwechsel

Derzeit wird der Wechsel einer Person innerhalb des Webdesk zwischen den Mandanten über die Oberfläche nicht vollständig unterstützt. Grundsätzlich ist diese Option möglich, jedoch müssen zusätzlich technische Beziehungen in der Datenbank angepasst werden, sollte dieser Fall jemals auftreten.

Im Umkehrschluss sieht man auch an Hand dieses Beispiels, wofür Mandanten im Webdesk gedacht sind. Es handelt sich also um rechtlich und organisatorisch völlig getrennte Einheiten, welche nur zum Zwecke von Parametrierungs- und Betriebssynergien innerhalb einer Webdesk-Instanz abgebildet werden.

1.1.2 Organisationsstrukturen

Allgemeines

Die Organisationsstruktur erlaubt eine Einteilung des Mandanten (Unternehmens) in Gruppen und ist hierbei das oberste organisatorische Element für alle Gruppen, welche denselben Typ haben. Meist ist hierbei von hierarchischen Strukturen, wie z.B. dem Organigramm die Rede. Die hierarchischen Strukturen spielen bei der Abfrage div. Listen und Darstellungen eine wesentliche Rolle (z.B. Abfrage eines Anwesenheitstableaus, Managementlisten, ...). Es können aber auch Organisationsstrukturen angelegt werden, welche in keiner hierarchischen Beziehung zueinander stehen, wie z.B. lose Gruppen oder Kostenstellen.

Ein Organisationsstruktur hat eine der folgenden Organisationstypen zugeordnet:

hierarchische Aufbauorganisation
Lose Gruppen
Projektgruppen
Kostenstellen

Die hierarchische Aufbauorganisation wird in einem Organigramm des Unternehmens (Mandanten) dargestellt. Diese Hierarchie bestimmt die Beziehungen der Gruppen (Abteilungen) zueinander. Hierzu kann eine oberste Gruppe in der Organisationsstruktur definiert werden (z.B. Vorstand). Weiters bestimmen übergeordnete bzw. untergeordnete Gruppen (Einteilung im Menüpunkt Gruppen) das Aussehen des Organigramms und das Verhalten der Gruppen zueinander.
Eine Person kann zu einem Zeitpunkt nur einer hierarchischen Gruppe angehören (jedoch zusätzlich auch noch Mitglied in diversen Projektgruppen, losen Gruppen oder Kostenstellen sein).

Der Organisationstyp "lose Gruppe" dient für Gruppen ohne einen systematischen Organisationszweck. D.h. es bestehen keine Beziehungen darin definierten Gruppen zueinander und die Gruppen sind auch nicht für die Zwecke Aufbauorganisation, Ablauforganisation oder Kostenstellen gedacht. Beispiele für solche Gruppen ergeben sich aus den Notwendigkeiten einzelner Anwendungsmodule, die Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien zu gruppieren, z.B. aus Sicher der Zeitwirtschaft Teilzeitmitarbeiter, aktive / ausgetretene Mitarbeiter, Pauschalisten, o.a.

Diese Gruppen werden in der Auswahl der Organisationseinheiten bei den Standardreports optional mit angezeigt und können so als alternative Selektionskriterien - neben den klassischen Merkmalen wir Abteilunge, Team, etc. - verwendet werden. Bei den losen Gruppen besteht keine hierarchische Beziehung der Gruppen zueinander. Ein Mitarbeiter kann zu mehreren losen Gruppen zugeordnet sein, oder es wird eine singuläre Gruppenzugehörigkeit sichergestellt.

Die Projektgruppen funktionieren im Prinzip genauso wie die losen Gruppen. Die Unterteilung zwischen Losen Gruppen und Projektgruppen erlaubt eine saubere thematische Trennung.

Bei der Gruppierung der Mitarbeiter nach Kostenstellen wird u.a. definiert, wer welche Kosten für welche Ausgaben übernimmt. Sinnvoll ist die Einteilung nach Kostenstellen beispielsweise bei Dienstreiseabrechnungen oder bei der elektronischen Essensbestellung. Hier besteht die Möglichkeit, die Mitarbeiter entsprechend in definierten Kostenstellen zusammenzufassen (unabhängig von der hierarchischen Zuordnung).
Die Kostenstellenstruktur funktioniert ähnlich wie die Aufbauorganisation jedoch ohne Hierarchie (d.h. ein Mitarbeiter kann zu einem Zeitpunkt nur einer (Stamm-)Kostenstelle zugeteilt sein). Bei vielen unserer Kunden funktionieren die Kostenstellen wie Organisationseinheiten.

Während die Verwendung von Kostenstellen, Projektgruppen und losen Gruppen optional ist, muss zwingend eine hierarchische Aufbauorganisation für jeden Mandanten existierten, damit diesem Personen zugeordnet werden können!

Beziehung zu Rollen und Stellvertretung

Der Organisationstyp der Organisationsstruktur bestimmt auch maßgeblich das Verhalten von Rollen, welche einem bestimmten Organisationstyp zugeteilt werden.
Hintergrund ist, dass es für das Portal oft notwendig ist, für jeden Verantwortlichen, der in einem Workflow-Prozess teilnimmt, einen Stellvertreter zu definieren, welcher im Abwesenheitsfall Funktionen im Workflow übernimmt.
In bestimmten Fällen kann es sinnvoll sein, die Stellvertreter nicht manuell zu bestimmten, sondern aus den Beziehungen des Organigramms automatisch ableiten zu lassen. Die Grundregeln hierfür sind zumeist:

Der nächsthöhere Vorgesetzte ist der nächste logische Vertreter für einen Vorgesetzten, falls es keinen explizit nominierten gibt.
Ein Vorgesetzter soll sich nicht selbst genehmigen können und auch ein ihm untergebener Stellvertreter soll dies nicht tun können.
Ein Automatismus zur Bestimmung eines möglichen Stellvertreters entlang des Kompetenzpfades nach oben, soll mit einem bestimmten organisatorischen Level begrenzt sein (Kein Vorstandsvorsitzender soll einen Zeitkorrektur-antrag eines Angestellten bekommen)

Nähere Infos sind unter Rollen bzw. im Handbuch zum Modul Workflow zu finden!

1.1.3 Gruppenverwaltung

Allgemeines

Eine Gruppe erlaubt die Zusammenfassung von mehreren Personen zu organisatorischen Einheiten, welche verschiedenen Gruppierungszwecken im Kontext des Mitarbeiterportals dienen können:

Abteilung
Team
Bereich
Stabstelle
Projektgruppe
Kostenstelle...

Die Zuordnung der Gruppe zur Organisationsstruktur gibt Aufschluss darüber, ob es sich bei der Gruppe um eine hierarchische Organisationseinheit (siehe hierarchische Aufbauorganisation!), eine Projektgruppe, eine Kostenstelle oder eine lose Gruppe handelt.

Eine Gruppe definiert sich zumindest aus folgenden Eigenschaften:

eindeutiger Kurzname (muss im gesamten System eindeutig sein!)
Name
Zugehörigkeit zu Mandant
Zugehörigkeit zur Organisationsstruktur des Mandanten

Hierarchische Gruppe

Ist die Gruppe Teile einer hierarchischen Aufbauorganisation, so stehen zusätzliche Beziehungsmöglichkeiten zu anderen Gruppen zur Verfügung: Diese Beziehungen zueinander werden beispielsweise durch die Bestimmung einer "obersten Gruppe in Struktur" bzw. einer übergeordneten oder untergeordneten Gruppe geregelt.
Wird eine übergeordnete Gruppe selektiert, so erscheinen alle anderen Gruppen im Organigramm dieser Gruppe untergeordnet. Eine übergeordnete Gruppe kann mehrere Untergruppen unter sich haben.

Nicht-hierarchsiche Gruppen

Bei den nicht-hierarchischen Gruppen handelt es sich um Gruppen ohne systematischen Organisationszweck, d.h., dass diese Gruppen keine hierarchsichen Beziehungen zueinander haben. Hierbei kann es sich um Lose Gruppen. Projektgruppen oder Kostenstellen handeln, welche eine Gruppierung der Mitarbeiter nach verschiedensten Kriterien erlauben (z.B. Vollzeit-Mitarbeiter, teilzeit-Mitarbeiter, Pauschalisten, Austritte, Karenzen, Projekte etc.). Die Mitarbeiter können zu mehreren losen Gruppen zugeordnet sein, oder aber die Gruppen werden mit einer singulären Gruppenzugehörigkeit parametriert. In diesem Fall können die Mitarbeiter immer nur einer losen Gruppe (Projektgruppe, Kostenstelle) zugeordnet werden.

Gruppenmitgliedschaft u. Gruppenwechsel

Mitglieder von Gruppen sind Personen. Bei hierarchischen Gruppen muss zu einem Zeitpunkt eine Person genau EINER Gruppe zugeordnet sein. Die Zuordnung einer Person zu einer hierarchischen Gruppe bewirkt, dass diese Person die Mitgliedschaft bei seiner bisherigen hierarchischen Gruppe verliert.
Handelt es sich bei der Gruppe um eine lose Gruppe oder eine Projektgruppe, so ist es Personen möglich gleichzeitig Mitglied mehrerer solcher Gruppen zu sein!

Die Zuordnung von Mitarbeitern zu einer Gruppe kann im voraus geplant werden, indem man das Datum der Gültigkeit des jeweiligen Mitarbeiters in einer Gruppe bestimmt. So kann beispielsweise geplant werden, dass ein Mitarbeiter, welcher der Gruppe A zugeteilt ist, ab einem bestimmten Datum (gültig von - bis) zu einer anderen Gruppe (Gruppe B) zugeteilt werden soll.

Aktionsberechtigungen

Den jeweiligen Gruppen können Aktionsberechtigungen zugeordnet werden, oder aber auch bestimmte Rollen. Alle Mitarbeiter dieser Gruppe verfügen dann über diese Aktionsberechtigung, bzw. sind Inhaber der zugeordneten Rolle(n).

Import von Gruppen

Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, werden die Gruppendaten meist aus diesem importiert. Hierzu bedient man sich der Hilfe von Konnektoren, die eine Synchronisation bzw. einen Abgleich zwischen einem Backend-System (z.B. Zeitwirtschaft oder Gehaltssystem) und Webdesk durchführen. Die Synchronisation der Daten erfolgt automatisch mit Hilfe eines eigenen Jobs. Bei etwaigen Änderungen der Gruppendaten im Backend-System, werden diese (abhängig von der Job-Parametrierung) mit den vorhandenen Gruppendaten im Webdesk abgeglichen und gegebenenfalls angepasst.
Nähere Informationen zu diesem Thema finden sich unter Systemeinstellungen - siehe Konnektoren oder Jobs.

1.1.4 Personenverwaltung

Allgemeines

Die Personenverwaltung umfasst alle auswertbaren Mitarbeiter des Unternehmens, sowie alle Benutzer des Mitarbeiterportals. Diese beiden Mengen von Personen müssen nicht unbedingt deckungsgleich sein. Grundsätzlich muss aber jede Person, welche über die Berechtigungsstrukturen des Webdesk auswertbar werden soll, als Stammsatz im Webdesk vorhanden sein.

Je nach Bedarf können hier alle aktiven, aber auch ausgetretene Mitarbeiter verwaltet werden.

Die Personenstammdaten erfüllen 2 Funktionen:

Ermöglichen den Zugriff auf den Webdesk (Einstieg in den Webdesk ist nur für aktive User möglich)
Der Mitarbeiter ist auswertbar (hier können auch ausgetretenen Mitarbeiter berücksichtigt werden)

Die Mitarbeiter können nur einem Mandanten zugeordnet werden, und einer hierarchischen Gruppe, jedoch mehreren Kostenstellen, Projektgruppen oder losen Gruppen.

In der Personenverwaltung werden alle Personenstammdaten erfasst und verwaltet, wie z.B. Benutzername, Stammsatznummer, Personalnummer, zu welcher Gruppe der Mitarbeiter zugeordnet ist, welche Rollen er inne hat, über welche Aktionsberechtigungen er/sie verfügt und auch wer für diesen Mitarbeiter verantwortlich ist.
Hier werden ebenfalls die Passwörter verwaltet.
Neue Gruppenzuordnungen, ebenso wie die Vergabe neuer Aktionsberechtigungen oder neuer Rollen, können hier vorgenommen werden.

Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, werden die Personenstammdaten meist aus diesem importiert. Hierzu bedient man sich der Hilfe der Konnektoren, die eine Synchronisation bzw. einen Abgleich zwischen dem Zeitwirtschaftssystem und Webdesk durchführen. Die Synchronisation der Daten erfolgt automatisch mit Hilfe eines eigenen Jobs. In diesem Job wird definiert, welche Daten aus der Zeitwirtschaft übernommen werden sollen. Werden etwaige Änderungen im Zeitwirtschaftssystem vorgenommen, so werden diese (abhängig von der Job-Parametrierung) laufend in den Webdesk synchronisiert.

Aktive / Nicht-aktive Mitarbeiter

Bei den Mitarbeiter kann zwischen aktiven und nicht-aktiven Mitarbeitern unterschieden werden.
Aktive Mitarbeiter sind alle Mitarbeiter mit Webdesk Zugang, sie sind voll auswertbar. Nicht-aktive Mitarbeiter haben keinen Zugang zum Webdesk, können nicht über Switch-Funktion erreicht werden , sind jedoch voll auswertbar. Nicht-aktive Mitarbeiter können beispielsweise Mitarbeiter sein, welche in einer Werkshalle arbeiten, keinen fixen Arbeitsplatz bzw. PC haben. Hier kann die Zeiterfassung und Korrekturen über eine übergeordnete Person (z.B. Schicht-, Team- oder Werksleiter etc.) erfolgen.

Die Kennzeichnung der Mitarbeiter als aktiv oder nicht-aktiv erfolgt im Personenstammblatt.

Neueintritte / Austritte

Die Anlage neu eingetretener Mitarbeiter kann entweder über eine automatische Synchronisation aus der IF6020 oder über Schnittstellen aus anderen Systemen erfolgen. Weiters können Neueintritte auch manuell direkt im Webdesk angelegt werden.
Bei der Neuanlage prüft ein Lizenzprüfmechanismus im Hintergrund die Lizenzverfügbarkeit. Bei Überschreitung der vrefügbaren Webdesk Lizenzen erfolgt eine entsprechende Meldung. Neu eingetretene Mitarbeiter können bei der Anlage als aktive oder nicht-aktiv gekennzeichnet werden.

Bei ausgetretenen Mitarbeiter bestehen folgende Möglichkeiten:

Mitarbeiter wird direkt im Webdesk gelöscht
Dadurch wird eine Webdesk Userlizenz frei, allerdings sind alle Webdesk Daten weg, wodurch keine aktive Auswahl in den Auswertungen möglich ist; der gelöschte Mitarbeiter ist nur zum Teil auswertbar, auch wenn die Daten immer noch in der IF6020 vorhanden sind (bis zum Zeitpunkt der Löschung scheint der gelöschte Mitarbeiter in seiner ehemaligen Gruppe auf, kann hier ausgewertet werden).
Mitarbeiter wird als nicht-aktiv markiert
Durch den nicht-aktiven Staus wird eine Webdesk Userlizenz frei, allerdings muss eine Auswertungslizenz vergeben werden. Der nicht-aktive Mitarbeiter bleibt in seiner ehemaligen Gruppe auswertbar, kann allerdings nicht mehr aktiv in den Webdesk einsteigen, bzw. es besteht keine Switch Möglichkeit auf den nicht-aktiven Mitarbeiter.
Mitarbeiter wird in eine Austrittsgruppe verschoben
Wird ein ausgetretener Mitarbeiter in eine Austrittsgruppe verschoben, sollte sein Status auf nicht-aktiv gesetzt werden. Somit sind die Auswirkungen auch genause, wie bei den nicht-aktiven Mitarbeitern. Der Vorteil hier besteht darin, dass der ausgetretene Mitarbeiter nicht mehr in seiner ursprünglichen Gruppe aufscheint, bzw. sollte diese Gruppe gelöscht werden, bleibt der Austritt immer noch auswertbar.

Zu beachten ist hier, dass es vom Gesetzgeber vorgesehen ist, die Daten für gewisse Zeit zu archivieren (z.B. in IF6020 o.a.).

Historisierung

Die Historisierug der Mitarbeiter-Daten bezieht sich lediglich auf die Auswertungsmöglichkeiten, und ist dazu gedacht, ausgetretene Mitarbeiter und Gruppenwechsel zu berücksichtigen. Dies gewährleistet die Möglichkeit einer historisch korrekten Gruppenzuordnung bei Abteilungswechseln.

1.1.5 Rollen

Eine Rolle umschreibt eine bestimmte Funktion innerhalb eines Unternehmens (z.B. Vorgesetzter, Personalabteilung, Lehrlingsbetreuung usw.).
Für die Rolle gibt es im Webdesk 2 Anwendungsfälle:
Zuordnung der Zugriffsberechtigung für Rollen bei Programmfunktionen (Anzeige bestimmter Auskunftslisten, bestimmte Antragsformulare, ...)
Erfüllt eine bestimmte Funktion im Workflow-Verlauf (z.B. Rolle Vorgesetzter genehmigt Urlaubsantrag)

Durch die Rollenzuordnung wird dem Benutzer auch eine definierte Zugriffsberechtigung auf bestimmte Bereiche (z.B. best. Formulare) und Funktionen, wie z.B. Auskunftslisten, erteilt. Diese Zugriffsberechtigung kann jederzeit erweitert bzw. eingeschränkt werden. Dies geschieht durch die Bestimmung des Kompetenzziels (definiert, wer eingesehen werden darf): Einsicht auf ALLE, bestimmte PERSON(en) oder bestimmte GRUPPE(n).
Die Belegung der Rolle erfolgt entweder über die Rolle selbst, über das Personenstammblatt oder über eine Gruppe.
Weiters erfüllt die Rolle beim Prozessverlauf (Anträge) bestimmte Funktionen. Hier kann der Rolleninhaber definierte Aktivitäten setzen, wie z.B. einen Antrag genehmigen, ablehnen oder sichten.

Im Gegensatz zu Organisationsstrukturen (Gruppen, lose Gruppen, Kostenstellen) ist eine Rolle nicht auswertbar. Das bedeutet, das keine Auskunftsfunktionen eine Rolle bei der Abfrage von Informationen berücksichtigen können. Um dies zu ermöglichen, müssten die Rolleninhaber in einer losen Gruppe zusammengefasst werden.

Kompetenzziel

Als Kompetenzziel wird eine Person oder Gruppe verstanden, für welche der Rolleninhaber verantwortlich ist, bzw. welche eingesehen werden darf.

Hier gibt es 3 Möglichkeiten: ALLE, bestimmte PERSON(en) oder bestimmte GRUPPE(n). Bei Kompetenzziel ALLE werden alle Mitarbeiter des Unternehmens eingesehen. Eine gleichzeitige Zuordnung von mehreren Kompetenzzielen ist möglich.

Dynamische Rollen

Die dynamische Rollenbefüllung wird unserer Erfahrung nach lediglich bei der Rolle "Kollege" eingesetzt. Hierdurch erspart man sich die Selektion der einzelnen Gruppen-Kollegen, indem automatisch alle Kollegen aus einer definierten Gruppe dynamisch in diese Rolle befüllt werden.

Suche nach Rolleninhabern

Der Organisationstyp der Rolle bestimmt maßgeblich das Verhalten bei der Suche nach Rolleninhabern bei Workflows, oder die Bestimmung eines Stellvertreters.
Mögliche organsiationstypen der Rolle: hierarchische Aufbauorganisation (=hierarchische Rolle), lose Gruppe, Kostenstelle, Projektgruppe.

Die Suche nach hierarchischen Rolleninhabern verläuft in 2 Phasen:

in Phase 1 erfolgt die Ermittlung aller möglichen Rolleninhabern
in Phase 2 werden die tatsächlichen Rolleninhaber rausgefiltert, unter Berücksichtigung deren Stellvertreterregelung (dies gilt nur bei Rollen vom Typ hierarchische Aufbauorganisation)

Die Suche nach einem Rolleninhaber verfolgt folgende Strategie; nur wenn man diese auch wirklich versteht, kann eine sinnvolle Reihung erfolgen. Das Ranking alleine ist hierfür nicht ausreichend.

Am Stärksten ziehen immer direkte Zuordnungen: z.B.. Person A hat die Rolle R mit dem Kompetenzziel Person B. Ist diese Zuordnung gegeben, so wird Person A immer an erster Stelle sein (Ausnahme wäre, wenn es mehrere direkte Zuordnungen geben würde, wobei Person A ein niedrigeres Ranking hat.) Das Gleiche gilt auch für Gruppen, d.h. gibt es eine direkte Zuordnung einer Gruppe G zu der Person A, so sind alle Personen der Gruppe G Rolleninhaber mit Kompetenz für die Person B.

Nun gibt es zwei Unterscheidungen:

es gibt direkte Zuordnungen
es gibt keine direkte Zuordnungen

Es gibt mind. eine direkte Zuordnung

Nachdem die direkten Zuordnungen der resultierenden Menge an Rolleninhabern für eine Person B bestimmt wurden, kommen zusätzlich noch die dynamischen Rolleninhaber hinzu. (zu diesem Zeitpunkt jedoch nur diejenigen, die nicht Alle als Kompetenzziel haben).

Nun werden die zugeordneten Gruppen der Person untersucht. (Hier ist die Vererbungsrichtung zu beachten) Ist eingestellt, dass die hierarchische Gruppe berücksichtigt werden soll, so wird die hierarchische Gruppe untersucht (gibt es Zuordnungen, wobei die hierarchische Gruppe das Kompetenzziel ist) und anschließend die Vererbungsrichtung, andererseits wird sofort die nächste Ebene betrachtet (je nach Vererbungsrichtung nach oben, unten oder gar nicht).

Es gibt keine direkten Zuordnungen

Gibt es keine direkten Zuordnungen, so werden die dynamischen Rolleninhaber untersucht und der Resultatsmenge hinzugefügt. Anschließend werden die Gruppen (inklusive der hierarchischen, auch wenn das Flag gesetzt ist, die hierarchische Gruppe nicht zu berücksichtigen) untersucht. Auch hier ist die Vererbungsrichtung zu beachten.

Abschließend (für beide Varianten gültig)

Nun kommen noch die dynamischen Rolleninhaber mit Kompetenzziel Alle hinzu. Anschließend wird das Resultat auch noch um generelle Rolleninhaber (Auch Kompetenzziel Alle) erweitert.

Suchrichtung

Die Suchrichtung bestimmt die Richtung bei der Suche nach definierten Rolleninhabern (z.B. in einem Workflow-Verlauf):

aufwärts - sinnvoll bei Suche nach Rolle Vorgesetzter (Suche nach Vorgesetzten verläuft in den übergeordneten Abteilungen oder Gruppen)
abwärts - sinnvoll bei Krankmeldungen (z.B. Krankmeldung von Kollegen innerhalb der eigenen Abteilung und der darunterliegenden Abteilungen)
keine - Suche nach Rolleninhaber findet nur innerhalb der eigenen Gruppe oder Abteilung statt.

Suchrichtung keine

Ist bei der Suchrichtung "keine" eingestellt, so wird nur innerhalb der Gruppe bzw. Abteilung nach einem Rolleninhaber gesucht. Die Suche wird nicht außerhalb der Gruppe/Abteilung fortgesetzt. Befindet sich in der Gruppe/Abteilung kein geeigneter Rolleninhaber, wird der Prozess gestoppt.

Suchrichtung aufwärts

Ausgehend von der Gruppe in der sich der Antragsteller befindet, wird das Organigramm aufwärts nach Rolleninhaber der Rolle untersucht. Sobald ein Rolleninhaber gefunden wird, wird dieser als Rolleninhaber für den Prozess des Antragstellers verwendet (in diesem Beispiel ist es die Rolle "Vorgesetzter").

Befindet sich in der übergeordneten Gruppe kein Rolleninhaber, wird die Suche so lange fortgesetzt, bis ein Rolleninhaber (in diesem Beispiel wird nach der Rolle "Vorgesetzter" gesucht) gefunden wird:

Suchrichtung abwärts

Ausgehend von der Gruppe in der sich der Antragsteller befindet, wird das Organigramm nach abwärts nach Rolleninhaber der Rolle untersucht. Bei der Krankmeldung wird das Organigramm nach Rolle "Kollege" untersucht, es werden alle, die die Rolle "Kollege" innehaben angezeigt.

1.1.5.1 Stellvertreterregelung

Die Stellvertreterregelung ermöglicht die Definition von Rollenstellvertretern, welche in der Lage sind, Anträge zu bearbeiten. Die Stellvertreterregelung kann während der Abwesenheit von Rolleninhabern genutzt werden (temporäre Stellvertretung), oder aber dauerhaft eingerichtet werden. In diesem Fall erhalten die Stellvertreter all die Anträge, die auch der Rolleninhaber zur Bearbeitung bekommt, und können diesen dadurch entlasten.

Der Automatismus zur Bestimmung eines möglichen Stellvertreters entlang des Komptenzpfades nach oben kann mit einem organisatorischen Level begrenzt werden (z.B. im Falle, wenn ein Vorstandsvorsitzender keine Zeitkorrekturanträge eines Angestellten bekommen soll).

Bestimmung eines Stellvertreters

Stellvertreter können auf folgende Weise definiert werden:

dezentral > über den Benutzer
Systemparameter PoOptions "allow user deputy" muss auf TRUE gesetzt sein
zentral > über Rolle mit Reihung 2
Der Stellvertreter wird über die Rolle definiert, durch die Reihung (1. = Vorgesetzter, 2= Stellvertreter, 3, 4= sind mehrere Personen als Stellvertreter definiert, so wird vom System bestimmt, wer einen Antrag zur Bearbeitung bekommt).

Zusätzlich kann jeder Rolleninhaber in seinen Persönlichen Einstellungen bestimmen, ob er eine Stellvertretung wünscht oder nicht. Die Aktivierung erfolgt in den Persönlichen Einstellungen mit dem Parameter "Mein Stellvertreter darf für mich genehmigen".
Dieser Parameter beeinflusst alle ab dem Zeitpunkt der Aktivierung gestellten Anträge. Es werden zusätzlich zum Rolleninhaber alle nachgelagerten Rolleninhaber (insofern sie gemäß der Stellvertretungsregelung Stellvertreter sind) als Stellvertreter in die Anträge geschrieben.
In diesem Zusammenhang muss derzeit auch die Suchrichtung innerhalb der Rolle beachtet werden:

aufwärts
Suche nach Stellvertreter erfolgt aufwärts im Organigramm (dies wird so lange fortgesetzt, bis ein Stellvertreter die Stellvertretung nicht aktiviert hat)
abwärts
Suche nach Stellvertreter erfolgt abwärts im Organigramm (wird ebenfalls so lange fortgesetzt, bis jemand die Stellvertretung nicht aktiviert hat)
keine
Suche nach Stellvertreter beschränkt sich auf die eigene Abteilung oder Gruppe.

Die Stellvertreter können unabhängig von der Abteilungszugehörigkeit bestimmt werden, d.h. Mitarbeiter anderer Gruppen oder Abteilungen können ebenso als Stellvertreter bestimmt werden. Sind mehrere Stellvertreter definiert, bestimmt das System, welcher von ihnen den Antrag zuerst zur Bearbeitung bekommt.

Achtung: haben alle die Stellvertreterregelung auf Ja gestellt, bekommen auch alle den Antrag angezeigt !

Startet einer der Rolleninhaber die Bearbeitung eines Workflow-Antrages, wird ihm/ihr die Aktivität zugeordnet, ab diesem Zeitpunkt haben die anderen Rolleninhaber keinen Zugriff mehr auf den Antrag.

1.1.6 Organigramm

Durch das Organigramm wird die Einteilung eines Mandanten in seine Organisationsstrukturen abgebildet. Es liefert also eine graphische Übersicht über die hierarchischen Strukturen, und einen Überblick, wie diese zueinander in Beziehung stehen.
Da das Organigramm nur hierarchische Strukturen abbildet, werden lose Gruppen bzw. Projektgruppen oder Kostenstellen hier nicht angezeigt.

Mit Hilfe einiger Parameter können beim Organigrammaufbau entweder nur Gruppen, oder Gruppen mit entsprechend zugeordneten Mitarbeitern angezeigt werden. Weiters kann im Organigramm nach bestimmten Rollen gesucht werden. So werden die Abteilungen mit den gewünschten Rolleninhabern, wie z.B. zugeordneten Vorgesetzten oder Abteilungsleitern angezeigt.

Hierarchische Gruppen, die noch keine übergeordnete Gruppe zugeordnet haben, werden farblich anders dargestellt. Dadurch sind sie auf den ersten Blick erkennbar, und können dann direkt über das Organigramm an die gewünschte Stelle gereiht werden.

Aus Benutzersicht spielt das Organigramm eine erhebliche Rolle beim Aufrufen von bestimmten Informationslisten (Auskunftslisten, wie z.B. Management-Listen) oder bei der Abfrage des Anwesenheitstableaus usw.
Webdesk berücksichtigt anhand der Einsichtserlaubnis, welche Teile des Organigramms (Gruppen) ausgewertet werden dürfen, bzw. welche Organisationseinheiten der Mitarbeiter einsehen darf. Diejenigen Gruppen, für welche keine Einsichtsberechtigung besteht, können im Organigramm nicht ausgewählt werden. Genaueres hierzu finden Sie unter Aktionsverwaltung.

Im Gegensatz zum Unternehmens-Organigramm können bei den Auskunftslisten, sofern die Berechtigung vorhanden ist, auch nicht hierarchische Organisationsstrukturen wie lose Gruppen oder Kostenstellen angezeigt werden.

Der Webdesk ist in der Lage, sich beim Aufruf von Auskunftslisten die Abfragekriterien des Benutzers zu merken, so dass bei der nächsten Abfrage die gleiche Selektion der Gruppen vorgeschlagen wird. Werden dann neue Abfragekriterien benötigt, so können diese wie gewohnt ausgewählt werden.

1.1.7 Praktische Beispiele Org.verwaltung

1.1.7.1 Prakt. Beispiele Mandant

Allgemeines

Der Mandant ist das oberste bzw. am weitesten umspannende organisatorische Element im Webdesk.
In der Regel stellt ein Mandant ein Unternehmen oder eine Unternehmensgruppe (z.B. Konzern) dar. Er bildet sozusagen die Basis, anhand welcher die Organisationsstruktur bestimmt wird, Gruppen und Personen angelegt und zugeordnet, oder Berechtigungen vergeben werden können.

Der Mandantenname darf nur einmalig vergeben werden, damit auch die Zuordnung bei den Gruppen o.a. eindeutig ist, da eine Gruppe oder eine Person nur einem Mandanten zugeordnet werden kann.

Üblicherweise wird für ein Unternehmen (oder eine Unternehmensgruppe) ein Mandant angelegt. Eine Verwendung der Mandatenteilung zur Abschottung von Teilbereichen des Unternehmens zueinander ist normalerweise nicht sinnvoll!

Anlegen eines neuen Mandanten

Um einen neuen Mandanten anzulegen klickt man in der Buttonleiste auf die Schaltfläche "Neuer Mandant", und befüllt die Felder "Name" und "Beschreibung".

Der Name muss eindeutig sein und darf nur ein einziges mal vergeben werden!

Klicken Sie anschließend auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen" um zur Liste aller Mandanten zurückzukehren, oder auf "Speichern", um das Formular noch weiter editieren zu können.

Die Aktion kann jederzeit mit dem "Zurück" - Button unterbrochen werden.

Zufügen von Aktionen zu einem bereits bestehenden Mandanten

Durch Klicken auf das Editiericon gelangt man zur Detailansicht des ausgewählten Mandanten. Nachfolgend kann man bestimmte Aktionen zum Mandanten hinzufügen, bzw. diese auch löschen, indem man bei der betreffenden Aktion die Check-Box durch Anklicken aktiviert.

Bei den Aktionen kann durch Klicken auf die Kalender-Hilfe die Gültigkeit der gewählten Aktion bestimmt werden (temporäre oder dauerhafte Berechtigung).

Mit der Auswahl der Einsichtserlaubnis wird bestimmt, welche Aktionen für welches Kompetenzziel ausgeführt werden können:

Eigene Person
Einsichtserlaubnis nur für die eigene Person
Org-Einheit
Einsichtserlaubnis für eigene Person und Kollegen aus Abteilung (laut Organigramm)
Org-Einheit + untergeordnete
Einsichtserlaubnis für Kollegen aus Abteilung und untergeordneten Abteilungen bzw. Gruppen (laut Organigramm)
Eigener Mandant
Einsichtserlaubnis für alle Personen des eigenen Mandanten
Alle Mandanten
Einsichtserlaubnis für alle Personen aller Mandanten

Es kann gezielt nach bestimmten Aktionsberechtigungen mit Hilfe der Suchfelder gesucht werden. Mögliche Suche nach Namen, negativ (eine negative Berechtigung schließt jemanden von einer Berechtigung aus), Gültigkeitszeitraum (gültig von - bis) und nach Einsichtserlaubnis (z.B. Suche nach allen Einsichtserlaubnissen "eigene Person").

Durch Anklicken der Schaltfläche "Löschen" kann die zugeordnete Aktionsberechtigung wieder entfernt werden.

Durch Anklicken der Schaltfläche "Bearbeiten" kann der Gültigkeitszeitraum, negative Zuordnung bzw. die Einsichtserlaubnis neu definiert werden.

1.1.7.2 Prakt. Beispiele Org.-Strukturen

Anlegen einer neuen Organisationsstruktur

Bei der Erstkonfiguration muss eine hierarchische Aufbauorganisation angelegt werden, damit die Workflow-Funktionalitäten genutzt werden können.
Mit Hilfe der hierarchischen Aufbauorganisation wird das Unternehmensorganigramm aufgebaut. Dies ermöglicht eine Neuanlage und Zuordnung von hierarchischen Gruppen.

Sollen zusätzlich noch andere Organisationsstrukturen, wie beispielsweise lose Gruppen oder Projektgruppen, bzw. Kostenstellen angelegt werden, so muss vorher eine entsprechende Organisationsstruktur angelegt werden.
Die losen Gruppen stehen zueinander in keiner hierarchischen Abhängigkeit, und können Mitarbeiter beinhalten, die nach bestimmten Kriterien zusammengefasst wurden.
Ähnlich wie die losen Gruppen, funktionieren auch die Projektgruppen. Hier werden Mitarbeiter zusammengefasst, welche zwar zu definierten hierarchischen Gruppen zugeordnet sind, jedoch an unterschiedlichen, gruppen-überschneidenden Projekten mitarbeiten.
Bei der Gruppierung der Mitarbeiter nach Kostenstellen wird u.a. definiert, wer welche Kosten für welche Ausgaben übernimmt. Hier werden die Mitarbeiter in definierten Kostenstellen zusammenzufassen (unabhängig von der hierarchischen Zuordnung). Die Kostenstellenstruktur funktioniert wie eine Hierarchie, ein Mitarbeiter kann nur einer Kostenstelle zugeteilt sein.

Durch Klicken auf die Buttonleiste Neue Orgstruktur kann eine neue Organisationsstruktur (z.B. Organigramm oder lose Gruppe) angelegt werden.
Hierzu werden die Felder Name, Beschreibung ausgefüllt, der Mandant, Hierarchie Ja/Nein sowie der Organisationstyp ausgewählt.

Analog dem Anlegen eines neuen Mandanten kann auch hier der Name für eine Organisationsstruktur nur einmal vergeben werden. Im Falle einer Doppelanlegung erhält man vom System eine Fehlermeldung, dass eine Organisationsstruktur mit diesem Namen bereits existiert.

Merke: alle Felder, die mit einem Stern gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden.

Name
Name der neuen Organisationsstruktur
Beschreibung
Beschreibung der neuen Organisationsstruktur
Mandant
Hier erfolgt die Auswahl des entsprechende Mandanten, zu welchem die Organisationsstruktur zugeordnet werden soll (nur relevant bei mehreren Mandanten)
Organisationstyp
abhängig von der hierarchischen Organisationsstruktur (siehe Punkt Hierarchie). Bestimmt das Verhalten, bzw. die Beziehung der Gruppen zueinander.

1. hierarchische Aufbauorganisation
Eine hierarchische Aufbauorganisation muss vorhanden sein, damit die Workflow-Funktionalitäten genutzt werden können. Mit Hilfe der hierarchischen Aufbauorganisation wird das Unternehmensorganigramm aufgebaut.
2. Kostenstelle
Bei diesem Punkt hat man die Möglichkeit, das Unternehmen nach Kostenstellen-Logik abzubilden; Mitarbeiter können mehreren Kostenstellen zugeordnet werden.
3. Projektgruppen
Analog dem Punkt Kostenstelle wird das Unternehmen nach Projektgruppen-Logik abgebildet; auch hier können Mitarbeiter mehreren Projektgruppen zugeordnet sein.
4. lose Gruppen
Erstellung von Gruppen, die individuell benötigt werden (Bsp. Vollzeit/Teilzeitmitarbeiter, Pauschalisten, Karenzen, Austritte etc.)

Hierarchie Ja / Nein
Pro Mandanten kann nur eine hierarchische Organisationsstruktur zugewiesen werden. Ist dies der Fall, ist das Feld „Hierarchie“ ausgegraut und kann nicht bearbeitet werden. Wird für „Hierarchie“ der Wert „Ja“ gewählt, wird das Feld „Organisationstyp“ automatisch auf „1 – hierarchische Aufbauorganisation“ gesetzt. Wird „Nein“ selektiert, kann zwischen den drei Typen „1 - Kostenstelle“, „3 - Projektgruppen“ und „4 - Lose Gruppe“ gewählt werden.
Singuläre Gruppenzugehörigkeit sicherstellen
Ist diese Option aktiviert, so kann eine Person zu einem Zeitpunkt immer nur Mitglied EINER Gruppe dieser Orgstruktur (nur eine Projektgruppe, nur eine Kostenstelle, nur eine Lose Gruppe) sein. Weist man eine Person einer neuen Gruppe dieser Struktur zu, so wird die Zugehörigkeit zur bisherigen Gruppe automatisch beendet.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Speichern & Schließen“ um zur Liste aller Mandanten zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Nach erfolgter Speicherung erscheint in der Kopfzeile eine Bestätigung. Unten erscheint die Übersicht über zugeordnete Gruppen, bzw. Rollen. Da die Organisationsstruktur neu angelegt ist, sind ihr noch keine Gruppen, bzw. Rollen zugeordnet.

Die Zuordnung von Gruppen oder Rollen zu den Organisationsstrukturen erfolgt über den Menüpunkt Gruppen (neue Gruppe anlegen) oder Rollen.

Löschen einer Organisationsstruktur

Eine Organisationsstruktur kann nur dann gelöscht werden, wenn sie keine zugeordneten Gruppen hat.
Ob Gruppen vorhanden sind, lässt sich feststellen, indem man die entsprechende Organisationsstruktur aus der Übersicht auswählt, dann auf den Reiter Gruppen klickt. Sind Gruppen vorhanden, lässt sich die Organisationsstruktur nicht löschen, der Löschen-Button wird nicht angezeigt. Hier müssen zuerst alle zugeordneten Gruppen gelöscht werden. In diesem Fall geht man am besten wie folgt vor:

alle Gruppen löschen
danach lässt sich die Organisationsstruktur löschen

Löschen-Button anklicken

1.1.7.3 Gruppen

Suche nach einer Gruppe

Suche nach Namen, Kurznamen, Beschreibung oder Mandanten
Suchen-Icon (Lupe) anklicken
Entsprechend den Suchkriterien wird dann die gesuchte Gruppe oder eine entsprechende Auswahl angezeigt.

Anlegen einer neuen Gruppe

Für gewöhnlich werden neue Gruppen in der Zeitwirtschaft angelegt, und danach in den Webdesk hinein synchronisiert.
Möchte man eine eigene neue Gruppe im Webdesk anlegen > Neue Gruppe:

entsprechende Felder mit Kurznamen, Namen und Beschreibung der Gruppe befüllen, Auswahl des Mandanten und der Organisationsstruktur (Organigramm, Lose Gruppe, Kostenstelle...)

Alle Felder, die mit einem Stern versehen sind müssen befüllt sein

„Speichern & Schließen“ um zur Übersicht aller Gruppen zurückzukehren oder „Speichern“, falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.
Diese Aktion kann jederzeit mit dem "Zurück" -Button unterbrochen werden.

Nach erfolgtem Speichern erhält man die Bestätigung des Servers. Man gelangt automatisch zu den Reitern: übergeordnete Gruppe, Untergruppen, Rollen, Personen, Aktionsberechtigungen, im Kompetenzbereich dieser Rolle.

Zuordnen einer übergeordneten Gruppe

Checkbox "Höchste Ebene"
Hier kann definiert werden, ob die Gruppe als höchste Gruppe im Organigramm angezeigt wird. Es ist hier auch möglich hier mehrere Gruppen anzugeben, die als "Höchste Ebene" definiert wurden. Gruppen in der höchsten Ebene haben keine übergeordneten Gruppen.

Übergeordnete Gruppe
Bei diesem Reiter kann man eine übergeordnete Gruppe samt deren Gültigkeitszeitraum bestimmen. Möchte man keine übergeordnete Gruppe haben, so wählt man die Option

Mit Vergangenheit
Wird dieser Parameter angehakt, so wird bei den ...

Zuordnen von Untergruppen

Analog zu einer übergeordneten Gruppe können hier Untergruppen und deren Gültigkeitszeitraum bestimmt werden.
Es können beliebig viele untergeordnete Gruppen bestimmt werden.

Zuordnen von Rollen zu einer Gruppe

Mit diesem Reiter können der neu angelegten Gruppe bestimmte Rollen-Funktionen zugeordnet werden (z.B. Rolle Kollege).
Die Rollen bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Bereiche und Funktionen zu erlauben oder einzuschränken. Dies wird über den Parameter Kompetenzziel gesteuert (Alle, Person, Gruppe).

mit Vergangenheit
Selektion der gewünschten Rolle aus der vorgegebenen Auswahl
Bestimmung des Kompetenzzieles für diese Rolle (Alle / eine bestimmte Person / eine bestimmte Gruppe)
Definition des Gültigkeitszeitraumes mit Hilfe der Kalenderfunktion (mögl. temporäre Zuordnung einer best. Rolle)
Reihung (ermöglicht die Reihung innerhalb der Rollen-Hierarchie)
Speichern

Zuordnen von Personen zu einer Gruppe

Für gewöhnlich werden die Gruppen mittels Synchronisation mit Personen befüllt. Soll die Zuordnung manuell erfolgen:

mit Vergangenheit
Neue Person > vorgegebenen Auswahl aller Mitarbeiter des Mandanten
Bestimmung des Gültigkeitszeitraumes (eine Person kann auch nur vorübergehend einer Gruppe zugeordnet werden)
Speichern

Löschen von Personen aus einer Gruppe

Menüpunkt Gruppen > die entsprechende Gruppe anklicken > Übersicht über alle Personen, die zu dieser Gruppe gehören.
Um nun eine Person aus der Gruppe zu löschen, klickt man die Löschen / Bearbeiten-Schaltfläche, die sich rechts vom Namen befindet > Person wird aus der Übersicht entfernt
"Speichern" oder "Speichern & Schließen".

Vergabe von Aktionsberechtigungen

Im Reiter Aktionsberechtigungen erfolgt die Vergabe von Berechtigungen auf bestimmte Aktionen, welche für die ganze Gruppe gelten sollen.
Hier kann auch nach bestehenden Aktionsberechtigungen gesucht werden (Suche nach Namen, Einsichtserlaubnis, Negativ-Berechtigung, Gültigkeitszeitraum).

Neue Aktionsberechtigung anklicken
Negativ Ja / Nein
Dieser Parameter dient zum Ausschluss von einer Berechtigung. Ist er auf JA gestellt, so darf die gewählte Gruppe/Rolle/Person bzw. der Mandant die Aktion nicht einsehen
Gültigkeitszeitraum
Definition des Zeitraumes, in welchem die Aktionsberechtigung gelten soll (eine temporäre Vergabe einer Berechtigung ist möglich).
Einsichtsberechtigung
Bestimmung der Einsichtserlaubnis, also wer eingesehen werden darf:

eigene Person: Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person
Orgeinheit: Einsichtserlaubnis für die eigene Abteilung
Orgeinheit und untergeordnete: Einsichtserlaubnis für die eigene Abteilung und alle ihr untergeordneten Abteilungen
Speziell: Einsichtserlaubnis für mehrere voneinander unabhängige Gruppen
Eigener Mandant: Einsichtserlaubnis für alle Personen des eigenen Mandanten
Alle Mandanten: Einsichtserlaubnis für alle Personen aller Mandanten

Berechtigung an untergeordnete Gruppen vererben Ja / Nein
Wird der Parameter auf Ja gestellt, bekommen die untergeordneten Gruppen ebenfalls diese Aktionsberechtigung. Wird der Parameter auf Nein gestellt, beschränkt sich die Aktionsberechtigung lediglich auf diese eine Gruppe.

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Der Reiter „Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber“ verleiht einen Überblick über die Rollenbelegung für die ausgewählte Gruppe, also z.B. wer ist der zuständige Vorgesetzte, wer hat die Personalverantwortung etc.
Mit Hilfe der Suchfelder kann hier gezielt nach bestimmten Rollen und /oder Rolleninhabern gesucht werden.

Löschen einer Gruppe

Eine Gruppe kann nur dann gelöscht werden, wenn sie keine Untergruppen hat. Dies lässt sich feststellen, indem man die entsprechende Gruppe aus der Übersicht auswählt, dann auf den Reiter Untergruppen klickt. Sind Untergruppen vorhanden, lässt sich die Gruppe nicht löschen. Man bekommt auch nicht den Löschen-Button angezeigt. In diesem Fall geht man am besten wie folgt vor:

zuerst die Untergruppe zu löschen
danach lässt sich die Gruppe löschen

Sind keine Untergruppen vorhanden, erhält man automatisch den Löschen-Button.

Löschen-Button anklicken
Durch Speichern wird die Gruppe gelöscht, sie scheint nicht mehr in der Gruppenübersicht auf.

Synchronisation der Gruppen aus dem Zeitwirtschaftssystem

Wird im Unternehmen ein Zeitwirtschaftssystem verwendet, empfiehlt es sich, die Gruppen aus diesem zu importieren. Hierzu bedient man sich der Hilfe der Konnektoren, die eine Synchronisation bzw. einen Abgleich zweier Stellen durchführen (Quell- und Zielkonnektor). Mit der Einrichtung eines Jobs wird die Synchronisation gestartet. Näheres hierzu finden Sie unter "Konnektoren" und "Jobs" .

Nach erfolgtem Abgleich sollten alle Gruppen aus dem Zeitwirtschaftssystem auch im Webdesk zu finden sein.

1.1.7.4 Personen

Allgemeines zu Personen

Die Personenstammdaten erfüllen 2 Funktionen:

Ermöglichen den Zugriff auf den Webdesk (Einstieg in den Webdesk ist nur für aktive User möglich)
Der Mitarbeiter ist auswertbar (hier können auch ausgetreten Mitarbeiter berücksichtigt werden)

Die Mitarbeiter können nur einem Mandanten zugeordnet werden, und einer hierarchischen Gruppe, jedoch mehreren Kostenstellen, Projektgruppen oder losen Gruppen.

Übersicht über Personen

Durch Anklicken des Menüpunktes Personen erhält man die Auswahl aller Personen in alphabetischer Reihenfolge.

Die Reihung kann entweder in alphabetischer Reihenfolge von A bis Z erfolgen,
oder umgekehrt, von Z bis A. Diese Sortierung nimmt man mit Hilfe der Pfeiltasten vor.
Analog zu dieser Vorgehensweise werden auch die Vornamen sortiert.
Aktiviert man diese Funktion so werden alle Personen in der Reihenfolge ihrer Vornamen-Initialbuchstaben sortiert.
Diese Art der Sortierung gilt auch für die Stammsatznummer.

Anlegen einer neuen Person

Für gewöhnlich werden neue Mitarbeiter in der Zeitwirtschaft angelegt und anschließend in den Webdesk synchronisiert. Möchte man manuell eine Person im Webdesk anlegen, so wird das Personen-Stammblatt befüllt:

Neue Person
Befüllung der vorgesehenen Felder mit Vornamen und Nachnamen

Reiter Einstellungen

Aktiv
Durch Anhaken des Parameters wird bestimmt, ob der Mitarbeiter im Webdesk als aktiv oder nicht-aktiv verwaltet wird.
Nicht-aktive Mitarbeiter werden nicht im WD angezeigt (Auswertungen, Switch-Funktion etc.).
Zugehörigkeit zu einem Mandanten
durch Auswahl eines Mandanten wird die Person diesem zugeordnet
Benutzername
wird für die Anmeldung am Server benötigt (muss eindeutig sein). Im Falle einer Single-Sign On-Lösung muss der Username dem NT-Kürzel entsprechen
LDAP Name > In diesem Feld kann ein LDAP-Name des Benutzers angelegt werden (Bsp. cn=Max Muster,o=Workflex)
ZEF Stammsatznummer
Stammsatznummer aus dem Zeitwirtschaftssystem (muss mit dieser übereinstimmen)
Personalnummer
Sollte ebenfalls mit der Personalnummer aus dem Zeitwirtschaftssystem übereinstimmen, kann bei Bedarf beliebig hinterlegt werden.
Geburtsdatum
Geburtsdatum des Benutzers
Mailbox-ID
Name und Pfad der Maildatenbank
Einstellung, ob eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen soll: Ja/Nein
Ist der Parameter aktiviert (Ja), wird der Benutzer per E-Mail verständigt, wenn ihm ein Antrag zugewiesen wurde.
Einstellung, ob eine E-Mail-Benachrichtigung erfolgen soll, wenn die Person Stellvertreter ist
analog dem Punkt E-Mail-Benachrichtigung, aus der Sicht des Stellvertreters
Einstellung, ob die Person als Stellvertreter genehmigen darf: Ja/Nein
ist dieser Parameter auf Ja gestellt, so ist die Stellvertreterregelung aktiv. Der Stellvertreter ist damit berechtigt, Anträge zu genehmigen
Mail-Server
Name des Mailservers
E-Mail
E-Mailadresse (ID des Mailfiles/Mailbox)
Sprache
Anzeige, welche Sprache der Benutzer in seinen Einstellungen gewählt hat
Passwort vergeben
Ist der Parameter angehakt, so hat der User im Webdesk ein Passwort
Zeitpunkt der letzten Passwort Vergabe
Datum der letzten Passwortvergabe wird angezeigt.
Passwort zurücksetzen
Sollte der Benutzer sein Passwort vergessen, kann mit diesem Parameter das Benutzer-Passwort vom Administrator zurückgesetzt werden.

Wichtig! Passwort-Zurücksetzen: Nach zurücksetzen des Passwortes durch den Administrator wird das Benutzer-Passwort auf das Standard-Passwort zurückgesetzt, und zwar nur für ein einmaliges Einloggen. Nach dem Einloggen wird der Benutzer aufgefordert, das Passwort zu ändern.
Das Standard Passwort wird in den System-Parametern definiert:

Ist der Parameter "useUsernameAsStandardPassword" auf true gesetzt, so dient der Benutzername als Passwort!

„Speichern & Schließen“ um zur Übersicht aller Personen zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Nach erfolgter Speicherung erhält man eine Bestätigung vom Server (scheint in der Titelleiste auf), sowie eine Übersicht über alle eingegebenen Daten.

So kann man automatisch die Person zu Gruppen zuordnen, eine Rolle zuordnen, Aktionsberechtigungen erteilen, bestimmen, wer sich im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber befindet.

Es besteht die Möglichkeit, entweder nach jedem einzelnen Schritt auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen" gehen, oder aber erst abschließend nach der letzten Aktion, die man vorzunehmen wünscht.

Zuordnen zu einer Gruppe

Um eine neu angelegte Person einer bestimmten Gruppe zuzuordnen, oder bestehende Gruppenzugehörigkeiten zu ändern, klickt man auf den Reiter Gruppen

Mögliche Selektion der benötigten Organisationsstruktur, wie z.B. Organigramm, Lose Gruppe, Projektgruppe, Kostenstelle
mit Vergangenheit
dieser Parameter erlaubt die Anzeige historisierter Datensätze (wenn angehakt)
Neue Gruppe bestimmen
Aus der vorgegebenen Gruppen-Auswahl eine neue Gruppe auswählen
den Gültigkeitszeitraum bestimmen, in welchem die Person der Gruppe angehören soll (temporäre oder dauerhafte Zuordnungen möglich)

Nicht vergessen - ein Mitarbeiter kann nur einer hierarchischen Gruppe (Organigramm), aber gleichzeitig zu mehreren nicht-hierarchischen Organisationsstrukturen (losen Gruppen, Projektgruppen) zugeordnet werden.

Zuordnen von Rollen

Um bei einer Person eine Rollenzuordnung vornehmen zu können klickt man auf den Reiter Rollen:

Neue Rollenzuordnung > Selektion der gewünschten Rolle aus den vorhandenen Rollen
mit Vergangenheit
dieser Parameter erlaubt die Anzeige historisierter Datensätze (wenn angehakt)
Bestimmung des Kompetenzzieles (Alle, Person, Gruppe),
Definition des Gültigkeitszeitraumes, in welchem die Rolle gelten soll (temporäre oder dauerhafte Zuordnungen möglich)
Bestimmung der gewünschten Reihung (1= Vorgesetzter, 2= Stellvertreter > hier ist es möglich, mehrere Rolleninhaber oder mehrere Stellvertreter zu bestimmen).

Vergabe von Aktionsberechtigungen

Aktionsberechtigungen können sowohl über das Personenstammblatt, als auch über eine Rolle oder die jeweiligen Aktionen zugeordnet werden.
Im Personenstammblatt wird die Vergabe von Berechtigungen im Reiter Aktionsberechtigungen vorgenommen:

Neue Aktionsberechtigung > Selektion der gewünschten Berechtigung (Sortierung nach Aktion, Konfiguration, Prozessreferenz, Namen oder Beschreibung möglich)
Negativ
Dieser Parameter dient zum Ausschluss von einer Berechtigung. Ist er auf JA gestellt, so darf die Person die Aktion nicht einsehen.
Bestimmung des Gültigkeitszeitraumes (temporäre oder dauerhafte Zuordnung von Aktionsberechtigungen möglich)
Definition der Einsichtserlaubnis:

eigene Person: Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person
Orgeinheit: Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung
Orgeinheit und untergeordnete: Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung und alle ihr untergeordneten Abteilungen
Speziell: Bestimmung der Einsichtserlaubnis für mehrere voneinander unabhängige Gruppen oder Personen möglich
Eigener Mandant: Einsichtserlaubnis für alle Personen des eigenen Mandanten
Alle Mandanten: Einsichtserlaubnis für alle Personen aller Mandanten

Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber

Durch Anklicken des Reiters Im Kompetenzbereich dieser Rolleninhaber erhält man eine Übersicht über alle Rolleninhaber, welche für die ausgewählte Person eine Rollenverantwortung haben, wie z.B. der zuständige Vorgesetzte, Personalabteilung, etc.

Suche nach einer Person

Suche nach Namen
Webdesk Benutzer werden anhand ihres Nachnamens gesucht. Der gewünschte Name wird eingegeben, danach mit Enter bestätigt, oder durch das Anklicken der Lupe.
Suche nach Vornamen
Analog der Suche nach dem Nachnamen erfolgt die Suche nach dem Vornamen.
Suche nach Mandantenzugehörigkeit
Mit Hilfe der Suche nach Mandanten werden alle Personen angezeigt, die zu einem bestimmten Mandanten gehören.
Suche nach Stammsatznummer
Durch diese Abfragemöglichkeit wird die exakte Suche nach einem Benutzer durch die Stammsatznummer realisiert. Wenn man eine Stammsatznummer eingibt und diese mit Enter bestätigt, wird der jeweilige Benutzer angezeigt, bzw. jene Benutzer, deren Stammsatznummer Teile der gesuchten Nummer enthalten.

Wartung von bestehenden Personen

Möchte man bei bestehenden Personen Änderungen vornehmen, beispielsweise einer anderen Gruppe zuordnen, neue Aktionsberechtigungen vergeben oder den Gültigkeitszeitraum für bestimmte Berechtigungen ändern, so wählt man den

Menüpunkt Personen > Mit Hilfe der Suchfunktion kann man die gewünschte Person finden
Anklicken des Editiericon > Detailansicht > Überblick über alle relevanten Daten.

Ändern der Gruppen-Zugehörigkeit

Reiter Gruppen > Selektion der neuen Gruppe
Gültigkeitszeitraum
„Speichern & Schließen“ > Übersicht aller Personen oder „Speichern“ > weiter editieren

Ändern / Löschen der Rollen-Zuordnung

Um eine neue Rollen-Zuordnung vorzunehmen oder eine bestehende Rollen-Zuordnung zu löschen sucht man die entsprechende Person aus, wählt den Reiter Rollen aus.

Um eine neue Rolle zuordnen zu können, wählt man die entsprechende Rolle aus, das Kompetenzziel, den Gültigkeitszeitraum, sowie die Reihung.

Um eine bestehende Rolle zu löschen klickt man auf die Löschen-Schaltfläche, welche sich ganz rechts befindet > „Speichern & Schließen“ um zur Übersicht zurückzukehren oder „Speichern“ falls Sie das Formular noch weiter editieren wollen.

Durch Anklicken des Editiericons (Bearbeiten) kann der Gültigkeitszeitraum bzw. die Reihung geändert werden > Speichern.

Änderung der Aktionsberechtigungen

Reiter Aktionsberechtigungen > neue Aktionsberechtigung selektieren
Zeitraum, für welchen diese gültig sein soll
Einsichtserlaubnis
"Speichern" oder "Speichern & Schließen"

Möchte man bei einer Person eine bestehende Aktionsberechtigung löschen, so aktiviert man die Check-Box, die sich ganz rechts bei der entsprechenden Aktion befindet. Durch "Speichern" oder "Speichern & Schließen" wird die Aktionsberechtigung aus dem Verzeichnis entfernt.

Stellvertreter bestimmen

Um einen Stellvertreter bestimmen zu können, muss zunächst in der entsprechenden Rolle ein Stellvertreter angelegt sein. Dies geht aus der Reihung innerhalb der Rolle hervor > Reihung 2 bedeutet, dass ein Stellvertreter definiert wurde.

Um die Stellvertreterregelung zu aktivieren, wird im Personenstammblatt im Reiter "Einstellungen" der Parameter "Stellvertreter darf genehmigen" auf JA gestellt.
Diese Einstellung kann auch der Mitarbeiter selber in seinen "Persönlichen Einstellungen" vornehmen. Wird die Stellvertreterregelung über die persönlichen Einstellungen vorgenommen, so wird diese automatisch auch im Personenstammblatt aktualisiert.

Löschen einer Person

Für gewöhnlich werden nicht mehr benötigte Personen (z.B. ausgetretene Mitarbeiter) im Zeitwirtschaftssystem gelöscht oder inaktiv markiert. Mittels einer Synchronisation wird die Löschung auch im Webdesk vorgenommen. Soll eine Person manuell aus dem Personenverzeichnis gelöscht werden, sucht man die betreffende Person aus:

"Löschen" -Schaltfläche im Personenstammblatt anklicken
Sicherheitscheck > es erscheint eine Sicherheitsfrage, ob die Person wirklich gelöscht werden soll
Durch Bestätigen mit dem OK-Button wird die Person gelöscht. Sie scheint auch nicht mehr in der Gruppenübersicht auf (einer bestimmten Gruppe zugeordnete Personen).

Achtung! Befinden sich die gelöschten Personen noch im Zeitwirtschaftssystem, können diese nach einer Synchronisation wieder im Webdesk aufscheinen.

Synchronisation der Personen aus dem Zeitwirtschaftssystem

Folgende Vorgehensweise wird für die Einrichtung der Synchronisation empfohlen:

Anlage eines Gruppenkonnektors
Anlage eines Personenkonnektors
Einrichtung eines Jobs, welcher die Synchronisation startet (Jobkonfiguration abgeleitet von Start Connector LinkSync )

Für die Konnektoren müssen folgende Parameter in den Personendaten des Zeitwirtschaftssystems vorbereitet werden:

taID > Stammsatznummer aus System 6020 (Primärschlüssel)
employeeID > Personalnummer
firstName > Vorname: z.B.: erster Teil von stname (stname.split(' ')[1]
lastName > Nachname: z.B.: zweiter Teil von stname (stname.split(' ')[0]
$client > Name des Mandaten des Benutzers
$group > Organisationseinheit (z.B.: stabt)
userName > Benutzername für Log-In
password > erstes Einstiegspasswort
email > smtp Mailadresse für Mailversand

Nach erfolgtem Abgleich sollten alle Personen aus dem Zeitwirtschaftssystem auch im Webdesk zu finden sein. Als erstes empfiehlt sich eine Synchronisation der Gruppen, erst anschließend der Personen.

Nähere Informationen finden Sie unter "Konnektoren" und "Jobs".

1.1.7.5 Rollen

Anlegen einer neuen Rolle

Neue Rolle: vorgegebene Maske wird befüllt
"Speichern & Schließen", um zur Übersicht aller Rollen zurückzukehren, oder auf "Speichern", falls das Formular noch weiter editiert werden soll.
Der Vorgang kann jederzeit durch das Anklicken der „Löschen“ - oder der „Zurück“ - Schaltfläche abgebrochen werden.

Achtung: sowohl beim Rollennamen als auch in der Workflow-ID dürfen keine Satzzeichen vorkommen (Bindestrich, Beistrich, etc.). Sollte eine Trennung im Namen oder in der Workflow-ID notwendig sein, sollte nur ein Unterstrich (_) verwendet werden. (Beispiel: VAZ_Verantwortlicher)

Name
Name der neuen Rolle
Beschreibung
Eventuelle Beschreibung der neuen Rolle
Workflow-ID
Die Workflow-ID gilt als interne Referenz für den Genehmigungs-Prozess. Dieser Parameter muss nicht befüllt werden, da die Workflow-ID standardmäßig mit dem Namen der Rolle belegt wird.

Reiter Workflow Optionen

Antragsteller als Rolleninhaber für sich selbst unterdrücken
nur dann relevant, wenn der Antragsteller zugleich der Rolleninhaber ist (Bsp. Vorgesetzter). Durch Aktivieren des Parameters wird der Antrag zum stellvertretenden Rolleninhaber bzw. zum hierarchisch nächsthöheren Mitarbeiter geschickt. Damit wird verhindert, dass sich ein Vorgesetzter Anträge automatisch selbst genehmigen kann.
Vertreter des Antragstellers als Rolleninhaber unterdrücken
Stellvertreter wird bei der Suche nach Rolleninhabern übergangen. Vorsicht bei Abteilungen mit nur 2 Mitarbeitern (Vorgesetzter, Stellvertreter > Suche bleibt in dem Fall erfolglos)
Hierarchische Gruppe bei Suche nach Rolleninhaber berücksichtigen
Ist dieses Flag gesetzt, so wird bei der Suche eines Rolleninhabers im Workflow seine hierarchische Gruppe berücksichtigt, auch dann wenn ein direkt zugeordneter Rolleninhaber zum aktuellen Antragsteller existiert!
Beispiel: Hr. Weiss, Hr. Wagner u. Fr. Müller sind Rolleninhaber der Rolle 'Vorgesetzter' für Gruppe G01. Ist nun Hr. Maier als Vorgesetzter für Hrn. Müller direkt zugeordnet, würde für den Workflow die Rolle Vorgesetzter im Falle von Hrn. Müller als Antragsteller nur mit Hrn. Maier belegt werden. Ist hingegen dieses Flag gesetzt, wird auch in seiner hierarchischen Gruppe (=G01) nach möglichen Rolleninhabern (in diesem Fall Hr. Weiss, Hr. Hagner u. Fr. Müller) gesucht.
Mandant
Auswahl des Mandanten, für den die Rolle gelten soll
Organisationstyp
Auswahl des Organisationstyps für die neue Rolle (für eine detaillierte Beschreibung siehe Punkt "Anlegen einer neuen Organisationsstruktur"). Bei Auswahl des Punktes Lose Gruppen erfolgt keine hierarchische Befüllung der Rolle, da unter den losen Gruppen keine Verknüpfung zueinander vorliegt. Der Organisationstyp wird bei der Suche nach einem Rolleninhaber für eine bestimmte Rolle für ein bestimmtes Kompetenzziel (z.B. dem Antragsteller) verwendet, um bei verknüpften Gruppen des Kompetenzziels mit dem gleichen Organisationstyp passende Rolleninhaber zu finden.
Max. Anzahl von Rolleninhabern für Workflow
Eine Zahl größer 0 beschränkt die möglichen Rolleninhaber bei der Auflösung von Rollen zu Personen innerhalb eines Workflows. Beispiel: eine Zahl von 2 bedeutet, dass max. 2 mögliche Vorgesetzte retourniert werden. (Auch wenn via Vererbung mehr definiert sein würden!)
Suchrichtung
Bestimmt die Richtung bei der Suche nach definierten Rolleninhabern; Wählt man bei der Vererbungsrichtung "aufwärts" bzw. "abwärts", so kann die Anzahl der Ebenen, in denen nach dem entsprechenden Rolleninhaber gesucht wird, bestimmen (Eingabe der Anzahl der Ebenen im vorgesehenen Feld); ebenso die höchste Ebene, bis zu der gesucht werden darf.

"keine" - Suche nach Rolleninhaber findet nur innerhalb der eigenen Gruppe bzw. Abteilung statt.
"aufwärts" - Suche nach Rolleninhaber erfolgt in den übergeordneten Abteilungen bzw. Gruppen (sinnvoll bei Rolle Vorgesetzter)
"abwärts" - Suche nach Rolleninhaber erfolgt in den darunter liegenden Abteilungen bzw. Gruppen (sinnvoll nur bei Prozess Krankmeldung Kollege)

Achtung: Antragsteller als Rolleninhaber für sich selbst unterdrücken > bei Einschränkung der Ebenen, in denen nach einem Rolleninhaber gesucht werden darf, kommt es zu folgender Situation: befindet sich der Antragsteller (zugleich Rolleninhaber) in der höchsten Ebene, in der gesucht werden darf, so wird er zum eigenen Vorgesetzten, obwohl der Parameter "Antragsteller als Rolleninhaber für sich selbst unterdrücken" aktiviert ist. Lösungsvorschlag: jener Person direkt einen Vorgesetzten zuordnen: Menüpunkt Personen > Person aussuchen, die Rolle Vorgesetzter übernehmen soll > Rolle zuordnen > Kompetenzziel Person selektieren > betreffende Person aussuchen.

Anzahl Ebenen, um nach Rolleninhaber zu suchen
Dieser Parameter erscheint nur dann, wenn bei der Suchrichtung aufwärts/abwärts selektiert wurde. Hier kann die Anzahl der Ebenen eingegeben werden, innerhalb welcher nach einem Rolleninhaber gesucht werden soll - z.B. 2 > die Suche nach einem Rolleninhaber beschränkt sich hier auf die2 nächsten Ebenen (aufwärts oder abwärts, je nach Einstellung bei der Suchrichtung).
Höchste Ebene, bis zu der gesucht werden darf
Dieser Parameter erscheint nur dann, wenn bei der Suchrichtung aufwärts/abwärts selektiert wurde. Die Angabe der höchsten Ebene ermöglicht eine Einschränkung der Suche nach oben. Es wird nicht mehr über diese Ebene hinaus nach einem Rolleninhaber gesucht.

Reiter Aktionen

Der Reiter Aktionen bietet die Möglichkeit, den Rolleninhabern die Berechtigung auf diverse Aktionen zuzuordnen, den Gültigkeitszeitraum sowie die Einsichtserlaubnis zu bestimmen.

Neue Aktion
Auswahl der gewünschten Aktion aus dem Kontextmenü (hier kann zusätzlich nach Aktionstyp oder Aktionsname gesucht werden)
Negativ Ja / Nein
Dieser Parameter dient zum Ausschluss von einer Berechtigung. Ist er auf JA gestellt, so darf die gewählte Gruppe/Rolle/Person bzw. der Mandant die Aktion nicht einsehen
Gültig von - bis
Bestimmung des Zeitraumes, für welchen die Aktionsberechtigung gelten darf (wird dieser Parameter nicht befüllt, so gilt die Berechtigung vom heutigen Datum )
Einsichtserlaubnis (default)
Folgende Parameter stehen zur Auswahl:

eigene Person
Einsichtserlaubnis nur für die eigene Person
Orgeinheit
Einsichtserlaubnis für die eigene Organisationseinheit (Abteilung)
Orgeinheit + untergeordnete
Einsichtserlaubnis für die eigene Organisationseinheit und alle ihr untergeordneten Einheiten
Rollenkompetenz
Wird dieser Parameter ausgewählt, kann man zusätzlich bestimmen, ob die Einsichtserlaubnis auch an untergeordnete Gruppen weitervererbt wird (falls Ja > werden auch die untergeordneten Gruppen eingesehen, falls Nein < werden nur die definierten Gruppen eingesehen).
Eigener Mandant
Einsichtserlaubnis für alle Personen des eigenen Mandanten
Alle Mandanten
Einsichtserlaubnis für alle Personen aller Mandanten

Einsicht an untergeordnete vererben
Wird dieser Parameter auf Ja gestellt, so bekommen auch

Reiter Rolleninhaber

Hier kann nach bereits zugeordneten Rolleninhabern gesucht werden (Suche nach Kompetenzziel, Rolleninhaber).
Bei der Auswahl der Rolleninhaber werden hier bestimmte Personen oder Gruppen für eine Rolle hinterlegt > Neue Zuordnung:

Kompetenzziel
Mit dem Kompetenzziel wird definiert, wer eingesehen werden darf:

ALLE (gesamtes Unternehmen),
eine bestimmte PERSON oder
eine bestimmte GRUPPE

Rolleninhaber
Selektion einer Person, Gruppe, dynamischen Rolle (nur sinnvoll bei Rolle Kollege)

wird Person selektiert > Kontextmenü mit allen möglichen Personen wird aufgeklappt > Selektion einer bestimmten Person
wird Gruppe selektiert > Kontextmenü mit allen möglichen Gruppen wird aufgeklappt > Selektion einer bestimmten Gruppe

Gültig von - bis
Bestimmung des Gültigkeitszeitraumes
Reihung
1 = Vorgesetzter, 2 = Stellvertreter (3, 4: sind mehrere Personen als Stellvertreter definiert, so wird vom System bestimmt, wer einen Antrag zur Bearbeitung bekommt. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch die Stellvertreter-Aktivierung). Um die Reihung zu ändern klickt man auf das Editier-Icon (Bearbeiten)

Suche nach einer Rolle

Um eine bestimmte Rolle zu finden hat man folgende Möglichkeiten: Suche nach

Namen , Beschreibung , Mandanten
Hierzu befüllt man das gewünschte Feld, klickt auf Suche (Lupen-Icon) und bekommt die gewünschte Rolle, bzw. eine Auswahl aus ähnlichen Rollen.
Durch Anklicken des Editiericons gelangt man zur Detailansicht der gewünschten Rolle.

Bearbeiten einer Rolle

Eine bestehende Rolle kann bei Bedarf editiert werden, indem man auf das Editiericon klickt. Auf diese Weise gelangt man zur Detailansicht und kann die Rolle wie gewünscht bearbeiten.

Bei einer bestehenden Rolle können folgende Änderungen vorgenommen werden:

Name
Änderung des Rollennamens
Beschreibung
Änderung oder Hinzufügen einer Rollenbeschreibung
Änderung der Workflow-ID
Im Standardfall soll die Workflow-ID nicht geändert werden (nur nach Absprache mit Workflow EDV GmbH)
Weitere Änderungen
Änderungen im Reiter Workflow Optionen, Aktionen und Rolleninhaber sind ebenso möglich. Eine genaue Beschreibung dieser Reiter finden Sie unter dem Punkt Anlegen einer neuen Rolle.

Löschen einer Rolle

Um eine bestehende Rolle zu löschen wird diese aus der Übersicht ausgewählt
Button-Leiste "Löschen" anklicken
Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup mit der Frage, ob diese Rolle tatsächlich gelöscht werden soll.
Durch Anklicken des OK-Buttons wird die Rolle gelöscht und scheint nicht mehr in der Rollen-Übersicht auf.

1.1.7.6 Organigramm

Allgemeines zum Organigramm

Durch das Organigramm wird die Einteilung eines Mandanten in seine Organisationsstrukturen abgebildet. Es liefert also eine graphische Übersicht über die hierarchischen Strukturen, und einen Überblick, wie diese zueinander in Beziehung stehen.
Da das Organigramm nur hierarchische Strukturen abbildet, werden lose Gruppen bzw. Projektgruppen oder Kostenstellen hier nicht angezeigt.

Erstanlage des Organigramms

Bei der Erstanlage des Organigramms sollte zuerst unter den Organisationsstrukturen (beispielsweise Org.-Struktur "Organigramm") eine "oberste Gruppe" festgelegt werden.
Dazu aktiviert man die CheckBox bei der entsprechenden Gruppe, anschließend auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen".
Anschließend kann das Organigramm aufgebaut werden.

Im neu erstellten Organigramm sieht man zunächst nur eine Gruppe (oberste Gruppe, die in der Organisationsstruktur festgelegt wurde), alle anderen Gruppen sind rosa dargestellt und befinden sich oberhalb der obersten Gruppe. Diese werden nicht im Organigramm angezeigt, können im Webdesk nicht vom Benutzer abgefragt werden.
Um diese Gruppen an die richtigen Stellen zuzuordnen > siehe "Bearbeiten von Gruppen" weiter unten.

Organigramm starten

Start
Das Organigramm wird mit den selektierten Parametern angezeigt
Suchmaske verbergen
Die Auswahlbox kann ausgeblendet werden, bietet somit mehr Platz für die Ergebnis-Übersicht.
Mandant
Auswahl des Mandanten
Datum
Das Organigramm wird zum Stichtag angezeigt; Kalenderfunktion dient als Hilfe
Mitarbeiter anzeigen
Auswahl Ja / Nein:

Parameter Ja: die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung werden angezeigt
Parameter Nein: Die Übersicht zeigt nur die Abteilungen an

Suchbegriffe
Gezielte Suche nach einem Suchbegriff (Namen); die Suchergebnisse werden gelb unterlegt angezeigt, mit der Tabulatortaste kann man zum nächsten Suchergebnis springen
Unterdrückung des Stellvertreters berücksichtigen
Ist dieser Parameter aktiviert, wird bei der Abfrage des Organigramms auch überprüft, ob der Mitarbeiter seine Stellvertretung aktiviert hat oder nicht
Rollen
Organigramm zeigt die Rollenbelegung für die Gruppen und optional auch für die Personen (Parameter Mitarbeiter anzeigen muss auf Ja gestellt sein)
Start
Das entsprechende Organigramm wird erstellt und angezeigt:

Das Organigramm zeigt den Namen der Abteilung an, sowie die dazugehörigen Mitarbeiter.
Durch Anklicken des Plus-Symbols wird ein Teilbaum aufgeklappt, durch Anklicken des Minus-Symbols wird ein Teilbaum zugeklappt.
In der rechten Spalte wird der für den jeweiligen Mitarbeiter bzw. für die jeweilige Gruppe zuständige Rolleninhaber angezeigt (inkl. Stellvertreter, falls vorhanden).

Bearbeiten der Gruppen

Um beispielsweise noch nicht zugeordnete Gruppen in die Organigrammstruktur einzufügen (Unternehmenshierarchie), ist wie folgt vorzugehen:

gewünschte Gruppe mit rechtem Mausklick selektieren > ein Kontextmenü erscheint (Gruppe bearbeiten, Gruppe ausschneiden, Gruppe einfügen, Person einfügen)
"Gruppe ausschneiden" anklicken
an gewünschter Stelle mit rechtem Mausklick "Gruppe einfügen"
die Reihenfolge der Gruppen wird automatisch vom System gespeichert.

Gruppe bearbeiten
Durch anklicken des Menüpunktes Gruppe bearbeiten gelangt man in die Detailansicht der gewählten Gruppe. Von dort aus kann man gewünschte Änderungen vornehmen.
Gruppe ausschneiden
Die Gruppe wird hiermit aus dem Organigramm herausgeschnitten
Gruppe einfügen
Die ausgeschnittene Gruppe wird an der ausgewählten Stelle im Organigramm wieder eingefügt
Person einfügen
Um eine Person zu einer Gruppe hinzufügen zu können, muss man diese vorher aus dem Organigramm ausschneiden (siehe Punkt Person ausschneiden)

Zuordnen von Gruppen als untergeordnete Gruppe in noch nicht im Organigramm hängenden Gruppen: ordnet man eine Gruppe (als Untergruppe) zu einer noch nicht im Organigramm befindlichen Gruppe > so scheint diese zunächst nicht im Organigramm auf. Diese Untergruppe wird erst wieder ersichtlich, wenn die übergeordnete Gruppe ins Organigramm eingefügt wird.

1.2 Berechtigungssteuerung

Die Berechtigungssteuerung erlaubt eine gezielte Vergabe von diversen Zugriffsberechtigungen, beispielsweise auf bestimmte Formulare, Informationsfunktionen, Auswertungslisten etc. So kann z.B. gesteuert werden, dass bestimmte Formulare nur von bestimmten Mitarbeitern oder bestimmten Gruppen aufgerufen werden können, oder dass eine Aktion, wie beispielsweise "Buchen" oder Kalender für alle Mitarbeiter zugänglich ist.

Bei den Aktionsberechtigungen finden sich folgende Berechtigungsarten:

Mandantenberechtigung
Gruppenberechtigung
Personenberechtigung
Rollenberechtigung.

Die Vergabe der Berechtigung erfolgt entweder über die jeweilige Aktion, im Personenstammblatt oder über die Rolle.

Mandantenberechtigung

Mit der Mandantenberechtigung wird die Ausführung div. Aktionen für alle Mitarbeiter des Mandanten ermöglicht. Das ist besonders sinnvoll bei Aktionen, wie Buchen, Monatsjournal, Persönliche Einstellungen oder die Passwort-Änderung.

Gruppenberechtigung

Mit der Gruppenberechtigung wird die Ausführung von diversen Aktionen für eine bestimmte Gruppe (Abteilung) ermöglicht. Das nachfolgende Beispiel zeigt eine Gruppenberechtigung der Gruppe "Bereich Ost" (rot markiert).

Weiters ist es möglich, die Gruppenberechtigung auf die untergeordneten Gruppen auszuweiten. Somit erhalten die Untergruppen die gleiche Einsichtserlaubnis wie die übergeordnete Gruppe. In unserem Beispiel werden deshalb auch die Gruppen "Wien" und "Beratung" rot markiert, da diese Untergruppen der Gruppe "Bereich Ost" sind.

Personenberechtigung

Die Personenberechtigung ermöglicht, daß eine bestimmte Person die Einsichtserlaubnis für bestimmte Aktionen bekommt.

Rollenberechtigung

Die Rollenberechtigung erlaubt die Ausführung div. Aktionen nur für bestimmte Rolleninhaber (Teamleiter, Vorgesetzter, ...). Mit dieser Berechtigung wird den Rolleninhabern ermöglicht, z.B. Einsicht in Management-Listen zu bekommen. Es erhalten somit alle Rolleninhaber der gewählten Rolle der Organisation die Rollenberechtigung und Einsichtserlaubnis (gemäß der Rollenkompetenz, welche in der Rolle selber definiert wird > Kompetenzziel Alle, Person oder Gruppe).

Berechtigungszugriff

Wird eine Aktion mit mehreren Konfigurationen in den Menübaum implementiert (z.B. mehrere Varianten des Monatsjournals), so erfolgt der Zugriff auf diese Aktion, bzw. ihre Konfigurationen in einer bestimmten Reihenfolge. Das System überprüft zuerst, ob die Berechtigung einer Person zugeordnet ist, falls nicht wird nach einer Gruppenberechtigung gesucht. Besteht keine Gruppenberechtigung, so wird nach einer Rollenberechtigung gesucht, und anschließend nach der Mandantenberechtigung.

Ist eine Personenberechtigung vergeben, so wird auf die Aktion, bzw. Konfiguration zugegriffen, auf welche die Berechtigung besteht.

1.2.1 Einsichtserlaubnis

Die Einsichtserlaubnis dient als weiteres Steuerungselement bei der Berechtigungsvergabe, denn mit ihr wird das Kompetenzziel definiert.
Mit dem Kompetenzziel wird bestimmt, wer bei der Ausführung einer Aktion eingesehen werden darf, bzw. für wen man bestimmte Anträge stellen kann.

Die Einsichtserlaubnis wird bei der jeweiligen Aktion (KonfiPguration, Prozessreferenz) bestimmt, außer bei der Rollenkompetenz. Bei der Rollenkompetenz wird diese bereits bei der Rolle definiert.

Einsichtserlaubnis Eigene Person

Die Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person, d.h. bei Auswertungen oder Listen werden nur die eigenen Daten angezeigt, bzw. man darf Anträge nur für sich selbst stellen.

Einsichtserlaubnis Orgeinheit

Es darf nur die eigene Abteilung (Team, Gruppe,...) eingesehen werden. Dies ist z.B. beim Gruppenkalender sinnvoll, wo alle Kollegen aus der Abteilung angezeigt werden. Auch bei der Krankmeldung ist diese Einsichtserlaubnis sinnvoll, da dann alle Kollegen aus der eigenen Abteilung angezeigt und somit selektiert werden können.

Einsichtserlaubnis Orgeinheit und untergeordnete

Die Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung und ihr untergeordnete Abteilungen (Gruppen, ...), d.h. alle Gruppen, die hierarchisch darunter liegen.

Einsichtserlaubnis gemäß der Rollenkompetenz

Hier wird die Einsichtserlaubnis gemäß der Rollenkompetenz vergeben. Die Rollenkompetenz wurde bereits direkt in der Rolle definiert:

Kompetenzziel Person > es darf nur eine bestimmte Person eingesehen werden,
Kompetenzziel Gruppe > Einsichtserlaubnis für eine bestimmte Gruppe,
Kompetenzziel Alle > Einsicht auf alle Mitarbeiter im Unternehmen).

Es können mehrere Zuordnungen unabhängig voneinander vorgenommen werden, wie z.B.: Rolleninhaber sieht eine bestimmte Gruppe und einzelne Personen aus anderen Gruppen.

Wurde in der Rolle das jeweilige Kompetenzziel bereits definiert, so muss es hier nicht erneut eingegeben werden, sondern nur entsprechend der Rollenkompetenz vergeben.

Einsichtserlaubnis Mandant

Die Einsichtserlaubnis erstreckt sich auf alle Personen des eigenen Mandanten, d.h. es werden auch alle Mitarbeiter angezeigt:

Einsichtserlaubnis Alle Mandanten

Die Einsichtserlaubnis erstreckt sich auf alle Personen aller Mandanten.

Einsichtserlaubnis Speziell

Bei der Gruppen und Personenberechtigung gibt es noch die Möglichkeit, eine spezielle Einsichtserlaubnis auszuwählen.
Mit dieser speziellen Einsichtserlaubnis können einzelne Personen (auch mehrere) aus verschiedenen Gruppen oder mehrere Gruppen auf einmal ausgewählt werden. Dieser Parameter erspart sozusagen die mehrmalige Eingabe verschiedener Gruppen und/oder Personen, da mehrere gleichzeitig selektiert werden können.

1.3 Customizing & Layout

Mit den diversen Customizing und Layout Funktionalitäten wird der Webdesk individuell an die jeweiligen Wünsche und Anforderungen angepasst.
Zu diesem Zweck dient die Verwaltung und Administration von Aktionen und ihren unterschiedlichen Ausprägungen, den Konfigurationen.

Die Menüstruktur dient dazu, dem Benutzer ein Set an Menüleisten und dazugehörigen Menüpunkten zur Verfügung zu stellen.

Die Sprachverwaltung (Internationalisierung) erlaubt eine mehrsprachige Webdesk-Gestaltung.

1.3.1 Passwortverwaltung

Die Passwortverwaltung ist als Unterpunkt der Authentifizierung zu sehen (DB basierte Authentifizierung)

Bei der datenbankinternen Authentifizierung werden Username und Passwort der Benutzer innerhalb der eigenen Datenbank gespeichert. Es besteht daher keine Abhängigkeit zu einem Drittsystem für die Authentifizierung.

Bei der DB-internen Authentifizierung muss der Benutzer beim Einstieg in den Webdesk in der Login-Maske seinen Usernamen und sein Passwort eingeben. Dieses Paar wird dann gegen die Datenbank geprüft und falls Gleichheit besteht, wird dann der Benutzer mit dem eingegebenen Usernamen am System angemeldet.

Für die Änderung des Passworts bestehen im Webdesk 2 Möglichkeiten:

Änderung des Passworts durch den Benutzer über die Aktion 'po_changePassword'
Änderung des Passworts durch den Administrator über die Aktion 'po_editPerson'

Ist die Gültigkeit eines Passwortes abgelaufen, oder ist das "Erzwinge-Passwort-Änderung" Flag in den Systemparametern „PoPassword“ auf true gesetzt, so wird der Benutzer nach dem Einloggen aufgefordert, sein Passwort zu ändern. Der übliche Dialog mit nochmaliger Eingabe des alten Passwortes und doppelter Eingabe des neuen Passwortes folgt.
Nach erfolgreichem Ändern zeigt die Oberfläche eine Erfolgsmeldung und bietet einen Link zum Starten der Applikation.

Weiters befindet sich auf der Login-Maske nun ein Hyperlink, der die Änderung des Passwortes für jeden beliebigen userNamen ermöglicht. Mit Klick darauf kommt man nach Eingabe eines userNamens in oben beschriebenen Passwort-Änderungs-Ablauf.

Mit den Einstellungen betr. Passwort-Rücksetz-Mail kann eine Mailbenachrichtigung konfiguriert werden, die beim Rücksetzen des Passwortes auf einen Zufallswert generiert wird. Diese werden über die Systemparameter vorgenommen.

Relevante Systemparameter:

Modul	Bean	Eigenschaft	Erklärung	Mögliche Werte
po	PoPasswordQuality	minimalDigitsCount	notwendige Anzahl Ziffern im neuen Password	0-9
po	PoPasswordQuality	minimalLength	die minimale Länge des neuen Passworts	6
po	PoPasswordQuality	minimalSpecialCharactersCount	notwendige Anzahl spezieller Zeichen wie "@" oder "!" im neuen Passwort	1
po	PoPasswordQuality	numberOfDifferingLatestPasswords	minimale Anzahl von verschiedenen Passwörtern, bis eines wiederholt werden darf	3
po	PoPasswordQuality	requiresUpperAndLowerCharacters	wenn true müssen sowohl klein- wie auch großgeschriebene Zeichen im neuen Passwort vorkommen	true/false
po	PoPasswordQuality	validityDays	die Anzahl Tage, nach der das Passwort geändert werden muss	60
po	PoPasswordResetMail	explicitRecipient	Empfänger der Mail, wenn nicht PoPerson.email genommen werden soll. Ist diese Zahl 0 so müssen ALLE Passwörter sofort geändert werden. Ist diese Zahl -1, so müsssen die Passwörter NIE geändert werden.
po	PoPasswordResetMail	senderMailAddress	die als Absender einzusetzende Mail-Adresse	office@workflow.at
po	PoPasswordResetMail	subject	Betreff-Zeile der Mail	Your webdesk password has been reset
po	PoPasswordResetMail	templateBody	Mail-Text; muss die Variable $password (das neue Passwort) und kann $person.xxx (Personen-Daten) enthalten	<html><body>Your webdesk password has been <b>reset</b>, please change it as soon as possible! Current password:<br/> $password Sincerly,Your Webdesk Administraton</body></html>
po	PoPasswordResetPolicy	forcePasswordChangeAfterResetToRandomPassword	"Erzwinge-Passwort-Änderung" Flag	true/false
po	PoPasswordResetPolicy	standardResetPassword	Standard-Passwort, auf das rückgesetzt wird, falls „useUsernameAsStandardPassword“ auf false gesetzt ist	webdesk
po	PoPasswordResetPolicy	useUsernameAsStandardPassword	UserName als Passwort	true/false

In "Erweiterte Funktionen" befinden sich bei den "Modul-spezifische Aktionen" zwei neue Aktionen in der Select-box:

Alle Passwörter zurücksetzen
alle Passwörter werden auf jenen Wert zurückgesetzt, den die Password-Reset-Policy angibt
Alle Passwörter zurücksetzen auf Zufallswerte und Mails senden
alle Passwörter werden auf durch einen Zufalls-Generator erzeugte Werte gesetzt, und jedes dieser Passwörter wird in einer Mail an den entsprechenden Benutzer gesandt; Mailbenachtrichtigung erfolgt nur, wenn der Benutzer eine Mail-Adresse hat.

1.3.2 Aktionsverwaltung

Die Aktion stellt eine Definition des Dialoges dar, welchen der User mit dem Webdesk führen kann, d.h. fast alle Tätigkeiten, welche der Benutzer im Webdesk durchführt, lassen sich auf Aktionen zurückführen.

Bei den Aktionen kann man folgende Unterscheidung treffen:

Aktionen

Stammaktionen, welche nicht abgewandelt (konfiguriert) werden können. Ist eine Aktion nicht konfigurierbar, so gibt es keine Möglichkeit, eine Konfiguration zu erstellen. Bei solchen Aktionen handelt es sich für gewöhnlich um Stammaktionen, bei welchen es keinen Sinn machen würde, diese abzuwandeln.

Konfigurationen

Hierbei handelt es sich um Aktionen, welche konfiguriert werden können. Sollte der Bedarf für eine neue Konfiguration eines bestehenden Formulars gegeben sein, so kann diese ohne größeren Aufwand erstellt werden. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn bei bestimmten Gruppen einige Fehlgründe zusätzlich angelegt werden müssen, oder bei anderen Gruppen die Ausgabe der Stamm/Konten-Maske zusätzliche Daten enthalten soll. Hier kann eine neue Konfiguration des Formulars erstellt werden, die nur eine oder einige Gruppen betrifft.

Von jeder konfigurierbaren Aktion können beliebig viele Konfigurationen (d.h. Aktionstyp = "Konfiguration") abgeleitet werden.
In einer konkreten Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird ermöglicht, daß Formulare an die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Benutzer bzw. Benutzergruppen angepasst werden.
Ob eine Aktion konfigurierbar ist, oder nicht erkennt man in der Aktionsmaske: Wenn es den Button "Neue Konfiguration" gibt im Reiter "Einstellungen", so können neue Konfigurationen (Abwandlungen) hinzugefügt werden.

Prozessreferenzen

Nach Erstellung eines Prozesses muss dieser mit einer Aktion verknüpft werden, um in den Menübaum implementiert zu werden. Man erstellt eine neue Aktion, welche als Prozessreferenz für den jeweiligen Prozess gilt (beim Erstellen einer neuen Aktion wird automatisch "Prozessreferenz" als Aktionstyp angegeben).
So kann es beispielsweise für den Prozess Urlaubsantrag eine Prozessreferenz (Aktion) geben, welche ebenfalls Urlaubsantrag heißt. Diese Aktion wird mit dem Prozess verknüpft und gilt auch nur für diesen einen Prozess. Das bedeutet, dass man für jeden Prozess, der erstellt wird, auch eine entsprechende Prozessreferenz (Aktion) anlegen und mit diesem verknüpfen muss, da die Prozesse sonst nicht im Menübaum zugeordnet und angezeigt werden können.

1.3.2.1 Allgemeines zu Aktionen

Aktionen

Konfigurationen

Von jeder konfigurierbaren Aktion können beliebig viele Konfigurationen (d.h. Aktionstyp = "Konfiguration") abgeleitet werden.
In einer konkreten Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird ermöglicht, dass Formulare an die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Benutzer bzw. Benutzergruppen angepasst werden.
Ob eine Aktion konfigurierbar ist, oder nicht erkennt man in der Aktionsmaske: Wenn es den Button "Neue Konfiguration" gibt im Reiter "Einstellungen", so können neue Konfigurationen (Abwandlungen) hinzugefügt werden.

Prozessreferenzen

Nach Erstellung eines Prozesses muss dieser mit einer Aktion verknüpft werden, um in den Menübaum eingepflegt zu werden. Man erstellt eine neue Aktion, welche als Prozessreferenz für den jeweiligen Prozess gilt (beim Erstellen einer neuen Aktion wird automatisch "Prozessreferenz" als Aktionstyp angegeben).
So kann es beispielsweise für den Prozess Urlaubsantrag eine Prozessreferenz (Aktion) geben, welche ebenfalls Urlaubsantrag heißt. Diese Aktion wird mit dem Prozess verknüpft und gilt auch nur für diesen einen Prozess. Das bedeutet, dass man für jeden Prozess, der erstellt wird, auch eine entsprechende Prozessreferenz (Aktion) anlegen und mit diesem verknüpfen muss, da die Prozesse sonst nicht im Menübaum zugeordnet und angezeigt werden können.

In der Übersicht werden alle relevanten Aktions-Infos angezeigt, wie der Aktionstyp, Name, Überschrift, das dazugehörige Bild, die Einsichtserlaubnis sowie ob eine Konfiguration der Aktion möglich ist.

Neue Aktion anlegen

Bei neuen Aktionen kann es sich lediglich um Konfigurationen einer bereits bestehenden Aktion, oder um Prozessreferenzen handeln.
Soll eine neue Konfiguration erstellt werden, so sucht man zunächst die entsprechende Aktion aus, und klickt von dieser aus auf "Neue Konfiguration".
Soll eine Prozessreferenz angelegt werden, welche die Integration einer Prozessdefinition im Menübaum erlaubt, so klickt man auf die Schaltfläche "Neue Aktion".

Abhängig von der oben beschriebenen Vorgangsweise wird als Aktionstyp automatisch Konfiguration bzw. Prozessreferenz vorgegeben
Name
Name der neuen Aktion/Konfiguration
Überschrift
Überschrift für die neue Aktion/Konfiguration

Nach erfolgter Speicherung erhält man eine Bestätigung des Servers, und erhält eine Übersicht über mögliche Einstellungen, Berechtigungen, Dateien, Textmodule.

Berechtigungen

Die Aktion kann über Berechtigungen zugeordnet werden. Um individuelle Zuordnungen zu ermöglichen, kann die Granularität über verschiedene Berechtigungstypen bestimmt werden.

Berechtigung für alle Mandanten
Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird die Berechtigungsüberprüfung beim Aufruf nicht durchgeführt. D.h. jeder Benutzer jedes Mandanten ist berechtigt die Aktion auszuführen.

Einsichtserlaubnis (default)
Bezieht sich auf den oberen Parameter "Berechtigung für alle Mandanten" und definiert die standardmäßige Einsichtserlaubnis (siehe Beschreibung der Einsichtserlaubnis weiter unten)
Typ
Mit einer Aktionsberechtigung wird grundsätzlich bestimmt, wer eine Aktion aufrufen kann. Folgende Berechtigungstypen können selektiert werden:

Mandantenberechtigung
Mit der Mandantenberechtigung wird die Ausführung div. Aktionen für alle Mitarbeiter des Mandanten ermöglicht. Das ist besonders sinnvoll bei Aktionen, wie Buchen, Monatsjournal, Einstellungen oder Passwort ändern.
Gruppenberechtigung
Mit der Gruppenberechtigung wird die Ausführung von diversen Aktionen für eine bestimmte Gruppe (Abteilung) ermöglicht. Alle Personen, welche sich in der gewählten Gruppe befinden, sind berechtigt, die Aktion auszuführen.

Berechtigung an Untergruppen vererben? Wird der Parameter auf JA gestellt, so können auch die untergeordneten Einheiten eingesehen werden. Ist der Parameter auf NEIN gestellt, so kann lediglich die eigene Orgeinheit eingesehen werden

Personenberechtigung
Die Personenberechtigung ermöglicht, dass nur eine bestimmte Person die Einsichtserlaubnis für bestimmte Aktionen bekommt.
Rollenberechtigung
Die Rollenberechtigung erlaubt die Ausführung div. Aktionen nur für bestimmte Rollen (Teamleiter, Vorgesetzter, ...). Mit dieser Berechtigung wird den Rolleninhabern ermöglicht, z.B. Einsicht in Management-Listen zu bekommen.

Ausführender
Je nach Berechtigungstyp wird hier der Mandant, eine Gruppe oder eine Person selektiert.
Negativ
Dieser Parameter dient zum Ausschluss von einer Berechtigung. Ist er auf JA gestellt, so darf die gewählte Gruppe/Rolle/Person bzw. der Mandant die Aktion nicht einsehen
Berechtigungen an Untergruppen vererben?
Dieser Parameter wird nur bei der Auswahl einer "Gruppenberechtigung" angeboten; wird der Parameter auf JA gestellt, so können alle Untergruppen auf diese Aktion zugreifen
Einsichtserlaubnis
Mit der Einsichtserlaubnis wird das Kompetenzziel definiert, d.h. es wird bestimmt, wer bei der Ausführung einer Aktion eingesehen werden darf.
Selektion der Einsichtserlaubnis für:

eigene Person
Die Einsichtserlaubnis gilt nur für die eigene Person, d.h. bei Auswertungen oder Listen werden nur die eigenen Daten angezeigt, bzw. man darf Anträge nur für sich selbst stellen
Orgeinheit
Es darf nur die eigene Abteilung (Team, Gruppe,...) eingesehen werden.
Orgeinheit + untergeordnete
Die Einsichtserlaubnis gilt für die eigene Abteilung und ihr untergeordnete Abteilungen (Gruppen, ...), d.h. alle Gruppen, die hierarchisch darunter liegen.
eigener Mandant
Die Einsichtserlaubnis erstreckt sich auf alle Personen des eigenen Mandanten, d.h. es werden auch alle Mitarbeiter angezeigt
alle Mandanten
Die Einsichtserlaubnis erstreckt sich auf alle Personen aller Mandanten.
Rollenkompetenz
Hier wird die Einsichtserlaubnis gemäß der Rollenkompetenz vergeben, welche bei der Rolle bereits definiert wurde (Kompetenzziel Person > es darf nur eine bestimmte Person eingesehen werden, Kompetenzziel Gruppe > Einsichtserlaubnis für eine bestimmte Gruppe, Kompetenzziel Alle > Einsicht auf alle Mitarbeiter im Unternehmen).
Einsichtserlaubnis speziell
hier kann als Kompetenzziel eine oder mehrere Gruppe(n) bzw. eine (mehrere) Person(en) selektiert werden. Dies erlaubt eine Abfrage von mehreren Personen, auch aus unterschiedlichen Abteilungen, bzw. eine Abfrage von einzelnen Gruppen, ohne eine komplette Einsicht erlauben zu müssen.

Einsicht auf Untergruppen
Bei JA wird die Einsicht auf Untergruppen erlaubt.
Gültig von-bis
Aktionsberechtigungen können auch für einen begrenzten Zeitraum vergeben werden. Werden diese beiden Felder bei der Zuweisung nicht explizit gesetzt, wird "Gültig von" auf das heutige Datum und "Gültig bis" auf unendlich (bzw. 1.1.3000) gesetzt.

Bei mehreren Einsichtserlaubnissen werden diese summiert > z.B. bei Einsichtserlaubnis Orgeinheit UND zusätzlich Einsichtserlaubnis gem. Rollenkompetenz (bspw. für Gruppe A1) haben die Rolleninhaber Einsicht auf beides: Orgeinheit UND GruppeA1.

Sind mehrere Berechtigungen vorhanden, so werden diese nach Datum sortiert angezeigt.

Berechtigungszugriff

Wird eine Aktion mit mehreren Konfigurationen in den Menübaum implementiert, so erfolgt der Zugriff auf diese Aktion, bzw. ihre Konfigurationen in einer bestimmten Reihenfolge: das System überprüft zuerst, ob die Berechtigung einer Person zugeordnet ist, falls nicht wird nach einer Gruppenberechtigung gesucht. Besteht keine Gruppenberechtigung, so wird nach einer Rollenberechtigung gesucht, und anschließend nach der Mandantenberechtigung.

Das wirkt sich so aus, dass eine persönliche Berechtigung (für eine Person) stärker zieht als eine Gruppen / Rollen oder Mandantenberechtigung.
Ist eine Personenberechtigung vergeben, so wird auf die Aktion, bzw. Konfiguration zugegriffen, auf welche die Berechtigung besteht.

Genauere Informationen zum Thema Berechtigungen finden Sie im Menüpunkt Anwendungsbeispiele Admin > Berechtigungsarten bzw. in den Praktischen Beispielen.

Parameter

Diese Parameter sind für die Entwicklung vonWebdesk relevant, können bei der täglichen Arbeit mit Webdesk EWP jedoch ignoriert werden.

Dateien

Ist beispielsweise die zu bearbeitende Aktion vom Typ "Konfiguration", so können der Aktion mehrere Dateien zugeordnet sein. Bei jedem Speichern wird die Datei in einer neuen Version in der Datenbank persistiert. Beim Anlegen einer neuen Aktion ist dieser Reiter leer.

Textmodule

Zeigt alle vorhandenen Textmodule an. Hier erfolgt die Anlage neuer Textmodule (Textbausteine), bzw. von Übersetzungen; bei Bedarf kann man von hier aus direkt ein Textmodul bearbeiten, indem man auf die Schaltfläche "Bearbeiten" klickt.
Bei den Übersetzungen empfiehlt es sich, den Textbaustein durch einen technischen Key austauschen: z.B. Datum > wird zu "Kontenauswertung_Datum01". Anschließend wird bei der entsprechenden Sprache die gewünschte Übersetzung eingegeben. So verfährt man mit jedem Textbaustein einer jeder Aktion/Konfiguration, bis alle übersetzt sind. Auch hierbei ist es wichtig, den Flag "Änderung bei Versionswechsel" nicht angehakt zu lassen, da die Textbausteine sonst wieder auf den Standardwert gesetzt werden.

Hilfetexte

In diesem Reiter können Sie zu der Aktion passende Hilfetexte eintragen. Dieser Hilfetext erscheint dann beim User in der Kopfleiste.
Sie können hier auch URL Adressen zu externen Systemen angeben (Dokumente hinterlegen).
Für jede angelegte Sprache wird ein eigenes Hilfetextfeld angelegt.

Aktion suchen

Um eine bestimmte Aktion zu finden kann man in der Übersicht blättern, bis die gesuchte Aktion aufscheint, oder eine bestimmte Aktion mit Hilfe der Suchfunktion finden.

Mit Hilfe der Suchfunktion kann man mit Hilfe verschiedener Parameter nach einer Aktion suchen.

Suche nach Aktionstyp
Die Suche nach einem Aktionstyp kann unter folgenden Kriterien durchgeführt werden: Aktion, Konfiguration, Prozessreferenz.
Suche nach Namen
Suche einer bestimmten Aktion nach ihrem Namen (Bsp. Wf_getMyToDos).
Suche nach Beschreibung
Suchkriterium ist eine Beschreibung der Aktion (Bsp. Formular um Feiertage zu verwalten).
Suche nach Aktionsordner
Bei der Suche nach Aktionsordner stehen die installierten Module des Webdesk zur Verfügung.

Überprüfung von zugeordneten Berechtigungen bei bestimmten Aktionen

Möchte man überprüfen, wer bei einer bestimmten Aktion/Konfiguration/Prozessreferenz eine Berechtigung hat, so geht dies entweder über die Aktion selbst, oder über den Menübaum.

Berechtigungs-Überprüfung über den Menübaum

Dies ist der schnellste Weg, um zu überprüfen, wer eine Berechtigung für eine bestimmte Aktion / Konfiguration oder Prozessreferenz hat.
Hier wird der Menüpunkt "Menü & Aktionen" angeklickt > Menüwartung

Anschließend im Menübaum die gewünschte Aktion anklicken
Auf der rechten Seite erscheint eine Übersicht über die Berechtigungen:

Berechtigungs-Überprüfung über die Aktion

Die Überprüfung der Berechtigungen kann auch direkt über die Aktion oder Konfiguration (oder Prozessreferenz erfolgen).
Hierzu klickt man im menüpunkt Menü & Aktionen > Aktionen

Suche nach der gewünschten Aktion > Anklicken
Reiter Berechtigungen

Integration der Aktion im Menübaum

Um eine neue Aktion / Konfiguration im Menübaum einpflegen zu können kann entweder ein neuer Ordner (z.B. Auswertungen, Info, etc.) angelegt werden, in welchen die Aktion oder Konfiguration reinkommt, oder man wählt einen bereits bestehenden Ordner.

Um die Aktion / Konfiguration zu integrieren, wählt man den entsprechenden Ordner im Menübaum aus, klickt mit der rechten Maustaste, und wählt > Aktionslink hinzufügen.

In der Auswahl-Maske wird nach der gewünschten Aktion / Konfiguration gesucht
Es können beliebig viele Aktionen / Konfigurationen durch Anklicken gewählt werden.
In den Suchfeldern "Aktionstyp", "Name", "Überschrift" oder "Beschreibung" können Sie nach den gewünschten Einträgen suchen.
Durch einmaliges Anklicken wird die Aktion / Konfiguration in den Menübaum integriert.

Klicken Sie mehrmals auf dieselbe Aktion, so wird diese auch mehrmals in den Menübaum übernommen.

Anschließend muss die Auswahlliste geschlossen werden (anklicken des Schließen-Buttons in der rechten oberen Ecke) und der Menü-Cache geleert werden.

Externe Links im Webdesk

Mit der Aktion "po_openExternalWebPage" kann eine externe Webpage (Link) im Webdesk hinzugefügt werden, welche dann beim anklicken in einem neuen Fenster aufgemacht werden kann. Dies erfolgt über einen IFrame. Innerhalb der Aktion können unterschiedliche Konfigurationen für unterschiedliche Links angelegt werden.

Aktion löschen

Um eine Aktion zu löschen sucht man die betreffende Aktion aus der Detailansicht aus (anklicken). In der Titelleiste befindet sich die Schaltfläche "Löschen" -diese anklicken.

Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup, mit der Frage, ob man die Aktion tatsächlich löschen möchte. Durch Anklicken des OK-Buttons wird die Aktion aus dem Verzeichnis gelöscht.

1.3.2.2 Allgemeines zu Konfigurationen

Ob eine Aktion konfigurierbar ist, oder nicht erkennt man in der Aktionsmaske: Wenn es den Button "Neue Konfiguration" gibt im Reiter "Einstellungen", so können neue Konfigurationen (Abwandlungen der Aktion) hinzugefügt werden.

Von jeder konfigurierbaren Aktion (d.h. Aktionstyp = "Konfiguration") können beliebig viele Konfigurationen abgeleitet werden. In einer konkreten Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird ermöglicht, dass Formulare an die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Benutzer bzw. Benutzergruppen angepasst werden.

Im Reiter Konfigurationen sind alle bisher zu dieser Aktion erstellen Konfigurationen aufgelistet und können direkt aufgerufen werden.

Bei den Konfigurationen der Management-Listen wird die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten-Liste automatisch ausgegeben, bedarf also keiner Parametrierung seitens des Administrators.

Bei den Spaltenüberschriften (Spaltennamen z.B. bei diversen Listen oder Filtern) ist darauf zu achten, dass die Überschrift möglichst kurz gehalten wird, da sonst die Spaltennamen ineinander geschrieben werden, und somit nicht mehr lesbar sind. Es wird empfohlen, bei längeren Überschriften abzukürzen (.) bzw. mit Leerzeichen zu trennen (Umbruchmöglichkeit).

Kontextmenü in einer Aktion / Konfiguration

In der Konfigurationsansicht der jeweiligen Aktion kann das Kontextmenü hinterlegt werden:

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Element
Auswahl für die Positionierung des Kontextmenüs:
Tabellenzelle > Kontextmenü wird für eine Zelle generiert (sinnvoll im Kalender > Zelle = Tag)
Tabellenzeile > Kontextmenü wird für die angeklickte Zeile generiert (sinnvoll im Journal > Zeile = Tag)
Tabelle > Kontextmenü wird für die gesamte Tabelle generiert
Aktion
Auswahl jener Aktion, die angezeigt werden soll, z.B. Fehlzeitantrag, Zeitkorrektur, etc.
URL Query
Übergibt Informationen an die über das Kontextmenü aufgerufene Aktion, z.B. das Datum;
Die URL Query kann entweder direkt eingegeben werden, oder mit Hilfe der bereitgestellten Kontextparameter (Anklicken des Symbols mit 3 Punkten), mit denen man ein URL Muster auswählen kann:

Mit Hinzufügen können weitere Kontextparameter hinzugefügt werden
Mit Übernehmen werden die ausgewählten bzw. eingegebenen Kontextparameter übernommen
Position
Reihung kann mit Hilfe der Pfeiltasten vorgenommen werden
Hinzufügen / Löschen
Um neue Kontextparameter hinzuzufügen klickt man auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um den Link zu löschen wird die "Löschen" Schaltfläche angeklickt

Das Ergebnis kann beim User (Ansicht Monatsjournal) folgendermaßen aussehen:

Beispiel in einer Workflow-Liste:
Die zwei Pfeile nach unten symbolisieren, dass ein Kontextmenü vorhanden ist. Per Mausklick (rechte Maustaste) kann die hinterlegte Aktion ausgeführt werden, wobei die Aktion auch in einem neuen Fenster gestartet werden kann (Symbol auf der rechten Seite).

Click to enlarge

Fehlgründe

Bestimmte Fehlgründe nicht anzeigen

Es besteht die Möglichkeit bestimmte Fehlgründe im Kalender zu verbergen. Durch Hinzufügen eines Fehlgrundes in der Liste wird dieser im Kalender nicht angezeigt. Das Fehlgrundkürzel wird in der Kalenderansicht nicht angezeigt.

Fehlgründe für bestimmte Gruppen anonymisieren

In manchen Fällen ist es sinnvoll, den tatsächlichen Fehlgrund nicht in Kalenderansichten anzuzeigen (z.B. Pflegeurlaub Kind, Krank, Kur...). Aus diesem Grund können Fehlgründe in den Webdesk- Kalenderansichten anonymisiert werden. Folgende Voraussetzung muss gegeben sein:

der anonymisierte Fehlgrund muss in der 6020 angelegt werden
danach muss der Job getAbsenceTextModules gestartet werden
falls der Fehlgrund auch in anderen Sprachen verfügbar sein soll, müssen hierfür auch die Übersetzungen erstellt werden

Fehlgründe
Fehlgründe, welche nicht im Anwesenheitstableau aufscheinen sollen (Eingabe der Fehlgrundnummern aus der Zeitwirtschaft)
Gruppen
Eingabe des Gruppenkürzels für jene Gruppen, bei welchen den Fehlgrund "überblendet" werden soll (die Eingabe mehrerer Gruppen erfolgt mittels Beistrich, ohne Abstand) Auch Wildcards (*) können zur Parametrierung verwendet werden (KOST* anonymisiert die Fehlgründe für alle Gruppen die mit 'KOST' beginnen)
Anonymisierter Fehlgrund
Hier wird ein neutraler Fehlgrund eingegeben (Definierte Fehlgrundnummern aus der Zeitwirtschaft)
Reihung hinauf/hinunter
Mit Hilfe der Pfeiltasten kann die Reihung der zu anonymisierenden Fehlgründe verändert werden
Löschen
Durch Anklicken der Check-Box und anschließend der Schaltfläche Löschen wird der Fehlgrund gelöscht. Anschließend Speichern.
Hinzufügen
Durch Anklicken der Schaltfläche können weitere Fehlgründe hinzugefügt werden.

Soll nun auch die Fehlgrunddetailansicht für diese Gruppen generell unterbunden werden ( um z.B. Details zu einem Krankenstand nicht anzuzeigen) muss der Parameter "Detailansicht für bestimmte Gruppen unterbinden" konfiguriert werden.

Detailansicht für bestimmte Gruppen unterbinden

Durch diesen Parameter können Gruppen definiert werden, wo in die keine Detailansicht möglich sein sollte. Wenn z.B. die Gruppe Geschäftsführung hier angegeben ist, dann ist es im Anwesenheitstableau nicht möglich durch Klick auf den Free/Busy Balken, die Termindetailansicht zu öffnen.

Wird der Parameter in einer Kalenderansicht hinterlegt, bekommt man durch Klick auf einen Fehlgrund oder ein Free/Busy Symbol keine Detailansicht zu dem Termin bzw. Fehlgrund.

Einschränkungen in der Abfrage

Nur Personen aus der/n folgenden Gruppen anzeigen (Einschränkung auf bestimmte Personen einer losen Gruppe)

Das Abfrageergebnis einer Managementliste wird auf die hier definierte Gruppe gefiltert, somit enthält das Abfrageergebnis nur Benutzer der hier definierten (losen) Gruppe. Voraussetzung hierfür ist die Definition einer losen Gruppe (z.B.: lose Gruppe "Lehrlinge" > Abfrageergebnis zeigt nur mehr Lehrlinge der selektierten Gruppen)

Beispiel:
Wird bei diesem Parameter die Gruppe Pauschalisten eingegeben, und der Vorgesetzte hat die Einsichtserlaubnis für die Gruppe01, so bekommt der Vorgesetzte bei Abfrage der Liste alle Personen der Gruppe01 angezeigt, die auch Pauschalisten sind.

Vorsicht: Dieser Parameter ist nur dann sinnvoll, wenn die Abfrage auf eine lose Gruppe eingeschränkt wird! (Einschränkungen auf hierarchische Gruppen bewirken, dass nur mehr diese Gruppen angezeigt werden, auch wenn davon unterschiedliche Gruppen ausgewählt wurden)

Einschränkung des Selektionsbaumes (Organigramm):

Maximale Anzahl an Gruppen, die abgefragt werden dürfen
Maximale Anzahl an Personen, die abgefragt werden dürfen

Werden mehr Gruppen oder Personen abgefragt, als in der max. Anzahl, so erscheint ein System-Hinweis, dass die Selektion diesbezüglich angepasst werden soll.

Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigen
Mit diesem Parameter können Organisationsstrukturen (z.B. Lose Gruppen) oder einzelne Gruppen im Auswahlorganigramm unabhängig von der tatsächlichen Aktionsberechtigung nicht angezeigt werden.

Klickt man auf das erste Symbol > können Orgstrukturen hinzugefügt werden > Orgstruktur aus Auswahl selektieren
Möchte man eine neue Gruppe hinzufügen > zweites Symbol anklicken > Gruppe aus Auswahl selektieren
Möchte man eine bestehende (ausgeblendete) Gruppe wieder entfernen > Löschen-Checkbox aktivieren, anschließend auf die Löschen-Schaltfläche unten klicken.

Standardmäßig werden im Auswahlorganigramm bei Mandantenberechtigungen die dazugehörigen lose Gruppen angezeigt. Will man diese nicht anzeigen, so kann mit dem Parameter "Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigen" dies unterbunden werden.

Abfragelimitierung mit Datum

Anzahl der angezeigten Einträge
Definiert Anzahl der angezeigten Monate in der Monatsselektion. Dieser Parameter beschränkt nicht die Anzahl der abfragbaren Monate.
Offset (wie viele Einträge sollen in der Vergangenheit liegen)
Definiert Anzahl der Einträge, die in der Monatsselektion in der Vergangenheit liegen sollen

Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Einträge 12 definiert, und bei Offset 6, so werden die Einträge der Monatsselektion 6 Monate in die Vergangenheit und 6 Monate in die Zukunft angezeigt.

Fixes Datum
Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B. 01.01.2006-01.01.2020). Abfragen können nur innerhalb dieser Zeitspanne getätigt werden. Es erfolgt ein Systemhinweis, wenn die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes gemacht wird.
Wird kein fixes Datum definiert, so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:

frühestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
frühestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12
spätestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
spätestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12

Ausgabeformate

Mit diesen Parametern wird bestimmt, welche Ausgabeformate dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden:

Ausgabeformate:
Drucken, PDF, XLS - die Auswahl erfolgt durch Anklicken der Check-Box

Seitenlayout: Selektion des Ausgabeformats in Quer- oder Hochformat (nur für pdf)

Neue Konfiguration anlegen

Bei Konfigurationen handelt es sich um Aktionen, welche konfiguriert werden können. Von jeder konfigurierbaren Aktion können beliebig viele Konfigurationen (d.h. Aktionstyp = "Konfiguration") abgeleitet werden.

In einer konkreten Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird ermöglicht, dass Formulare an die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Benutzer bzw. Benutzergruppen angepasst werden.
Ob eine Aktion konfigurierbar ist, oder nicht erkennt man in der Aktionsmaske: Wenn es den Button "Neue Konfiguration" gibt im Reiter "Einstellungen", so können neue Konfigurationen (Abwandlungen) hinzugefügt werden.

Soll eine neue Konfiguration erstellt werden, so sucht man zunächst die entsprechende Aktion aus, und klickt von dieser aus auf "Neue Konfiguration".
Da die Parameter in den Konfigurationen von der jeweiligen Aktion abhängig sind (Buchen, Journal, Auswertungslisten...), werden diese bei den einzelnen Konfigurationen beschrieben.

Übersetzen von Konfigurationen

Um vorhandene Konfigurationen in eine andere Sprache zu übersetzen:

Menüpunkt Aktionen > Suche nach Aktionstyp "Konfigurationen"
Übersicht über alle vorhandenen Konfigurationen > gewünschte Konfiguration selektieren

Konfigurationsdetails bearbeiten anklicken
Spalte Überschrift
Textbaustein durch techn. Key austauschen (siehe unten) > Text kopieren (markieren > Strg c)

z.B. Datum > wird zu "Aktionsname"_Datum01
Speichern & Schließen > so gelangt man wieder zu der Konfiguration

im Reiter Textmodule in der Spalte Neues Textmodul einfügen (Strg v)
In der Spalte Übersetzung kann sogleich die gewünschte Übersetzung eingefügt werden
Speichern
auf die gleiche Weise mit restlichen Textbausteinen in der Konfiguration verfahren
Speichern und Schließen

Im ersten Schritt müssen in der zu übersetzenden Konfiguration, die Überschriften bzw. Elemente, welche durch einen Textbaustein ersetzt werden sollen, durch einen technischen Key ersetzt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Namenskonvention eingehalten wird: <Name der Konfiguration>_<Nummer des Textbausteins> z.B.: kurzjournal_journal01

Achtung: bei Konfigurationen für Statistiken sollte die Übersetzung nicht mehr als 20 Zeichen enthalten.

Bei den neu angelegten Textbausteinen sollte die Checkbox "Änderung bei Versionswechsel" deaktiviert sein, da sonst die manuellen Änderungen beim nächsten Update mit den Standardwerten überschrieben werden.

Auf die gleiche Weise können auch alle anderen Konfigurationen bearbeitet werden.

Sind die Textbausteine für die Konfigurationen kopiert und übersetzt:

Menüpunkt Setup > Erw. Funktionen > "Aktualisiere Übersetzungsfiles" sowie "Erstellung von primären Textmodulen für alle Aktionen"
Damit werden alle Änderungen übernommen, und scheinen beim User auf.

Hier kann, wie bei der Anonymisierung der Fehlgründe, die Eingabe auch mit Wildcards parametriert werden (KOST* unterbindet Anzeige der Fehlgründe für alle Gruppen die mit 'KOST' beginnen)

1.3.3 Menübaum

Die Menüstruktur dient dazu, einem Benutzer ein Set an Menüleisten und dazu gehörigen Menüpunkten zur Verfügung zu stellen.

Bei der Erstparametrierung (Neuanlage eines Mandanten) besteht der Menübaum zunächst nur aus dem Menüpunkt "Logout". Es müssen nun alle gewünschten Menüpunkte, welche bestimmten Aktionen, Konfigurationen, Prozessreferenzen entsprechen, erst zugeordnet werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Kontextmenüs, in welchem alle vorhandenen Aktionen aufgelistet sind. Damit der Menübaum dann in der Form bestehen bleibt muss er auch unbedingt abgespeichert werden, da sonst alle Einträge verloren gehen.

Im Menübaum können alle möglichen Aktionen und Prozessreferenzen abgebildet sein, jedoch werden beim User nur jene Menüpunkte angzeigt, für welche er die Aktionsberechtigung inne hat. Es können ebenso mehrere Konfigurationen einer Aktion vorhanden sein, angezeigt werden bei Benutzer lediglich jene, für welche er die Aktionsberechtigung erhalten hat.

Zwecks einer übersichtlichen Aufteilung können die einzelnen Menüpunkte (Aktionen/Konfigurationen/Prozessreferenzen) in eigenen Foldern zusammengefasst sein. Die Reihung dieser Folder, sowie aller Menüpunkte kann beliebig geändert werden (Verschiebung hinauf, hinunter, an den Beginn, ans Ende).

Bestehen mehrere Mandanten, so hat jeder Mandant einen eigenen Menübaum. Sollen diese Menübäume ähnlich aufgebaut sein, so kann ein bereits angelegter Menübaum als Grundlage für alle anderen Mandanten gespeichert und dann bei Bedarf angepasst werden.

Menübaumvorlagen >> ToDo

1.3.4 Internationalisierung

Die Sprachverwaltung (Internationalisierung) erlaubt eine mehrsprachige Webdesk-Gestaltung. Für die Bedürfnisse von internationalen Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten kann der Webdesk in beliebig vielen Sprachen eingesetzt werden.

Die Übersetzungen der Textbausteine, aus welchen die jeweiligen Sprachen bestehen, erfolgt durch den Systemadministrator bzw. durch einen Übersetzer direkt in der Applikation. Um nicht ein und dasselbe Wort in vielen Formularen mehrmals übersetzen zu müssen, wurde das Prinzip der Vererbung eingeführt. Dadurch kann ein Textbaustein die Übersetzung eines anderen Textbausteins „erben“.
Beispiel: Die deutsche Übersetzung für Client ist mit „Mandant“ voreingestellt. Möchte man diese in allen Formularen auf „Klient“ ändern wäre es nötig, in jeder Aktion die das Wort „Mandant“ enthält, den Textbaustein getrennt zu bearbeiten. Da aber die Textbausteine für „Mandant“ vererbt werden, muss man die Änderung nur einmal im übergeordneten Textbaustein vornehmen.
Sollen die Übersetzungen in den einzelnen Formularen oder Ansichten jedoch unterschiedlich sein, so wird die Übersetzung benutzerdefiniert angelegt, der Textbaustein erhält jedes mal eine andere (vom Benutzer definierte) Übersetzung.

Wurde der Webdesk mehrsprachig angelegt, so hat der Benutzer die Möglichkeit, die gewünschte Sprache entweder über die Browsereinstellungen zu wählen, oder über die "Persönlichen Einstellungen" zu bestimmen.

1.3.4.1 Sprachen

Die Sprachverwaltung (Internationalisierung) erlaubt eine mehrsprachige Webdesk-Gestaltung. Für die Bedürfnisse von internationalen Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten kann der Webdesk in beliebig vielen Sprachen eingesetzt werden.

Mit dem Parameter "Grundeinstellung" wird die Hauptsprache für den gesamten Webdesk festgelegt. Es kann immer nur eine Sprache als Grundsprache ausgewählt werden. Der Parameter muss also zwingend nur ein mal gesetzt werden.
Alle weiteren Sprachen können entweder über die Browsereinstellungen oder über die "Persönlichen Einstellungen" vom Benutzer direkt gewählt werden.

Die Übersetzungen der Textbausteine, aus welchen die jeweiligen Sprachen bestehen, erfolgt durch den Systemadministrator bzw. durch einen Übersetzer direkt in der Applikation. Um nicht ein und dasselbe Wort in vielen Formularen mehrmals übersetzen zu müssen, wurde das Prinzip der Vererbung eingeführt. Dadurch kann ein Textbaustein die Übersetzung eines anderen Textbausteins „erben“.
Beispiel: Die deutsche Übersetzung für Client ist mit „Mandant“ voreingestellt. Möchte man diese in allen Formularen auf „Klient“ ändern wäre es nötig, in jeder Aktion die das Wort „Mandant“ enthält, den Textbaustein getrennt zu bearbeiten. Da aber die Textbausteine für „Mandant“ vererbt werden, muss man die Änderung nur einmal im übergeordneten Textbaustein vornehmen.
Sollen die Übersetzungen in den einzelnen Formularen oder Ansichten jedoch unterschiedlich sein, so wird die Übersetzung benutzerdefiniert angelegt, der Textbaustein erhält jedes mal eine andere (vom Benutzer definierte) Übersetzung.

Wurde der Webdesk mehrsprachig angelegt, so hat der Benutzer die Möglichkeit, die gewünschte Sprache entweder über die Browsereinstellungen zu wählen, oder über die "Persönlichen Einstellungen" zu bestimmen.

1.3.4.2 Textbausteine

Webdesk EWP ist vollständig mehrsprachig und kann durch den Administrator eigenständig parametriert und gewartet werden.
Um dies zu ermöglichen wurden sogenannte Textbausteine eingebaut. Jeder Textbaustein wird charakterisiert durch einen Schlüssel und einen Wert (bzw. Übersetzung). Weiters wird jeder Textbaustein einer Aktion und einer Sprache zugeordnet.

Um die Wartung der Textbausteine zu erleichtern wurde folgende Namenskonvention für eine Schlüssel festgelegt: <modul>_<Aktionsname>.<Aktionstyp>_text

Beispiel: dem Wort „Name“ in der Überschriftszeile der List liegt das Textmodul mit dem Schlüssel po_showTextModules.act_name
Abhängig von der gewählten Sprache im Browser des Benutzers wird die richtige Übersetzung angezeigt:

Schlüssel

Sprache

Übersetzung

po_showTextModules.act_lngcode

Deutsch

Englisch

Sprachcode

Languagecode

Weiters gibt es auch Textbausteine, die keiner Aktion zugeordnet sind. Diese beinhalten meist Übersetzungen, die für ein ganzes Modul gültig sind und sich nie oder nur selten ändern. Bei diesen Textbausteinen (z.B. Übersetzungen für „Mandant“, „Gruppe“ oder „gültig Von“) gilt das Prinzip der Vererbung. Dieses wurde eingeführt, um nicht ein und dasselbe Wort in vielen Formularen mehrmals übersetzen zu müssen. Dadurch kann ein Textbaustein die Übersetzung eines anderen Textbausteins „erben“.

Beispiel: Die deutsche Übersetzung für Client ist mit „Mandant“ voreingestellt. Möchte man diese in allen Formularen auf „Klient“ ändern wäre es nötig, in jeder Aktion die das Wort „Mandant“ enthält, den Textbaustein getrennt zu bearbeiten. Da aber die Textbausteine für „Mandant“ vererbt werden, muss man die Änderung nur einmal im übergeordneten Textbaustein vornehmen.

Die folgenden 2 Parameter beeinflussen die Übersetzungen:

Benutzerdefiniert
Der Textbaustein wird nicht vererbt; für jeden Textbaustein liegt eine eigene Übersetzung vor.
Vererbt
Der Textbaustein wird von einem übergeordnetem Textbaustein vererbt.
Die vererbten Textbausteine können in bestimmten übergeordneten Aktionen hinterlegt werden. Textbausteine aus "allgemein" sind keiner bestimmten Aktion zugeordnet und sind im ganzen Modul gültig.

1.3.5 Praktische Beispiele Layout

1.3.5.1 Menübaum

Die Menüstruktur dient dazu, einem Benutzer ein Set an Menüleisten und dazu gehörigen Menüpunkten zur Verfügung zu stellen.

Bei der Erstparametrierung (Neuanlage eines Mandanten) besteht der Menübaum zunächst nur aus den Menüpunkten "Neuer Mandant" und "Logout". Hier müssen alle gewünschten Menüpunkte, welche bestimmten Aktionen, Konfigurationen, Prozessreferenzen entsprechen, erst zugeordnet werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Kontextmenüs, in welchem alle vorhandenen Aktionen aufgelistet sind. Damit der Menübaum dann in der Form bestehen bleibt muss er auch unbedingt abgespeichert werden, da sonst alle Einträge verloren gehen.

Im Menübaum können alle möglichen Aktionen und Prozessreferenzen abgebildet sein, jedoch werden beim User nur jene Menüpunkte angezeigt, für welche er die Aktionsberechtigung inne hat. Es können ebenso mehrere Konfigurationen einer Aktion vorhanden sein, angezeigt werden bei Benutzer lediglich jene, für welche er die Aktionsberechtigung erhalten hat.

Zwecks einer übersichtlichen Aufteilung können die einzelnen Menüpunkte (Aktionen/Konfigurationen/Prozessreferenzen) in eigenen Foldern (Ordnern)zusammengefasst sein. Die Reihung dieser Ordner, sowie aller Menüpunkte kann beliebig geändert werden (Verschiebung hinauf, hinunter, an den Beginn, ans Ende).

Bestehen mehrere Mandanten, so hat jeder Mandant einen eigenen Menübaum. Sollen diese Menübäume ähnlich aufgebaut sein, so kann ein bereits angelegter Menübaum als Grundlage für alle anderen Mandanten gespeichert und dann bei Bedarf angepasst werden. Weiters können Menübaumvorlagen angelegt werden, welche bei weiteren Neuanlagen zusätzliche Parametrierungen ersparen.

Menübaum anlegen

Nachdem ein neuer Mandant im Mandantenformular angelegt wurde, erscheint dieser in der Auswahlliste:
Menübaum von Mandant: XY;

Zu diesem können sie nun die gewünschten Menüeinträge hinzufügen. Es empfiehlt sich, zuerst eine grobe Einteilung zu erstellen, indem als erstes die Ordnerstruktur festgelegt wird und anschließend die dazugehörigen Aktionen hinzugefügt werden.

Alle Menüaktionen (Ordner hinzufügen, Aktionen ändern, etc) können über die Schaltflächen in der Titelleiste aufgerufen werden. Alternativ können sie aber auch das Kontextmenü benutzen. Klicken sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Eintrag und wählen sie eine Aktion.

Änderungen im Menübaum werden sofort gespeichert. Für den Webdesk-Benutzer sind Änderungen jedoch erst nach dem Leeren des Menü-Caches sichtbar.

Ordner - Aktionen

Ordner erzeugen

Um einen neuen Ordner zu erzeugen klickt man auf den gewünschten bestehenden Ordner an welchen der neue Ordner "angehängt" werden soll. Weiters klicken sie die Schaltfläche Ordner Aktionen > Ordner erzeugen. Es erscheint eine Eingabemaske mit einer Auflistung der bestehenden Sprachen im Webdesk. Geben sie hier eine Übersetzung zu jeder Sprache an.

Die gleiche Vorgehensweise ist auch möglich, indem man den entsprechenden Menüpunkt mit der rechten Maustaste anklickt. Es erscheint die gleiche Übersicht über alle möglichen Aktionen, wie sie auch in der Titelleiste zu sehen ist.

Durch Klick auf Hinzufügen schließen sie die Aktion ab, oder beenden sie ohne Änderung durch Klick auf das - Icon klickt.

Ordnername ändern

Um einen Ordnernamen zu ändern wählt man den entsprechenden Ordner aus, klickt dann auf die Schaltfläche Ordner Aktionen, wählt den Punkt Ordnername ändern aus.
Im Textfeld wird der neue Name eingegeben, danach auf die Schaltfläche Speichern klicken. Möchten Sie die Änderung nicht speichern, klicken Sie einfach auf "abbrechen".

Bearbeiten der Ordnernamen-Übersetzung

Wurden mehrere Sprachen angelegt, so können hier die dazugehörigen Übersetzungen bearbeitet werden. Durch Anklicken der Schaltfläche gelangen Sie direkt in den entsprechenden Textbaustein.

Ordner löschen

Um einen Ordner zu löschen wählt man den entsprechenden Ordner im Menübaum aus, klickt auf die Schaltfläche Ordner Aktionen, wählt den Punkt Ordner löschen aus.

Die gleiche Vorgehensweise ist auch möglich, indem man den entsprechenden Ordner auswählt, dann mit der rechten Maustaste anklickt und die Aktion Ordner löschen auswählt.

Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup mit der Frage, ob der Ordner wirklich gelöscht werden soll.

Durch einen Klick auf das OK-Icon wird der Ordner, inklusive aller Unterordner und Aktionslinks aus der Menü-Übersicht gelöscht.

Aktionen für Menüeinträge

Um einem Ordner eine Aktion hinzuzufügen wählt man den entsprechenden Ordner im Menübaum aus, klickt auf die Schaltfläche Aktionen für Menüeinträge > Aktionslink hinzufügen.

Wählen sie beliebig viele Aktionen durch aktivieren der Checkbox aus und bestätigen sie das Hinzufügen durch Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Wählen sie beliebig viele Aktionen oder Konfigurationen durch Anklicken aus. In den Suchfeldern "Aktionstyp", "Name", "Überschrift" oder "Beschreibung" können Sie nach den gewünschten Einträgen suchen. Durch einmaliges Anklicken wird die Aktion in den Menübaum integriert. Klicken Sie mehrmals auf dieselbe Aktion, so wird diese auch mehrmals in den Menübaum übernommen. Anschließend muss die Auswahlliste geschlossen werden (anklicken des Schließen-Buttons in der rechten oberen Ecke) und der Menü-Cache geleert werden.

Die gleiche Vorgehensweise ist auch über das Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste auf den Ordner) möglich.

Löschen von Aktionslinks

Um eine Aktion zu löschen wählt man den entsprechenden Ordner im Menübaum aus, klickt auf die Schaltfläche Aktionen für Menüeinträge > Aktionslink entfernen.
Die gleiche Vorgehensweise ist auch möglich, indem man den entsprechenden Ordner auswählt, dann mit der rechten Maustaste anklickt und die Aktion Aktionslink entfernen auswählt.

Als Sicherheitscheck erscheint ein Popup mit der Frage, ob die Aktion wirklich gelöscht werden soll. Durch einen Klick auf das OK-Icon wird der Ordner aus der Menü-Übersicht gelöscht.

Aktion bearbeiten

Um eine bestimmte Aktion in der Menüstruktur zu bearbeiten, wählt man die entsprechende Aktion aus, klickt (rechter Mausklick) auf die Schaltfläche Aktion anzeigen/bearbeiten.
Auf diese Weise gelangt man in die Detailansicht der gewählten Aktion, kann diese wie gewünscht bearbeiten.
Zusätzlich kann man direkt in die Konfigurationsdetails springen, mit Hilfe der Schaltfläche Aktion konfigurieren.

Soll eine Aktion/Konfiguration an einer anderen Stelle im Menübaum aufscheinen, so klickt man diese an > rechter Mausklick > Ausschneiden. Anschließend klickt man an die gewünschte Stelle im Menübaum > Einfügen.

Die Reihenfolge der angezeigten Menüeinträge kann mit Hilfe der Pfeiltasten verändert werden:

An den Beginn
Durch Anklicken dieser Aktion wird der entsprechende Ordner, bzw. die entsprechende Aktion an den Beginn verschoben, steht somit an erster Stelle.
Nach oben
Mit Hilfe dieser Aktion wird der entsprechende Ordner, bzw. die entsprechende Aktion um eine Reihe nach oben verschoben.
Nach unten
Mit Hilfe dieser Aktion wird der entsprechende Ordner, bzw. die entsprechende Aktion um eine Reihe nach unten verschoben.
Ans Ende
Durch Anklicken dieser Aktion wird der entsprechende Ordner, bzw. die entsprechende Aktion an das Ende gereiht, steht somit an letzter Stelle.

Menübaumvorlage hinzufügen

Bei mehreren Mandanten besteht die Möglichkeit Menübaumvorlagen anzulegen (Folder mit entsprechenden Aktionen), welche allgemein pro Mandant verwendet werden können. Diese Parametrierungs-Möglichkeit ermöglicht eine einmalige Anlage einer Vorlage, welche mehrmals verwendet werden kann.

Anzeige von Aktionsberechtigungen

Durch Anklicken eines Menüpunktes werden die dazugehörigen Berechtigungen angezeigt. So ist auf den ersten Blick erkennbar, wer die Berechtigung für die jeweilige Aktion inne hat.

1.3.5.2 Internationalisierung

Anlegen einer neuen Sprache

Um eine neue Sprache anzulegen befüllen Sie lediglich die beiden Felder "Neuer Name" (z.B. Englisch) und "Neuer Code" (2stelliger Sprachcode, z.B. en).
Nach dem Bestätigen mit den Button "Speichern" wird die neue Sprache und alle dazugehörigen Textbausteine angelegt, d.h. es werden alle Textbausteine der eingestellten Hauptsprache kopiert. Die Textbausteine der neuen Sprache sind am Präfix "[en]Textbaustein" zu erkennen.

Achtung: Das Anlegen einer neuen Sprache kann, abhängig von der Leistung des Rechners, längere Zeit in Anspruch nehmen! Um Performanceprobleme zu vermeiden sollte diese Aktion nur außerhalb der Hauptarbeitszeit vorgenommen werden.

Wurde beim Setup keine Standardsprache definiert, so wird automatisch die erste erstellte Sprache als Standardsprache übernommen.

Die Spracheinstellung kann entweder über die Browsereinstellungen gewählt werden, oder über die "Persönlichen Einstellungen".

Erstellen von Textbausteinen

Es ist möglich, Textbausteine direkt über das entsprechende Formular (Aktion) anzulegen, und die entsprechenden Übersetzungen gleich mitzuliefern:

Neues Textmodul: es empfiehlt sich, den Textbaustein durch einen techn. Key austauschen

z.B. Datum > wird zu "Buchen_Datum01"

Sprache: mögliche Sprachen, die angelegt wurden
Übersetzung: Übersetzungen für den Textbaustein, z.B. de "Datum", en "Date"

Bearbeiten von Textbausteinen

Um Textbausteine zu bearbeiten klickt man auf die Detailansicht des gewünschten Textbausteins, und kann von dort aus die gewünschten Änderungen vornehmen.

Um nicht ein und dasselbe Wort in vielen Formularen mehrmals übersetzen zu müssen, wurde das Prinzip der Vererbung eingeführt. Dadurch kann ein Textbaustein die Übersetzung eines anderen Textbausteins „erben“.

Änderung des Parameters "Vererbt" oder "Benutzerdefiniert":

Benutzerdefiniert
Der Textbaustein wird nicht vererbt; es liegt eine eigene Übersetzung vor.

Angezeigte Übersetzung: Text für die gewünschte Übersetzung

Vererbt
Der Textbaustein wird von einem übergeordnetem Textbaustein vererbt

Übergeordnete Aktion
Aktion, in welcher sich der übergeordnete Baustein befindet. Textbausteine aus "allgemein" sind keiner bestimmten Aktion zugeordnet und sind im ganzen Modul gültig.
Übergeordnetes Textmodul
Nachdem eine Aktion (oder "allgemein") gewählt wurde kann ein übergeordnetes Textmodul bestimmt werden. In der Anzeige befindet sich zuerst der Schlüssel des Bausteins gefolgt von der Übersetzung in Anführungszeichen.
Übergeordneten Textbaustein bearbeiten
Durch betätigen des Buttons "Übergeordneten Textbaustein bearbeiten" gelangt man zur Eingabemaske des übergeordneten Textmoduls.

Übersetzen von Textbausteinen

Die Übersetzung der Textbaustein kann entweder direkt bei der Neuanlage mitgeliefert werden. Solle bereits bestehende Textbausteine übersetzt werden:

Selektiert des gewünschten Textbausteines (Menüpunkt Einstellungen > Textbausteine)
in der Zeile "Angezeigte Übersetzung" wird die Übersetzung in der gewünschten Sprache eingegeben.
Speichern & Schließen.

Achtung: ist die Checkbox "Änderung bei Versionswechsel" angehakt, wird der eingegebene Name beim nächsten Versionswechsel wieder auf den Standardwert gesetzt. Möchte man dies vermeiden, und die Übersetzung auch nach dem Versionswechsel behalten, so ist diese Checkbox zu deaktivieren.

Anschließend im Menüpunkt Setup > Erw. Funktionen die Schaltfläche "Aktualisiere Übersetzungsfiles" anklicken. Somit werden die geänderten Textbausteine übernommen und erscheinen in der gewünschten Sprach-Version.

TIP: Wenn man im Menüpunkt Textbausteine in die Filterkriterien [["Sprachkürzel"]], z.B. [[en]] , unter MySql installationen nur [en] eingibt, so sieht man alle noch nicht übersetzten Textbausteine, da diese mit dem Wert angelegt werden. Bearbeitet man nun einen Textbaustein und wählt dann "Speichern&Schliessen" so fällt der Textbaustein aus den Filterkriterien. So ist es einfacher die noch unübersetzten Textbausteine abzuarbeiten.

1.3.5.3 Übersetzen von Konfigurationen

Um vorhandene Konfigurationen in eine andere Sprache zu übersetzen:

Menüpunkt Aktionen > Suche nach Aktionstyp "Konfigurationen"
Übersicht über alle vorhandenen Konfigurationen > Übersicht über jene Konfigurationen, die übersetzt werden sollten.

Die gewünschte Konfiguration wird selektiert
Reiter Textmodule

Konfigurationsdetails bearbeiten anklicken
Spalte Überschrift
Textbaustein durch techn. Key austauschen (siehe unten) > Text kopieren (markieren > STRG c)

z.B. Datum > wird zu "Journal_Datum01"
Speichern & Schließen > so gelangt man wieder zu der Konfiguration

im Reiter Textmodule in der Spalte Neues Textmodul einfügen (STRG v)
In der Spalte Übersetzung kann sogleich die gewünschte Übersetzung eingefügt werden
Speichern
auf die gleiche Weise mit restlichen Textbausteinen in der Konfiguration verfahren
Speichern und Schließen
Klickt man auf das Sprachkürzel und wählt die gewünschte Sprache aus (z.B. en) so sieht man eine Auflistung aller bereits vorliegenden Textbausteine; standardmäßig werden die deutschen Textbausteine angezeigt.

Achtung: bei Konfigurationen für Statistiken sollte die Übersetzung nicht mehr als 20 Zeichen enthalten.

Auf die gleiche Weise werden alle anderen Konfigurationen bearbeitet.

Sind die Textbausteine für die Konfigurationen kopiert und übersetzt:

Menüpunkt System > Erw. Funktionen > "Aktualisiere Übersetzungsfiles" sowie "Erstellung von primären Textmodulen für alle Aktionen"
Damit werden alle Änderungen übernommen, und scheinen beim User auf.

1.3.5.4 Aktion Gruppenkalender

Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Felder, bzw. Reiter finden Sie im Menüpunkt "Aktionen".

Konfigurationen des Gruppenkalenders

Um eine bestehende Konfiguration zu ändern klickt man den Reiter Konfigurationen an, wählt die Konfiguration aus (mehrere Konfigurationen möglich). Um Änderungen vorzunehmen klickt man auf die Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten".

Groupware-Termine anzeigen
Ist der Parameter auf Ja gestellt, so werden die Termine aus dem Modul Calendaring angezeigt.

Folgende Fehlgründe nicht anzeigen
Es besteht die Möglichkeit bestimmte Fehlgründe im Kalender zu verbergen. Durch hinzufügen eines Fehlgrundes in der Liste wird dieser im Kalender nicht angezeigt. Das Fehlgrundkürzel wird in der Kalenderansicht nicht angezeigt, bei MouseOver können die Detailinformationen jedoch abgerufen werden.

Fehlgründe für bestimmte Gruppen anonymisieren
In manchen Fällen ist es sinnvoll, den tatsächlichen Fehlgrund nicht in Kalenderansichten anzuzeigen (z.B. Pflegeurlaub Kind, Krank, Kur...). Aus diesem Grund können Fehlgründe in den Webdesk- Kalenderansichten anonymisiert werden. Folgende Voraussetzung muss gegeben sein:

der anonymisierte Fehlgrund muss in der 6020 angelegt werden
danach muss der Job getAbsenceTextModules gestartet werden
falls der Fehlgrund auch in anderen Sprachen verfügbar sein soll, müssen hierfür auch die Übersetzungen erstellt werden

Fehlgründe
Fehlgründe, welche nicht im Anwesenheitstableau aufscheinen sollen (Eingabe der Fehlgrundnummern aus der Zeitwirtschaft)
Gruppen
Eingabe des Gruppenkürzels für jene Gruppen, bei welchen den Fehlgrund "überblendet" werden soll (die Eingabe mehrerer Gruppen erfolgt mittels Beistrich, ohne Abstand) Auch Wildcards (*) können zur Parametrierung verwendet werden (KOST* anonymisiert die Fehlgründe für alle Gruppen die mit 'KOST' beginnen)
Anonymisierter Fehlgrund
Hier wird ein neutraler Fehlgrund eingegeben (Definierte Fehlgrundnummern aus der Zeitwirtschaft)

Detailansicht für bestimmte Gruppen unterbinden
Soll nun auch die Fehlgrunddetailansicht für diese Gruppen generell unterbunden werden ( um z.B. Details zu einem Krankenstand nicht anzuzeigen) muss der Parameter "Detailansicht für bestimmte Gruppen unterbinden" konfiguriert werden.

Durch Angabe einer bestimmten Gruppe, erhält diese keine Detailansicht zum Fehlgrund in der jeweiligen Konfiguration. Hier kann wie bei der Anonymisierung der Fehlgründe die Eingabe auch mit Wildcards parametriert werden (KOST* unterbindet Anzeige der Fehlgründe für alle Gruppen die mit 'KOST' beginnen)

Neue Konfiguration des Gruppenkalenders

Jede Aktion kann beliebig viele Konfigurationen enthalten. Mit den unterschiedlichen Konfigurationen wird das Aussehen der Ausgabe-Masken bestimmt (z.B. unterschiedliche Ansichten für verschiedene Gruppen).

Möchte man eine neue Konfiguration einer Aktion anlegen, so wählt man die betreffende Aktion aus, klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die Befüllung der vorgegebenen Felder / Reiter erfolgt, wie oben beschrieben.

Verweise

Useransicht

1.3.5.5 Aktion Journal

Konfigurationen des Journals

Um eine bestehende Konfiguration einzusehen und ggf. zu bearbeiten selektiert man diese aus > durch Anklicken der Schaltfläche "Konfiguration bearbeiten" > so gelangt man in die bestehende Konfiguration:

Kurzjournal Ja/Nein
Es besteht die Möglichkeit ein Kurzjournal anzuzeigen. Dabei werden nicht alle Tage des aktuellen Monats angezeigt sonder nur einige Tage in die Vergangenheit (ausgehend vom aktuellen Tag). Die Anzahl der zurückliegenden Tage kann unter "Tage rückwirkend" definiert werden.
Zusammenfassung anzeigen
Wird dieser Parameter auf "Ja" gestellt, so wird für die abgeschlossenen Monate eine Zusammenfassung angezeigt. Wie diese zu Parametrieren ist finden sie weiter unten im Bereich "Zusammenfassung".
Fehlt unentschuldigt anzeigen
Ist der Parameter auf "Ja" gestellt, so wird an jenen Tagen, an denen keine Buchung stattgefunden hat, und an denen keine Fehlzeit geplant ist, im Journal ein Hinweis "Fehlt unentschuldigt" angezeigt. Ist der Parameter auf "Nein" gestellt, bleibt das Feld leer.
Achtung bei Teilzeitkräften: zur Zeit wird auch bei einem "leeren" Tag einer Teilzeitkraft dieser Fehlcode angezeigt (nicht sinnvoll, da nicht jeden Tag gebucht wird).
Fehlgründe für folgende Gruppen anonymisieren
Bei bestimmten Fehlgründen kann aus Datenschutzgründen ein allgemein gehaltener Fehlgrund eingegeben werden. Diese Fehlgründe werden für bestimmte Gruppen (z.B. lose oder best. hierarchische Gruppen) eingeblendet.
Detailansicht für folgende Gruppen unterbinden
Wird hier eine bestimmte Gruppe eingegeben, so erhält diese Gruppe beim Mouse-Over keine Detaileinsicht zum Fehlgrund im Kalender oder Gruppenkalender.

Anzuzeigende Spalten
Jede Zeile in der Journal-Konfiguration entspricht einer Spalte im Journal.

Typ
Bestimmt welcher Wert in der Spalte des Journals angezeigt wird

Datum: das Tagesdatum
Wochentag: der Wochentag
K: Korrekturwerte
FB: zusätzliche Systeminformationen zu Beginn der Buchung (z.B. Kernzeitverletzung)
Buchungen: Zeitpunkte (Von -Bis) der Buchungsintervalle
FE: zusätzliche Systeminformationen am Ende der Buchung (z.B. System-Gehen)
Fehlgründe: Ausgabe von Fehlgründen
Konto: verschiedene Kontenwerte stehen zur Auswahl

Wert
Wird bei "Typ" Konto selektiert, so erhält man in der Wert-Spalte die Auswahl bestimmter Zeit-Konten:

Beispiel: twtsoll > Sollzeit

Überschrift
Überschrift, die in der Spalte erscheinen soll
Konvertieren
Wird als Typ ein Konto-Wert selektiert, so kann man die Zeit in Normal- oder Industrieminuten anzeigen
Formatierungsmuster
Zahlenwerte können mit einem Formatierungsmuster ausgegeben werden
Dezimaltrenner
Hier erfolgt die Eingabe des Dezimaltrenners ( . , ; : ). Mit diesen werden die Zahlen im Journal getrennt
Ausrichtung
Mögliche Ausrichtung: Links, Rechts, Mitte
Spaltenbreite HTML
Layout-Information, Bestimmung der Breite in Pixel
Spaltenbreite PDF
Layout-Information, Bestimmung der Breite in Punkten
Hinauf/Hinunter
Reihung innerhalb der Spalten hinauf oder hinunter verschieben
Löschen
Durch anklicken wird die Spalte gelöscht
Hinzufügen
Durch Anklicken wird eine weitere Zeile hinzugefügt, welche in der Zusammenfassung erscheinen soll

Zusammenfassung:
Die Anzeige einer Zusammenfassung ist optional. Die Spalten können nach Bedarf parametriert werden:

Wert
Selektion bestimmter Zeitkonten
Überschrift
Überschrift, die in der Spalte erscheinen soll
Konvertieren
Selektion Normal- bzw. Industrieminuten
Formatierungsmuster
Zahlenwerte können mit einem Formatierungsmuster ausgegeben werden (z.B. 0.00 oder 0.0)
Hinauf / Hinunter
Reihung innerhalb der Spalten
Löschen
Spalte wird gelöscht
Hinzufügen
Hinzufügen einer weiteren Zeile, die in der Zusammenfassung erscheinen soll

Kontextmenü
Das Kontextmenü dient der Verlinkung mit anderen Aktionen. So kann beispielsweise im Monatsjournal ein Link auf eine Zeitkorrektur bzw. ein Fehlzeitformular angelegt werden. Dadurch kann der Benutzer direkt aus dem Journal in das entsprechende Formular klicken (rechte Maustaste).

Element
im Monatsjournal ist die Tabellenzeile auszuwählen;

Tabelle - Kontextmenü wird für die gesamte Tabelle generiert
Tabellenzeile - Kontextmenü wird für die angeklickte Zeile generiert
Tabellenzelle - Kontextmenü wird für eine Zelle generiert > z.B. sinnvoll im Kalender (Zelle = Tag)

Aktion
Auswahl jener Aktion, die angezeigt werden soll, z.B. Fehlzeitantrag, Kalender, ...
URL_Query
Übergibt Informationen an die über das Kontextmenü aufgerufene Aktion, z.B. das Datum > siehe Abbildung
Position:
Reihung kann mit Hilfe der Pfeiltasten vorgenommen werden
Löschen
Um den Link zu löschen die CheckBox aktivieren, anschließend Speichern oder Speichern & Schließen

Mit der angeführten URL_Query wird der Antrag für den Tag aufgerufen, auf dem im Monatsjournal mit rechter Maustaste geklickt wurde.

Ansicht beim User:

Abfragelimitierung mit Datum
Eine genauere Beschreibung zur Abfragelimitierung mit Datum finden Sie im Menüpunkt Allgemeines zu Konfigurationen.

Neue Konfiguration des Journals

Jede Aktion kann beliebig viele Konfigurationen enthalten. Mit den unterschiedlichen Konfigurationen des Journals wird das Aussehen der Ausgabe-Maske bestimmt (z.B. eigene Journale für unterschiedliche Benutzergruppen, wie Pauschalisten, Auszubildende etc.).

Möchte man eine neue Konfiguration einer Aktion anlegen, so wählt man die betreffende Aktion aus, klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die Befüllung der vorgegebenen Felder / Reiter erfolgt, wie oben beschrieben.

Verweise

Useransicht

1.3.5.6 Aktion Kalender

Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Felder, bzw. Reiter finden Sie im Menüpunkt "Aktionen".

Konfigurationen des Kalenders

Die vorhandenen Konfigurationen sind bei der Aktion im Reiter "Konfigurationen" zu finden:

Durch Anklicken gelangt man in die gewünschte Konfiguration.

Die Konfiguration kann gelöscht werden, indem man auf die Schaltfläche "Löschen" (Titelleiste) klickt.

Konfiguration bearbeiten

Bearbeiten der bestehenden Konfiguration ist durch Anklicken der Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" möglich.

Groupware-Termine anzeigen
Dieser Punkt ist nur sichtbar, wenn das Modul Calendaring im Webdesk vorhanden ist. Durch aktivieren dieses Menüeintrages werden Termine aus dem Groupwaresystem im Kalender angezeigt.
Kontextmenü
Hier können Aktionen definiert werden, welche es dem Benutzer erlauben, direkt aus dem Kalender heraus Anträge zu erstellen (z.B. Zeitkorrektur, Urlaubsantrag etc.)

Element
Die selektierte Aktion kann entweder auf der ganzen Tabelle, auf einer Tabellenzeile oder nur auf einer Tabellenzelle angezeigt werden.
Aktion
Hier wird die Aktion definiert, welche vom Kontextmenü aufgerufen werden soll.
URL Query
Hier muss angegeben werden mit welchen Übergabeparametern die Aktion aufgerufen werden soll. Die akzeptierten Parameter sind $year, $month (wobei 1 für Jänner steht) und $day.
Reihung
Mit Hilfe der Pfeile kann die Reihenfolge der Zeilen geändert werden (verschieben Hinauf / Hinunter)
Löschen
Ist die Checkbox angehakt, wird die Zeile nach dem Speichern gelöscht.

Bestimmte Fehlgründe nicht anzeigen

Feiertage

Die Feiertage werden im System 6020 eingetragen (Zeiterfassung > Jahresprogramm). Nach dem Speichern im System 6020 und Löschen des Feiertagsspeichers im TAConnector (Menüpunkt System > Erweiterte Funktionen) erscheinen die Feiertage im Kalender farblich abgesetzt.

Verweise

Useransicht

1.3.5.7 Aktion Anwesenheitsliste

Jede Zeile in der Konfigurationsmaske entspricht einer Spalte in der Anwesenheitsliste. Die Spalten / Zeilen lassen sich beliebig parametrieren.

Filterauswahl anzeigen
Ja/Nein. Anzeige der Suchmaske (Suchparameter, Anzeige des Organigramms bzw. der Favoritenliste)
Zusammenfassung anzeigen
Ja/Nein: Ist der Parameter auf Ja gestellt, so wird eine Zusammenfassung am unteren Ende der Anwesenheitsliste angezeigt (Anzahl der selektierten Gruppen, Angestellten, etc.)
Gruppen anzeigen
Wird hier Ja eingestellt, so werden in der Zusammenfassung die abgefragten Gruppen angezeigt. Bei Nein wird lediglich die Anzahl der abgefragten Benutzer ausgegeben.
Resultat sofort anzeigen
Wird der Parameter auf Ja gestellt, so wird in dieser Liste die Checkbox "Resultat sofort anzeigen" aktiviert. Wird nun eine Auswahl gemacht und dann diese Checkbox aktiviert, so wird bei dem nächsten Aufruf dieser Liste diese Auswahl sofort abgefragt, ohne zuerst das Auswahlorganigramm anzuzeigen.
Anwesenheitstableau kompakt anzeigen
Wird der Parameter auf JA gestellt, so wird eine kompakte Form des Anwesenheitstableaus ausgegeben (Anzahl der Spalten, welche angezeigt werden sollen ist parametrierbar)

Anzuzeigende Spalten

Typ
Bestimmt die auswählbaren Attribute:

Basis Infos
zeigt alle Basisinformationen an
Personenfelder aus Zeitw.
zeigt Personenfelder aus der Zeitwirtschaft an (Kontenwerte)
Buchungsmitteilung
Anzeige der Mitteilung, die bei der Buchung eingegeben werden kann
Bemerkungen aus Prozesse
Anzeige der Bemerkung, die im Fehlzeitantrag eingegeben wurde
Groupware-Termine
Anzeige der freien (grüne Farbe), bzw. gebuchten Zeiten (rote Farbe) im Terminkalender; Auswahl der möglichen Zeitangaben:

viertelstündlich, halbstündlich, stündlich

Attribut
Attribute sind abhängig vom ausgewählten Typ. Die linke Darstellung zeigt Attribute, die dem Typ "Editieren" zugeordnet werden, die rechte Darstellung entspricht dem Typ "Personenfelder aus Zeitwirtschaft":

Name

Beschreibung

absenceCode

Fehlgrund

absenceCodeDateFrom

Von

absenceCodeDateTo

Bis

freeBusyInfo

Freie / Gebuchte Zeiten

lastBookingTime

Letzte Buchung

name

Name

status

Status

statusAbsenceCode

Status Fehlgrund

taId

ZEF Stammsatznummer

terminal

Terminal

terminalLocation

Terminalstandort

orgUnit

Abteilung

region

Region

stabt

Stammkostenabteilung

stakoart

Stammkostenart

stakost

Stammkostenstelle

stanzart

Anzeigenart

Überschrift
Überschrift, die in der Spalte erscheinen soll
Ausrichtung
Links, Mitte, Rechts
Spaltenbreite HTML
Layout-Information, Bestimmung der Breite in Pixel
Spaltenbreite PDF
Layout-Information, Bestimmung der Breite in Punkten
Hinauf/Hinunter
Reihung innerhalb der Spalten hinauf oder hinunter verschieben
Löschen
Spalte wird gelöscht
Hinzufügen
Hinzufügen einer neuen Spalte

Suchen im Anwesenheitstableau per Linkparameter

Das Anwesenheitstableau akzeptiert nun den optionalen Parameter "searchFor". Der Wert der hier übergeben wird, wird anschließend in das Suchfeld übernommen. Es kann auch ein Stern am Ende als Wildcard angegeben werden.
Die Suchlogik erfolgt analog der Suche im Feld "Suche", d. h. es werden die Felder "Zuname" und "Vorname" durchsucht.

Ist eine Übereinstimmung gegeben, so wird sofort der entsprechende Eintrag (ev. auch mehrere) angezeigt.

Aufruf:
Es muss immer der gesamte URL aufgerufen werden.

http://webdeskserver/webdesk3/ ta_getAttendanceTableau.cact?searchFor=May*

Anmerkung: sinnvoll nur in Kombination mit SSO.

Verweise

Useransicht

1.3.5.8 Aktion Buchen

Im Reiter Konfigurationen finden sich die bereits angelegten Konfigurationen.
Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Felder, bzw. Reiter finden Sie im Menüpunkt "Aktionen".

Konfiguration der Aktion Buchen

Von jeder konfigurierbaren Aktion (d.h. Aktionstyp = "Aktion") können beliebig viele Konfigurationen abgeleitet werden. In einer konkreten Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer angezeigt werden. Dadurch wird ermöglicht, dass Formulare an die Bedürfnisse einzelner Benutzergruppen angepasst werden.

Aktion Buchen > Reiter Einstellungen > Neue Konfiguration
Aktionstyp > Konfiguration (wird automatisch vorgegeben)
Namen und Überschrift neu befüllen
Speichern

Um die Konfiguration zu bearbeiten, klickt man auf die Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten".

Mitteilung anzeigen Ja/Nein
Ist der Parameter auf Ja gestellt, besteht die Möglichkeit, bei einer Zeitbuchung eine Mitteilung einzugeben. Diese Mitteilung wird dann in der Anwesenheitsliste angezeigt (Beispiel: Bin im Haus unterwegs, Konferenz, etc.)
Wochenjournal Ja/Nein
Ist der Parameter auf Ja gestellt, so werden beim klick auf "Journal anzeigen" die letzten 7 Tage angezeigt.
Fehlgründe als Buttons anzeigen
Wird dieser Parameter aktiviert (Ja), so werden die Fehlgründe nicht als Kontextmenü sondern als Buttons angezeigt
ta_doBooking.act_doalternatebooking
Mögliche Einstellungen: Normal oder Externes Buchen.
Mit der externen Buchungsprozedur wird eine Datei mit der Auto-Rhythmus-Buchung beschrieben, welche automatisiert vom Zeitwirtschaftssystem abgelesen wird. Dieses Feature wird eingesetzt, um beispielsweise Buchungen im Zusammenspiel mit Schichtwechsel korrekt zu ermitteln.
Buchungsgründe
Mit dem Parameter Wert erfolgt die Selektion der Fehlgründe (z.B. Anwesend, Dienstgang, Seminar, Heimarbeit, ...). Die Anzahl der angezeigten Fehlgründe ist individuell parametrierbar.
Hinzufügen neuer Buchungsgründe
Möchte man einen weiteren Wert / Fehlgrund hinzufügen, klickt man auf die Schaltfläche "Hinzufügen", wählt einen gewünschten Fehlgrund aus. Anschließend kann die Reihung der Fehlgründe vorgenommen/verändert werden. Hierzu werden die Pfeiltasten "hinauf/hinunter" verwendet.

Soll ein Fehlgrund aus der Liste entfernt werden, so aktiviert man die Check-Box in der Spalte Löschen. Durch anschließendes Speichern wird der Fehlgrund aus der Liste entfernt.

Nach 15 Minuten Inaktivität wird der User automatisch zum Welcome-Screen weitergeleitet

Verweise

Useransicht

1.3.5.9 Aktion Stamm / Konten

Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Felder, bzw. Reiter finden Sie im Menüpunkt "Aktionen".

Konfiguration der Aktion Stamm / Konten

Stammdaten

Typ
Dieser Parameter bestimmt, welcher Wert in der Spalte angezeigt wird:

Personenfelder Zeitw. - Felder aus dem Personenstammsatz in der Zeitwirtschaft
Personenfelder Webdesk - Felder aus dem Personenstammsatz im Webdesk
Leerzeile - Wird dieser Parameter selektiert, so erscheint in der Ausgabemaske eine leere Zeile

Attribut
Diese Parameter sind abhängig vom selektierten Typ.

ist beim Typ "Personenfeld Zeitw" selektiert, werden hier Personenfelder aus der Zeitwirtschaft angezeigt, wie z.B. Personalnummer, Vorname, Name, Abteilung, diverse Kontenwerte aus der Zeitwirtschaft, etc. Es stehen folgende Attribute zur Auswahl:

Name Beschreibung

employeeID

Personalnr.

firstName

Vorname

lastName

Nachname

orgUnit

Abteilung

region

Region

stabt

Abteilung

stakost

Kostenstelle

...

...

Hier können Personenfelder aus der Zeitwirtschaft selektiert werden, wie z.B. Personalnummer, Vorname, Name, Abteilung, diverse Kontenwerte aus der Zeitwirtschaft, etc.
ist beim Typ "Personenfelder Webdesk" selektiert, werden Personenfelder aus dem Webdesk angezeigt, wie z.B. E-Mail Adresse, Personalnummer, Namens-Kürzel, Benutzer-Name, etc.
Überschrift
Überschrift, die in der Ausgabemaske erscheinen soll
Hinauf / Hinunter
Reihung innerhalb der Zeilen hinauf oder hinunter verschieben
Löschen
Zeile wird gelöscht
Hinzufügen
Hinzufügen einer neuen Spalte/Zeile
Ausgabeformate
Selektion der Ausgabeformate Drucken, PDF, XLS
Seitenlayout: Querformat, Hochformat

Konten

Die Konten können in 2 Spalten angezeigt werden - linke und rechte Spalte. Für die jeweilige Spalte kann eine Überschrift eingegeben werden.

Überschrift
Eingabe der Überschrift, die in der Stamm / Konten-Maske aufscheinen soll
Typ:

Konto
wird als Typ dieser Parameter selektiert, werden diverse Kontenwerte aus der Zeitwirtschaft angezeigt (Verrechenbare Konten, tägliche Werte, ...)
Leerzeile
Wird dieser Parameter selektiert, so erscheint in der Ausgabemaske eine leere Zeile.

Attribut
Dieser Parameter ist abhängig vom selektierten Typ. Ist der Typ Konto selektiert, so kann man in der Spalte Attribut diverse Kontenwerte auswählen. Ist in der Typ Spalte "Leerzeile" selektiert, so stehen keine Attribute zur Auswahl.
Überschrift
Überschrift, die in der Zeile erscheinen soll
Konvertieren
Wird als Typ ein Konto-Wert selektiert, so kann man die Zeit in Normal- oder Industrieminuten anzeigen
Formatierungsmuster
Formatierungszeichen: '0' und '#';
0: Leere Dezimalstellen werden durch eine 0 ersetzt. zB: 9.71 + 00.000 > 09,710; 9.71 + 0.0 > 9,7;
#: Leere Dezimalstellen werden nicht ersetzt. zB: 9.71 + ##.### > 9,71; 9.71 + #.# > 9,7
Dezimaltrenner
Welches Trennzeichen soll angezeigt werden (: . , ;)
Hinauf / Hinunter
Reihung innerhalb der Zeilen
Löschen
Zeile wird gelöscht
Hinzufügen
Neue Zeilen werden hinzugefügt.

Neue Konfiguration der Aktion Stamm / Konten

Jede Aktion kann beliebig viele Konfigurationen haben. Mit einer Konfiguration wird das Aussehen der Ausgabe-Maske bestimmt.

Möchte man eine neue Konfiguration einer Aktion anlegen, so wählt man die betreffende Aktion aus, klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die Befüllung der vorgegebenen Felder / Reiter erfolgt, wie oben beschrieben.

Verweise

Useransicht

1.4 Systemeinstellungen

Die Systemeinstellungen dienen sowohl der Parametrierung des Webdesk als auch der Wartung.

Diverse Systemparameter dienen der Gestaltung vieler Grundeinstellungen im Webdesk. Hierbei handelt es sich um Parameter, welche unmittelbare Auswirkungen auf die Funktionsweise und das Aussehen der unterschiedlichen Webdesk-Module haben: Workflow, Groupware, Dienstreise usw. (wie z.B. die Bestimmung der Authentifizierungsmethode für die Benutzer, ein Pfad zum Welcome-Logo, Bestimmung der ersten Aktion, welche nach dem Einstieg in den Webdesk angezeigt werden soll, etc.)

Zu Monitoring-Zwecken können die Logeinstellungen nach Bedarf parametriert werden, und so bestimmte Aktionen, bestimmte User, oder Log-Levels für bestimmte Funktionen ausgeben. Die Loglevels können je nach Bedarf in unterschiedlichen Abstufungen definiert werden, wie z.B. als Info, Warnung oder Fehlermeldung etc. Die Logging-Tiefe beeinflusst die Performance, da sie recht speicherintensiv ist.
Als weitere Monitoring Tools dient die Anzeige der angemeldeten User, der aktiven Jobs, oder die Logeinträge, in welchen dokumentiert wird, welche Jobs wann mit welchem Erfolg gelaufen sind.

Um Daten in (oder aus) dem Webdesk zu importieren (exportieren) werden Konnektoren eingesetzt. Sie stellen die Infrastruktur für den Import und Export von Daten bereit. So können nicht nur z.B. Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem synchronisiert werden, sondern auch Datenbanken angesteuert werden, Textfiles (CSV-Dateien) erstellt werden. Auf diese Weise werden Schnittstellen zu anderen Systemen ermöglicht, die Daten aus dem Webdesk können bearbeitet oder formatiert werden.

Um die Bearbeitung und Synchronisation von Massendaten automatisch zu gestalten, werden unterschiedliche Jobs eingesetzt. Sie dienen als periodisch laufende Hilfsprogramme der Synchronisation von Abteilungs- und Personendaten aus dem Zeitwirtschaftssystem. Weiters ermöglichen die Jobs auch die Synchronisation von Kalenderdaten aus dem Groupware-System. Definierte Unregelmäßigkeiten im Zeitwirtschaftssystem können gefiltert werden, woraufhin bestimmte Anträge automatisch generiert und an die Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden

Um die Performance-Leistung zu optimieren und einen schnellen Zugriff auf die Webdesk-Funktionalitäten zu gewährleisten werden Caches als Zwischenspeicher verwendet. Gründe für den Einsatz eines Caches sind ein (relativ gesehen) langsamer Zugriff auf ein Hintergrundmedium oder ein relativ hoher Aufwand, oft benötigte Daten neu zu generieren. So können die unterschiedlichen Daten in eigenen Caches zwischengespeichert werden, und sind so sofort verfügbar. Unter anderem gibt es Caches mit den Benutzerdaten, mit temporären Zugriffsberechtigungen, Prozessdefinitionen, Prozessdetails etc.

1.4.1 Schlüsselwerte

Mit den Schlüsselwerten können Schlüsselwortlisten für benutzerdefinierte Formulare und Applikationen verwaltet werden. Die Schlüsselwortliste wird durch den Namen eindeutig identifiziert und hat x verschiedene angehängte Schlüsselwerte. Für jeden dieser Schlüsselwerte gibt es für alle definierten Sprachen einen Langtext. In der Datenbank wird jedoch immer nur der Kurzname (Keyword) abgespeichert und im Normalfall auch nicht dem Benutzer angezeigt.

Im Falle einer Löschung eines Schlüsselwerts wird dieser das gültig-bis Feld auf "jetzt" gesetzt, somit fällt dieser Datensatz bei zukünftigen Abfragen raus und ist logisch gelöscht.

1.4.2 Systemmeldungen

Bei anstehenden Unregelmäßigkeiten, wie z.B. System-Wartungsarbeiten, oder besonderen Ereignissen im Unternehmen, können die Webdesk-Benutzer mittels Systemmeldungen auf diese aufmerksam gemacht werden.

Diese Systemmeldungen werden vom Systemadministrator verfasst, die Benutzer sehen die Meldung direkt nach der Anmeldung im Webdesk auf ihrem Welcome-Bildschirm.
Der Zeitpunkt des Erscheinens, ebenso wie die Dauer, für welche die Meldung erscheinen soll, können beliebig parametriert werden.

1.4.3 Erweiterte Funktionen

Bei den Erweiterten Funktionen handelt es sich um modulspezifische Aktionen, d.h. Aktionen, welche bestimmte Webdesk Module betreffen (z.B. Workflow-Cache aktualisieren), bzw. allgemeine Aktionen, welche die Kern-Funktionalität betreffen (z.B. Berechtigungscache leeren). Diese Funktionen erlauben eine erweiterte Verwaltung und Wartung des Webdesk EWP.
So ist es beispielsweise möglich, verschiedene Caches zu leeren oder zu aktualisieren, bestimmte Module zu registrieren, oder die Übersetzungsfiles zu aktualisieren.

Modulspezifische Aktionen

Die Modulspezifischen Aktionen sollten prinzipiell immer nur nach Rücksprache mit Workflow Consultants durchgeführt werden, da diese systemtechnische Aktionen im Hintergrund durchführen, welche bei falscher Anwendung zu Problemen führen können.

Workflow-Cache aktualisieren
Workflow-Anträge werden in einem Cache zwischengespeichert. Durch Klick auf den Button wird dieser Cache geleert. Beispiel: Zwei Workflow-Engines greifen auf die selbe Datenbank zu. Um beide Engines nach einer Veränderung eines Workflow-Antrages in einen konsistenten Zustand zu bringen, ist es nötig den Workflow-Cache zu aktualisieren.

Auffrischung der erlaubten Aktionen
XX

Foldernamen aller Menüs reparieren

Personen zu hierarchischen Gruppen Beziehungen Konsistenzcheck
Falls die Webdesk Daten in Bezug auf die Beziehung Person - Organisationseinheit inkonsistent werden (eine Personen ist zu einem Zeitpunkt zu mehr als einer Organisationseinheit zugeordnet), können diese Beziehungen durch diese Aktion richtig gestellt werden.

Personen zu Kostenstellen Gruppen Beziehungen singulär machen
Abhängigg von Parametrierung der Organisationsstruktur kann eine singuläre Kostenstellen-Zugehörigkeit im nachhinein für bestehende Kostenstellen-Zuordnungen sichergestellt werden.

Reporting Engine neu installieren > nur im Zusammenhang mit dem Reporting Modul;

Reporting Engine neu starten > nur im Zusammenhang mit dem Reporting Modul

Reporting Engine Arbeitsverzeichnisse löschen
Nur im Zusammenhang mit dem Reporting Modul; mit dieser Aktion werden temporäre Arbeitsverzeichnisse und Dateien gelöscht.

Groupware Cache leeren
Groupware-Daten werden in einem sogenannten Cache zwischengespeichert. Mit Anklicken des Buttons wird dieser geleert, Daten werden beim nächsten Aufruf aktualisiert.

Feiertagsspeicher des TA-Connectors Löschen
Im Kalender- aber auch in Journalansichten können Feiertage angezeigt werden (farblich abgesetzt). Diese werden im Jahresprogramm der 6020 definiert. Damit diese Tage nicht immer von Neuem ausgelesen werden müssen, werden diese in einem Cache (Speicher) verwaltet. Werden nun neue Feiertage hinzugefügt und wurden die Feiertage für die ausführende Person bereits ausgelesen, so werden die Daten aus dem Speicher genommen. (Was natürlich kurzfristig zu einer Inkonsistenz der Daten führt. - Diese würde sich aber von alleine nach einer Zeit auflösen.) Will man aber nicht warten so kann man den Speicher auch einfach leeren und die Funktion lädt die Feiertage erneut.

Alle Passwörter zurücksetzen auf Zufallswerte und Mails senden
alle Passwörter werden auf durch einen Zufalls-Generator erzeugte Werte gesetzt, und jedes dieser Passwörter wird in einer Mail an den entsprechenden Benutzer gesandt; Mailbenachtrichtigung erfolgt nur, wenn der Benutzer eine Mail-Adresse hat.

Alle Passwörter zurücksetzen
alle Passwörter werden auf jenen Wert zurückgesetzt, den die Password-Reset-Policy angibt

Aktionsnamen der Standardsprache reparieren ([de]...)
Sollten bei den Standard-Bezeichnungen noch unvollständige Übersetzungen ([de] oder [en] steht davor), können diese mit Hilfe des Parameters wieder korrekt dargestellt werden.

Kern-Funktionalität

Alle Log-Einträge aus Datenbank löschen
Die Log-Einträge, welche individuell für verschiedene Aktionen und Benutzer in unterschiedlichen Stufen aktiviert werden können, werden in der Datenbank persistiert. Durch betätigen dieses Buttons werden alle alten Log-Einträge aus der Datenbank gelöscht.

Berechtigungs-Cache leeren
Berechtigungen für bestimmte Aktionen werden durch den Administrator an Personen, Gruppen oder Rollen vergeben. Bei jedem Aktionsaufruf durch einen Benutzer wird überprüft, ob dieser auch die nötige Berechtigung besitzt diese Aktion auszuführen. Um die Performance dieser Überprüfung zu erhöhen, werden die Berechtigungen in einem Cache gespeichert. Damit Aktionszuweisungen an eine Person, Gruppe oder Rolle wirksam werden, muss zuvor der Berechtigungs-Cache durch Klick auf den Button geleert werden.

Menü-Cache leeren
Die Aktionsberechtigungen im Navigations-Menü werden in einem Cache zwischengespeichert. Durch Klick auf den Button "Menü-Cache leeren" wird dieser Cache geleert. Jedes Menü wird für 5000 Sekunden im Cache gehalten bevor es erneuert wird. Wird eine Menü länger als 2000 Sekunden nicht benutzt, wird dieses aus dem Cache entfernt.

Flowscripts neu laden
Mit dieser Funktionalität können benutzerdefinierte Aktionen, welche einen Flowscript-Controller beinhalten, neu geladen werden, sodass Änderungen im Flowscript-Code aktiv werden.

Erstellung von primären Textmodulen für alle Aktionen
Für die Standardsprache werden Standard-Textbausteine für Titel und Bezeichnung erstellt.

Aktualisiere Übersetzungsfiles
Die Übersetzungen der Textbausteine werden in einer XML-Datei im File-System des Servers abgelegt. Änderungen an Textbausteinen werden aber nur in der Datenbank festgeschrieben. Damit Änderungen an Textbausteinen wirksam werden, müssen XML-Datei und Datenbank durch Klick auf den Button in einen konsistenten Zustand gebracht werden.

Entsperre alle Textmodule
Gesperrte Textbausteine können nicht überschrieben werden. Damit *ALLE* Textbausteine, z.B. bei einem Versionsupdate des Webdesk, neu geschrieben werden können, müssen diese zuvor durch Klick auf den Button entsperrt werden.

Sperre alle Textmodule
Durch betätigen dieses Buttons werden alle Textbausteine in der Datenbank gesperrt. Bei einem Update auf eine aktuellere Version des Webdesk können dadurch die Textbausteine vor ungewolltem Überschreiben geschützt werden.

Toggle Layout
Systemaktion, nur nach Rücksprache mit Workflow-Consultants durchführen.

Neuinitialisierung JobService
Durch Klick auf den Button "Neuinitialisierung JobService" wird das gesamte Job-Service neu initialisiert und auf die Ausgangswerte zurückgesetzt.

Starte Modulupdate
Einzelne Module können individuell durch Update-Scripts aktualisiert und verändert werden. Diese Scripte sind im jeweiligen Modul im Package "impl.update" zu hinterlegen. In diesem Package befindet sich eine readme.txt mit einer detaillierten Beschreibung wie diese Scripte zu hinterlegen sind. Weiters muss die Property "versionNumber" im applicationContext des Moduls auf die Versionsnummer des Update-Skripts gesetzt werden. Durch Klick auf den Button werden die Scripte im Webdesk ausgeführt, ohne dass der Server neu gestartet werden muss.
Dies ist im Regelfall aber nicht nötig, da diese Scripts schon während des Starts des Webdesk ausgeführt werden.

Lockkontroller-Inhalt anzeigen
Inhalt des Lock-Kontrollers wird angezeigt. Systemaktion, nur nach Rücksprache mit Workflow-Consultants durchführen.

Lockkontroller leeren
Lockkontroller wird geleert. Systemaktion, nur nach Rücksprache mit Workflow-Consultants durchführen.

Einschränkung der Registrierung auf
Der Webdesk R3 verfügt über verschiedene Bereiche oder auch Packages [wf, gw, po, ta,..]. Beim Start werden diese, falls so eingestellt (mind. aber einmal), registriert. Die Registrierung legt die in dem Package vorkommenden Aktionen, Sprachbausteine, Updatescripts, .... an. Will man dies händisch nachziehen so kann es hier gemacht werden. Die Einschränkung dient dazu, nicht immer alle Aktionen ausführen zu müssen.

Die Registrierung ist sehr rechenintensiv. Um Performanceprobleme des Webdesk zu vermeiden, sollte diese nicht während der Geschäftszeit ausgeführt werden.

Registrierungsmodus: z.B. bei erweiterten Lizenzen > Module werden ohne Neustart nachgeladen. Beim Registrierungsmodus können folgende Parameter selektiert werden:

complete - alles wird registriert
Everything except Textmodules - alles außerhalb der Textmodule wird registriert.
actions and Flowscripts - nur Aktionen sowie FlowScripts werden registriert.

Starte Registrierung
Mit dieser Aktion werden alle Module des Webdesk neu registriert. Dabei werden für jedes Modul im Webdesk:

Aktionen am Webdesk registriert
Jobs registriert
Action-Flowscripts registriert
Konfigurationen registriert
Selbstdefinierte Aktionen (Custom Actions) synchronisiert
Textbausteine registriert
Konnektoren registriert

Interessanten Aufschluss über den Verlauf der Registrierung bietet die Datei $CATALINA_HOME/webapps/webdesk3/WEB-INF/logs/log4j.log

Achtung: Diese Aktion kann mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Der Webdesk ist während dieser Zeit nicht verfügbar!

Auffrischung der erlaubten Aktionen
Es gibt Aktionen, welche nach der Durchführung überprüfen, ob die Aktion überhaupt ausgeführt werden darf.

1.4.4 Log-Einstellungen

Mit den Log-Einstellungen kann die Funktionsweise der Protokollierung punktgenau festgelegt werden. Es ist möglich festzulegen, bei welchen Usern und bei welchen Bildschirm-Aktionen gelogged werden soll Des weiteren ist es möglich auch festzulegen, welche Programmteile protokollieren sollen.
Die Loglevels (Debug, Info, Warn, Error, Fatal, All ) bestimmen die Priorisierung von Fehlermeldungen, wobei Debug die unterste Ebene darstellt und die meisten Meldungen ausgibt (Bsp.: "lade Datensatz mit Nummer..."), Info gibt nur Meldungen aus, die eine höhere Priorität haben als Info, und Error / Fatal gibt nur Fehlermeldungen aus.

Wohin die Protokolle geschrieben werden sollen ist über die so genannten Appender einstellbar. Im Webdesk EWP stehen standardmäßig 4 Appender zur Verfügung:

Appender	Beschreibung
Database	Dieser Appender stellt das komfortabelste Log-Medium dar, hier wird jedes Event in einen Log pro Aktion und User geschrieben. Dieses Log gilt für die gesamte Verweildauer innerhalb einer Aktion (das bedeutet, dass auch das Blättern innerhalb eines Aktion dazuzählt!) Der Nachteil ist, dass diese Protokollierungsart auch die aufwendigste darstellt, da ständig schreibende Datenbankzugriffe erfolgen.
Console	Dieser Appender schreibt auf die Konsole des Servlet Containers (z.B. Tomcat) in welchem der Webdesk EWP Server abläuft. Es handelt sich hierbei um ein Text-File, das chronologisch aufgebaut ist. Es ist hier naturgemäß schwierig, Logevents von einzelnen Usern herauszufiltern.
Error-File	Dieser Appender ist ein spezieller Appender, welcher nur Events vom Typ ERROR oder FATAL entgegennimmt. Das Ziel ist ein File im Webdesk Verzeichnis (webdesk3/WEB-INF/logs/error.log)
Log-File	Dieser Appender schreibt auf ein Logfile innerhalb der Webdesk Applikation. Im Unterschied zum Console-Log werden in diesem Fall nur Logevents vom Webdesk in dieses Log geschrieben. Während beim Console Appender auch andere Webapplikationen im selben Container auf diesen Appender loggen könnten. (webdesk3/WEB-INF/logs/log4j.log)

Die Datenbankprotokollierung (Appender = DATABASE) ist ausschließlich aktiviert, wenn der angemeldete User und die aufgerufene Aktion zur Protokollierung aktiviert wurden. Hier ist die korrekte Parametrierung des oberen Teils des Formulars von wesentlicher Bedeutung!
Umgekehrt ist es nicht notwendig, Aktionen oder Benutzer für die Protokollierung zu aktivieren, wenn in andere Medien als die Datenbank (Console, File, Error-File) gelogged werden soll.

Wichtige Logger:

Name des Loggers	Beschreibung
shark	Logger für die Workflow Engine
at.workflow.webdesk	Logger über alle Webdesk Klassen und Services
org.hibernate.SQL	Logger über alle SQL generierende Klassen im Hibernate
DatabaseManager	Logger über DODS (O/R Mapping Tool, welches von Shark verwendet wird)
Persistence	Logger über DAOs von Workflow Engine

1.4.5 Systemparameter

Die Systemparameter stellen Datenobjekte dar, aufgrund welcher der Webdesk konfiguriert wird.
Mit diesen Parametern können grundlegende Einstellungen am Webdesk EWP vorgenommen oder geändert werden.
Die Systemparameter sind nach Modulen gruppiert (Modul tm, gw, po, wf, ...), die in ihnen vorgenommenen Änderungen haben direkten Einfluss auf die Funktionsweise des Webdesk und sollten deshalb mit Vorsicht durchgeführt werden.

So können hier beispielsweise die Einstellungen für die Synchronisation der Fehlzeiten aus der IF6020 mit dem Groupware-System vorgenommen werden. Einstellung der Parameter erfolgt hier im Modul gw, Bean GWCalendar Service (z.B. Einstellung der Serverparameter, des Überprüfungszeitraumes, Gruppen, die überprüft werden sollen, Personen, die nicht überprüft werden sollen, etc.).

Über die Systemparameter werden ebenfalls die SwitchUser-Funktionen definiert. Zu finden sind diese Funktionen im Modul wf, Bean WfOptions.

1.4.5.1 Systemparameter PO

Allgemeines

Die folgende Tabelle umfasst die Systemparameter des Moduls "Portal & Organisation". Diese bewirken in ihren Bereichen jeweils systemweite Änderungen des Verhaltens und sollten nur dann verändert werden, wenn absolute Kenntnis und Wissen über die Verhaltensänderung herrscht, bzw. wenn dies mit dem zuständigen Consultant von Workflow abgeklärt ist.

Referenz der relevanten Systemparameter für das PO-Modul

Modul	Bean	Eigenschaft	Erklärung	mögliche Wert(e)
po	Authentication	allowPasswordResetByUser	Wenn der Parameter auf true steht, steht dem Benutzer auf der Anmeldeseite ein Link zur Verfügung, über den er sein Passwort zurücksetzen lassen kann. Dieser Parameter mach nur im Zusammenspiel mit Authentifizierungsmodus DB Sinn.	true/false
po	Authentication	authenticationMode	Authentifizierungsmodus	DB/SSO/LDAP
po	Authentication	sysAdminUser	Username des Systemadministrators	sadmin
po	Authentication	sysAdminPassword	Passwort des Systemadministrators	*****
po	Authentication	sysAdminCommonName	Angezeigter Name des Systemadministrators	Full System Administrator
po	AuthenticationBackupForSSO	authenticationMode	Backup Authentifizierungsmodus für SSO	DB
po	AuthenticationLDAP	tlsEnabled	TLS Verschlüsselung der LDAP Abfrage wird aktiviert	true / false
po	AuthenticationLDAP	ldapUser	LDAP Username	myLdapUser
po	AuthenticationLDAP	ldapPassword	LDAP Passwort	*****
po	AuthenticationLDAP	ldapProviderUrl	LDAP Provider URL	ldap://192.168.1.2
po	AuthenticationLDAP	ldapBaseDn	Basis DN der LDAP Abfrage	CN=Workflow
po	AuthenticationLDAP	ldapSearchSubTree	Soll der gesamte LDAP Baum unterhalb der Base DN durchsucht werden?	true/false
po	AuthenticationLDAP	ldapSearchQuery	Query der eindeutig Objekte vom Typ Person zurückliefert und das Binding-Objekt beinhaltet	(&(objectclass=person)(uid={0}))
po	AuthenticationLDAP	ldapUserNameField	LDAP Feld in dem der Username gespeichert ist, muss Webdesk Username entsprechen	uid
po	AuthenticationSSO	cutDomain	wenn der Parameter auf true steht, muss der Webdesk Benutzername nicht die Windows Domäne beinhalten	true/false
po	GlobalAdminLayoutOptions	personSelectionlistLayout	Falls ungleich leer wird als Verlocity-pattern benutzt um die Person in Selectionlists bei Berechtigungssteuerung anzzeigen	z.b. ${lastName}, ${firstName} (${orgUnit.shortName})
po	LockController	minToLive		3
po	LoginTokenUtils	timeToLiveLoginToken	Anzahl Sekunden, welche ein Login-Token Gültigkeit hat, sobald er an den Client geschickt wird.	10
po	performanceLogInterceptor	loggerName	Name des Loggers, welcher für die Performance-Überprüfung verwendet wird. Wird auf diesem Logger der Level TRACE gesetzt, erfolgt bei Überschreiten des tresholds ein Log-Eintrag mit einer Zeitangabe	at.workflow.webdesk.performanceLogger
po	performanceLogInterceptor	treshold	Zeit in Millisekunden -> wenn erreicht wird gelogged bei Loglevel TRACE	50
po	PoCacheHibernateUtils	forceReload	interner Systemparameter sollte nur in Absprache mit Workflow auf false gesetzt werden.	true/false
po	PoJobServiceTarget	noOfSchedulerThreads	Anzahl der Scheduler Threads pro Webdesk-Server, d.h. wieviele Jobs können gleichzeitig verarbeitet werden.	1
po	PoLanguageServiceTarget	standardDefaultLangCode	Einstellung der Standard-Sprache	de
po	PoLogServiceTarget	actionsToLog	Liste der Aktionen, welche gelogged werden sollen. Dieser Systemparameter wird automatisch durch die Maske 'Log-Einstellungen' gesetzt.	AktAlleHierarchiePersonKeineAlle
po	PoLogServiceTarget	logAllActions	Sollen alle Aktionen gelogged werden (in die DB-Logs?)	true/false
po	PoLogServiceTarget	logAllUsers	Sollen alle User gelogged werden (in die DB-Logs?)	true/false
po	PoLogServiceTarget	usersToLog	Liste der Webdesk User (usernamen), welche gelogged werden sollen. Dieser Systemparameter wird automatisch durch die Maske 'Log-Einstellungen' gesetzt.	ABELS
po	PoMailServerConfiguration	adress	Hostname, bzw. IP-Adresse des SMTP-Mail-Servers, mit welchem Mail geschickt werden kann.	asterix.workflow.at
po	PoMailServerConfiguration	defaultSender	Standardmässige Absende-Email-Adresse für Mails (falls keine explizit angegeben)	qwe@workflex.at
po	PoMailServerConfiguration	password	Passwort für Authentifizierung auf SMTP-Server.
po	PoMailServerConfiguration	port	Port für SMTP-Server (falls leer wird Default Port 25 genommen)
po	PoMailServerConfiguration	userName	Username für Authentifizierung auf SMTP-Server, falls leer wird anonyme Authentifizierung zum Mailserver angenommen.
po	PoMenuServiceTarget	extractPermissionBeforeHand	Wenn aktiviert werden sämtliche Aktionsberechtigungen des Users beim initialen Menüaufbau auf Vorrat geladen.	true/false
po	PoMenuServiceTarget	resolveViewPermissionsBeforeHand	Wenn aktiviert, werden sämtliche Einsichtsberechtigungen des Users beim initialen Menüaufbau auf Vorrat geladen.	true/false
po	PoOptions	jsErrorHandling	Wird verwendet um Javascript Fehler besser auszuweisen. Falls true, wird eine JS-Dialogbox beim abfangen eines JS-Fehlers angezeigt.	true/false
po	PoOptions	pathToWelcomeLogo	Hier kann ein Pfad auf ein Logo definiert werden. Bilder müssen immer mittels führendem images angegeben werden. Die Sitemap leitet das Logo zu den angegebenen Pfaden weiter	Die Sitemap leitet das Logo weiter, und zwar zu den Pfaden: custom/resources/images/{1} resource://at/workflow/webdesk/po/resources/images/{1} {1} steht in diesem Fall für den Pfad der angegeben wird.
po	PoOptions	clusterNodes	Liste von Cluster Nodes, welche verwendet wird bei der Zuweisung eines Jobs zu einem Cluster Node	ClusterNode1
po	PoOptions	allowUserDeputy	Steuert Berechtigung zur Eingabe eines dezentralen Stellvertreters in Usersetup	true/false
po	PoOptions	hideContextMenu	Verbirgt Kontextmenü generell.	true/false
po	PoOptions	allowSkins	experimenteller Parameter für Skinning, Wert 'true' nicht für Produktion gedacht!	true/false
po	PoOptions	skins	experimenteller Parameter für Skinning	default=layoutTemplate und simple=simpleLayoutTemplate
po	PoOptions	progressOpacityInPercent	Abdunklungswert für den Ladevorgang (zwischen 0 und 100) -> 0... keine Abdunklung, 100 -> schwarz	5
po	PoOptions	firstAction	Name der Aktion, welche beim Start von Webdesk automatisch geöffnet wird. Falls leer wird 'po_welcome.act' geöffnet
po	PoOrganisationServiceTarget	allowOnlySingleCostCenterAssignment	bei Verwendung von Kostenstellen (eigene Org-Struktur) kann durch Aktivierung des Parameters sichergestellt werden, dass ein Benutzer immer nur zu einer Kostenstelle zugehörig sein kann	true/false
po	PoOrganisationServiceTarget	headerText	in der obersten Leiste angezeigter Text bei Usern	PersonalNr: $getEmployeeId$
po	PoPasswordQuality	minimalDigitsCount	notwendige Anzahl Ziffern im neuen Password	0
po	PoPasswordQuality	minimalLength	die minimale Länge des neuen Passworts	2
po	PoPasswordQuality	minimalSpecialCharactersCount	notwendige Anzahl spezieller Zeichen wie "@" oder "!" im neuen Passwort	0
po	PoPasswordQuality	numberOfDifferingLatestPasswords	minimale Anzahl von verschiedenen Passwörtern, bis eines wiederholt werden darf	0
po	PoPasswordQuality	requiresUpperAndLowerCharacters	wenn true müssen sowohl klein- wie auch großgeschriebene Zeichen im neuen Passwort vorkommen	true/false
po	PoPasswordQuality	validityDays	die Anzahl Tage, nach der das Passwort geändert werden muss	365
po	PoPasswordResetMail	explicitRecipient	Empfänger der Mail, wenn nicht PoPerson.email genommen werden soll. Ist diese Zahl 0 so müssen ALLE Passwörter sofort geändert werden. Ist diese Zahl -1, so müsssen die Passwörter NIE geändert werden.
po	PoPasswordResetMail	senderMailAddress	die als Absender einzusetzende Mail-Adresse	office@workflex.at
po	PoPasswordResetMail	subject	Betreff des Mails das an den Benutzer versendet wird, wenn er sein Passwort zurück setzt	Your webdesk password has been reset
po	PoPasswordResetMail	templateBody	Inhalt des Mails das an den Benutzer versendet wird, wenn er sein Passwort zurück setzt	<html><body>Your webdesk password has been <b>reset</b>, please change it as soon as possible! Current password:<br/> $password Sincerly,Your Webdesk Administraton</body></html>
po	PoPasswordResetPolicy	forcePasswordChangeAfterResetToRandomPassword	wenn aktiviert muß der Benutzer nach dem ersten Login mit einem zurückgesetzten Passwort sein Passwort wechseln	true/false
po	PoPasswordResetPolicy	standardResetPassword	Default-Passwort auf das zurückgesetzt wird	webdesk
po	PoPasswordResetPolicy	useUsernameAsStandardPassword	Alternativ zu standardResetPassword kann der Username als Standard Passwort verwendet werden	true/false
po	PoSystemMessageTarget	daysToLive	Tage die ein Passwort gültig ist. 0 = unendlich	7
po	ServerParamList	elements	Parameter der im Zusammenspiel mit GW-Modul benötigt wird, um per Webservice auf die Mailboxen der Benutzer zugreifen zu können	domino6/minibank/at;http://192.168.1.35/GWService_1_5.nsf/webservice?OpenAgent;;tecUserForGwService;t$st
po	StartupListener	firstStartupBeanName	Nur nach Rücksprache mit Workflow Consultants verwenden	PoStartup

1.4.6 Jobverwaltung

Allgemeines

Jobs dienen als periodisch laufende Hilfsprogramme der Synchronisation und Bearbeitung von Daten.

Beispiele:

Erstellung von Gruppen anhand bestimmter Kriterien
die Synchronisation von Abteilungs- und Personendaten aus dem Zeitwirtschaftssystem oder
die Synchronisation von Kalenderdaten aus dem Groupware-System.
Filterung definierter Unregelmäßigkeiten im Zeitwirtschaftssystem und in folge daraus
Automatische Generierung bestimmte Workflow-Anträge..

Die Jobs können automatisch, mit Hilfe eines sogenannten Triggers gestartet werden. Mit dem Trigger wird ein Zeitplan erstellt, so dass die Jobs beliebig gestartet werden können (stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich, ...). Die Einstellung kann auf den Tag, Stunde und Minute genau konfiguriert werden.
Bei Bedarf können die Jobs auch jederzeit manuell gestartet werden.

Weiters können die Jobs einen aktiven oder inaktiven Status haben. Bei einem aktiven Status werden die Jobs gemäß dem eingestellten Trigger gestartet. Sind diese jedoch inaktiv, können sie lediglich manuell gestartet werden. Der Status kann jederzeit geändert werden.

Ein Monitoring der Jobs wird durch die Ansicht "Aktive Jobs" ermöglicht, wo alle aktiven Jobs auf einen Blick zu sehen sind. Weiters kann, bei entsprechender Parametrierung, der Verlauf des Jobs mit Hilfe der Logeinträge nachvollzogen werden. So wird anhand des parametrierten Log-Levels (definierter Status während des Jobverlaufes, wie z.B. Fehler, Warnung, ...) ersichtlich, ob ein Job problemlose durchgelaufen ist, oder ob bestimmte Probleme aufgetreten sind.
Bei Bedarf kann hier auch ein Mailversand konfiguriert werden. Die Mail wird an eine definierte Person verschickt, falls ein Logeintrag mit einem angegebenen Level existiert.

Begriffsdefinitionen

Ein Job ist ein periodisch laufendes Hilfsprogramm, welches für den korrekten Ablauf des Kundensystems notwendig ist. Dabei werden Systemtätigkeiten abgearbeitet, welche im Hintergrund durchgeführt werden können.
Ein konfigurierter Job ist ein Webdesk Standard-Job mit einer parametrierten kundenspezifischen Konfiguration. Dieses Parametrierung wird über den Reiter 'Job-Konfiguration' im Formular Job durchgeführt. Ein konfigurierter Job verwendet also die Funktionen eines Standardjobs, jedoch mit den Einstellungen, die für den Kunden sinnvoll sind.
Ein Jobtrigger ist eine Planungsinformation pro Job, welche angibt, in welchen Zeitabständen der Job gestartet werden soll. Pro Job können mehrere Jobtrigger definiert werden.
Ein Standard-Job der konfigurierbar ist, stellt ein eigene Konfigurationsformular zur Verfügung und ist per se noch nicht ablauffähig. Erst wenn eine neue Jobkonfiguration angelegt ist, kann diese dann gestartet werden. Ein "nicht konfigurierbarer" Job hingegen taucht sofort in der Liste der Jobs auf, ist also sofort ausführbar (und auch planbar), stellt aber keine weiteren Parametrierungsmöglichkeiten mehr zur Verfügung.

Durch die flexible Konfigurationsmöglichkeit kann ein Standard-Job in mehreren "Variationen" in einem System ablaufen. Jeder konfigurierte Job bildet nämlich eine neue Einheit, die seperat geplant werden kann.

Jedes Modul kann neue Jobs (sowohl konfigurierbare als auch nicht konfigurierbare) Jobs "beisteuern" und somit den "Werkzeugkasten" des Webdesk-Systems im Job-Bereich erweitern.

Relevante Menüpunkte / Aktionen

Die folgenden Menüpunkte im Full System Administrator enthalten die relevanten Funktionen zur Verwaltung und zur Überwachung von Jobs:

System -> Jobs
Monitoring -> Aktive Jobs
Monitoring -> Logeinträge

Monitoring

Für das Monitoring von Jobs ist es ungeheuer wichtig, dass die implementierenden Job-Klassen auch entsprechend Loggen. Diese Logging-Informationen werden dann üblicherweise in die Webdesk-Datenbank-Logs geschrieben und sind dann somit über die Ansicht Monitoring->Logeinträge auswertbar.

Empfohlene Log-Einstellungen

Grundsätzlich sollte der Loglevel of Jobs in den Log-Einstellungen (Full System Administrator: System--> Log-Einstellungen) zumindest auf INFO stehen. Damit ist gewährleistet, dass alle Log-Informationen, welche vom Programmierer als INFO oder höherwertig qualifiziert wurden, ins Datenbank-Log geschrieben werden. Hiermit sollte z.b. bei einer Batchverarbeitung üblicherweise z.b. die Anzahl der verarbeiteten Datensätze gelogged werden. Jedenfalls werden damit Fehler (Exceptions) auf jeden Fall gelogged!

Treten Fehler im Job auf, so ist es mitunter sinnvoll, den Logging-Level für Jobs auf DEBUG zu erhöhen!

Mailversand von Log-Infos

Im Reiter "Mailversand" des Job-Formulars kannn automatisch ein Mail mit Logging-Informationen an eine bestimmte Benutzer-Gruppe geschickt werden. Als Auslösekriterium sind hier Suchbegriffe oder das Erreichen eines bestimmten Log-Levels (z.b ERROR) möglich. Das Mail kann direkt alle Logging-Informationen enthalten oder aber nur einen Link auf die entsprechende Logging-Page enthalten.

Jobs im Modul Portal & Organisation

Jobs, welche für das Modul Portal & Organisation relevant sind:

Import OrgData
Dieser konfigurierbare Job importiert Organisationsdaten (z.B. Hierarchie und Vorgesetzte) z.B. aus anderen Systemen.
Start Connector Link Sync
Mit diesem konfigurierbaren Job können ein oder mehrere Konnektor-Synchronisation(en) gestartet werden.

Best Practice

Werden viele Jobs in einem System verwendet, sollte man folgende Grundregeln beachten:

Man sollte eine kundenspezifische Namenskonvention bei der Vergabe des Jobnamens einhalten, um später den Sinn des Jobs schnell erfassen zu können.
Das Beschreibungsfeld sollte auch wirklich genutzt werden, um das Ziel des Jobs für den Administrator zu beschreiben (z.B. Import von Personenstammdaten aus IF6020)
Läuft Webdesk in einem Clusterverbund (mehr als ein Server), so macht es Sinn, die Jobs auf einen Server zu konzentrieren. Ein paralleles (gleichzeitiges) Ausführen desselben Jobs auf unterschiedlichen Cluster-Nodes kann zu unvorhersehbaren Ergebnissen - im schlimmsten Fall zu Datenbank-Inkonsistenzen - führen.
Rechenintensive Jobs sollten am Abend oder in der Nacht laufen, um die Serverhardware während der "Hauptverkehrszeit" nicht unnötig zu belasten. Bei nächtlichen Jobs muss aber die Planung der Jobs unbedingt im Einklang mit den Plänen der DB-Sicherung erfolgen, um Probleme zu vermeiden!
Das regelmässige Zusenden von Log-Infos per Mail ermöglicht frühzeitig auf bestimmte Fehler bei den Jobs zu reagieren.

Log-Einträge in der Webdesk-DB sollten regelmässige gelöscht werden (hierzu gibt es einen eigenen Job!), ansonsten kann die Webdesk-DB zu voll werden und daraus können in weitere Folge Performance-Probleme entstehen.

Best Practice

Werden viele Jobs in einem System verwendet, sollte man folgende Grundregeln beachten:

Man sollte eine kundenspezifische Namenskonvention bei der Vergabe des Jobnamens einhalten, um später den Sinn des Jobs schnell erfassen zu können.
Das Beschreibungsfeld sollte auch wirklich genutzt werden, um das Ziel des Jobs für den Administrator zu beschreiben (z.B. Import von Personenstammdaten aus IF6020)
Läuft Webdesk in einem Clusterverbund (mehr als ein Server), so macht es Sinn, die Jobs auf einen Server zu konzentrieren. Ein paralleles (gleichzeitiges) Ausführen desselben Jobs auf unterschiedlichen Cluster-Nodes kann zu unvorhersehbaren Ergebnissen - im schlimmsten Fall zu Datenbank-Inkonsistenzen - führen.
Rechenintensive Jobs sollten am Abend oder in der Nacht laufen, um die Serverhardware während der "Hauptverkehrszeit" nicht unnötig zu belasten. Bei nächtlichen Jobs muss aber die Planung der Jobs unbedingt im Einklang mit den Plänen der DB-Sicherung erfolgen, um Probleme zu vermeiden!
Das regelmässige Zusenden von Log-Infos per Mail ermöglicht frühzeitig auf bestimmte Fehler bei den Jobs zu reagieren.
Log-Einträge in der Webdesk-DB sollten regelmässige gelöscht werden (hierzu gibt es einen eigenen Job!), ansonsten kann die Webdesk-DB zu voll werden und daraus können in weitere Folge Performance-Probleme entstehen.

1.4.6.1 Job Import Org Data

Mit diesem Job können Organigramm-Infos aus Webdesk 2.x importiert werden. Das bedeutet es werden alle Organisationseinheiten aus Webdesk 2.x als hierarchische Gruppen in Webdesk EWP angelegt und die Beziehungen zueinander definiert (welche OE gehöert unter welche OE...).

Des weiteren werden Rollen, Rolleninhaber und deren Kompetenzziele aus Webdesk 2.x importiert. Wichtig hierbei: Falls eine Rolle nicht in Webdesk EWP existiert, wird diese automatisch angelegt. Es werden NUR Kompetenzziele auf Gruppen (Vorgesetzter für eine Gruppe) importiert, d.h. individuelle Rollen-Kompetenzzuordnungen (Mayer hat Müller als Vorgesetzten) müssen manuell erfolgen.

Vorbereitungen am Webdesk 2.x

Am Webdesk 2 muss zumindest die Version 2.63.12m installiert sein. Weiters muss am Webdesk 2.x eine Website mit "Basic Authentication" eingerichtet sein, da der Job sich über HTTP mit einem im URL angegeben Usernamen + Passwort authentifiziert. Diese müssen dem Systemadministrator für den einstieg bekannt sein. Der Task IIOP (diiop.exe) muss gestartet sein (Konsole: load iiop).

Vorbereitungen am Webdesk 3.x

Mandant muss eingerichtet sein
Organisationsstruktur "Organigramm" für mandant muss eingerichtet sein.

Typ: URL oder File
Derzeit wird nur URL unterstützt.
URL/Pfad
Genaue URL von welchem das Import-XML geholt wird
TopLevel Group
Kurzbezeichnung der Top-Level OE
SelectionCriteria Group
Hier können Anfangsbuchstaben eingegeben werden, um nur bestimmte Gruppen zu importieren. z.b. "R" bedeutet, dass nur Gruppen, welche mit "R" beginnen, importiert werden.
import Accessrights for Switch
Dieser Parameter importiert die Berechtigung zu switchen und xx berechtigte Personen und /oder Orgstrukturen; Importiert NICHT globale (Mandanten?)oder Org-Zugriffsberechtigungen (Imports the AccessRight to use switch and sets the right to the given persons and/or the persons in the same orgstructure. DOES not import global or org access rights!)
Actionname of Switch

Der Name des Wd2.x Agents, welcher die XML Datei liefert lautet: ExportWebdeskDataAsXML
Eine Beispiel URL sieht wie folgt aus:
http://giamay:giamay@10.55.11.2/webdesk.nsf/ExportWebdeskDataAsXML?OpenAgent&client=RLB%20Stmk&structure=RLB%20Organigramm

d.h. Aufbau URL:

http://<username>:<password>@hostname/webdesk.nsf/ExportWebdeskDataAsXML?OpenAgent&client=<clientShortName>&structure=<ClientOrgStructure>

- Die Platzhalter "username" u. "passwort" beinhalten den Notes/webUser zum Einstieg auf den Webdesk 2.x
- Die Platzhalter "clientshortname" u. "ClientOrgStructure" entsprechen den Kurzbezeichnungen des Mandanten u. der Orgstruktur aus Webdesk 3. Achtung, falls Leerzeichen in den Namen vorkommen, müssen diese in der URL durch %20 ersetzt werden!

1.4.6.2 Job Start Connector Link Sync

Mit diesem konfigurierbaren Job können ein oder mehrere Konnektor-Synchronisation(en) gestartet werden.
Durch die Konnektor-Synchronisation können mehrere Konnektoren miteinander "verlinkt" werden.

Die entsprechenden Konnektoren werden aus der Dropdown-Liste ausgewählt.
Mit der "Hinzufügen"-Schaltfläche werden die Konnektoren für die Synchronisation definiert:

1.4.6.3 Job Execute and Send Reports

Der "Job Execute and send Reports" ermöglicht eine automatisierte Reporterstellung und proaktive Information an definierte Rolleninhaber.
Die Adressaten (Personen oder Gruppen) sind frei definierbar, die Konfiguration der Abfrage (ausgesendeter Report) entspricht der bereits vorhandenen Management-Liste, aknn aber auch manuell übersteuert werden.

Jobkonfiguration

Mail Betreff
Mail Text
Webdesk URL
Aktion
Format
Datumsformat

Jobparameter

Name > z.B. apply Historisation
Datum > z.B. best. Datum, gestern, heute, Monatserster, Monatsultimo, etc.
Skript
Wert / Skript

Personen / Gruppen / Mandantenauswahl

Auswahl von Personen, Gruppen oder Mandanten, an welche der Report versendet werden soll.

1.4.7 Konnektoren

Die Konnektoren stellen ein Rahmengerüst für den Import und Export von Daten in den Webdesk (bzw. aus dem Webdesk).
Die Definition von Quellkonnektoren (Quelle, aus der die Daten kommen) und Zielkonnektoren (wo die Daten hinkommen) erlaubt die Gestaltung des Datenflusses. So können nicht nur Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem in den Webdesk synchronisiert werden, sondern auch Datenbanken angesteuert, Textfiles (CSV-Dateien) erstellt werden. So können auch Daten aus dem Webdesk hinaus transportiert, und in andere Systeme importiert und formatiert werden (Schnittstellen-Framework).

Prinzipiell gibt es folgende Arten von Konnektoren:

Lesende Konnektoren
Schreibend Konnektoren
Konnektoren die sowohl lesen wie auch schreiben können

Beispiele für Konnektoren: Gruppenkonnektor, Personenkonnektor, ...

Weiters können im Webdesk auch verknüpfte Konnektoren definiert werden. Sie stellen eine Verknüpfung zwischen Konnektoren dar, und ermöglichen so eine genauere Definition des Datenflusses (Definition Sender und Empfänger)

1.4.7.1 DB Connector

Der DB Konnektor liest und schreibt Datensätze innerhalb einer relationalen Datenbank.

Beispiel für die Konfiguration eines DB Konnektors

1.4.7.2 Notes Connector

Ein Notes Konnektor liest und schreibt Notes Datensätze aus einer Lotus Notes Datenbank.

Beispiel für die Konfiguration eines Notes Konnektors

Feldwerte
Der Parameter definiert ob der Wert des Notes-Feldes laut Index, bzw. als Zeichenkette getrennt mit Strichpunkt (sofern mehere Einträge vorhanden sind) ausgegeben wird. Mögliche Auswahl:

Wert des Feldes lt. Index
Wert des Feldes als Zeichenkette mit Strichpunkt

Index
Wenn bei Type "Wert des Feldes laut Index" angegeben wird, muss der Index angebeben werden

1.4.7.3 PO Group Connector

Der PO GroupConnector liest und schreibt Webdesk Gruppen (inkl. zuständiger Rolleninhaber).

Beispiel für die Konfiguration eines PO Group Konnektors

Einstellungen für den Rollen-Import

Auswahl der Rolle
max. Anzahl der Rolleninhaber
Angabe, wieviele Rolleninhaber pro Rolle importiert werden sollen
Suchschlüssel für Zuordnung
Lösche aktuelle Rolleninhaber, wenn Person nicht gefunden wurde

1.4.7.4 PO Person Connector

Der PO Person Konnektor liest und schreibt Webdesk Personen, inkl. der zuständigen Rolleninhaber.

Beispiel für die Konfiguration eines PO Person Konnektors

1.4.7.5 Separator File Connector

Der Separator File Konnektor liest und schreibt Textfiles (Komma getrennt oder mit fixer Länge).

Beispiel für die Konfiguration eines Separator File Konnektors

1.4.7.6 Summarize Connector

Der Summarize Konnektor ist ein lesender und schreibender Konnektor, welcher Datensätze von mehreren lesenden Konnektoren (Quellkonnektoren) gruppiert.

Beispiel für die Konfiguration eines Summarize Konnektors

1.4.7.7 Template File Connector

Der Template File Konnektor ist ein schreibender Konnektor, welcher Textfiles erstellt. Kann u.a. dazu dienen, um bei Dienstreisen Datenträger zu erstellen.

Beispiel für die Konfiguration eines Template File Konnektors

1.4.7.8 Union Connector

Der Union Konnektor ist ein lesender Konnektor, welcher die Datensätze von mehreren lesenden Konnektoren zusammenfasst

Beispiel für die Konfiguration eines Union Konnektors

1.4.8 Verknüpfte Konnektoren

Verknüpfte Konnektoren stellen eine Verknüpfung zwischen bestehenden Konnektoren dar, und ermöglichen so eine genauere Definition des Datenflusses (Definition Sender und Empfänger).

Beispiel: Personenimport - definiert anhand welcher Kriterien Personenstammdaten aus der Zeitwirtschaft in den Webdesk übernommen werden.

1.4.9 Monitoring

Um den Webdesk EWP leichter monitoren zu können, wurde ein ganzes Set an Hilfsmitteln vorgesehen.
So können beispielsweise die Logeinstellungen nach Bedarf parametriert werden, und so bestimmte Aktionen, bestimmte User, oder Log-Levels für bestimmte Funktionen ausgeben. Die Loglevels können je nach Bedarf in unterschiedlichen Abstufungen definiert werden, wie z.B. als Info., Warnung oder Fehlermeldung etc. Die Logging-Tiefe beeinflusst die Performance, da sie recht speicherintensiv ist.

Als weitere Monitoring Tools dient die Anzeige der angemeldeten User, der aktiven Jobs, oder die Logeinträge, in welchen dokumentiert wird, welche Jobs wann mit welchem Erfolg gelaufen sind.
Der Parameter Status Report Cocoon gibt einen allgemeinen Überblick über den Status der Webapplikation. Zu erwähnen ist dabei der Speicherverbrauch, der verfügbare Speicher und die verwendete JRE.

1.4.9.1 Logeinträge

Eine Logdatei (engl. log file) beinhaltet das automatisch erstellte Protokoll aller oder bestimmter Aktionen von einem oder mehreren Nutzern im Webdesk, ohne dass diese davon etwas mitbekommen oder ihre Arbeit beeinflusst wird.

Falls für eine Aktion ein Log aktiviert wurde erscheint es in dies Liste mit allen Logs.
In dieser Liste werden alle relevanten Daten festgehalten, wie z.B. der Zeitpunkt des Beginns der Logaufzeichnung, die Benutzer-Identifikation (bzw. die ID eines geswitchten Users), die IP Adresse des Rechners von wo aus die Aktion aufgerufen wurde, etc.
Aufgrund dieser Daten kann auch nach einer bestimmten Logdatei gesucht werden.

1.4.9.2 Liste der Caches

Cache bezeichnet eine Methode, um Inhalte, die bereits einmal vorlagen, beim nächsten Zugriff schneller zur Verfügung zu stellen.
Gründe für den Einsatz eines Caches sind ein (relativ gesehen) langsamer Zugriff auf ein Hintergrundmedium oder ein relativ hoher Aufwand, oft benötigte Daten neu zu generieren. Sie sind also ein wesentlicher Faktor, um die Performance zu optimieren und einen schnellen Zugriff zu gewährleisten.

Auf diese Weise werden unterschiedlichen Daten in eigenen Caches zwischengespeichert, und sind für den Abruf sofort verfügbar.
Unter anderem sind im Webdesk folgende Caches zu finden :

Benutzerdaten,
temporären Zugriffsberechtigungen,
Rollenzuordnungen,
Menüeinträgen,
Prozessdefinitionen,
Prozessdetails
Notes-Kalendereinträgen (Free/Busy Anzeige) u.v.m.

Bei bestimmten Änderungen in der Parametrierung des Systems, wie z.B. Hinzufügen neuer Menüeinträge, Bestimmung neuer Rolleninhaber oder Erstellung neuer Gruppen, kann es notwendig sein, den Cache zu löschen, um die Änderung auch im Webdesk ersichtlich zu machen.
Es können auch alle Caches gleichzeitig gelöscht werden. Hier ist nur zu beachten, dass nach dem Löschen aller Caches der Workflow-Cache aktualisiert werden muss, damit alle Prozessdefinitionen angezeigt werden.

1.4.9.3 Angemeldete User

Das Monitoring Tool "Angemeldete User" liefert eine Übersicht aller User, die aktuell online sind. Die angemeldeten User werden mit ihrem Usernamen, der Session-ID (pro User wird eine Session erstellt in welcher Userbezogene Informationen gespeichert werden), dem Zeitpunkt des Einloggens (entspricht zugleich dem Erstellungszeitpunkt der Session), und dem Zeitpunkt, wann der User zuletzt den Webdesk EWP benutzt hat, angezeigt.

1.4.9.4 Aktive Jobs

Mit der Übersicht über aktive Jobs wird eine Zusammenfassung aller aktiver Jobs geliefert. Hierbei handelt es sich um Jobs, welche mit einem Trigger versehen sind, und diesem entsprechend automatisch gestartet werden.

Eine Ausnahme stellen hier Immediate Triggers dar. Das sind Auslöser, welche sofort auslösen, wodurch der zugeordnete Job sofort startet. (Kann mittels "Job sofort starten" durchgeführt werden). Auch diese Jobs erscheinen in der Liste der aktiven Jobs, verschwinden aber wieder, nachdem sie ausgeführt wurden.

Weiters kann in der Ansicht der aktiven Jobs überprüft werden, ob ein Job gerade ausgeführt wird. Muss ein laufender Job unterbrochen werden, so kann er mittels eines eigenen Abbrechen-Buttons gestoppt werden ( dies gilt nur für Jobs, die das Interface "Interruptable" implementiert haben).

1.4.9.5 Continuations

Was sind Continuations ?

Hier wird die ID (??) festgehalten, ebenso wie der Zeitpunkt des letzten Zugriffs, die initiale Lebenszeit (??), der Ablaufzeitpunkt, die Anzahl der Kinder (??) und der Typ (??).

1.4.9.6 Status Report

Der Status Report liefert einen allgemeinen Überblick über den Status der Webapplikation.

Zu erwähnen ist dabei der Speicherverbrauch, der verfügbare Speicher und die verwendete JRE. Dieser Report ist hauptsächlich für Entwickler interessant, weshalb hier nicht weiter darauf eingegangen wird.

1.4.9.7 Spezielle Funktionen

Zu den speziellen Funktionen des Webdesk gehört die Möglichkeit, den Benutzer zu ändern (Benutzer umschalten / Switch). Mit einer entsprechenden Berechtigung hat der Benutzer dann die Möglichkeit, auf den Webdesk eines anderen Benutzers zu switchen. Diese Aktionsberechtigung kann sich auf eine Person, Gruppe, bis hin zum ganzen Unternehmen erstrecken.

Switcht man auf einen anderen Benutzer, so kann man in seinem Namen Informationen, Listen aufrufen, Anträge erstellen. Erstellt man einen Antrag im Namen eines anderen Users, so wird dieser, abhängig von der Parametrierung des Prozesses, entweder in der Workflow-Liste "Offene Anträge" vom eigentlichen User, oder von demjenigen, der geswitcht hat angezeigt.

Diese Funktionalität ist sehr hilfreich bei, z.B. Vorgesetzten, welche viel unterwegs sind, und während derer Abwesenheit eine stellvertretende Person (Sekretärin/Assistentin) entsprechend agieren kann (Anträge genehmigen, Anträge stellen).

Folgende Systemparameter müssen bei dieser Funktion berücksichtigt werden:

WfOptions.switchUserMayApprove

true > ist dieser Parameter auf true gestellt, so kann der switchende User alle Anträge und Aufgaben bearbeiten.
false > ist der Parameter auf false gestellt, so kann der switchende User lediglich die Aufgaben-Liste sehen, diese jedoch nicht bearbeiten

WfOptions.switchUserActsAsNominalUser

true > ist der Parameter auf true gestellt, so kann der switchende User die Aufgaben bearbeiten. Im Prozessverlauf wird der switchende User als Bearbeiter angegeben.
false > wird der Parameter auf false gestellt, kann der Antrag vom switchenden User bearbeitet werden, im Prozessverlauf werden beide User gespeichert und angezeigt > der User, auf den geswitcht wurde, sowie der switchende User als Bearbeiter.

1.4.10 Praktische Beispiele Systemeinstellungen

1.4.10.1 Schlüsselwerte

Im Falle einer Löschung eines Schlüsselwerts wird dieser das gültig-bis Feld auf "jetzt" gesetzt, somit fällt dieser Datensatz bei zukünftigen Abfragen raus und ist logisch gelöscht.

Name - Name des Schlüsselwertes
Beschreibung - Beschreibung für den Schlüsselwert
Gültig von - bis - Anzeige des Gültigkeitszeitraumes für den Wert

Neuen Schlüsselwerttyp anlegen

Um einen neuen Schlüsselwerttyp anzulegen klickt man auf die Schaltfläche "Neuer Schlüsselwerttyp", befüllt den Namen und die Beschreibung für den neuen Wert.

Um ein neues Schlüsselwort hinzuzufügen, klickt man auf die Schaltfläche "Schlüsselwort hinzufügen", anschließend befüllt man die vorgegebenen Felder mit dem

Schlüsselwort - Vergabe des Namens z.B. Exchange Listing
Text - beliebiger Text, z.B. Wien.
Gültig von - bis - Bestimmung des Gültigkeitszeitraumes für den Schlüsselwert (mit Hilfe der Kalender-Funktion)
Löschen - um einen Schlüsselwert zu löschen aktiviert man die Check-Box (durch Anklicken) . Nach Aufruf von Speichern werden die zum löschen markierten Schlüsselworte logisch gelöscht (siehe oben!)

Durch Speichern wird der neue Schlüsselwert gespeichert, kann bei Bedarf anschließend weiter editiert werden. Durch Speichern & Schließen wird der neue Schlüsselwert gespeichert, man gelangt wieder zur Schlüsselwert-Übersicht.

Mit der Zurück-Taste kann der Vorgang unterbrochen werden.

Beispiel für eine Schlüsselwortliste

Im folgenden Beispiel gibt es einen Schlüsselwerttyp "ExchangeListing" mit 2 angehängten Schlüsselwerten. Die deutsche Übersetzung wird direkt in der Maske angezeigt. Um die Übersetzungen für die anderen Sprachen anzuzeigen, muss man den Button mit dem Bleistift betätigen.

Nach Klick auf den Bleistift-Button beim Keyword "ExchListingVIE" gelangt man in folgende Ansicht:

Hier sieht man die anderen Übersetzungen für den entsprechenden Schlüsselwert. Mittels Klick auf die jeweilige Zeile kann die Übersetzung bearbeitet werden.

1.4.10.2 Systemmeldungen

Diese Systemmeldungen werden vom Systemadministrator verfasst, die Benutzer sehen die Meldung direkt nach der Anmeldung im Webdesk auf ihrem Welcome-Bildschirm.
Der Zeitpunkt des Erscheinens, ebenso wie die Dauer, für welche die Meldung erscheinen soll, können beliebig parametriert werden.

Bevor eine Systemmeldung erstellt wird, sollte im Menüpunkt Setup > Systemparameter folgender Parameter eingestellt werden:

Der Parameter daysToLive besagt wie lange die Systemmeldung angezeigt wird. Dieser muss größer als 0 sein

ist z.B. 2 eingestellt, so wird die Meldung für 2 Tage angezeigt.

Neue Systemnachricht erstellen

Menüpunkt Einstellungen > Systemmeldungen > Neue Systemnachricht

Überschrift
Überschrift für die Systemnachricht
Verweis
z.B. ein Link auf eine Internet-Seite
wird aktiv am
Angabe des Datums, an welchem die Meldung aktiv erscheinen soll
Text
Eingabe des gewünschten Textes
Speichern & Schließen

Anschließend erscheint die Systemmeldung in der Übersicht:

Erstellt am
Datum, an dem die Meldung erstellt wurde
Überschrift
Überschrift der Meldung
Meldung
Hier erscheint der Inhalt der Meldung
wird gültig ab
Datum der Erscheinung
Html-Verweis
Anzeige eines ev. Verweises auf eine HTML Seite
erstellt von
Anzeige des Erstellers der Meldung

Für den Benutzer ist die Meldung nach dem Log-In auf dem Welcome-Bildschirm zu sehen. Klickt man auf die Pfeile, so wird der Inhalt der Meldung angezeigt:

1.4.10.3 Jobs

Allgemeines zu Jobs

Jobs dienen als periodisch laufende Hilfsprogramme der Synchronisation und Bearbeitung von Daten.
Sie sind mannigfaltig einsetzbar, und ermöglichen beispielsweise die Erstellung von Gruppen anhand bestimmter Kriterien, die Synchronisation von Abteilungs- und Personendaten aus dem Zeitwirtschaftssystem oder die Synchronisation von Kalenderdaten aus dem Groupware-System.
Weiters können mit Hilfe bestimmter Jobs definierte Unregelmäßigkeiten im Zeitwirtschaftssystem gefiltert werden, woraufhin bestimmte Anträge automatisch generiert und an die Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden

Die Jobs können automatisch, mit Hilfe eines sogenannten Triggers gestartet werden. Mit dem Trigger wird ein Zeitplan erstellt, so dass die Jobs beliebig gestartet werden können (stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich, ...). Die Einstellung kann auf den Tag, Stunde und Minute genau konfiguriert werden.
Bei Bedarf können die Jobs auch jederzeit manuell gestartet werden.
Weiters können die Jobs einen aktiven oder inaktiven Status haben. Bei einem aktiven Status werden die Jobs gemäß dem eingestellten Trigger gestartet. Sind diese jedoch inaktiv, können sie lediglich manuell gestartet werden. Der Status kann jederzeit geändert werden.

Ein Monitoring der Jobs wird durch die Ansicht "Aktive Jobs" ermöglicht, wo alle aktiven Jobs auf einen Blick zu sehen sind. Weiters kann, bei entsprechender Parametrierung, der Verlauf des Jobs mit Hilfe der Logeinträge nachvollzogen werden. So wird anhand des parametrierten Log-Levels (definierter Status während des Jobverlaufes, wie z.B. Fehler, Warnung, ...) ersichtlich, ob ein Job problemlose durchgelaufen ist, oder ob bestimmte Probleme aufgetreten sind.
Bei Bedarf kann hier auch ein Mailversand konfiguriert werden. Die Mail wird an eine definierte Person verschickt, falls ein Logeintrag mit einem angegebenen Level existiert.

Trigger

Ein Trigger stellt einen Zeitplan für die Ausführung eines Jobs dar. Er legt fest, wann, wie oft, und in welchen Abständen der Job ausgeführt wird.

Zeitplantyp
Hier erfolgt die Auswahl des Triggers:

minütlicher Trigger
Wird dieser Parameter selektiert, so wird der Job jede Minute neu gestartet
stündlicher Trigger
Bei diesem Parameter wird der Job jede Stunde neu gestartet
täglicher Trigger
Mögliche Selektion der genauen Uhrzeit (Stunden und Minuten)
wöchentlicher Trigger
Mögliche Selektion des Wochentages und der Uhrzeit
monatlicher Trigger
Selektion, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit der Trigger starten soll
Simple Trigger
Mögliche Einstellungen sind Anzahl der Wiederholungen, Beginn- und Ende-Datum, Minuten in Intervall.
Cron Trigger
Hierbei handelt es sich um eine besondere Art von Trigger. Die Crono Expression kann aus 6 oder 7 Zeichen bestehen, die durch Leerzeichen getrennt sind. Diese Zeichen können alle erlaubten Werte darstellen, wie auch einige Sonderzeichen beinhalten (z.B. , - * / ). Das Zeichen * steht hier zum Beispiel für alle möglichen Werte (Wildcard). Die Bedeutung der anderen Sonderzeichen finden sie unter dem unten angegebenen Link.
Auf diese Weise kann ein Zeitpunkt (Stunde, Minuten, Datum, Tag, Monat, Jahr, etc.) für den Trigger bestimmt werden. Die Crono Expression kann z.B. wie folgt aussehen: 0 0 12 * * ?, und bedeutet, dass der Trigger täglich um 12Uhr (mittags) feuern soll.

Legende (Felder in korrekter Reihenfolge):

Namensfeld

Erlaubte Werte

Erlaubte Sonderzeichen

Seconds

0-59

, - * /

Minutes

0-59

, - * /

Hours

0-23

, - * /

Day-of-month

1-31

, - * ? / L W C

Month

1-12 or JAN-DEC

, - * /

Day-of-Week

1-7 or SUN-SAT

, - * ? / L C #

Year (Optional)

empty, 1970-2099

, - * /

Namensfeld	Erlaubte Werte	Erlaubte Sonderzeichen
Seconds	0-59	, - * /
Minutes	0-59	, - * /
Hours	0-23	, - * /
Day-of-month	1-31	, - * ? / L W C
Month	1-12 or JAN-DEC	, - * /
Day-of-Week	1-7 or SUN-SAT	, - * ? / L C #
Year (Optional)	empty, 1970-2099	, - * /

Beispiele:

Ausdrücke	Bedeutung
0 0 12 * * ?	Startet täglich um 12:00
0 15 10 ? * *	Startet täglich um 10:15
0 15 10 * * ?	Startet täglich um 10:15
0 15 10 * * ? *	Startet täglich um 10:15
0 15 10 * * ? 2005	Startet täglich um 10:15 während des Jahres 2005
0 * 14 * * ?	Startet täglich jede Minute beginnend um 14:00 und endet um 14:59
0 0/5 14 * * ?	Startet täglich alle 5 Minuten beginnend um 14:00 und endet um 14:55
0 0/5 14,18 * * ?	Startet täglich alle 5 Minuten beginnend um 14:00 und endet um 14:55, UND Startet alle 5 Minuten beginnend um 18:00 und endet um 18:55
0 0-5 14 * * ?	Startet täglich jede Minute beginnend um 14:00 und endet um 14:05
0 10,44 14 ? 3 WED	Startet um 14:10 und um 14:44 jeden Mittwoch im Monat März
0 15 10 ? * MON-FRI	Startet um 10:15 jeden Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag
0 15 10 15 * ?	Startet um 10:15 am15ten jedes Monats
0 15 10 L * ?	Startet um 10:15 am letzten Tag jedes Monats
0 15 10 ? * 6L	Startet um 10:15 am letzten Freitag jedes Monats
0 15 10 ? * 6L 2002-2005	Startet um 10:15 am letzten Freitag jedes Monats in den Jahren 2002, 2003, 2004 und 2005
0 15 10 ? * 6#3	Startet um 10:15 am dritten Freitag jedes Monats

Weiterführende Informationen zum Thema Cron-trigger finden Sie unter: http://quartz.sourceforge.net/javadoc/org/quartz/CronTrigger.html

Löschen
Durch Aktivieren der Check-Box kann der bestehende Trigger gelöscht werden (aktivieren der Check-Box durch Anklicken, anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen")
Neuer Trigger
Hier kann ein neuer Trigger angelegt werden. Die Selektion erfolgt wie beim Zeitplantyp
Speichern, Speichern & Schließen
Durch Klicken auf Speichern wird die Änderung übernommen, das Formular könnte noch weiter editiert werden. Durch "Speichern & Schließen" wird der Job gespeichert, man gelangt wieder zur Job-Übersicht

Mailversand

Mailverständigung aktivieren
Wird die CheckBox angehakt, so wird die Mailverständigung aktiviert
Loglevel
Eine E-Mail wird verschickt falls ein Logeintrag mit dem angegebenen Level existiert. Priorisierung von Fehlermeldungen

Fatal - es werden nur Fehlermeldungen ausgegeben
Error - alle Fehlermeldungen
Warn
Info
Debug - gibt die meisten Meldungen aus (z.B. "lade Datensatz mit Nummer xy...")
All - alle Meldungen werden ausgegeben

Suchkriterium
Beinhaltet einer der Logeinträge eines der angegebenen Worte, so wird ein Mail verschickt.
Nur einen Link zu den Logs versenden
Wird der Parameter angehakt, so wird nur ein Link zu den Log-Einträgen gesendet. Andererseits werden alle Log-Details gesendet.
Adresse des Servers
Geben sie hier die Adresse des Servers ein. Z.B. http://myserver.com/webdesk
Personen, die informiert werden sollen
Eingabe einer gültigen E-Mailadresse für Benachrichtigungen, dass der Job gelaufen ist, bzw. dass Fehler aufgetreten sind.

Hinzufügen > Hinzufügen neuer E-Mailadressen
Löschen > Löschen bestehender E-Mailadressen

Modulrelevante Jobs

Die einzelnen Jobs haben für unterschiedliche Module Relevanz:

Relevante Jobs für das Modul Portal & Organisation:

Import OrgData
Dieser Job importiert, wie der Name schon sagt, Organisationsdaten
Start Connector Link Sync
Mit diesem Job wird die Synchronisation des... XXX gestartet
Java Job
Dieser Job dient der individuellen Gestaltung eines Jobs, welcher den Java-Programmcode, welcher für den Kunden geschrieben wurde, ausführt
Custom Java Script
Dient ähnlich wie der Java Job der individuellen Gestaltung eines Jobs anhand des Java Scripts
Delete Log Data
Mit diesem Job werden die Einträge, welche in den Log-Einstellungen bestimmt wurden, aus der Datenbank gelöscht.

Relevante Jobs für das Modul Zeitwirtschaft:

Inform about Events
Dieser Job sendet im Falle besonderer Ereignisse in der Zeitwirtschaft Infos aus
Erstellung Umbuchungen
Dieser Job erstellt automatisch Anträge für Umbuchungen (z.B. Überstundenauszahlung)
Change Time Model and Fillup Booking
Mit diesem Job können Tagesprogramme getauscht werden
Inform about Reschedulings
xxx
Create rs Type Objects based on Groups
xxx
Process System Notifications
Dieser Job erstellt diverser System-Benachrichtigungen (Workflow-Anträge)
Build Custom Groups
Hiermit werden Gruppen erstellt, anhand definierter Werte (Attribute) aus dem Zeitwirtschaftssystem
Get absence Text Modules
Mit diesem Job werden Textbausteine für alle Fehlgründe im Zeitwirtschaftssystem erstellt (für die voreingestellte Sprache)

Folgender Job wird im Travel-Modul verwendet:

Migrate WD2 Travels
Dieser Job importiert Reisedaten aus dem Webdesk2

Jobs, welche für das Workflow-Modul relevant sind:

Wf Check Deadlines
Dieser Job überprüft die Deadlines laufender Prozesse
Wf Check Limits
Mit diesem Job werden die Limits laufender Prozesse überprüft
Migrate WD2 Processes
Mit diesem Job können bestehende (bereits archivierte) Prozesse aus dem Webdesk 2 übernommen werden
Delete old WF Data
Hier erfolgt die Löschung alter WF XX..
Sync Persons
Der Job synchronisiert die Namen aller Personen aus der Webdesk-Datenbank mit der Shark-Datenbank
Fill up WF List Caches
Mit diesem job werden die für Workflow-Listen zuständigen Caches XX...
Finish manual End System Activities
Xx
Refresh Cache
XX

Folgende Jobs sind für das Groupware-Modul relevant:

Sync Calendar Dates
Dieser Job synchronisiert Fehlzeiten aus der IF6020 mit dem Groupware-System
Delete Calendar Dates
Dieser Job hat die Aufgabe, alle Kalendereinträge aus dem Groupware-System zu löschen, welche mit dem Job "Sync Calendar Dates" generiert wurden.

Jobs für das Reporting-Modul:

Execute and send reports

Verweise / Monitoring der Jobs

Handelt sich bei der angelegten Job-Konfiguration um einen aktiven Job (Trigger ist aktiviert), so kann dieser auch unter dem Menüpunkt Monitoring / Aktive Jobs eingesehen werden:

Weiters findet man Informationen zu dem durchgeführten / neu angelegten Job in der Menüleiste Monitoring / Logeinträge:

1.4.10.4 Konnektoren

Allgemeines zu Konnektoren

Die Konnektoren stellen ein Rahmengerüst für den Import und Export von Daten in den Webdesk (bzw. aus dem Webdesk) zur Verfügung.
Die Definition von Quellkonnektoren (Quelle, aus der die Daten kommen) und Zielkonnektoren (wo die Daten hinkommen) erlaubt die Gestaltung des Datenflusses. So können nicht nur Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem in den Webdesk synchronisiert werden, sondern auch Datenbanken angesteuert, Textfiles (CSV-Dateien) erstellt werden. So können auch Daten aus dem Webdesk exportiert, und in andere Systeme importiert und auf dem Weg dorthin mittels Scripting angepasst werden (Schnittstellen-Framework).

Prinzipiell gibt es folgende Arten von Konnektoren:

Lesende Konnektoren
Schreibende Konnektoren
Konnektoren die sowohl lesen als auch schreiben können

Name
In dieser Spalte fndet sich der Name des Konnektors
Klassenname
Diese Spalte gibt den technischen Klassennamen des Konnektors an
Update erlaubt
Diese Spalte liefert Informationen, ob Updates erlaubt sind oder nicht
Konfiguration des
Handelt es sich bei dem Konnektor um eine Konfiguration, so wird hier der urspr. Konnektor angezeigt, von dem die Konfiguration abstammt
Kann schreiben
Definiert ob der Konnektor auch schreibend verwendet werden kann. Konnektoren die diese Option nicht verwenden, können bei den verknüpften Konnektoren nicht als Zielkonnektoren verwendet werden.

Weiters können im Webdesk auch verknüpfte Konnektoren definiert werden. Sie stellen eine Verknüpfung zwischen Konnektoren dar, und ermöglichen so eine noch genauere Definition des Datenflusses (Definition als Ziel- oder Quellkonnektoren).

Anlegen eines neuen Konnektors / Neue Konfiguration

Um einen neuen Konnektor anzulegen klicken sie in der Liste der Konnektoren auf die Schaltfläche Neue Konfiguration.

Es müssen nun folgende Felder befüllt werden. Achtung erst nach Ausfüllen des Vaterkonnektors und anschließendem speichern können die für diesen Vaterkonnektor spezifischen Informationen eingegeben werden!

Vaterkonnektor
Selektion des Konnektors, von welchem sich die neue Konfiguration ableiten soll. Zur Auswahl stehen alle konfigurierbaren Konnektoren im Webdesk System (z.B. PoGroupConnector, dbConnector, seperatorFileConnector, templateFileConnector, etc.).
Name
Name des neuen Konnektors
Konnektor kann schreiben
Durch Anhaken des Parameters wird definiert, ob dieser Konnektor schreiben kann (Quellkonnektor);
Ist der Parameter nicht angehakt, kann der Konnektor nur lesen (Zielkonnektor). Ist ein Vaterkonnektor grundsätzlich nicht in der Lage, zu schreiben, so ist dieser Parameter wirkungslos (Beispiel: summarizeConnector)

Konfigurierbare Konnektoren

Die folgende Konnektoren können konfiguriert werden und müssen daher vor der Verwendung als neue Konnektor-Konfiguration angelegt werden. Im Gegensatz dazu können nicht konfigurierbare Konnektoren ohne Anlage einer Konfiguration sofort verwendet werden.

Name	Beschreibung	Möglichkeiten
dbConnector	lesender und schreibender Zugriff auf relationale Datenbanken	lesen, schreiben
seperatorFileConnector	Lesen und schreiben von Textfiles. Die Spalten in den Textfiles haben entweder fixe Längen oder sind mit Seperator getrennt (csv). Die Speicherung der Textfiles kann im Filesystem oder im DocumentManagement-Modul erfolgen.	lesen, schreiben
templateFileConnector	Schreiben von individuell erstellten Textfiles nach einem Template. Mit diesem Konnektor können mittels Velocity benutzerdefinierte Files erzeugt werden (z.b. XML, EDIFACT, etc..) Speicherung erfolgt im Filesystem oder im DocumentManagement-Modul.	schreiben
summarizeConnector	Liest Daten aus einem andern Quellkonnektor und gruppiert die Daten und summiert sie. Ein typischer Anwendungsfall wäre z.b., Reisekosten von Mitarbeitern flexibel nach Lohnarten zu gruppieren.	lesen
notesConnector	Lesen von Daten aus Lotus Notes Datenbanken.	lesen
travelConnector	Lesen von Reiseabrechnungen, hierbei ist entspricht jeder Datensatz genau einer Reiseabrechnung. Kann auch dazu verwendet werden, um nach einer Synchronisation den Reisestatus in der Reiseabrechnung zu verändern.	lesen
PoPersonConnector	Lesen und Schreiben von Personen-Stammdaten und Rollenzuordnungen (d.h. wer ist zuständiger Rolleninhaber für eine bestimmte Person)	lesen, schreiben
PoGroupConnector	Lesen und Schreiben von Gruppen-Stammdaten (z.b. OEs) und Rollenzuordnungen (d.h. wer ist zuständiger Rolleninhaber/Vorgesetzter für eine bestimmte Abteilung)	lesen, schreiben

DB Konnektor - Datenbank-Konnektor

Diese Konnektordefinition ermöglicht eine Datenbank im Webdesk in einem verknüpften Konnektor verwenden zu können. Damit können über den Webdesk Daten aus einer Datenbank gelesen bzw. in eine Datenbank geschrieben werden.

Datenbank Eigenschaften

Benutzer
Benutzername, der zum Einloggen verwendet werden soll
Passwort
Passwort, welches zum Einloggen verwendet werden soll
URL
Eingabe der URL der Datenbank, z.B.: jdbc:sqlserver://servername:port;databaseName=db_name;):

Beispiel für MySql:
jdbc:mysql://192.168.3.12:3306/TestDB
Beispiel für MSSql:
jdbc:sqlserver://localhost:1433;databaseName=webdesk

Teile des SQL Queries

Select Statement
Der Select-Teil des SQL Statements ist optional. Ist es leer, so wird 'select *' verwendet.
From Statement
Der From-Teil des SQL Statements. (z.b.: from Tabellenname_aus_dem_Schema). Dieser Parameter muss angegeben werden.
Where statement
Der Where-Teil des SQL Statements ist optional. Ist er leer so ist keine Einschränkung vorgesehen.
dbConnector_escapeCharacter
damit kann eine Maskierung für Sonderzeichen angegeben werden, um diese in SQL- Abfragen verwenden zu können (meistens /)

Einschränkungen

Haupttabelle (update/delete)
Die Haupttabelle, in die schlussendlich geschrieben wird. Diese Information wird nur dann verwendet, wenn der Konnektor das Ziel darstellt.
In Haupttabelle darf geschrieben werden
Der Parameter definiert, ob es erlaubt ist in die Haupttabelle zu schreiben.

Teste Verbindung

Dieser Button erlaubt zu überprüfen, ob mit den eingestellten Parametern die Verbindung funktioniert.

Seperator File Connector

Ein Filekonnektor kann prinzipiell lesen und schreiben, kann aber auch so definiert werden, dass er nur liest oder nur schreibt.
Kann ein File Konnektor schreiben, so muss dies hier eingegeben werden, damit er auch in die Auswahlliste der möglichen Ziel-Konnektoren für die Definition von "verknüpften Konnektoren" aufscheint.

Verwendete Datei / Lesen

Wähle Datei
Aktuell von dem Konnektor verwendete Datei zum Einlesen. Ist dieses Feld befüllt, so wurde die Datei bereits in der Datenbank gespeichert.
Wähle Dateipfad am Server
Die Datei kann mit "Durchsuchen" auf dem Server ausgewählt werden.
Dateiupload und extrahieren der Spalten
Datei wird auf den Server geladen und analysiert. Dabei wird versucht die Spaltennamen aus der ersten Zeile auszulesen oder die Spaltennamen werden automatisch generiert.

Verwendete Datei /Schreiben

Wähle Datei am Server
Speichert die Datei mit dem angegebenen Namen in die Datenbank. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: $d (=Tag), $M (=Monat), $y (=Jahr), $h (=Stunde), $m (=Minute) und $s (=Sekunde)
Als Dokument speichern / Formatierungsmuster angeben
Schreibt die Datei unter dem angegebenen Pfad am Server. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: $d (=Tag), $M (=Monat), $y (=Jahr), $h (=Stunde), $m (=Minute) und $s (=Sekunde)

Dateiaufbau

Dateiaufbau

Ein Trennzeichen wird benutzt, um die Spalten zu kennzeichnen
Die Daten in der Datei sind so aufgebaut, dass ein Trennzeichen das Spaltenende kennzeichnet. Meistens wird hierfür ein ; verwendet (z.B. in CSV- Files)

Spalten haben eine fixe Länge
Spalten werden nicht von einen Trennzeichen gekennzeichnet sondern haben immer eine bestimmte Länge z.B. 15 Zeichen.

Einstellungen bei Dateiaufbau mit Trennzeichen

Erste Zeile definiert Namen
Wenn gewählt, sollte die erste Zeile der Datei die Namen der Spalten beinhalten. Diese Option ist nur bei Verwendung von Trennzeichen relevant!
Kommentarkennzeichner
Definiert das Muster, das verwendet wird, um eine Zeile als Kommentar zu kennzeichnen.
Trennzeichen
Das Trennzeichen wird vom Konnektor benutzt, um Spalten in der Datei zu kennzeichnen.
Stringkennzeichner
Der Stringkennzeichner muss vor und nach der Zeichenfolge stehen und wird benutzt um diesen zu kennzeichnen. Dies kann durchaus nützlich sein, z.B. wenn ein Trennzeichen innerhalb der Zeichenfolge vorkommt.

Definition der Spalten

Spaltenname
Name der Tabellenspalte
Offset
Definiert an welcher Stelle einer Zeile die Spalte beginnt.
Länge
Länge der vorhergehenden Spalte
Bündigkeit
Dieses Feld wird nur beim Schreiben berücksichtigt und definiert die Anordnung der Spalte beim Schreiben.
Auffüllen mit
Definiert die Zeilenfolge, die zum Auffüllen des Spalteninhaltes verwendet wird.
Vorgabe
Der default Wert. Wird verwendet wenn kein Wert gegeben ist.
Präfix
Der retournierte Wert wird um den Präfix angereichert.
Postfix
Der retournierte Wert wird um den Postfix angereichert.
Zeile hinzufügen / Ausgewählte Zeile entfernen
Durch Selektion der Spalte und Anklicken der Schaltfläche werden neue Zeilen hinzugefügt bzw. entfernt. Speichern.
Zeige erstellte Dateien
Es werden nur Dateien angezeigt, bei denen der Konnektor als Ziel diente.

Template File Connector

Velocity Template

Velocity Template
Hier können Sie Velocity- Scripts ausführen. Eine Referenz der Velocitybefehle finden Sie auf hier
Alle Zeilenschaltungen (CRs + LFs) entfernen?
Es werden alle Carriage Returns (CR = Eingaben von Return) und Line Feeds (LF = Eingabe von Space; Leerzeichen) automatisch aus der Zieldatei entfernt

Zusätzlich kann der Template Fileconnector gleichzeitig ein zweites File schreiben:

Save Object () und postProcess () werden auf eine 2. Instanz weitergeleitet, welche bereits vom Template File Konnektor selbst erzeugt wird. Die Entitätsnamen und die UID zur Speicherung von Ergebnis-Files muss an die 2. Instanz weitergegeben werden.
Hier wird der Name des 2. Template File Konnektors angegeben, an die im Falle der Ausführung von Schreiboperationen auf der aktuellen Konfiguration diese weitergeleitet werden.

Speicherort von Output

Wähle Datei am Server
Speichert die Datei mit dem angegebenen Namen in die Datenbank. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: $d (=Tag), $M (=Monat), $y (=Jahr), $h (=Stunde), $m (=Minute) und $s (=Sekunde)
Als Dokument speichern / Formatierungsmuster angeben
Schreibt die Datei unter dem angegebenen Pfad am Server. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: $d (=Tag), $M (=Monat), $y (=Jahr), $h (=Stunde), $m (=Minute) und $s (=Sekunde)
Als Dokument in DB und im Filesystem speichern
Speichert die Datei mit dem angegebenen Namen in die Datenbank. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: $d (=Tag), $M (=Monat), $y (=Jahr), $h (=Stunde), $m (=Minute) und $s (=Sekunde)

Spalten Definition

Spaltenname
Definiert den Namen der Spalte, der später in den verknüpften Konnektoren ersichtlich ist
Zeile hinzufügen / ausgewählte Zeilen entfernen
Zeige erstellte Dateien
Es werden nur Dateien angezeigt, bei denen der Konnektor als Ziel diente

Summarize Konnektor

Dieser Konnektor liest den Inhalt eines anderen lesenden Konnektors und gruppiert bzw. summiert die Inhalte neu. Grundsätzlich hat ein Summarize Konnektor immer nur 3 Ausgabe-Spalten:

Feld für Personen-Kennzeichen (z.B. Personalnummer)
Feld für Gruppierungsmerkmal
Feld für Betragssumme

Damit kann dieser Konnektor dazu verwendet werden, um z.B. Kosten aus detaillierten Datensätzen nach bestimmten Kritieren neu zu gruppieren.

Beispiel:

Alle genehmigten Reiseabrechnungen in ein Lohnarten-File konvertiert werden.
Das Lohnartenfile kennt nur folgende Infos: Personalnummer (Personen-Kennzeichen), Lohnart (Gruppierungsmerkmal) und Betrag (Summe der Kosten dieses Mitarbeiters in dieser Lohnart)

Die Konfiguration dient nun dazu, festzulegen:

Welche Spalte aus dem Quellkonnektor beeinhaltet das Personenkennzeichen (Personalnummer)
Wie soll der Feldname des Gruppierungsfeldes lauten ("Überschrift der Zielgruppe")
Wie soll der Feldname des Betragsfeldes lauten ("Überschrift der Summe")
Wie sollen die Betragssummen pro Gruppierung zustandekommen. Hierzu kann in X Definitionen festgelegt werden, welches Betrags-Feld aus dem Quellkonnektor zu welchem Gruppierungstopf hinzugezählt werden soll.

Quellkonnektor
Selektion des Quellkonnektors
Spalte für Personalnummer
Feld aus Quellkonnektor, welches die Personalnummer enthält.
Überschrift der Zielgruppe
Festlegung des Feldnamens der Gruppierungsinformation, wenn Summarize Konnektor als Quellkonnektor verwendet wird.
Überschrift der Summe
Festlegung des Feldnamens für die Betragssumme, wenn SummarizeConnector als Quellkonnektor verwendet wird.
Null-Werte raus filtern
Durch Anhaken des Parameters werden Zeilen mit 0-Beträgen nicht angezeigt,

Überschriften der Spalten

Die Spaltenüberschriften sind abhängig vom Quellkonnektor.

Quellfeld
Betragsfeld aus Quellkonnektor dessen Wert zur Zielgrupe (Summe) für den aktuellen Mitarbeiter hinzugezählt werden soll.
Javascript
optionales Javascript welches auf die Services von Webdesk zugreifen kann und den Quellwert anpassen kann, bevor er zur Zielgruppen-Wert hinzugezählt wird.
Zielgruppe
Name des "Topfs" bzw. der Gruppierungsinformation, zu welchem der Betrag aus dem Quellfeld hinzugezählt werden soll.
Hinzufügen / Löschen
Durch Anklicken der Schaltfläche können neue Überschriften hinzugefügt werden, bzw. unerwünschte Überschriften gelöscht werden.

Bei Fragen zur detaillierten Funktionsweise der Parameter kontaktieren Sie bitte die Workflow EDV GmbH.

Notes Konnektor

Datenbank Eigenschaften

Servername
Benutzername
Passwort
Datenbank
Such String

Spaltenname
Art des Feldwertes
Dieser Parameter definiert, ob der Wert des Notes-Feldes laut Index, bzw. als Zeichenkette getrennt mit Strichpunkt (sofern mehrere Einträge vorhanden sind) ausgegeben wird
Index
Wenn bei Type "Wert des Feldes laut Index" angegeben wird, muss der Index angegeben werden

TmTravel Konnektor

Die Aufgabe des TmTravel Konnektors ist es Reisedaten zu liefern, welche dann in ein nachgelagertes System zur Auszahlung weitergeleitet werden. Da diese Auszahlung immer den letzten Schritt des eigentlichen Reiseabrechnungsworkflows bedeutet, werden nach einer erfolgreichen Synchronisation mit diesem Konnektor auch alle gelesenen Reisen verändert:

Es wird ein neuer Status in der Reise gesetzt (damit der nächste Lauf der Synchronisation diese Reise nicht mehr anliefert)
es wird (optional) das Datum der Synchronisation in den Reisedatensatz zurückgeschrieben. Auf diese Weise kann in Auswertungen leicht nachvollzogen werden, wann eine Reise übergeleitet wurde.

Natürlich kann der Travel Konnektor auch "nur" zum Lesen verwendet werden, ohne dass ein Reisestatus oder ein Überleitungsdatum gesetzt wird. Dies kann in der Konnektor-Konfiguration festgelegt werden.

Zu setzender Reisestatus
Dieser Parameter ermöglicht es, den Status zu bestimmen, der nach Abschluss gesetzt werden soll. Der angegebene Status wird nach erfolgtem Auslesen und Durchführung des Syncs auf allen selektieren Dienstreisen gesetzt, Beispiel: Expense_Transfered (Abrechnung Übergeleitet)
Überleitungsdatum setzen
Ist diese Option aktiviert, so wird nach erfolgtem Auslesen und Durchführung der Synchronisation über das Connectorframework das Überleitungsdatum mit Heute befüllt!

1.4.10.5 Verknüpfte Konnektoren

Verknüpfte Konnektoren stellen eine Verknüpfung zwischen Konnektoren dar, und ermöglichen so die Definition des Datenflusses.
Der verknüpfte Konnektor verbindet zwei Konnektor-Definitionen, indem sie hier als Ziel (Empfänger)- oder Quellkonnektoren (Sender) angegeben werden.

Beispiel eines Verknüpften Konnektors

Name
Name des Konnektors
Quellkonnektor
(technischer) Name der Quelle (oder linke Seite) des Konnektors
Zielkonnektor
(technischer) Name des Ziels (oder rechte Seite) des Konnektors
Quelle Einschränkung / SQL
mit diesem Parameter können verschiedene Einschränkungen bei der Abfrage der Konnektoren gemacht werden
Ziel Einschränkung / SQL
Möglichkeit, das Ziel einzuschränken mit SQL, z.B. nur stpinfox'X'
Löschung synchronisieren
wird dieser Parameter ausgewählt, so werden wenn etwas auf dem Quellkonnektor gelöscht wird, dieselben Daten auch am Zielkonnektor gelöscht.
Edit
Ist ein Quell- oder zeilkonnektor editierbar, erscheint hier ein Editier-Button, edr die Bearbeitung ermöglicht.
Konverter nach JS ausführen?
Hier besteht die Möglichkeit, nach dem Ausführen des Java-Scriptes eine Konvertierung durchzuführen.
Synchronisieren
Durch Anklicken der Schaltfläche wird die Synchronisation der Daten durchgeführt.
Initialisiere Konnektoren
Mit diesem Parameter kann eine fehlerhafte Synchronisation gestoppt werden, mit dem initialisieren werden die Konnektoren wieder bereinigt.

Feld Verknüpfungen

Quellname
Durch Anklicken der Pfeile erscheint eine Dropdown-Liste mit der Auswahl der Quellnamen; z.B. shortname, name, abnam, absoll1-x, abuhr 1-x, abinfo etc.
Konvertierung
Ausgegebene Daten können nach Synchronisation noch konvertiert werden. Mögliche Auswahl:

keine Konvertierung
Datum > Zeichenfolge
Zahl > Zeichenfolge
Zeichenfolge > Datum
Zeichenfolge > Gleitkommazahl
Zeichenfolge > ganze Zahl

JS-Funktion
Mögliche Eingabe eines Java-Scripts
Zielname
Durch Anklicken der Pfeile erscheint eine Dropdown-Liste mit der Auswahl der Zielnamen; z.B. shortname, description, $client, $orgStructure, $parentGroup, $parentGroupRanking, UID usw.

Weitere Parametrierungsmöglichkeiten:

Primärschlüssel
Definition eines eindeutigen Merkmals, welches als Primär-Schlüssel fungiert
Feld nur bei Neuanlage schreiben
Bei Neuanlagen wird das Feld beschrieben, bei bestehenden Daten nicht
Primärschlüssel fürs Zurückschreiben
Möglichkeit bei schreibenden Konnektoren ein eindeutiges Merkmal für das Zurückschreiben der Daten zu definieren

2 Modul Time & Attendance

Im Webdesk EWP Modul Time & Attendance hat jeder Benutzer die Möglichkeit seine aktuellen und historischen Zeitbuchungen inkl. der daraus abgeleiteten Zeitkonten (tägliche, wöchentliche und jährliche Arbeitszeiten) jederzeit online einzusehen. Die Daten können zusätzlich in PDF oder Excel exportiert werden. Dadurch entfallen administrative Tätigkeiten im Personalbüro um Arbeitszeitnachweise für die Mitarbeiter zu generieren. Gleichzeitig kann dadurch die Servicequalität von HR nachhaltig gesteigert werden.

Um mitarbeitergesteuerte Änderungsprozesse in der Zeitwirtschaft abzubilden (Zeitkorrekturen, Fehlzeitanträge, Kontokorrekturen, ...) wird intern das Workflow Modul verwendet.

Mit Webdesk EWP können innerhalb weniger Minuten neue Zeitwirtschaftsworkflows eingerichtet werden. Mit vorgefertigten Prozessformularen für die integrierte Workflow-Engine können Prozesse rund um das Fehlzeitenmanagement oder Zeitkorrekturen (z.B. bei vergessenen Buchungen) einfach online gebracht werden. Mit wenigen Klicks wird der rollenbasierte Genehmigungsworkflow festgelegt, sowie die Details des Antragstyps definiert (z.B. welche Fehlgründe sollen korrigiert werden können). Nun muss noch sichergestellt werden, dass die Vorgesetztenbeziehungen in den Webdeskstammdaten richtig hinterlegt sind (d.h. wer ist wessen Vorgesetzter, bzw. wer ist Leiter welcher OE).
Bei der Erstellung eines Prozessverlaufes kann man aus 6 Formulartypen auswählen:

Fehlzeit (z.B. Urlaubsantrag, Zeitausgleich, ...)
Kontokorrektur (erlaubt die Korrektur eines bestimmten Kontos)
Zeitkorrektur (erlaubt die Gestaltung einer Zeitkorrektur für einen bestimmten Tag)
Sammelzeit-Korrektur (erlaubt die Erstellung einer Zeitkorrektur für mehrere Tage mit nur einem Antrags-Formular)
Folgefehlgrund (z.B. Krankmeldung eines Kollegen)
Berechtigung (z.B. Vergabe einer Überstundenberechtigung)

Die Verknüpfung mit dem Groupware-Modul stellt eine Erweiterung für das Time & Attendance Modul dar.
Bestimmte Parameter im Modul Zeitwirtschaft funktionieren erst, wenn das GW-Modul eingesetzt ist, wie z.B. die Freebusy Anzeige.
Das Modul GW-Service (GW = Groupware) stellt eine Schnittstelle zwischen dem Webdesk und einem bestimmten Groupwareservice zur Verfügung. Derzeit wird die Anbindung an Lotus Notes/Domino und Microsoft Exchange unterstützt. In weiterer Folge könnten weitere Anbindungen (z. B. Novell Groupwise) programmiert werden.

Die für die Workflows benötigten und Groupware benötigten Fehlgründe werden in der Zeitwirtschaft (z.B IF6020) angelegt und im Webdesk über den Job "Get Absence Text Modules" als Textbausteine angelegt.

2.1 Buchungs-Funktionalität

Mit der Buchungsfunktion im Webdesk EWP erhalten Sie eine "realtime" Zeiterfassungs-Buchungsmöglichkeit - analog einem Terminal (Stechkarte). Diese Funktion kann als "Start-Bildschirm" im Webdesk fungieren, um eine verzögerungslose Buchung zu erreichen. Alternativ kann die Buchungsmaske bei Verwendung von SingleSign-On auch in eine bestehende Website eingebunden werden, sodass der Klick auf "Buchen" im Firmen-Intranet getätigt werden kann.

Die Buchungsmaske unterstützt neben dem klassischen "KOMMT" bzw. "GEHT" auch die Möglichkeit eine Abwesenheit außer Haus anzutreten oder von ihr "zurückzukehren". Ein Beispiel hierfür wäre ein Dienstgang, ein Arztbesuch oder ein Behördenweg innerhalb der Arbeitszeit. Ein Mischbetrieb mit bestehenden Terminals ist ebenso möglich, da sich die Buchen-Funktion im Webdesk wie ein zusätzliches Zeiterfassungs-Terminal verhält.

Zusätzlich lässt sich ein Mitteilungsfeld parametrieren, in dem der Mitarbeiter Mitteilungstexte eingeben kann. Beispiel: Dienstgang - Besuch beim Kunden, Anwesend - in Besprechung/Konferenz, etc. Diese Mitteilung ist dann in der Anwesenheitsliste sichtbar, und kann so von den Kollegen wahrgenommen werden.

Externe Buchungsprozedur

Mit der externen Buchungsprozedur wird eine Datei mit der Auto-Rhythmus-Buchung beschrieben, welche automatisiert vom Zeitwirtschaftssystem abgelesen wird. Dieses Feature wird eingesetzt, um beispielsweise Buchungen im Zusammenspiel mit Schichtwechsel korrekt zu ermitteln.

Buchungsmaske solo

Es gibt ebenfalls die Möglichkeit, eine spezielle Buchungsmaske aufzurufen, die in bestehende Websites integriert werden kann, oder z.B. per Autostart Ordner gestartet werden kann. Somit kann der Benutzer mit Hilfe der Buchungsmaske solo seine Buchung absetzen.

Der Link für das Buchungsfenster solo könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

http://webdesk3/webdesk3/ta_doBooking.act?layouttemplate=blankTemplate&closeAfterBooking=true&resizeToW=500&resizeToH=360&showUser=true&showJournal=false

Wobei die Parameter folgendermaßen belegt werden können:

URL: ta_doBooking.act

- GET-Parameter:
     layouttemplate=blankTemplate --> Kopfzeile, Menübaum ausblenden
     closeAfterBooking=true --> Nach Buchung wird das Fenster mit JavaScript geschlossen
     resizeToW=[wert] --> Breite des Fensters
     resizeToH=[wert] --> Höhe des Fensters
     showUser=true --> Benutzername wird angezeigt
     showJournal=false --> Link auf Monatsjournal wird ausgeblendet --> sinnvoll da es im kleinen Fenster nicht angezeigt werden kann

2.2 Praktische Beispiele Buchen

2.2.1 Buchen

Erstellen einer Buchungs-Konfiguration

Bei Bedarf können mehrere Konfigurationen der Buchungs-Maske angelegt werden, wenn z.B. bei ausgewählten Abteilungen andere Buchungsgründe, oder diese als Buttons angezeigt werden sollen. Hierzu geht man auf die Aktion "ta_doBooking" und anklickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

Namen und
Überschrift versehen
Speichern

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

Beschreibung
Auswahl des Icons
Vergabe der Berechtigungen

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken.

Mitteilung anzeigen Ja/Nein
Ist der Parameter auf Ja gestellt, besteht die Möglichkeit, bei einer Zeitbuchung eine Mitteilung einzugeben. Diese Mitteilung wird dann in der Anwesenheitsliste angezeigt (Beispiel: Bin im Haus unterwegs, Konferenz, etc.)
Wochenjournal Ja/Nein
Ist der Parameter auf Ja gestellt, so werden beim Klick auf "Journal anzeigen" die letzten 7 Tage angezeigt.
Fehlgründe als Buttons anzeigen
Wird dieser Parameter aktiviert (Ja), so werden die Fehlgründe nicht als Kontextmenü (auswählbar aus Dropdwon-Liste) sondern als Buttons angezeigt
ta_doBooking.act_doalternatebooking
Mögliche Einstellungen: Normal oder Externes Buchen.
Mit der externen Buchungsprozedur wird eine Datei mit der Auto-Rhythmus-Buchung beschrieben, welche automatisiert vom Zeitwirtschaftssystem abgelesen wird. Dieses Feature wird eingesetzt, um beispielsweise Buchungen im Zusammenspiel mit Schichtwechsel korrekt zu ermitteln.

Buchungsgründe

Mit dem Parameter Wert erfolgt die Selektion der Fehlgründe (z.B. Anwesend, Dienstgang, Seminar, Heimarbeit, ...). Die Anzahl der angezeigten Fehlgründe ist individuell parametrierbar.

Möchte man einen weiteren Buchungsgrund hinzufügen, klickt man auf die Schaltfläche "Hinzufügen", wählt einen gewünschten Fehlgrund aus.
Bei Bedarf kann die Reihung der Fehlgründe vorgenommen/verändert werden. Hierzu werden die Pfeiltasten "hinauf/hinunter" verwendet.

Soll ein Fehlgrund aus der Liste entfernt werden, so aktiviert man die Check-Box in der Spalte Löschen. Durch anschließendes Speichern wird der Fehlgrund aus der Liste entfernt.

Nach 15 Minuten Inaktivität wird der User automatisch zum Welcome-Screen weitergeleitet

Beispiel Buchungsmaske mit Fehlgrund-Buttons:

2.3 Auskunftsfunktionen

Die Auskunftsfunktionen bieten dem Benutzer die Möglichkeit, ein persönliches Informationsportal aufzurufen:

Stammdaten/Konten,
Monatsjournal,
Kalender (persönlicher Jahreskalender, in welchem vergangene und geplante Fehlzeiten dargestellt werden).

Die Stammdaten / Konten erlauben die Abfrage der aktuellen und historischen Stammdaten aus dem Zeitwirtschaftssystem, bzw. die Kontenstände der wichtigsten Zeiterfassungskonten zu einem bestimmten Stichtag (tägliche, wöchentliche und jährliche Arbeitszeiten). Die Daten können zusätzlich auch direkt aus dem Webportal in PDF oder Excel exportiert werden.

Das Monatsjournal umfasst die wichtigsten Zeitinformationen eines Monats, wobei das laufende Monat bis zum heutigen Tag angezeigt wird.

Der Kalender dient zur Planung und Übersicht über Fehlgründe (ganze- und halbtägige Fehlzeiten, Dienstreisen, Schulungen, ...) für das laufende Jahr. Beantragte und genehmigte Fehlgründe werden blau dargestellt. Noch ungenehmigte Fehlgründe scheinen rot auf.

Ebenso werden hier auch Informationen über Kollegen / Mitarbeiter angezeigt:

Anwesenheitstableau,
Gruppenkalender

Das Anwesenheitstableau dient der Abfrage der anwesenden bzw. abwesenden Mitarbeiter. Je nach Berechtigungsgrad werden entweder nur ausgewählte Gruppen angezeigt, das gesamte Organigramm bzw. ausgewählte Teile davon. Hier bietet sich auch die Möglichkeit an, nur bestimmte Mitarbeiter mit Hilfe der Favoriten-Abfrage aufzurufen.

Die Planung von Urlauben und sonstigen Fehlzeiten im Team wird durch Gruppen- und Bereichskalender optimal unterstützt. Sowohl genehmigte als auch ungenehmigte Fehlzeit-Planungen werden im Kalender übersichtlich dargestellt. Parallel dazu werden natürlich auch die vergangenen Abwesenheiten angezeigt. Optional können durch das Zusatzmodul Groupware-Integration Termine aus dem persönlichen Groupware-Kalender des Benutzers in den Zeitwirtschaftskalender zur Anzeige integriert werden.

Im Informationsportal und für die Auskunftsfunktionen verwendete Fehlgründe werden in der Zeitwirtschaft (z.B IF6020) angelegt und im Webdesk über den Job "Get Absence Text Modules" als Textbausteine angelegt.

2.3.1 Persönliches Informationsportal

Stammdaten / Konten

Mit der Abfrage der persönlichen Stammdaten / Konten bekommt der Benutzer die Möglichkeit, seine Stammdaten aus der Zeitwirtschaft abzufragen, bzw. die Kontenstände der wichtigsten Zeiterfassungskonten auf einen Blick zu sehen. Die Abfrage erfolgt zu einem bestimmten Stichtag.

Monatsjournal

Das Monatsjournal umfasst die wichtigsten Zeitinformationen eines Monats. Die Konten im laufenden Monat werden in Spalten bis zum heutigen Tag angezeigt, jeder Tag entspricht einer Zeile im Journal. Vergangene oder zukünftige Monate können mit der Blätterfunktion eingesehen werden.

Mit Hilfe eines Kontextmenüs kann das Journal mit anderen Aktionen verlinkt werden. So kann beispielsweise im Monatsjournal ein Link auf eine Zeitkorrektur bzw. ein Fehlzeitformular angelegt werden. Dadurch kann der Benutzer direkt aus dem Journal in das entsprechende Formular klicken (Klick mit rechter Maustaste).

Weiters gibt es die Möglichkeit, an Tagen, an denen keine Buchung stattgefunden hat, und an denen keine Fehlzeit geplant ist, im Journal ein Hinweis "Fehlt unentschuldigt" anzuzeigen.
Hier ist bei Teilzeitkräften zu beachten, dass zur Zeit auch bei einem "leeren" Tag einer Teilzeitkraft dieser Hinweis angezeigt wird.

Kalender

Der Kalender dient zur Planung und Übersicht über Fehlgründe (ganze- und halbtägige Fehlzeiten, Dienstreisen, Schulungen, ...) für das laufende Jahr.
Beantragte und genehmigte Fehlgründe werden blau dargestellt, noch ungenehmigte Fehlgründe scheinen rot auf. Vergangene Jahre können ebenfalls mit der Blätterfunktion eingesehen werden.

Ist das Modul Calendaring im Webdesk vorhanden (Zusatzmodul), so können Termine aus dem Groupwaresystem (z.B. Lotus Notes, u.a.) ebenfalls im Jahreskalender angezeigt werden. Sie erscheinen in Form kleiner blauer Dreiecke, welche signalisieren, dass an dem betreffenden Tag ein Termin vorliegt. Durch anklicken wird der Termin angezeigt.

Aus Datenschutzgründen kann es vorkommen, dass manche Fehlgründe nicht im Kalender angezeigt werden sollen. Hier besteht die Möglichkeit, bestimmte Fehlgründe zu verbergen oder zu anonymisieren. Wird ein Fehlgrund verborgen (Konfiguration), wird dieser (bzw. das Fehlgrundkürzel) im Kalender nicht angezeigt. Bei einer Anonymisierung können bestimmte Fehlgründe (wie z.B. Krankheit etc.) mit einem allgemein gehaltenen Fehlgrund überblendet werden.

2.3.1.1 Stammdaten, Kontenstände

Über diesen Menüpunkt kann der Benutzer Stammdaten aus dem Zeitwirtschaftssystem bzw. Kontenstände seiner wichtigsten Zeiterfassungskonten zu einem Stichtag abfragen.

Im Datumsfeld kann der Benutzer ein alternatives Datum eingeben. Entweder man gibt das Datum im Format tt.mm.jjjj ein, oder man klickt auf das Kalendersymbol und wählt dann das entsprechende Datum aus. Durch die Aktualisierung (Klicken auf den "Abfrage" - Button) erhält man somit die Kontenstände zum Stichtag.

Der Menüpunkt Stamm/Konten kann vom System-Administrator individuell parametriert, sodass firmenrelevante Daten aufscheinen, wie z.B. Benutzername, Personalnummer, Gruppenzugehörigkeit etc. Andere Parametrierungen könnten folgende Daten anzeigen: Vorname, Nachname, Personalnummer, Eintrittsdatum, Abteilung, Urlaubsanspruch, etc.

Darunter erscheinen die Kontenstände, wie zum Beispiel: Saldo, Resturlaub, Verplanter / Unverplanter Urlaub, jährliche Kranktage, Arztgänge, jährliche Dienstreisen, Überstunden usw. Die angezeigten Konten können vom Administrator optional eingestellt werden.

Verweise

Verweis für den Administrator

2.3.1.2 Monatsjournal

Das Journal umfasst alle wichtigen persönlichen Zeitinformationen eines Monats, wobei das laufende Monat bis zum heutigen Tag angezeigt wird. Eine Zeile umfasst die Buchungen und bestimmte Kontenwerte pro Tag.

Mit Hilfe der Pfeiltasten kann man bequem zwischen den Monaten wechseln und sich so Daten aus den vergangenen Monaten anzeigen lassen.

Die folgende Darstellung des Monatsjournals stellt lediglich ein Beispiel dar. Die Parametrierung, und somit das Aussehen der Maske wird individuell vom Administrator festgelegt.

Neben dem Tagesdatum und dem Wochentag (Tag) werden zusätzlich noch folgende Informationen ausgegeben:

K (Korrektur)
In dieser Spalte wird ausgegeben, ob es sich um eine Korrektur handelt, oder nicht. Falls es sich um eine Korrektur handelt kann man auf das Info-Icon klicken, die Korrektur-Info wird angezeigt:
Buchungen
Dient zur Anzeige der Buchungsintervalle
Fehlgründe
Falls der Mitarbeiter einen Fehlgrund bucht (z.B. Arztgang, Dienstgang, Urlaub, ...), wird diese Information in dieser Spalte dargsestellt.
Sollzeit
Anzeige der Tagessollzeit
Istzeit
Anzeige der tatsächlichen Tagesarbeitszeit
...
Je nach Konfiguration (wird durch den Administrator vorgenommen) können auch weitere Konten angezeigt werden, wie z.B.
Pausenabzug (Wird an einem Tag keine Pause oder eine Pause geringer als 30 Minuten konsumiert, so wird die Pausenzeit automatisch durch das System abgezogen. Das System ergänzt dabei auf 30 Minuten)
Ausser Rahmen (Anzeige von Buchungen, welche ausserhalb der Rahmenzeit getätigt wurden)
Resturlaub (Anzeige des Resturlaubs)

Findet an einem Tag keine Buchung statt, und es ist keine Fehlzeit geplant, erscheint im Journal ein Hinweis "Fehlt unentschuldigt".

Wenn vom Administrator vorgesehen, kann das Journal auch als PDF oder Excel exportiert werden, bzw. für den Druck aufbereitet werden. Hierfür sind in der rechten oberen Ecke entsprechende Symbole angebracht.

Verweise

Konfiguration für den Administrator

2.3.1.3 Kalender

Der Fehlzeitkalender dient zur Planung und Übersicht über ganztägige und halbtägige Fehlgründe (Urlaub, Schulung, Krankheit,...).

Beantragte und genehmigte Fehlgründe werden blau dargestellt. Beantragte und noch nicht genehmigte Fehlgründe werden in roter Farbe angezeigt. Hell gelb markierte Tage sind Samstage, gelb markierte Tage Sonntage und bei den rot markierten Tagen handelt es sich um Feiertage.

Mit den Pfeil-Buttons kann ein Jahr vor- und zurückgeblättert werden.

Durch Anklicken eines Fehlgrundes wird die Fehlgrund-Detailanzeige geöffnet

Wird im Webdesk EWP zum Beispiel ein Urlaub beantragt und genehmigt, dann wird dieser Urlaub automatisch durch das System in den Lotus Notes Kalender als ganztägiger Termin eingetragen. Da der Synchronisationslauf einmal pro Tag durchgeführt wird, kann es vorkommen, dass ein genehmigter Urlaub erst am nächsten Tag im Lotus Notes Kalender eingetragen ist.

Eingetragene Termine werden mit einem Dreieck an dem betreffenden Tag dargestellt. Durch anklicken des Dreiecks wird der Termin wie folgt dargestellt:

Achtung: Die Termine aus dem Groupware-System (Notes oder Exchange) werden nur angezeigt, wenn das Modul Calendaring aktiviert ist.

Verweise

Konfiguration für den Administrator

2.3.2 Abteilungs-Informationsportal

Analog dem persönlichen Informationsportal werden hier Informationen über Kollegen / Mitarbeiter angezeigt.

Anwesenheitstableau

Das Anwesenheitstableau dient der Abfrage der anwesenden bzw. abwesenden Mitarbeiter.
Je nach Berechtigungsgrad werden entweder nur ausgewählte Gruppen angezeigt, das gesamte Organigramm bzw. ausgewählte Teile davon.
Die Anwesenheitsliste zeigt (entsprechend der Parametrierung) die gewählte Gruppe, die Namen der Personen, die der Gruppe zugeordnet sind, den Status (grüner Haken bei Anwesenheit, rotes Kreuz bei Abwesenheit), Informationen über die letzte Buchung, die Terminalnummer, bei Abwesenheiten auch einen Fehlgrund sowie die Dauer der Abwesenheit (z.B. Dienstgang, Urlaub, ...).

Die Favoriten-Funktion erlaubt die Abfrage einzelner Mitarbeiter. Der Benutzer kann eine eigene Favoritenliste erstellen, welche diejenigen Personen enthält, die man am häufigsten braucht.
Es kann entweder eine einzelne Person, oder mehrere Personen aus z.B. verschiedenen Abteilungen aufgerufen werden (entsprechend der Einsichtsberechtigung).

Die Such-Funktion ermöglicht eine gezielte Suche nach einem Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Anfangsbuchstaben. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien, als auch Vornamen.

Mit Hilfe der Filter kann gezielt nach folgenden Kriterien gesucht werden: nur Anwesende, nur Abwesende oder nur Fehlgründe.

In der optionalen Zusammenfassung finden sich nochmal die Informationen über Anzahl der angezeigten Angestellten, Anzahl der ausgewählten Gruppen sowie der Name der Gruppe.

Gruppenkalender

Diese Auskunftsfunktion ermöglicht einen Überblick über alle geplanten und konsumierten ganz- und halbtägigen Fehlzeiten einer definierten Personengruppe. Dies soll eine reibungslose Urlaubs- und Fehlzeitplanung innerhalb einer definierten Personengruppe gewährleisten.
Analog dem persönlichen Kalender können auch hier (bei entsprechend vorhandenem Calendaring-Modul) Termine aus dem Groupwaresystem angezeigt werden.

Beantragte, noch nicht genehmigte Fehlzeiten werden rot dargestellt, genehmigte Fehlzeiten werden in blauer Farbe dargestellt. Halbtägige Fehlgründe werden mit Kleinbuchstaben, ganztägige Fehlgründe mit Großbuchstaben dargestellt.

Die angezeigten Zeiteinheiten (Woche oder Monat) können bei der Abfrage vom Benutzer selektiert werden. Die Pfeiltasten erlauben das Blättern in vergangenen oder zukünftigen Monaten/Wochen.

Entsprechend der Einsichtsberechtigung sieht jeder Mitarbeiter im Gruppenkalender die Kollegen aus seiner Abteilung bzw. auch andere (z.B. untergeordnete) Abteilungen oder auch einzelne Kollegen aus verschiedenen Abteilungen.
Auch hier kann eine individuelle Favoritenliste angelegt werden.

Analog dem Gruppenkalender können auch hier bestimmte Fehlgründe anonymisiert oder nicht angezeigt werden. Bestimmte Fehlgründe können beispielsweise nur für bestimmte Gruppen anonymisiert oder unterdrückt werden, ebenso die Anzeige der Detailansicht (erscheint beim Anklicken des Fehlgrundes).

2.3.2.1 Gruppenkalender

Über den Gruppenkalender werden dem Benutzer alle geplanten und konsumierten ganz- und halbtägigen Fehlzeiten einer definierten Personengruppe angezeigt.
Diese Ansicht soll eine reibungslose Urlaubs- und Fehlzeitplanung innerhalb einer definierten Personengruppe gewährleisten.

Beantragte, noch nicht genehmigte Fehlzeiten werden rot dargestellt, genehmigte Fehlzeiten werden in blauer Farbe dargestellt.

Der Benutzer kann den Gruppenkalender mit Hilfe der Zeiteinheit Woche / Monat oder des Zeitintervalls (zeigt das gewünschte Monat an) abfragen. Mit den Pfeil-Buttons kann das Monat gewechselt werden.

Jeder Mitarbeiter sieht im Gruppenkalender die Kollegen aus seiner Abteilung bzw. gemäß der Einsichtsberechtigung auch Kollegen aus anderen Abteilungen.

Analog zum persönlichen Kalender können auch im Gruppenkalender Lotus Notes Kalendereinträge abgefragt werden.
Falls ein Lotus Notes Termin an einem Tag vorhanden ist, wird dieser Tag mit einem blauen Dreieck markiert.
Wenn ein Termin als privater Termin im Lotus Notes gekennzeichnet wird, dann ist er durch andere Benutzer nicht einsehbar (Ausnahme: Ein Benutzer wird explizit dazu berechtigt alle Kalendereinträge des anderen Benutzers sehen zu dürfen > Diese Einstellung erfolgt in den Lotus Notes Kalendereinstellungen).
Durch Anklicken des blauen Dreiecks wird eine Detailinformation für den Eintrag angezeigt:

Achtung: Die Termine aus dem Groupware-System (Notes oder Exchange) werden nur angezeigt, wenn das Modul Calendaring aktiviert ist.

Verweise

Konfiguration für den Administrator

2.3.2.2 Anwesenheitstableau

Über diesen Menüpunkt kann der Benutzer die An/Abwesenheit von Mitarbeitern entweder direkt über Namenssuche, oder über Abteilungen abfragen.

Je nach Grad der Berechtigung die der Mitarbeiter besitzt, wird das Organigramm angezeigt. Der Parameter Organigramm zeigt die Organisationsstruktur eines Unternehmens an.

Alle Ordner, die mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch weiter aufklappen, zeigen so die Untereinheiten.
Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick auf einen Ordner werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt.
Durch Anklicken der Abfrage - Schaltfläche wird die Suche gestartet.

Gruppierung
Dieser Parameter ermöglicht die Auswahl zwischen: Keine Gruppierung, 1. Level, 2. Level, 3. Level.

Keine Gruppierung: es werden alle User in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
1. Level: es werden alle selektieren Gruppen und User unterhalb des 1. Knotenpunktes gruppiert und dann angezeigt

Beispiel:

Selektion von Gruppe SA01 --> Mitarbeiter werden unter G01 dargestellt, da G01 oberster Kontenpunkt im Organigramm

2. Level: analog dem 1. Level werden hier alle User unterhalb des 2. Knotenpunktes angezeigt.
3. Level: analog dem 1. und 2. Level

Filter
Mit diesem Parameter kann gezielt nach folgenden Kriterien gesucht werden: nur Anwesende, nur Abwesende, nur Fehlgründe, keine Einschränkung.

nur Anwesende > es werden nur anwesende Kollegen im Anwesenheitstableau angezeigt
nur Abwesende > nur abwesende Kollegen werde angezeigt
nur Fehlgrund > hier werden nur Kollegen angezeigt, welche einen Fehlgrund eingebucht haben (z.B. Dienstgang, Krank, Urlaub etc.)
keine Einschränkung > wird dieser Parameter abgefragt, werden alle Kollegen angezeigt, für die man die Einsichtsberechtigung besitzt.

Auswahlbaum
Dieser Parameter bietet folgende Auswahl: Gruppen mit Einsichtsberechtigung, Alle Gruppen.

Gruppen mit Einsichtsberechtigung: zeigt alle Gruppen an, die der User zu sehen berechtigt ist.
Alle Gruppen: zeigt alle Gruppen des Unternehmens an, auch wenn der User nicht berechtigt ist, alle abzufragen.

Suche
Wird ein Suchbegriff eingegeben, wird in allen Gruppen gesucht, für die eine Einsichtsberechtigung vorliegt. Es ist möglich nach einem Namen (Familienname, Vorname) oder nach einem Anfangsbuchstaben zu suchen. Das Ergebnis beinhaltet dann sowohl alle möglichen Familien, als auch Vornamen.
Auswahl
Bei diesem Parameter hat der Benutzer die Auswahl zwischen Organigramm und Favoriten, die vom Benutzer selbst angelegt werden können.

Organigramm

Alle Ordner, die mit einem Plus (+) Symbol versehen sind, lassen sich noch weiter aufklappen, zeigen so die Untereinheiten.
Durch Anklicken wird die betreffende Einheit angehakt. Durch einen Doppelklick auf einen Ordner werden automatisch auch alle Untereinheiten angehakt
durch Anklicken der grünen Pfeils > Untergruppen anzeigen bis Tiefe (Tiefe 1-3)> werden alle Vorhandenen Untergruppen angezeigt
mit Hilfe des blauen Pfeils > Baum minimieren > wird diese Ansicht wieder minimiert, es scheinen nur die Übergeordneten Gruppen auf
Details anzeigen > durch anklicken des Symbols werden.... angezeigt. Durch neuerliches anklicken verschwinden die Detailinfos
Durch Anklicken der Abfrage - Schaltfläche wird die Suche gestartet.

Favoriten
Mit Hilfe dieses Parameters kann jeder Benutzer eine eigene Favoritenliste erstellen, welche diejenigen Personen enthält, die man am häufigsten braucht.

um eine Person zur Favoriten-Liste hinzuzufügen > blauen Pfeil anklicken > Person selektieren > "Hinzufügen" Schaltfläche anklicken
die Reihenfolge der Personen auf der Favoritenliste kann mit Hilfe der Pfeiltasten jederzeit verändert werden
möchte man eine Person aus der Favoritenliste entfernen, so klickt man auf das rote Lösch-Symbol rechts neben dem Namen.

Die Anwesenheitsliste zeigt die gewählte Gruppe, die Namen der Personen, die der Gruppe zugeordnet sind, den Status (grüner Haken bei Anwesenheit, rotes Kreuz bei Abwesenheit, Fehlgrund), Informationen über die letzte Buchung, die Terminalnummer, bei Abwesenheiten auch einen Fehlgrund sowie die Dauer der Abwesenheit (z.B. Dienstgang, Urlaub, ...).

Name
Hier scheinen die Namen der Personen auf, die zur ausgewählten Gruppe dazugehören.
Status
Rotes Kreuz bedeutet abwesend, grüner Haken anwesend.
Buchung
Wann wurde der letzte Buchungsvorgang durchgeführt
Terminalnummer
Gibt an, an welchem Terminal sich die betreffende Person eingebucht hat
Fehlgrund
Beispiel: Urlaub, Krank, Dienstgang
von - bis
Zeitraum der Abwesenheit (Urlaub, Krank, Dienstgang,...)
Mitteilung
In dieser Spalte erscheint jene Meldung, die der Mitarbeiter bei seiner Zeitbuchung eingibt (Bsp. Besuch beim Kunden, Besprechung, etc.)
GW-Termine
Optional (bei vorhandenem Modul Calendaring) könnten hier auch GW-Termine aus dem Kalender angezeigt werden.

Die oben aufgelisteten Spalten sind beispielhaft zu sehen und können von Installation zu Installation unterschiedlich sein, da das Layout über die Konfiguration vom Administrator individuell anpassbar ist.

In der Zusammenfassung finden sich nochmal die Informationen über Anzahl der angezeigten Angestellten, eventuell die Anzahl der ausgewählten Gruppen sowie der Name der Gruppe. Die Zusammenfassung kann optional auch ausgeblendet werden.

2.3.3 Praktische Beispiele Auskunftsfunktionen

2.3.3.1 Stammdaten / Konten

Anlegen einer neuen Konfiguration

Bei Bedarf können mehrere Konfigurationen der Stammdaten / Konten angelegt werden, wenn z.B. bei ausgewählten Abteilungen andere Konten oder Stammdaten angezeigt werden sollen. Hierzu geht man auf die Aktion "Stammdaten / Konten" (ta_showPersonalData) und klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

Namen und
Überschrift versehen
Speichern

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

Beschreibung
Auswahl des Icons
Vergabe der Berechtigungen

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken

Stammdaten

Typ
Dieser Parameter bestimmt, welcher Wert in der Spalte angezeigt wird:

Personenfelder Zeitw. - Felder aus dem Personenstammsatz in der Zeitwirtschaft
Personenfelder Webdesk - Felder aus dem Personenstammsatz im Webdesk
Leerzeile - Wird dieser Parameter selektiert, so erscheint in der Ausgabemaske eine leere Zeile

Attribut
Diese Parameter sind abhängig vom selektierten Typ.

ist beim Typ "Personenfelder Zeitwirtschaft" selektiert, können Personenfelder aus der Zeitwirtschaft ausgewählt werden, wie z.B. Personalnummer, Vorname, Name, Abteilung, diverse Kontenwerte aus der Zeitwirtschaft, etc.
Folgende Attribute stehen zur Auswahl:

Name Beschreibung

employeeID

Personalnr.

firstName

Vorname

lastName

Nachname

orgUnit

Abteilung

region

Region

stabt

Abteilung

stakoart

Kostenart

stakosnr

Kostennr.

stakost

Kostenstelle

...

...

ist beim Typ "Personenfelder Webdesk" selektiert, können Personenfelder aus dem Webdesk ausgewählt werden, wie z.B. E-Mail Adresse, Personalnummer, Namens-Kürzel, Benutzer-Name, etc.
Es stehen folgende Attribute zur Auswahl:

Name Beschreibung

userName

Benutzername

email

E-Mailadresse

employeeID

Personalnr.

shortName

Kürzel

...

...

Überschrift
Überschrift, die in der Ausgabemaske erscheinen soll
Hinauf / Hinunter
Reihung innerhalb der Zeilen hinauf oder hinunter verschieben
Löschen
Zeile wird gelöscht
Hinzufügen
Hinzufügen einer neuen Spalte/Zeile
Ausgabeformate
Selektion der Ausgabeformate Drucken, PDF
Seitenlayout: Querformat, Hochformat

Konten

Die Konten können in 2 Spalten angezeigt werden - linke und rechte Spalte. Für die jeweilige Spalte kann eine eigene Überschrift eingegeben werden.

Click to enlarge

Überschrift
Eingabe der Überschrift (für die linke oder rechte Spalte), die in der Stamm / Konten-Maske aufscheinen soll
Typ:

Konto
wird als Typ dieser Parameter selektiert, werden diverse Kontenwerte aus der Zeitwirtschaft angezeigt (verrechenbare Konten, tägliche Werte, ...)
Leerzeile
Wird dieser Parameter selektiert, so erscheint in der Ausgabemaske eine leere Zeile.

Attribut
Dieser Parameter ist abhängig vom selektierten Typ. Ist der Typ Konto selektiert, so kann man in der Spalte Attribut diverse Konten aus der Zeitwirtschaft auswählen. Ist in der Typ Spalte "Leerzeile" selektiert, so stehen keine Attribute zur Auswahl.
Überschrift
Überschrift, die in der Zeile erscheinen soll
Konvertieren
Wird ein Konto-Wert selektiert, so kann dieser Wert entweder in Normal- oder Industrieminuten angezeigt werden
Formatierungsmuster (Dezimaltrenner)
Formatierungszeichen: 0 und #

0: Leere Dezimalstellen werden durch eine 0 ersetzt, z.B.: 9.71 + 00.000 >> 09,710; 9.71 + 0.0 >> 9,7;
#: Leere Dezimalstellen werden nicht ersetzt, z.B.: 9.71 + ##.### >> 9,71; 9.71 + #.# >> 9,7
Dezimaltrenner (. , ;)

Hinauf / Hinunter
Reihung innerhalb der Zeilen
Löschen
Zeile wird gelöscht
Hinzufügen
Neue Zeilen werden hinzugefügt.

Bearbeiten einer bestehenden Konfiguration

Möchte man eine bestehende Konfiguration verändern, z.B. durch Entfernung oder Hinzufügen neuer Konten, Änderung oder neue Vergabe von Berechtigungen etc., so wird die gewünschte Konfiguration ausgewählt.

Dies kann entweder über den Menübaum geschehen:

Menübaum >> Stammdaten / Konten >> rechter Mausklick >> Aktion bearbeiten.

Oder über die Aktion selber:

Menüpunkt Aktionen >> Aktion auswählen
Reiter Konfigurationen >> gewünschte Konfiguration auswählen.

Ist man bei der richtigen Konfiguration angelangt, klickt man auf die Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten". Die Konfiguration kann nun beliebig verändert werden.

2.3.3.2 Monatsjournal

Neue Konfiguration

Bei Bedarf können mehrere Konfigurationen des Monatsjournals angelegt werden, wenn z.B. bei ausgewählten Abteilungen andere Konten angezeigt werden sollen. Hierzu geht man auf die Aktion "Stammdaten / Konten" (Menüpunkt Aktionen) und klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

Namen und
Überschrift versehen
Speichern

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

Beschreibung
Auswahl des Icons
Vergabe der Berechtigungen

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken.

Kurzjournal Ja/Nein
Es besteht die Möglichkeit ein Kurzjournal anzuzeigen. Dabei werden nicht alle Tage des aktuellen Monats angezeigt sonder nur einige Tage in die Vergangenheit (ausgehend vom aktuellen Tag). Die Anzahl der zurückliegenden Tage kann unter "Tage rückwirkend" definiert werden.
Zusammenfassung anzeigen
Wird dieser Parameter auf "Ja" gestellt, so wird für die abgeschlossenen Monate eine Zusammenfassung angezeigt. Wie diese zu Parametrieren ist finden sie weiter unten im Bereich "Zusammenfassung".
Fehlt unentschuldigt anzeigen
Ist der Parameter auf "Ja" gestellt, so wird an jenen Tagen, an denen keine Buchung stattgefunden hat, und an denen keine Fehlzeit geplant ist, im Journal ein Hinweis "Fehlt unentschuldigt" angezeigt. Ist der Parameter auf "Nein" gestellt, bleibt das Feld leer.
Achtung bei Teilzeitkräften: zur Zeit wird auch bei einem "leeren" Tag einer Teilzeitkraft dieser Fehlcode angezeigt (nicht sinnvoll, da nicht jeden Tag gebucht wird).

Fehlgründe für folgende Gruppen anonymisieren

Bei bestimmten Fehlgründen kann aus Datenschutzgründen ein allgemein gehaltener Fehlgrund eingegeben werden. Diese Fehlgründe werden für bestimmte Gruppen (z.B. lose oder best. hierarchische Gruppen) eingeblendet.

Detailansicht für folgende Gruppen unterbinden

Wird hier eine bestimmte Gruppe eingegeben, so erhält diese Gruppe beim Mouse-Over keine Detaileinsicht zum Fehlgrund im Kalender oder Gruppenkalender.

Ausgabemedien

Mit diesen Parametern wird bestimmt, welche Ausgabeformate dem User zur Verfügung gestellt werden:
Drucken, PDF, XLS - die Auswahl erfolgt durch Anklicken der Check-Box .
Mit dem Seitenlayout wird die Ausgabe des Excel-Formats als Quer- oder Hochformat definiert.

Anzuzeigende Spalten

Hier wird definiert welche Informationen bzw. Konten dem Benutzer zur Verfügung gestellt werden.

Jede Zeile in der Journal-Konfiguration entspricht einer Spalte im Journal.

Typ
Bestimmt welcher Wert in der Spalte des Journals angezeigt wird

Datum: das Tagesdatum
Wochentag: der Wochentag
K: Korrekturwerte
FB: zusätzliche Systeminformationen zu Beginn der Buchung (z.B. Kernzeitverletzung)
Buchungen: Zeitpunkte (Von - Bis) der Buchungsintervalle
FE: zusätzliche Systeminformationen am Ende der Buchung (z.B. System-Gehen)
Fehlgründe: Anzeige von Fehlgründen
Konto: verschiedene Konten aus der Zeitwirtschaft stehen zur Auswahl

Wert
Wird bei "Typ" Konto selektiert, so erhält man in der Wert-Spalte die Auswahl bestimmter Konten aus der Zeitwirtschaft
Überschrift
Überschrift, die in der Spalte erscheinen soll (Achtung: Überschrift sollte kurz sein, damit sich die Überschriften nicht überlagern)
Konvertieren
Wird als Typ ein Konto-Wert selektiert, so können die Kontenwerte in Normal- oder Industrieminuten angezeigt werden
Formatierungsmuster
Zahlenwerte können mit einem Formatierungsmuster ausgegeben werden. Formatierungszeichen: 0 und #:

0: Leere Dezimalstellen werden durch eine 0 ersetzt. zB: 9.71 + 00.000 -> 09,710; 9.71 + 0.0 -> 9,7;
#: Leere Dezimalstellen werden nicht ersetzt. zB: 9.71 + ##.### -> 9,71; 9.71 + #.# -> 9,7

Dezimaltrenner
Hier erfolgt die Eingabe des Dezimaltrenner ( . , ; : ). Mit diesen werden die Kontowerte im Journal getrennt
Ausrichtung
Mögliche Ausrichtung: Links, Rechts, Mitte
Spaltenbreite HTML
Layout-Information, Bestimmung der Breite in Pixel
Spaltenbreite PDF
Layout-Information, Bestimmung der Breite in Punkten
Hinauf/Hinunter
Reihung innerhalb der Spalten hinauf oder hinunter verschieben
Löschen
Durch anklicken wird die Spalte gelöscht
Hinzufügen
Durch Anklicken wird eine weitere Zeile hinzugefügt, welche in der Zusammenfassung erscheinen soll

Angezeigte Spalten in Zusammenfassung

Die Anzeige einer Zusammenfassung ist optional. Die Spalten, welche dort angezeigt werden sollen können nach Bedarf parametriert werden:

Wert
Selektion bestimmter Zeitkonten
Überschrift
Überschrift, die in der Spalte erscheinen soll
Konvertieren
Selektion Normal- bzw. Industrieminuten
Formatierungsmuster
Zahlenwerte können mit einem Formatierungsmuster ausgegeben werden (z.B. 0.00 oder 0.0)
Hinauf / Hinunter
Reihung innerhalb der Spalten
Löschen
Spalte wird gelöscht
Hinzufügen
Hinzufügen einer weiteren Zeile, die in der Zusammenfassung erscheinen soll

Kontextmenü

Das Kontextmenü dient der Verlinkung mit anderen Aktionen. So kann beispielsweise im Monatsjournal ein Link auf eine Zeitkorrektur bzw. ein Fehlzeitformular angelegt werden. Dadurch kann der Benutzer direkt aus dem Journal in das entsprechende Formular klicken (rechte Maustaste) und so z.B. einen Zeitkorrektur- oder Fehlzeitantrag stellen.

Element
im Monatsjournal ist die Tabellenzeile auszuwählen;

Tabelle - Kontextmenü wird für die gesamte Tabelle generiert
Tabellenzeile - Kontextmenü wird für die angeklickte Zeile generiert
Tabellenzelle - Kontextmenü wird für eine Zelle generiert > z.B. sinnvoll im Kalender (Zelle = Tag)

Aktion
Auswahl jener Aktion, die angezeigt werden soll, z.B. Fehlzeitantrag, Kalender, ...
URL_Query
Übergibt Informationen an die über das Kontextmenü aufgerufene Aktion, z.B. das Datum > siehe Abbildung
Position:
Reihung kann mit Hilfe der Pfeiltasten vorgenommen werden
Löschen
Um den Link zu löschen die CheckBox aktivieren, anschließend Speichern oder Speichern & Schließen

Mit der angeführten URL_Query wird der Antrag für den Tag aufgerufen, auf dem im Monatsjournal mit rechter Maustaste geklickt wurde.

Ansicht beim User:

Abfragelimitierung mit Datum

Anzahl der angezeigte Anträge
Definiert Anzahl der angezeigten Monate
Offset (wie viele Einträge sollen in der Vergangenheit liegen)
Definiert Anzahl der Monate, die in die Vergangenheit angezeigt werden sollen

Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Anträge 12 definiert, und bei Offset 6 > so werden Einträge 6 Monate in Vergangenheit und 6 Monate in Zukunft angezeigt

Fixes Datum
Abfrage zu einem fixen Zeitraum > Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B. 01.01.2006-01.01.2020 > zeigt alle Einträge in diesem Zeitraum, jedoch keinen aus dem Jahr 2005 bzw. nach dem Jahr 2020 > es erfolgt ein Systemhinweis, dass die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes nicht erlaubt ist).
Wird kein fixes Datum definiert, so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:

frühestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) > Auswahl 0-10
frühestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) > Auswahl 0-12
spätestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) > Auswahl 0-10
spätestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) > Auswahl 0-12

Bearbeiten einer bestehenden Konfiguration

Dies kann entweder über den Menübaum geschehen:

Menübaum >> Stammdaten / Konten >> rechter Mausklick >> Aktion bearbeiten.

Oder über die Aktion selber:

Menüpunkt Aktionen >> Aktion auswählen
Reiter Konfigurationen >> gewünschte Konfiguration auswählen.

Ist man bei der richtigen Konfiguration angelangt, klickt man auf die Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten". Die Konfiguration kann nun beliebig verändert werden.

2.3.3.3 Kalender

Neue Kalender-Konfiguration anlegen

Bei Bedarf können mehrere Konfigurationen des Kalenders angelegt werden. Hierzu geht man auf die Aktion "Kalender" (ta_getCalendar) und klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

Namen und
Überschrift versehen
Speichern

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

Beschreibung
Auswahl des Icons
Vergabe der Berechtigungen
Definition, ob Kalender immer in einem neuen Fenster geöffnet werden soll
Definition, ob die Ausführung für geswitchte User verhindert werden soll.

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken

Groupware-Termine anzeigen

Dieser Punkt ist nur sichtbar, wenn das Modul Calendaring im Webdesk vorhanden ist. Durch aktivieren dieses Menüeintrages werden Termine aus dem Groupwaresystem im Webdesk-Kalender angezeigt.

Kontextmenü

Hier können Aktionen definiert werden, welche es dem Benutzer erlauben, direkt aus dem Kalender heraus Anträge zu erstellen (z.B. Zeitkorrektur, Urlaubsantrag etc.)

Element
Die selektierte Aktion kann entweder auf der ganzen Tabelle, auf einer Tabellenzeile oder nur auf einer Tabellenzelle angezeigt werden. Im Kalender ist es sinnvoll, Tabellenzelle zu wählen >> so entspricht Zelle einem Tag
Aktion
Hier wird die Aktion definiert, welche vom Kontextmenü aufgerufen werden soll (z.B. Fehlzeitantrag, Zeitkorrektur...).
URL Query
Hier muss angegeben werden mit welchen Übergabeparametern die Aktion aufgerufen werden soll. Die akzeptierten Parameter sind $year, $month (wobei 1 für Jänner steht) und $day.
Reihung
Mit Hilfe der Pfeile kann die Reihenfolge der Zeilen geändert werden (verschieben Hinauf / Hinunter)
Löschen
Ist die Checkbox angehakt, wird die Zeile nach dem Speichern gelöscht.

Folgende Fehlgründe nicht anzeigen

Es besteht die Möglichkeit bestimmte Fehlgründe im Kalender zu verbergen. Durch hinzufügen eines Fehlgrundes in der Liste wird dieser im Kalender nicht angezeigt. Das Fehlgrundkürzel wird in der Kalenderansicht nicht angezeigt, bei Mouse Over können die Detailinformationen jedoch abgerufen werden.

Feiertage

Bearbeiten einer bestehenden Konfiguration

Möchte man eine bestehende Konfiguration verändern, z.B. durch Entfernung oder Hinzufügen von Aktionen über das Kontextmenü , Änderungen bei der Anzeige bestimmter Fehlgründe, Limitierung des Abfragezeitraumes, Änderung oder neue Vergabe von Berechtigungen etc., so wird die gewünschte Konfiguration ausgewählt.

Dies kann entweder über den Menübaum geschehen:

Menübaum >> Stammdaten / Konten >> rechter Mausklick >> Aktion bearbeiten.

Oder über die Aktion selber:

Menüpunkt Aktionen >> Aktion auswählen
Reiter Konfigurationen >> gewünschte Konfiguration auswählen.

Ist man bei der richtigen Konfiguration angelangt, klickt man auf die Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten". Die Konfiguration kann nun beliebig verändert werden.

2.3.3.4 Anwesenheitstableau

Anlegen einer neuen Konfiguration

Bei Bedarf können mehrere Konfigurationen der Stammdaten / Konten angelegt werden, wenn z.B. bei ausgewählten Abteilungen andere Konten oder Stammdaten angezeigt werden sollen. Hierzu geht man auf die Aktion "Stammdaten / Konten" und klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

Namen und
Überschrift versehen
Speichern

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

Beschreibung
Auswahl des Icons
Vergabe der Berechtigungen

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken

Filterauswahl anzeigen
Ja/Nein. Anzeige der Suchmaske (Suchparameter, Anzeige des Organigramms bzw. der Favoritenliste)
Zusammenfassung anzeigen
Ja/Nein: Ist der Parameter auf Ja gestellt, so wird eine Zusammenfassung am unteren Ende der Anwesenheitsliste angezeigt (Anzahl der selektierten Gruppen, Angestellten, etc.)
Gruppen anzeigen
Wird hier Ja eingestellt, so werden in der Zusammenfassung die abgefragten Gruppen angezeigt. Bei Nein wird lediglich die Anzahl der abgefragten Benutzer ausgegeben.
Resultat sofort anzeigen
Wird der Parameter auf Ja gestellt, so wird in dieser Liste die Checkbox "Resultat sofort anzeigen" aktiviert. Wird nun eine Auswahl gemacht und dann diese Checkbox aktiviert, so wird bei dem nächsten Aufruf dieser Liste diese Auswahl sofort abgefragt, ohne zuerst das Auswahlorganigramm anzuzeigen.
Anwesenheitstableau kompakt anzeigen
Wird der Parameter auf JA gestellt, so wird eine kompakte Form des Anwesenheitstableaus ausgegeben (Anzahl der Spalten, welche angezeigt werden sollen ist parametrierbar)

Fehlgründe für bestimmte Gruppen anonymisieren

Fehlgründe
Fehlgründe, welche nicht im Anwesenheitstableau aufscheinen sollen (Eingabe der Fehlgrundnummern aus der Zeitwirtschaft)
Gruppen
Eingabe des Gruppenkürzels für jene Gruppen, bei welchen den Fehlgrund "überblendet" werden soll (die Eingabe mehrerer Gruppen erfolgt mittels Beistrich, ohne Abstand) Auch Wildcards (*) können zur Parametrierung verwendet werden (KOST* anonymisiert die Fehlgründe für alle Gruppen die mit 'KOST' beginnen)
Anonymisierter Fehlgrund
Hier wird ein neutraler Fehlgrund eingegeben (Definierte Fehlgrundnummern aus der Zeitwirtschaft)
Reihung hinauf/hinunter
Mit Hilfe der Pfeiltasten kann die Reihung der zu anonymisierenden Fehlgründe verändert werden
Löschen
Durch Anklicken der Check-Box und anschließend der Schaltfläche Löschen wird der Fehlgrund gelöscht. Anschließend Speichern.
Hinzufügen
Durch Anklicken der Schaltfläche können weitere Fehlgründe hinzugefügt werden.

Detailansicht für bestimmte Gruppen unterbinden

Wird hier eine bestimmte Gruppe eingegeben, so erhält diese Gruppe beim Mouse Over keine Detaileinsicht zum Fehlgrund im Kalender oder Gruppenkalender. Hier kann wie bei der Anonymisierung der Fehlgründe die Eingabe auch mit Wildcards parametriert werden (KOST* unterbindet Anzeige der Fehlgründe für alle Gruppen die mit 'KOST' beginnen).

Anzuzeigende Spalten

Typ
Bestimmt die auswählbaren Attribute

Basis Infos
zeigt alle Basisinformationen an
Personenfelder aus Zeitw.
zeigt Personenfelder aus der Zeitwirtschaft an (Kontenwerte)
Buchungsmitteilung
Anzeige der Mitteilung, die bei der Buchung eingegeben werden kann
Bemerkungen aus Prozesse
Anzeige der Bemerkung, die im Fehlzeitantrag eingegeben wurde
Groupware-Termine
Anzeige der freien (grüne Farbe), bzw. gebuchten Zeiten (rote Farbe) im Terminkalender; Auswahl der möglichen Zeitangaben:

viertelstündlich, halbstündlich, stündlich

Attribut
Attribute sind abhängig vom ausgewählten Typ. Die linke Darstellung zeigt Attribute, die dem Typ "Editieren" zugeordnet werden, die rechte Darstellung entspricht dem Typ "Personenfelder aus Zeitwirtschaft":
Überschrift
Überschrift, die in der Spalte erscheinen soll
Ausrichtung
Links, Mitte, Rechts
Spaltenbreite HTML
Layout-Information, Bestimmung der Breite in Pixel
Spaltenbreite PDF
Layout-Information, Bestimmung der Breite in Punkten
Hinauf/Hinunter
Reihung innerhalb der Spalten hinauf oder hinunter verschieben
Löschen
Spalte wird gelöscht
Hinzufügen
Hinzufügen einer neuen Spalte

Bestimmte Fehlgründe nicht anzeigen

Einschränkung bestimmter Personen

Der Parameter "Nur Personen aus der/n folgender/n Gruppe/n anzeigen" ermöglicht das zusätzliche Filtern der Auswahl im Organigramm nach losen Gruppen. Wird hier eine lose Grupe eingetragen, so wird wenn im Auswahlorganigramm bei der Abfrage der Konfiguration nur die Personen angezeigt, die in dieser Gruppe enthalten sind.
Beispiel: Wird bei diesem Parameter die Gruppe Pauschalisten eingegeben, und der Vorgesetzte hat die Einsichtserlaubnis für die Gruppe01, so bekommt der Vorgesetzte bei Abfrage der Liste alle Personen der Gruppe01 angezeigt, die auch Pauschalisten sind.

Einschränkung des Selektionsbaumes (Organigramm):

Maximale Anzahl an Gruppen, die abgefragt werden dürfen
Maximale Anzahl an Personen, die abgefragt werden dürfen

Werden mehr Gruppen oder Personen abgefragt, als in der max. Anzahl, so erscheint ein System-Hinweis, dass die Selektion diesbezüglich angepasst werden soll.

Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigen
Mit diesem Parameter können bestimmte Gruppen in der Organisationsstruktur ausgeblendet werden

Klickt man auf das erste Symbol > können Orgstrukturen hinzugefügt werden > Orgstruktur aus Auswahl selektieren
Möchte man eine neue Gruppe hinzufügen > zweites Symbol anklicken > Gruppe aus Auswahl selektieren
Möchte man eine bestehende (ausgeblendete) Gruppe wieder entfernen > Löschen-Checkbox aktivieren, anschließend auf Löschen-Symbol unten klicken.

In der Organisationsstruktur werden auch lose Gruppen angezeigt.

Abfragelimitierung mit Datum

Anzahl der angezeigte Anträge
Definiert Anzahl der angezeigten Monate
Offset (wie viele Einträge sollen in der Vergangenheit liegen)
Definiert Anzahl der Monate, die in die Vergangenheit angezeigt werden sollen

Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Anträge 12 definiert, und bei Offset 6 > so werden Einträge 6 Monate in Vergangenheit und 6 Monate in Zukunft angezeigt

Fixes Datum
Abfrage zu einem fixen Zeitraum > Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B. 01.01.2006-01.01.2020 > zeigt alle Einträge in diesem Zeitraum, jedoch keinen aus dem Jahr 2005 bzw. nach dem Jahr 2020 > es erfolgt ein Systemhinweis, dass die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes nicht erlaubt ist).
Wird kein fixes Datum definiert, so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:

frühestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
frühestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12
spätestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
spätestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12

Suchen im Anwesenheitstableau per Linkparameter

Ist eine Übereinstimmung gegeben, so wird sofort der entsprechende Eintrag (ev. auch mehrere) angezeigt.

Aufruf:

Es muss immer der gesamte URL aufgerufen werden.

Anmerkung: sinnvoll nur in Kombination mit SSO.

http://webdeskserver/webdesk3/ ta_getAttendanceTableau.cact?searchFor=May*

Bearbeiten einer bestehenden Konfiguration

Möchte man eine bestehende Konfiguration verändern, z.B. durch Entfernung oder Hinzufügen neuer Fehlgründe, Anonymisierung bestimmter Fehlgründe für bestimmte Gruppen, Limitierung des Abfragezeitraumes, Änderung oder neue Vergabe von Berechtigungen etc., so wird die gewünschte Konfiguration ausgewählt.

Dies kann entweder über den Menübaum geschehen:

Menübaum >> Stammdaten / Konten >> rechter Mausklick >> Aktion bearbeiten.

Oder über die Aktion selber:

Menüpunkt Aktionen >> Aktion auswählen
Reiter Konfigurationen >> gewünschte Konfiguration auswählen.

Ist man bei der richtigen Konfiguration angelangt, klickt man auf die Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten". Die Konfiguration kann nun beliebig verändert werden.

2.3.3.5 Gruppenkalender

Bei Bedarf können mehrere Konfigurationen des Gruppenkalenders angelegt werden. Hierzu geht man auf die Aktion "Stammdaten / Konten" und aklickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

Namen und
Überschrift versehen
Speichern

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

Beschreibung
Auswahl des Icons
Vergabe der Berechtigungen

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken

Groupware-Termine anzeigen

Dieser Punkt ist nur sichtbar, wenn das Modul Calendaring im Webdesk vorhanden ist. Durch aktivieren dieses Menüeintrages werden Termine aus dem Groupwaresystem im Kalender angezeigt.

Fehlgründe nicht anzeigen

Analog zum Persönlichen Kalender besteht auch hier die Möglichkeit, bestimmte Fehlgründe im Kalender zu verbergen. Durch Hinzufügen eines Fehlgrundes in der Liste wird dieser im Kalender nicht angezeigt.
Das Fehlgrundkürzel wird zwar in der Kalenderansicht nicht angezeigt, bei Mouse Over können die Detailinformationen jedoch abgerufen werden.

Fehlgründe für bestimmte Gruppen anonymisieren

Detailansicht für bestimmte Gruppen unterbinden

Wird hier eine bestimmte Gruppe eingegeben, so erhält diese Gruppe beim Mouse-Over keine Detaileinsicht zum Fehlgrund im Kalender oder Gruppenkalender.

Ausgabemedien

Mit diesen Parametern wird bestimmt, welche Ausgabeformate dem User zur Verfügung gestellt werden:
Drucken, PDF, XLS - die Auswahl erfolgt durch Anklicken der Check-Box;
Seitenlayout: hier erfolgt die Selektion des Ausgabeformats für Excel als Quer- oder Hochformat.

Abfragelimitierung mit Datum

Diese Einstellungen ermöglichen eine Limitierung des Zeitraumes, für welchen der Kalender angezeigt werden soll. Hier kann definiert werden, wie viele Monate (Jahre) in die Vergangenheit angezeigt werden sollen, wie viele in die Zukunft, oder auch das früheste Abfragedatum. ebenso ist es möglich, eine Abfrage innerhalb eines bestimmten Zeitraumes (fixer Zeitraum), z. nur innerhalb des Jahres 2008, 2009 etc. zu starten.

Anzahl der angezeigte Anträge
Definiert Anzahl der angezeigten Monate
Offset (wie viele Einträge sollen in der Vergangenheit liegen)
Definiert Anzahl der Monate, die in die Vergangenheit angezeigt werden sollen

Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Anträge 12 definiert, und bei Offset 6 > so werden Einträge 6 Monate in Vergangenheit und 6 Monate in Zukunft angezeigt

Fixes Datum
Abfrage zu einem fixen Zeitraum > Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B. 01.01.2006-01.01.2020 > zeigt alle Einträge in diesem Zeitraum, jedoch keinen aus dem Jahr 2005 bzw. nach dem Jahr 2020 > es erfolgt ein Systemhinweis, dass die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes nicht erlaubt ist).
Wird kein fixes Datum definiert, so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:

frühestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
frühestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12
spätestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
spätestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12

Bearbeiten einer bestehenden Konfiguration

Möchte man eine bestehende Konfiguration verändern, z.B. durch Entfernung oder Hinzufügen neuer Fehlgründe, Gruppen, Limitierung des Abfragezeitraumes, Änderung oder neue Vergabe von Berechtigungen etc., so wird die gewünschte Konfiguration ausgewählt.

Dies kann entweder über den Menübaum geschehen:

Menübaum >> Stammdaten / Konten >> rechter Mausklick >> Aktion bearbeiten.

Oder über die Aktion selber:

Menüpunkt Aktionen >> Aktion auswählen
Reiter Konfigurationen >> gewünschte Konfiguration auswählen.

Ist man bei der richtigen Konfiguration angelangt, klickt man auf die Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten". Die Konfiguration kann nun beliebig verändert werden.

2.3.3.6 Jahres-Gruppenkalender

Mit der Aktion "ta_get OrgCalendarYearly" kann der Gruppenkalender auch als Jahresübersciht abgefragt werden
Bestimmte Fehlgründe können farblich markiert werden, wodurch eine farbliche Übersicht ausgegeben wird.

Im Jahres-Gruppenkalender können alle konfigurierten Fehlgründe gesamthaft oder auch einzeln abgefragt werden.

Konfiguration Jahres-Gruppenkalender

Bei Bedarf können mehrere Konfigurationen des Jahres-Gruppenkalenders mit untershciedlichen Fehlgründen angelegt werden. Hierzu geht man auf die Aktion "ta_get OrgCalendarYearly" und aklickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

Namen und
Überschrift versehen
Speichern

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

Beschreibung
Auswahl des Icons
Vergabe der Berechtigungen

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken.

Resultat sofort anzeigen
Wird der Parameter auf Ja gestellt, so wird in dieser Liste die Checkbox "Resultat sofort anzeigen" aktiviert. Wird nun eine Auswahl gemacht und dann diese Checkbox aktiviert, so wird bei dem nächsten Aufruf dieser Liste diese Auswahl sofort abgefragt, ohne zuerst das Auswahlorganigramm anzuzeigen.
Zusammenfassung anzeigen
Ja/Nein: Ist der Parameter auf Ja gestellt, so wird eine Zusammenfassung am unteren Ende der Anwesenheitsliste angezeigt (Anzahl der selektierten Gruppen, Angestellten, etc.)
Gruppen anzeigen
Wird hier Ja eingestellt, so werden in der Zusammenfassung die abgefragten Gruppen angezeigt. Bei Nein wird lediglich die Anzahl der abgefragten Benutzer ausgegeben
Historisierung anzeigen
Wird der Paraneter auf Ja gestellt, so werden bei der Abfrage historisch abgelegte Mitarbeiter-Gruppenzugehörigkeit berücksichtigt und angezeigt. Wird der Parameter auf Nein gestellt, so werden nur die aktuellen Mitarbeiter im Jahres-Gruppenkalender angezeigt,

Den Fehlgründen kann eine bestimmte Farbe zugeordnet werden:

Farbe
Auswahl der Farbe, welche den Fehlgrund kennzeichnet
Fehlgrund
Auswahl des Fehlgrundes aus der Dropdown-Liste
Zeile hinzufügen
Durch Anklicken der Schaltfläche können beliebeig viele Fehlgründe hinzugefügt werden.
Löschen
Unerwünschte Fehlgründe können mit der "Löschen" Schaltfläche entfernt werden

Fehlgründe für bestimmte Gruppen anonymisieren

Detailansicht für bestimmte Gruppen unterbinden

Wird hier eine bestimmte Gruppe eingegeben, so erhält diese Gruppe beim Mouse-Over keine Detaileinsicht zum Fehlgrund im Kalender oder Gruppenkalender.

Kontextmenü

Hier können Aktionen definiert werden, welche es dem Benutzer erlauben, direkt aus dem Kalender heraus Anträge zu erstellen (z.B. Zeitkorrektur, Urlaubsantrag etc.)

Element
Die selektierte Aktion kann entweder auf der ganzen Tabelle, auf einer Tabellenzeile oder nur auf einer Tabellenzelle angezeigt werden. Im Kalender ist es sinnvoll, Tabellenzelle zu wählen >> so entspricht Zelle einem Tag
Aktion
Hier wird die Aktion definiert, welche vom Kontextmenü aufgerufen werden soll (z.B. Fehlzeitantrag, Zeitkorrektur...).
URL Query
Hier muss angegeben werden mit welchen Übergabeparametern die Aktion aufgerufen werden soll. Die akzeptierten Parameter sind $year, $month (wobei 1 für Jänner steht) und $day.
Reihung
Mit Hilfe der Pfeile kann die Reihenfolge der Zeilen geändert werden (verschieben Hinauf / Hinunter)
Löschen
Ist die Checkbox angehakt, wird die Zeile nach dem Speichern gelöscht.

Einschränkung bestimmter Personen

Einschränkung des Selektionsbaumes (Organigramm):

Maximale Anzahl an Gruppen, die abgefragt werden dürfen
Maximale Anzahl an Personen, die abgefragt werden dürfen

Werden mehr Gruppen oder Personen abgefragt, als in der max. Anzahl, so erscheint ein System-Hinweis, dass die Selektion diesbezüglich angepasst werden soll.

Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigen
Mit diesem Parameter können bestimmte Gruppen in der Organisationsstruktur ausgeblendet werden

Klickt man auf das erste Symbol > können Orgstrukturen hinzugefügt werden > Orgstruktur aus Auswahl selektieren
Möchte man eine neue Gruppe hinzufügen > zweites Symbol anklicken > Gruppe aus Auswahl selektieren
Möchte man eine bestehende (ausgeblendete) Gruppe wieder entfernen > Löschen-Checkbox aktivieren, anschließend auf Löschen-Symbol unten klicken.

In der Organisationsstruktur werden auch lose Gruppen angezeigt.

Abfragelimitierung mit Datum

Anzahl der angezeigte Anträge
Definiert Anzahl der angezeigten Monate
Offset (wie viele Einträge sollen in der Vergangenheit liegen)
Definiert Anzahl der Monate, die in die Vergangenheit angezeigt werden sollen

Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Anträge 12 definiert, und bei Offset 6 > so werden Einträge 6 Monate in Vergangenheit und 6 Monate in Zukunft angezeigt

Fixes Datum
Abfrage zu einem fixen Zeitraum > Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B. 01.01.2006-01.01.2020 > zeigt alle Einträge in diesem Zeitraum, jedoch keinen aus dem Jahr 2005 bzw. nach dem Jahr 2020 > es erfolgt ein Systemhinweis, dass die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes nicht erlaubt ist).
Wird kein fixes Datum definiert, so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:

frühestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
frühestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12
spätestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
spätestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12

2.4 Management-Listen

Mit den Management-Listen erhält deine bestimmte Zielgruppe (Vorgesetzte, Personalabteilung, andere Rolleninhaber) ausgewählte Informationen über seine Mitarbeiter bzw. über eine definierte Personengruppe. Diese Informationen werden entsprechend der Rollendefinition und dem Kompetenzbereich / der Einsichtserlaubnis angezeigt.

Mögliche Beispiele für die Management-Listen:

Listen - z.B. Kontenlisten, Buchungslisten, etc.
Filter - z.B. Urlaubsfilter, Saldofilter, Abwesenheiten, etc.
Statistiken - beispielsweise Überstundenstatistik o.a.

Listen: die Listen erlauben eine Aufstellung von diversen Zeitkonten innerhalb eines Monats.
Man kann in den Kontenlisten die verschiedensten Konten zusammenfassen (Tages-, Monats-, Jahreskonten), oder thematisch gruppierte Listen anlegen. Mögliche Beispiele wären: Kontenliste, Buchungsliste u.a. Mit einer Kontenliste wird eine Übersicht über diverse Zeitkonten innerhalb eines Monats geschaffen. Eine Buchungsliste ermöglicht eine abteilungsspezifische Abfrage des Buchungsjournals für einen bestimmten Tag.

Filter: mit den Filtern kann in den Kontenlisten zusätzlich nach bestimmten Kriterien gefiltert werden, wenn beispielsweise bestimmte Werte unter- bzw. überschritten werden. Mit Hilfe eines Urlaubsfilters können beispielsweise unverplante Urlaubsansprüche ausgegeben werden, wodurch deutlich wird, wo eine Urlaubsplanung notwendig ist. Mit einem Saldofilter könnte die Auslastung der Mitarbeiter verfolgt werden, usw.
Mit Zusatzfiltern kann der User selbst bestimmen, nach welchen Kriterien gefiltert werden soll, bzw. die Werte in diesen Filtern selbst nach bedarf festlegen.

Statistiken: eine Statistik stellt eine Übersicht über definierte Zeitkonten innerhalb eines Jahres dar, kann so beispielsweise die Entwicklung bestimmter Werte nachvollziehen. Als ein praktisches Beispiel für eine Statistik kann die Überstundenstatistik herangezogen werden. Diese dient der Übersicht über die Entwicklung des Saldos bzw. der Überstunden innerhalb des Jahres. Somit kann z.B. überprüft werden, wie viele Überstunden pro Monat ausbezahlt wurden. Der Vorgesetzte erhält auf diese Weise auch die Möglichkeit, die Konten seiner Mitarbeiter zu monitoren.

Wird eine entsprechende Berechtigung vergeben, so kann der Vorgesetze direkt aus den Listen in die jeweiligen Monatsjournale der Mitarbeiter springen, um sich einen noch genaueren Überblick zu verschaffen.

Mitarbeiter-Listen

Analog den Management-Listen können auch Listen für den Mitarbeiter angelegt werden, welche einen erweiterten Überblick über relevante Zeitkonten, Statistiken o.ä. bieten.

2.4.1 Kalenderübersicht

Der Menüpunkt Kalenderübersicht ermöglicht eine abteilungsbezogene Abfrage der geplanten und konsumierten Fehlzeiten (Monatskalender).

Beantragte, noch nicht genehmigte Fehlzeiten werden in roter Farbe dargestellt, genehmigte Fehlzeiten werden blau dargestellt. Analog zu den anderen Kalenderansichten, ist auch in dieser Ansicht die Abfrage von Lotus Notes Terminen möglich.

Achtung: Die Termine aus dem Groupware-System (Notes oder Exchange) werden nur angezeigt, wenn das Modul Calendaring aktiviert ist.

Die Selektion von Organisationseinheiten zur Anzeige der gewünschten Kalenderübersicht wird über das Organigramm bzw. über die Favoriten-Liste getätigt (siehe Kapitel Management).

Verweise

Konfiguration für den Administrator

2.4.2 Kontenliste

Mit der Ansicht Kontenliste verschafft sich der Vorgesetze einen Überblick über spezielle, für eine Personengruppe relevanten Zeitkonten. Die Zeitkonten sind individuell parametrierbar, und könnten folgendermaßen aussehen.

Saldo
monatl. Soll
monatl. Ist
Urlaub offen
Dienstreise-Tage/Jahr
etc.

Die Selektion von Organisationseinheiten zur Anzeige der gewünschten Liste bzw. Auswertung wird in allen Menüpunkten über das Organigramm getätigt. Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie im Kapitel Management. Eine weitere Abfragemöglichkeit bietet die Favoritenliste (Selektion einzelner Personen).

Durch einen Klick auf das Monatsjournal-Icon , das sich in der Spalte an erster Stelle befindet, gelangt man in das Monatsjournal des jeweiligen Benutzers. Die angezeigten Konten sind dieselben, welche auch in der Aktion Stamm/Konten angezeigt werden.

Verweise

Konfiguration für den Administrator

2.5 Praktische Beispiele Managementlisten

2.5.1 Filter

Mit Hilfe der Filter kann man bei Konfigurationen der Aktion "ta_getOrgJournal" diverse Filter setzen, um Mitarbeiter, auf die bestimmten Kriterien zutreffen, zu ermitteln. Beispiel: Mitarbeiter mit unverplantem Urlaub von mehr als x Tagen, Mitarbeiter mit x Tagen Pflegeurlaub / Krankenstand / Fortbildung im Jahr.
Jeder Tag, der die eingegeben Einschränkung erfüllt, wird zum Journalergebnis hinzugefügt.

Zusätzlich kann bestimmt werden, ob der Filter in der Ausgabemaske zu sehen sein soll, oder nicht. Wird der Parameter "Filter anzeigen" auf JA gestellt, so kann der Benutzer diesen zusätzlich in der Abfragemaske anhaken.

Filter anzeigen
Dieser Parameter bestimmt, ob der Filter in der Ausgabemaske zu sehen sein soll, oder nicht; wird der Parameter auf JA gestellt, so kann der Benutzer diesen zusätzlich in der Abfragemaske anhaken. Wird der Parameter auf NEIN belassen, so wird nur im Hintergrund gefiltert, der User hat keinen Einfluss auf die Filterkriterien.
Klammern links
Table
Hier kann zwischen den Konten und Personenfeldern aus der Zeitwirtschaft gewählt werden. Abhängig von der Auswahl stehen dann verschiedene Konten in dem Punkt "Spalte" zur Auswahl, oder eben Personenfelder (z.B. Personalnummer, Kostenstelle, Abteilung etc...)
Spalte
Selektion des entsprechenden Kontos
Operator
< kleiner, <= kleiner gleich, == gleich, > größer, >= größer gleich
Wert
Eingabe eines entsprechenden Wertes (bezieht sich auf Tage)
Klammern rechts
Klammerung: AND / OR

And : Eine AND- Verknüpfung ermöglicht die Definition einer zusätzlichen Bedingung für den Filter. Hiermit können User auf mehrere Kriterien geprüft werden (zB. "Krankenstand > 0 AND Urlaub > 25"-> Alle User auf die BEIDE Kriterien zutreffen werden angezeigt)
Or: Die OR- Verknüpfung ermöglich die Filterung nach Kriterien, die unabhängig von einander ebenfalls geprüft werden sollen. (zB. "Krankenstand > 0 OR Urlaub > 25"-> Alle User auf die EINES DER BEIDEN Kriterien zutrifft werden angezeigt)

Vorsicht: Wird eine AND Verknüpfung mit einer OR Verknüpfung kombiniert so muss, wenn die OR- Verknüpfung nicht stärker ziehen soll als die AND- Verknüpfung, eine Klammerung gemacht werden. Diese bewirkt das die Interpretation der AND- Verknüpfung vor der OR- Verknüpfung zieht.
Beispiel: "Krankenstand ist größer als Null und Urlaub ist größer als 25 oder Resturlaub ist größer als 25" wird ohne Klammerung als "Urlaub ist größer als 25 oder Resturlaub ist größer als 25 UND Krankenstand ist größer als Null" interpretiert, dass heißt, die OR- Verknüpfung zieht stärker. Wird nun die Klammerung wie folgt eingegeben "(Krankenstand ist größer als Null und Urlaub ist größer als 25) oder Resturlaub ist größer als 25" so wird zuerst die AND- Verknüpfung und dann erst die OR- Verknüpfung interpretiert.

Hinauf/Hinunter
Reihung der Bedingung hinauf oder hinunter
Löschen
Durch Anklicken des Löschen Buttons kann eine Bedingung entfernt werden
Bedingung hinzufügen
Durch anklicken können neue Bedingungen hinzugefügt werden

2.5.2 Konten-Listen

Konfiguration einer Auswertungsliste (Konten-Liste)

Eine Auswertungs-Liste kann unterschiedliche Konten ausgeben. Man kann in einer Kontenliste die verschiedensten Konten zusammenfassen, oder thematisch gruppierte Listen anlegen, wie z.B. An- oder Abwesenheiten, Urlaubsliste etc.

Um eine Auswertungsliste anzulegen geht man auf Menüpunkt Aktionen, sucht die Aktion "ta_getOrgJournal" und klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

Namen und
Überschrift versehen
Speichern

Allgemeine Einstellungen

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

Beschreibung
Auswahl des Icons
Vergabe der Berechtigungen

Konfigurationsdetails

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken

Datum von - bis
Zusammenfassung anzeigen
Ist der Parameter auf Ja gestellt, so wird eine Zusammenfassung mit den abgefragten Gruppen, Anzahl der abgefragten Personen am unteren Ende der Kontenauswertung angezeigt. Bei Nein wird keine Zusammenfassung ausgegeben.
Gruppen anzeigen
Wird hier Ja eingestellt, so werden in der Zusammenfassung die abgefragten Gruppen angezeigt. Bei Nein wird lediglich die Anzahl der abgefragten Benutzer ausgegeben.
Resultat sofort anzeigen
Wird der Parameter auf Ja gestellt, so wird in dieser Liste die Checkbox "Resultat sofort anzeigen" aktiviert. Wird nun eine Auswahl gemacht und dann diese Checkbox aktiviert, so wird bei dem nächsten Aufruf dieser Liste diese Auswahl sofort abgefragt, ohne zuerst das Auswahlorganigramm anzuzeigen.
Fehlt unentschuldigt anzeigen
Ist der Parameter auf Ja gestellt, so wird an jenen Tagen, an denen keine Buchung stattgefunden hat, und an denen keine Fehlzeit geplant ist, im Journal ein Hinweis "Fehlt unentschuldigt" angezeigt.

Fehlgründe für bestimmte Gruppen anonymisieren

Dieser Parameter ist sinnvoll bei Listen, welche Buchungen, bzw. Fehlgründe anzeigen. Hier können aus Datenschutzgründen bestimmte Fehlgründe für bestimmte Gruppen anonym gehalten, also durch einen allgemeinen Fehlgrund "überblendet" werden (z.B. bei Krank oder Mutterschutz wird Abwesend angezeigt)

Anzuzeigende Spalten

Jede Zeile entspricht einer Spalte in der Auswertungs-Liste.

Typ
Der Typ-Parameter bestimmt, welcher Wert in der Spalte angezeigt wird

Konto - verschiedene Kontenwerte stehen zur Auswahl
Tagesprogrammwert
Personenfelder aus der Zeitwirtschaft - Personenfelder aus dem Webdesk (betr. Personen, Gruppen, Rollen)
Buchungen - Zeitpunkte (Von -Bis) der Buchungsintervalle
JavaScript - grundsätzlich kann man bei Zeilen vom Typ JavaScript nur auf Attribute zugreifen, die in der Konfiguration vorhanden sind.

Attribut
Die Attribute sind abhängig vom selektierten Typ

wurden z.B. in der Typ-Spalte Buchungen selektiert, stehen folgende Attribute zur Auswahl:

abs codes - Fehlgründe
Corrections - Zeitkorrekturen
FB - zusätzliche Systeminformationen zum Beginn der Buchung (z.B. Kernzeitverletzung)
FE - zusätzliche Systeminformationen zum Ende einer Buchung (z.B. System-Gehen)
Bookings - Buchungen

Anzeigen / Verstecken
Diese Option macht nur dann Sinn, wenn per javaScript ein Ergäbnis gescriptet wird, und dazu Kontenwerte benötigt werden; ist hier "Verstecken" ausgewählt, werden diese nicht angezeigt.
Überschrift
Überschrift, die in der Spalte erscheinen soll (sollte kurz gehalten werden, da sich die Spaltenüberschriften sonst ineinanderschieben und unleserlich werden).
Formatierungsmuster
Bestimmt die Anzahl der angezeigten Kommastellen, z.B. 0.0, 0.00 etc.; neben dem Eingabefeld "Formatierungsmuster" findet man eine Texthilfe in Form eines Fragezeichens
Dezimaltrenner
Angabe des Dezimaltrenner: Beistrich (,), Punkt (.) oder Doppelpunkt (:)
Konvertieren
Wird als Typ ein Konto-Wert selektiert, so kann die Zeit in Normal- oder Industrieminuten angezeigt werden

Wird ein System in Normalminuten geführt, muss dies in allen Konfiguration berücksichtigt werden, damit die Summierung korrekt ist.
Es müssen alle Kontenwerte explizit als in Normalminuten geführt deklariert werden.

Zusammenfassung Ja/Nein:
Ist der Parameter auf Ja gestellt, so werden alle Werte pro Spalte in einer Zusammenfassung summiert und am unteren Ende der Auswertungsliste angezeigt
Hier ist zu beachten, dass eine Summierung auf Normalminutenbasis nur dann korrekt durchgeführt wird, wenn die Konvertierung (Industrieminuten oder Normalminuten) eingestellt ist
Ausrichtung
Parametrierung der Ausrichtung: Links, Mitte, Rechts
Spaltenbreite HTML
Layout-Information, Bestimmung der Breite in Pixel
Spaltenbreite PDF
Layout-Information, Bestimmung der Breite in Punkten
Hinauf/Hinunter
Reihung innerhalb der Spalten hinauf oder hinunter verschieben
Löschen
mit Anklicken der CheckBox und anschließend der Schaltfläche Löschen wird die Spalte gelöscht
Hinzufügen
Hinzufügen einer neuen Spalte

Ausgabemedien

Mit diesen Parametern wird bestimmt, welche Ausgabeformate dem User zur Verfügung gestellt werden:

Ausgabeformate:
Drucken, PDF, XLS - die Auswahl erfolgt durch Anklicken der Check-Box

Seitenlayout: Selektion des Ausgabeformats in Quer- oder Hochformat

Filter

Eine Beschreibung zur Bedienung der Filterfunktion finden Sie im Menüpunkt Praktische Beispiele Managementlisten > Filter

Kontextmenü

Element

Tabelle > Kontextmenü wird für die gesamte Tabelle generiert
Tabellenzeile > Kontextmenü wird für die angeklickte Zeile generiert
Tabellenzelle > Kontextmenü wird nur für die angeklickte Zelle generiert (sinnvoll im z.B. Kalender > Zelle = Tag)

Aktion
Auswahl jener Aktion, die angezeigt werden soll, z.B. Monatsjournal, Zeitkorrektur-antrag, Kontokorrektur-Antrag
URL Query
Übergibt Informationen an die über das Kontextmenü aufgerufene Aktion, z.B. das Datum
Position
Reihung kann mit Hilfe der Pfeiltasten verändert werden
Löschen
Um den Link zu löschen wird die CheckBox angehakt, anschließend Speichern

Mit der angeführten URL_Query wird der Antrag für den Tag aufgerufen, auf dem im Monatsjournal mit rechter Maustaste geklickt wurde.

Ansicht beim User:

Einschränkung für bestimmte Personen - Nur Personen aus folgenden Gruppen anzeigen

Dieser Parameter ermöglicht das Filtern der Auswahl im Organigramm nach losen Gruppen. Wird hier eine lose Grupe eingetragen, so wird wenn im Auswahlorganigramm bei der Abfrage der Konfiguration nur die Personen angezeigt, die in dieser Gruppe enthalten sind-
Beispiel: Wird bei diesem Parameter die Gruppe Pauschalisten eingegeben, und der Vorgesetzte hat die Einsichtserlaubnis für die Gruppe01, so bekommt der Vorgesetzte bei Abfrage der Liste alle Personen der Gruppe01 angezeigt, die auch Pauschalisten sind.

Einschränkung des Selektionsbaumes

Maximale Anzahl an Gruppen, die abgefragt werden dürfen
Maximale Anzahl an Personen, die abgefragt werden dürfen

Werden mehr Gruppen oder Personen abgefragt, als in der max. Anzahl, so erscheint ein System-Hinweis, dass die Selektion diesbezüglich angepasst werden soll.

Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigen
Mit diesem Parameter können bestimmte Gruppen in der Organisationsstruktur ausgeblendet werden

Klickt man auf das erste Symbol > können Orgstrukturen hinzugefügt werden > Orgstruktur aus Auswahl selektieren
Möchte man eine neue Gruppe hinzufügen > zweites Symbol anklicken > Gruppe aus Auswahl selektieren
Möchte man eine bestehende (ausgeblendete) Gruppe wieder entfernen > Löschen-Checkbox aktivieren, anschließend auf Löschen-Symbol unten klicken.

In der Organisationsstruktur werden auch lose Gruppen angezeigt.

Abfragelimitierung mit Datum

Anzahl der angezeigte Anträge
Definiert Anzahl der angezeigten Monate
Offset (wie viele Einträge sollen in der Vergangenheit liegen)
Definiert Anzahl der Monate, die in die Vergangenheit angezeigt werden sollen

Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Anträge 12 definiert, und bei Offset 6 > so werden Einträge 6 Monate in Vergangenheit und 6 Monate in Zukunft angezeigt

Fixes Datum
Abfrage zu einem fixen Zeitraum > Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B. 01.01.2006-01.01.2020 > zeigt alle Einträge in diesem Zeitraum, jedoch keinen aus dem Jahr 2005 bzw. nach dem Jahr 2020 > es erfolgt ein Systemhinweis, dass die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes nicht erlaubt ist).
Wird kein fixes Datum definiert, so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:

frühestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
frühestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12
spätestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
spätestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12

2.5.3 Statistiken

Erstellen einer Statistik-Auswertung

Eine Auswertungs-Statistik kann unterschiedliche Konten ausgeben. Man kann in einer Statistik die verschiedensten Konten zusammenfassen, oder thematisch gruppierte Statistiken anlegen, wie z.B. Überstunden-, Saldo-, Urlaubsstatistik etc.

Um eine Auswertungs-Statistik anzulegen geht man auf Menüpunkt Aktionen, sucht die Aktion "ta_getStatistic" und klickt auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration".

Die neue Konfiguration wird entsprechend mit

Namen und
Überschrift versehen
Speichern

Nach dem ersten Speichern können allgemeine Einstellungen vorgenommen werden:

Beschreibung
Auswahl des Icons
Vergabe der Berechtigungen

Anschließend werden die Konfigurationsdetails bestimmt >> Schaltfläche "Konfigurationsdetails bearbeiten" anklicken.

Zeilensumme anzeigen
Ist der Parameter auf Ja gestellt, wird die Zeilensumme angezeigt.
Ist der Parameter auf Nein gestellt, wird die Zeilensumme ausgeblendet.
Resultat sofort anzeigen
Wird der Parameter auf Ja gestellt, so wird in dieser Liste die Checkbox "Resultat sofort anzeigen" aktiviert. Wird nun eine Auswahl gemacht und dann diese Checkbox aktiviert, so wird bei dem nächsten Aufruf dieser Liste diese Auswahl sofort abgefragt, ohne zuerst das Auswahlorganigramm anzuzeigen.
Zusammenfassung anzeigen
Ist der Parameter auf Ja gestellt, so wird am unteren Ende der Statistik-Maske eine Zusammenfassung mit beispielsweise der Anzahl der Angestellten, Anzahl und Namen der selektierte Gruppen angezeigt.
Gruppen anzeigen
Wird hier Ja eingestellt, so werden in der Zusammenfassung die abgefragten Gruppen angezeigt. Bei Nein wird lediglich die Anzahl der abgefragten Benutzer ausgegeben.
Offset
Dieser Parameter steuert die "Verschiebung" der Liste in Monaten. Zum Beispiel: Wird Offset = 2 eingestellt, so wird bei einer Abfrage des aktuellen Kalenderjahres erst mit März begonnen. Bei -2 wird mit November begonnen.
Feldname alternativer Schnittwert
Z.B. stwert8 - dieser Wert muss in einem stwert Feld in der Zeiterfassung (if6020) hinterlegt sein. Zusätzlich wird auch das Eintrittsdatum berücksichtigt, wenn z.B. der Eintritt im März war, wurde erst ab diesem Zeitpunkt mit der Schnittberechnung begonnen.
Historisierung anzeigen
Wird dieser Parameter auf JA gestellt, so werden auch historisierte Datensätze angezeigt

Anzuzeigende Zeilen

Attribut
In dieser Zeile können beliebige Kontenwerte aus der Dropdown-Liste selektiert werden
Überschrift
Hier wird die Überschrift für den selektierten Kontowert eingegeben, die in der Ausgabemaske erscheinen soll.
Konto Typ
mögliche Auswahl zwischen: absolut, zuwachs, Zuwachs Jahr

absolut
Diese Einstellung bewirkt, dass immer der absolute Betrag des Monatskontos angezeigt wird. Die Daten werden wie in den korrespondierenden Konten der 6020 dargestellt.
Zuwachs
Hiermit kann ein relativer Zuwachs eines Kontos dargestellt werden. Dies bedeutet es wird nur die Differenz des Kontos zu dem Vormonatskonto angezeigt, nicht der absolute Kontobetrag. Diese Einstellung ist nicht für Konten geeignet, die mit Jahresanfang auf 0 gesetzt werden.
Zuwachs Jahr
Berechnung eines jährlichen relativen Zuwachses. Ähnlich wie bei der Einstellung Zuwachs wird hier die Differenz des Kontos zu dem Vormonatsbetrag des Kontos dargestellt, aber mit dem Unterschied, dass zu Beginn des Abrechnungsjahres der absolute Betrag des Kontos angezeigt wird. Somit eignet sich diese Einstellung auf für Konten die mit Jahresanfang auf Null gesetzt werden.

Durchschnitt
Ist der Parameter auf Ja gestellt, wird der laufende Monats- bzw. Jahresdurchschnitt berechnet und angezeigt.
Ist der Parameter auf Nein gestellt, wird der Durchschnitt nicht angezeigt.
Konvertieren
Selektion entweder Normal- oder Industrieminuten
Formatierungsmuster
Bestimmt die Anzahl der angezeigten Kommastellen, z.B. 0.00 oder 0.000; neben dem Eingabefeld "Formatierungsmuster" findet man eine Texthilfe in Form eines Fragezeichens
Dezimaltrenner
Angabe des gewünschten Dezimaltrenners (. , : ;)
Position hinauf / hinunter
Mögliche Änderung der Reihenfolge
Hinzufügen
Durch Anklicken der Schaltfläche "Hinzufügen" können beliebeig viele Zeilen zu der Statistikauswertung hinzugefügt werden.
Löschen
Durch Anhaken der CheckBox und anschließend der Schaltfläche Löschen wird die Zeile gelöscht

Zusätzliche Daten

Zusätzlich zu den oben parametrierten Konen können hier noch andere personenbezogene Daten neben dem Namen über den angezeigten Konten festgelegt werden, so z.B. diverse Personenfelder aus der Zeitwirtschaft (z.B. die Abteilung, Personalnummer, das Eintrittsdatum etc.) sowie individuell gestaltete Informationen in Form eines Java Scripts (z.B. das Beschäftigungsausmaß).
Die definierten Personenfelder können auch als unsichtbar markiert werden. Hierzu wird nebem dem Attribut "Verstecken" ausgewählt.

Personenfelder Zeitw.
javaScript

Ausgabemedien

Mit diesen Parametern wird bestimmt, welche Ausgabeformate dem User zur Verfügung gestellt werden.
Ausgabeformate: Drucken, PDF, XLS - die Auswahl erfolgt durch Anklicken der Check-Box
Seitenlayout: Selektion des Excel-Ausgabeformats in Quer- oder Hochformat

Einschränkung für bestimmte Personen - Nur Personen aus folgenden Gruppen anzeigen

Einschränkung des Selektionsbaumes

Maximale Anzahl an Gruppen, die abgefragt werden dürfen
Maximale Anzahl an Personen, die abgefragt werden dürfen

Werden mehr Gruppen oder Personen abgefragt, als in der max. Anzahl, so erscheint ein System-Hinweis, dass die Selektion diesbezüglich angepasst werden soll.

Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigen
Mit diesem Parameter können bestimmte Gruppen in der Organisationsstruktur ausgeblendet werden

Klickt man auf das erste Symbol > können Orgstrukturen hinzugefügt werden > Orgstruktur aus Auswahl selektieren
Möchte man eine neue Gruppe hinzufügen > zweites Symbol anklicken > Gruppe aus Auswahl selektieren
Möchte man eine bestehende (ausgeblendete) Gruppe wieder entfernen > Löschen-Checkbox aktivieren, anschließend auf Löschen-Symbol unten klicken.

In der Organisationsstruktur werden auch lose Gruppen angezeigt.

Abfragelimitierung mit Datum

Anzahl der angezeigte Anträge
Definiert Anzahl der angezeigten Monate
Offset (wie viele Einträge sollen in der Vergangenheit liegen)
Definiert Anzahl der Monate, die in die Vergangenheit angezeigt werden sollen

Wird z.B. bei Anzahl der angezeigten Anträge 12 definiert, und bei Offset 6 > so werden Einträge 6 Monate in Vergangenheit und 6 Monate in Zukunft angezeigt

Fixes Datum
Abfrage zu einem fixen Zeitraum > Einstellung mit frühestem und spätestem Abfragedatum (z.B. 01.01.2006-01.01.2020 > zeigt alle Einträge in diesem Zeitraum, jedoch keinen aus dem Jahr 2005 bzw. nach dem Jahr 2020 > es erfolgt ein Systemhinweis, dass die Abfrage außerhalb dieses Zeitraumes nicht erlaubt ist).
Wird kein fixes Datum definiert, so kann die Abfrage wie folgt definiert werden:

frühestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
frühestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12
spätestes Abfragejahr (relativ ab jetzt) 0-10
spätestes Abfragemonat (relativ ab jetzt) 0-12

2.6 Jobs in der Zeitwirtschaft

Jobs dienen als periodisch laufende Hilfsprogramme der Synchronisation und Bearbeitung von Daten.
Sie sind mannigfaltig einsetzbar, und ermöglichen beispielsweise die Erstellung von Gruppen anhand definierter Kriterien, einen automatisierten Tausch von bestimmten Tagesprogrammen, die Aussendung diverser System-Benachrichtigungen im Falle besonderer Ereignisse in der Zeitwirtschaft.
Weiters können mit Hilfe bestimmter Jobs definierte Unregelmäßigkeiten im Zeitwirtschaftssystem gefiltert werden, woraufhin bestimmte Anträge automatisch generiert und an die Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden

Folgende Jobs sind für das Modul Zeitwirtschaft relevant:

Inform about Events
Dieser Job sendet im Falle besonderer Ereignisse in der Zeitwirtschaft Infos aus
Erstellung Umbuchungen
Dieser Job erstellt automatisch Anträge für Umbuchungen (z.B. Überstundenauszahlung)
Change Time Model and Fillup Booking
Mit diesem Job können Tagesprogramme getauscht werden
Process System Notifications
Dieser Job erstellt diverser System-Benachrichtigungen (Workflow-Anträge)
Build Custom Groups
Hiermit werden Gruppen erstellt, anhand definierter Werte (Attribute) aus dem Zeiterfassungssystem
Get absence Text Modules
Mit diesem Job werden Textbausteine für alle Fehlgründe im Zeitwirtschaftssystem erstellt (für die voreingestellte Sprache)

Die Jobs können automatisch, mit Hilfe eines sogenannten Triggers gestartet werden. Mit dem Trigger wird ein Zeitplan erstellt, so dass die Jobs beliebig gestartet werden können (stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich, ...). Die Einstellung kann auf den Tag, Stunde und Minute genau konfiguriert werden.
Bei Bedarf können die Jobs auch jederzeit manuell gestartet werden.
Weiters können die Jobs einen aktiven oder inaktiven Status haben. Bei einem aktiven Status werden die Jobs gemäß dem eingestellten Trigger gestartet. Sind diese jedoch inaktiv, können sie lediglich manuell gestartet werden. Der Status kann jederzeit geändert werden.

Ein Monitoring der Jobs wird durch die Ansicht "Aktive Jobs" ermöglicht, wo alle aktiven Jobs auf einen Blick zu sehen sind. Weiters kann, bei entsprechender Parametrierung, der Verlauf des Jobs mit Hilfe der Logeinträge nachvollzogen werden. So wird anhand des parametrierten Log-Levels (definierter Status während des Jobverlaufes, wie z.B. Fehler, Warnung, ...) ersichtlich, ob ein Job problemlose durchgelaufen ist, oder ob bestimmte Probleme aufgetreten sind.
Bei Bedarf kann hier auch ein Mailversand konfiguriert werden. Die Mail wird an eine definierte Person verschickt, falls ein Logeintrag mit einem angegebenen Level existiert.

2.6.1 Job informAboutEvents

Der Job InformAboutEvents hat folgende Funktionsweise:
Es wird ein Mail für definierte Rolleninhaber (z.B. Vorgesetzter) erzeugt, welches eine Liste mit allen Mitarbeitern gemäß des Kompetenzzieles enthält, auf die ein bestimmtes Filterkriterium zutrifft (z.B.: Resturlaub größer 70 Tage, Überschreitung Tages-Arbeitszeit o.a.). Das Mail kann einmalig oder periodisch erzeugt werden.

Anwendungsbeispiel für diesen Job ist folgende Anforderung:

Vorgesetzte wollen täglich oder wöchentlich per Mail informiert werden, welche Mitarbeiter mehr als x Tage Resturlaub haben
Welcher Mitarbeiter hat am Vortag mehr als 10 Stunden gearbeitet?
Welche Mitarbeiter haben einen Saldo größer als X?
Welche Mitarbeiter haben am Vortag eine Arztbuchung getätigt? (Info z.B. zwecks einer Arztbestätigung)
usw.

Der Vorteil dieses Jobs ist, dass im Webdesk keine Liste (Filter/Statistik) aufgerufen werden muss, sondern der Rolleninhaber aktiv per Mail informiert wird.

Jobkonfiguration

Zu informierende Personen

Rolleninhaber / Mitarbeiter
Je nach Auswahl können entweder Rolleninhaber oder Mitarbeiter über Events informiert werden. Wird der Rolleninhaber als zu Informierender ausgewählt, so bekommt man die Möglichkeit "Alle Rolleninhaber informieren" auszuwählen. Wird dieser Parameter aktiviert, so werden auch Stellvertreter der Vorgesetzten über diesen Job informiert. Die Information erfolgt gemäß dem Kompetenzbereich (Einsichtserlaubnis, welche in der Rolle definiert wurde).
Ergebnis gruppieren
Durch anhaken des Parameters werden ausgegebene Mitarbeiter nach ihren Organisationseinheiten sortiert; wird er nicht angehakt, werden alle ausgegebenen Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge angezeigt

Stichtag
Hier erfolgt die Bestimmung des Zeitpunktes, zu dem der Job die Bedingungen prüft, über welche informiert werden soll:

gestern: Der Job prüft die abzufragenden Konten mit dem Stand von gestern.
letzter Monatsultimo: Der Job prüft die abzufragenden Konten mit dem Stand des letzten Monatsultimos.
letzter Quartalsultimo: Der Job prüft die abzufragenden Konten mit dem Stand des letzten Quartals
Script: Hier können bestimmte Prüfkriterien ergänzt werden. Dieser Punkt dient zur Abdeckung von sehr speziellen Anforderungen

Job auf Personen der folgenden Gruppen einschränken

Gruppe
Selektion der gewünschten Gruppe, über die informiert werden soll
inklusive Subgruppen
Bein Anhaken des Parameters werden auch die Mitarbeiter der Untergruppen geprüft und gegebenenfalls in der Liste ausgegeben
Mit Hinzufügen können weitere Gruppen ausgewählt werden, mit Löschen können Gruppen wieder gelöscht werden.

Personen der folgenden Gruppen ausschließen
Mit diesem Parameter können Personen aus bestimmten Gruppen wieder ausgeschlossen werden.

Filter

Mit der Filterfunktion könne Journal-Filter erstellt werden. Jeder Tag, welcher die eingegebene Einschränkung (Filter-Kriterium) erfüllt, wird zum Journalergebnis hinzugefügt. Die Filterkriterien können mit logisch UND und logisch ODER verknüpft werden.

Formular / Ausdruck
Bei der Einstellung Formular bekommen Sie ein Eingabeformular, dass bei der Eingabe von Filtern unterstützt.
Wird Ausdruck gewählt so kann der Filter durch eine Formel angegeben werden
Filter
Table

Konto oder Personenfelder aus der Zeitwirtschaftsname
Spalte - Selektion des Kontos oder eines Personalfeldes
Operator - Wert "<" oder ">"; z.B.: vkkonto4 > 20 oder vkkonto27 <= 20
Klammerung - mit Hilfe von logischen Operatoren und Klammern können Bedingungen verknüpft werden (AND, OR)
eine genauere Beschreibung der Filterfunktion finden sie hier

Konfiguration:

Industrieminuten
Ist der Parameter angehakt, werden die Kontowerte in Industrieminuten umgewandelt (betr. ausschl. Werte, welche in Normalminuten konfiguriert sind)
Dezimaltrenner
gibt das Sonderzeichen an, dass den Kommaseperator darstellt
Zahlenformat
Hier kann angeben werden, mit wie vielen Kommastellen die Ausgabezahlen dargestellt werden sollen. (0.00 = Es werden immer 2 Kommastellen angegeben, 0.## = es werden nur dann 2 Kommastellen angezeigt, wenn hier auch ein Wert vorhanden ist)
Konto
Konto, welches im Mail angezeigt wird (muss nicht dem Filterkonto entsprechen)
Überschrift
Hier kann die Überschrift gewählt werden, die dann im Mailtext enthalten werden soll
Text
Text, der im Mail enthalten sein soll, wie z.B.:

$list > mit diesem Input wird eine Liste mit Namen all jener Mitarbeiter ausgegeben, welche die Filterkriterien erfüllen
$date > hier wird im Mail das Datum ausgegeben, an welchem der Job ausgeführt wurde

Betreff
Betreff des Mails, das verschickt wird (z.B. Liste aller Mitarbeiter mit Resturlaub > 100)
Filter im Mail anzeigen
Bei Anhaken der CheckBox wird im Mail angezeigt, welches Konto gefiltert wurde (z.B. Filter vksaldo)
URL des Servers
Angabe der Webdesk-Server-URL, z.B. http://w3s4:8080/webdesk3/ . Dies ermöglicht, dass die in dem versendeten Mail enthaltenen Links direkt im Kontext des Webdesk aufgerufen werden können.
Eingebundene Aktion
Aktion, die für die betroffenen Mitarbeiter aufgerufen werden kann
Hier kann eine beliebige Aktion aus der Liste selektiert werden, wie z.B. Monatsjournal, Kalender, Gruppenkalender, ein bestimmter Antrag usw.
Dadurch kann der Rolleninhaber direkt aus dem Mail in das Journal oder den Kalender verlinkt werden
Parameter für die Aktion
Definiert die Parameter welche zusätzlich übergeben werden (z.B. Journal mit bestimmtem Jahr u. Monat ausführen).
Hier können per Velocity dynamische Parameter eingebaut werden. z.B. "year=${year}&month=${month}".
Bei den Prozessen aus dem Simpleprocessdesigner heißen die Datumsfelder from_date bzw. to_date und können per URL-Parameter vorgelegt werden (z.B. Zeitkorrektur url-Parameter: from_date=${day}.${month}.${year} )
Imprint drucken
Mit diesem Parameter wird das Datum der Abfrage mit ausgegeben, ebenso wie die Info, dass das Benachrichtigungsmail automatisch generiert wurde, und keine Antwort erfolgen soll:
Date used to query: "#Datum_der_Durchführung_des_Jobs"
Mail was automatically created at "#Datum_der_Durchführung_des_Jobs". Do not reply.
Weitere Einstellungen

Um den Mailversand durchführen zu können, müssen in den Systemparametern , im Modul PO folgende Einstellungen vorgenommen werden:
Angabe der SMTP Server Adresse
Angabe eines Default Senders:

Weiters muss in den Personenstammdaten (Menüpunkt Stammdaten > Personen > Reiter Einstellungen) die E-Mailbenachrichtigung auf JA gestellt sein, damit der Mailversand stattfinden kann:

Dadurch wird zum Beispiel ein Mail mit folgendem Inhalt erzeugt:

2.6.2 Job Erstellung Umbuchungen

Der Job Erstellung Umbuchung definiert, wo überall nach Informationen gesucht werden soll: Mandanten, Gruppen. Dieser Job leitet sich vom Job Create Rebooking ab (= Konfiguration des Jobs CreateRebooking).

Ist der Job aktiv, erstellt er einen Prozess, der bei den Mitarbeitern einen Antrag (z.B. Überstundenauszahlung) generiert. Dieser Antrag kann dann vom Mitarbeiter editiert werden, geht entsprechend dem Workflow-Verlauf an die nächste Rolle, welche ebenfalls editieren kann, bis er schließlich in der Ansicht erscheint.

Jobkonfiguration

Prozess
Verknüpfung mit dem entsprechenden Prozess > Kontokorrektur
Min-Wert aus Prozess ignorieren
Ist der Parameter angehakt, wird der Minimum-Wert aus dem jeweiligen Prozess (hier Kontokorrektur) nicht berücksichtigt
Mandant
Selektion des Mandanten
Gruppen
Selektion der entsprechenden Gruppen (von wo soll die Information geholt werden)

Tipp: Mit der String-Taste können mehrere einzelne Gruppen auf einmal selektiert werden: Stringtaste gedrückt halten, Gruppen selektieren, anschließend > klicken. Mit der >> Taste werden alle Gruppen übernommen; mit << werden alle Gruppen wieder zurück genommen.

Mailverständigung
Mit dieser Konfiguration kann bei Bedarf ein Mail an betroffene Personen verschickt werden. Hier werden Mail-Betreff und Mail-Inhalt definiert.

2.6.3 Job changeTimeModelAndFillupBooking

Dieser Job dient zum tauschen von Tagesprogrammen.

Für bestimmte Fehlgründe wird bei Tagen, an denen ein definierter Fehlgrund als Intervall vorliegt, das Tagesprogramm automatisch gegen ein anderes getauscht. Dieses Ersatzprogramm ist mit dem originalen Tagesprogramm über die Sollzeit in der Zeitwirtschaft(IF6020)-Parametrierung verknüpft. Zusätzlich wird bei Vorhandensein von Anwesenheitsintervallen ein eventueller Leerraum zwischen allen Intervallen mit einem parametrierbaren Fehlgrund aufgefüllt.

Jobkonfiguration

Monate in die Vergangenheit
Anzahl der Monate in die Vergangenheit, welche durch den Job bearbeitet werden
Mandant
Auswahl des Mandaten für den der Job laufen soll
Gruppen
Auswahl der Gruppen, welche durch den Job berücksichtigt werden sollen

Fehlgrund zum Überprüfen
Eingabe des Fehlgrundes aus der Zeitwirtschaft, welcher auslöst, dass an diesem Tag ein Tagesprogrammtausch durchgeführt wird
Tagessollzeit / Tagesprogrammnummer
Eingabe der Tagessollzeit und der Tagesprogrammnummer
Buchungen auffüllen
Wenn dieser Parameter aktiviert ist, werden automatisch leere Zeitintervalle zwischen Buchungen an dem betreffenden Tag, mit dem Fehlgrund der zum Auffüllen definiert wurde, ergänzt.
Buchungen auffüllen Kommentar
Hier kann ein Kommentar definiert werden, dass als Korrekturbemerkung in das System IF6020 geschrieben wird. Es empfiehlt sich hier ein Kommentar anzugeben, wenn die Option "Buchungen auffüllen" aktiviert ist, da die Buchungen so eindeutig erkennbar sind.
Fehlgrund zum Auffüllen
Hier kann der Fehlgrund der zum Auffüllen verwendet wird, definiert werden.
Ignoriere getauschte Tagesprogramme
Wenn dieser Parameter aktiviert ist, werden auch bereits getauschte Tagesprogramme geprüft und es wird noch einmal versucht die Buchung zu ergänzen, falls alle Kriterien zu treffen. Dieser Parameter darf standardmäßig nicht aktiviert werden. Er wurde nur eingeführt, falls aufgrund eines Fehlers ein Tagesprogramm getauscht wird, aber keine Buchungen ergänzt werden.
Zeitmodell tauschen
Wenn dieser Parameter aktiviert ist, werden die Tagesprogramme gemäß der Schlüsselwertliste getauscht. Der Job analysiert an den Tagen, wo der Fehlgrund zum Überprüfen vorkommt die Tagessollzeit und tauscht diese mit dem definierten Tauschtagesprogramm.
Zeitmodell tauschen Kommentar
Hier kann ein Kommentar definiert werden, dass als Korrekturbemerkung in das System IF6020 geschrieben wird. Es empfiehlt sich hier ein Kommentar anzugeben, wenn die Option "Zeitmodell tauschen" aktiviert ist, da die Buchungen so eindeutig erkennbar sind.

2.6.4 Job processSystemNotifications

Die Funktion des Jobs Process System Notifications besteht in der Erstellung diverser System-Benachrichtigungen. Diese Systembenachrichtigungen sind Workflow-Anträge, welche ein Mitarbeiter bekommt, bei dem ein bestimmtes Ereignis im Zeitwirtschaftssystem auftritt (z.B. Buchung außerhalb Rahmen).
Wichtig hierbei ist, dass die Ereignisse im Zeitwirtschaftssystem (z.B. "Unregelmäßigkeit" in der Interflex 6020) auch korrekt parametriert sind, damit diese auch im Anlassfall erzeugt werden können!

Die einzigen Aktionen, die bei solchen Systembenachrichtigungen in der Workflow-Liste "Offene Aufgaben" zur Verfügung stehen, sind:

Antrag Starten
Bei dieser Option wird man auf eine bestimmte Aktion weitergeleitet, z.B. Antrag für eine Zeitkorrektur; die Systemnachricht wird gelöscht.
Löschen der Systemnachricht
Systemnachricht wird gelöscht, ohne dass eine weitere Aktion gesetzt wurde.
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Ansicht beim User:

Eine detaillierte Beschreibung zu den allgemeinen Job-Parametern finden Sie im Kapitel Jobs.

Neue Jobkonfiguration

Um eine neue Konfiguration anzulegen klickt man auf die Schaltfläche "Neue Konfiguration", befüllt die vorgegebenen Felder mit Neuem Job-Namen, wählt, ob der Job aktiv oder nicht-aktiv sein soll. Durch anschließendes speichern kann man weitere Konfigurationsdetails editieren:

Monate in die Vergangenheit
Definition des Zeitraumes, in welchem die zu behandelnden System-Unregelmäßigkeiten der IF6020 liegen dürfen
Monate in die Zukunft
Definition des Zeitraumes
Mandant
Selektion des Mandanten
Gruppen
Selektion der Gruppen, welche im Anlassfall den Systemhinweis erhalten sollen

IF6020System-Ereignis
Hier ist die zu berücksichtigende 6020-Unregelmässigkeit auszuwählen.
Aktion
Ist die Folgeaktion, welche ausgeführt wird, wenn man auf die Aktion in der Workflow-Liste klickt > Weiterleiten auf einen bestimmten Antrag.
URL-Anhang
Definiert die Parameter welche zusätzlich übergeben werden (z.B. Journal mit bestimmtem Jahr u. Monat ausführen).
Hier können per Velocity dynamische Parameter abhängig von der Systemunregelmäßigkeit eingebaut werden. z.B. "year=${year}&month=${month}".
Bei den Prozessen aus dem Simpleprocessdesigner heißen die Datumsfelder from_date bzw. to_date und können per URL-Parameter vorgelegt werden (z.B. Zeitkorrektur URL-Parameter: from_date=${day}.${month}.${year} )
List Detail
Beschreibung > Detailtext im Workflow-Antrag (hier können auch die Platzhalter aus dem URL-Parameter stehen)
zu verwendende Prozessdefinition
Selektion der Systembenachrichtigung (Systemnotification)
Workflowprozess mit betroffenem MA als Autor starten
Der Parameter "Workflowprozess mit betroffenem MA als Autor starten" bedeutet, dass der Workflow-Prozess mit dem Mitarbeiter, der von der Unregelmäßigkeit betroffen ist, gestartet wird. Da die Workflow-Engine die nachfolgenden Rolleninhaber immer im Kontext des Antragstellers sucht (d.h. finde den Rolleninhaber zur Rolle 'Vorgesetzter' für den aktuellen Antragsteller) ist es notwendig, dass hierbei dieses Flag angekreuzt wird, damit Rollen aus dem Webdesk in dem zugeordneten Prozess verwendet werden.
Der Standardprozess hat als ausführende Rolle nur den zu informierenden Mitarbeiter (= der Mitarbeiter den es betrifft). Löschen
Löschen der bestehenden Parameter durch anhaken der Check Box
Hinzufügen
Hinzufügen neuer If6020 Ereignisse durch Anklicken der Schaltfläche

Mögliche Velocity-Parameter (Platzhalter für tatsächliche Werte):

Parameter	Beschreibung	Typ
fromdate from_date fromDate	Datum der Systemunregelmäßigkeit	String
year	Jahr der Systemunregelmäßigkeit	String
month	Monat der Systemunregelmäßigkeit	String
day	Tag im Monat der Systemunregelmäßigkeit	String
appCtx	Spring ApplicationContext (ermöglicht Zugriff auf Services)	Object
eventDate	Datum der Unregelmäßigkeit als Datumsobjekt	Date
ta_id	Ta-ID der Person, für welche die Unregelmäßigkeit eingetreten ist	String
person	PoPerson object der betroffenen Person	PoPerson

Beispiele für Velocity Ausdrücke

Um den Namen der betreffenden Person auszugeben, ist folgender Velocity Ausdruck notwendig: $person.getFullName()
Um z.B. den Namen, die OE des Mitarbeiters, seinen Kontostand zum Tag auszugeben, wäre folgendes Beispiel anzuwenden:

#set ($ta_service = $appCtx.getBean("Ta") )
#set ($jvalue = $ta_service.getAccountValue($ta_id, $eventDate, "vkkonto") )
Saldokappung für $person.getFullName() vom $fromdate Stunden $jvalue.getNumValueAsIm()

Wichtiger Tipp zu Velocity: Man kann grundsätzlich über den ApplicationContext auf alle möglichen Service-Objekte zugreifen. Das Erzeugen von neuen Objekten (z.B. Datum, etc.) ist nicht möglich. Nähere Infos zur Syntax findet man auf http://velocity.apache.org

Upload XPDL File

Damit bei Unregelmäßigkeiten aus dem System IF6020 (z.B. vergessene Gehen-Buchung) Systemhinweise erstellt werden können, muss eine XPDL Datei hochgeladen werden.

Die XPDL Datei SystemNotification.xpdl muss derzeit noch manuell in die Workflow-Engine hochgeladen werden. Die Datei finden Sie hier!

Um die XPDL Datei hochzuladen geht man am besten wie folgt vor:

XPDL Datei muss lokal gespeichert sein
Menüpunkt Workflow > Prozessdefinitionen > Neuen Editor starten
URL-Link kopieren (Strg c) > OK

Java loading
Warnung-Sicherheit
Es erscheint eine Warnmeldung, dass die digitale Signatur der Anwendung nicht verifiziert werden kann. Möchten Sie die Anwendung ausführen? > Ausführen anklicken
Together Workflow Editor wird gestartet
in der unteren Hälfte befindet sich die Registry Service URL > hier den URL-Link rein kopieren (Strg v)
Connect (Verbinden)

Connecting to engine
File > open > Suche nach XPDL File > öffnen

opening xpdl

"Upload xpdl to engine" anklicken (2. Symbol von links) > Programm wird auf den Server geladen

Prozess ist in der Prozessliste vorhanden (Process definition list > Name: SystemNotification)

Auf diese Weise können auch andere Prozesse, die nicht standardmäßig ausgeliefert, sondern individuell nach Wunsch erstellt werden, in das System hochgeladen werden.

Zusatzinfos: Link auf Notes-dokument

2.6.5 Job buildCustomGroups

Dieser Job Build Custom Groups hat die Aufgabe, Gruppen zu erstellen, anhand definierter Werte (Attribute) aus dem Zeiterfassungssystem.

Konfiguration - Anlegen einer neuen Gruppe

Soll eine neue Gruppe innerhalb des Unternehmens angelegt werden, so ist der Job folgendermaßen zu parametrieren:

Typ
Neue Gruppe / bestehende Gruppe
Gruppenname
Eingabe des Gruppennamens
Mandant
Selektion des Mandanten
Organisationsstruktur
Mögliche Selektion zwischen Organigramm, Lose Gruppe und Projektgruppe
Filter
Mit Hilfe eines Filters können bestimmte Mitarbeiter aus der 6020 selektiert werden ( Bsp. Personen mit bestimmten Stammsatznummern: stssnr="10" ) *
Javascript, welches nach dem Insert ausgeführt wird
individuell erstelltes JavaScript
Löschen
Durch Anklicken der Check-Box werden alle Daten in der Konfigurationszeile gelöscht
Speichern
Durch Speichern werden die eingegebenen Konfigurationsdetails gespeichert
Hinzufügen
Mit dieser Schaltfläche können weitere Gruppen hinzugefügt werden

Die neu angelegte Jobkonfiguration (neue Gruppe) ist in der Job-Übersicht zu finden.

Filter

Bei Filtern gibt es folgende Spezialobjekte:

Verknüpfungen: && (logisch und), || (logisch oder)
Vergleichsoperatoren: <, <=, ==, >, >=, != (nicht gleich)
Konstanten: CURRENTDATE (aktuelles Datum)

Die anderen Werte stammen zum Großteil aus der IF6020, z.B.: stssnr, stpersnr, ....

Will man z.B. die Schichtarbeiter Gruppen zuteilen so kann folgender Filter verwendet werden:

stswv != '' && stswv<CURRENTDATE && stswb ='' || stswv != '' && stswv<CURRENTDATE && stswb > CURRENTDATE

Dieser bedeutet, dass entweder:

stswv ungleich '' und kleiner als das aktuelle Datum und stswb gleich '' ist oder
stswv ungleich '' und stswv kleiner dem aktuellen Datum und stswb grösser dem aktuellen Datum ist

Sie werden sich jetzt vielleicht fragen, wieso zweimal überprüft wird, ob stswv nicht gleich '' ist. Das hat folgende Ursache:

stswv<CURRENTDATE ist erfüllt wenn stswv ==''

Achtung: Definiert man bei einem Job ein Selektionskriterium, das mehr als eine logische "oder" Verknüpfung beinhaltet, muss man den Begriff "or" verwenden. Verwendet man ||, wird kein Fehler ausgegeben, erst bei genauerer Betrachtung merkt man, dass Benutzer in der Gruppe fehlen.

2.6.6 Job getAbsenceTextModules

Der Job "Get Absence Text Modules" hat die Aufgabe, Textbausteine für alle Fehlgründe im Zeitwirtschaftssystem zu erstellen, allerdings nur für die voreingestellte Sprache.

Für diesen Job ist keine Parametrierung notwendig, es müssen lediglich ein Trigger und, falls gewünscht, ein Mailversand eingerichtet werden.

2.7 Systemparameter Zeitwirtschaft

Referenz der relevanten Systemparameter für das TA-Modul

Modul	Bean	Eigenschaft	Erklärung	mögliche Wert(e)
ta	TaOptions	absenceCodesWithAttendantBehavior	Fehlgründe die einen Anwesenheitscharakter haben (z.B. Tele- oder Heimarbeit) ; Angabe von mehreren Fehlgrundcodes wird mit einem Beistrich getrennt.	99
ta	TaOptions	useRecordTransformerForOrgLists	Soll der performantere Record Transformer für Management Listen verwendet werden? Rückstellung auf false nur nach Rücksprache mit Workflow.	true/false

2.8 Konnektoren in der Zeitwirtschaft

TODO

2.8.1 TA AbsenceEntryConnector

Der TaAbsenceEntry Konnektor ermöglicht periodischen Export von Fehlzeiten (Vergangenheit/Zukunft, genehmigt/ungenehmigt).
Dadurch werden Informationen geliefert, ob ein Mitarbeiter an einem Tag einen bestimmten Fehlgrund gebucht hat. Die Fehlgründe lassen sich individuell konfigurieren. Ebenso können auch bestimmte Personen, Gruppen oder Mandanten definiert werden.

Weiters können auch definiert werden:

Zusätzliche Felder mit Benutzer-Informationen (z.B. Benutzer ID, Name, Org-Einheit etc.)
Zeitraum: Tage in Zukunft, Tage in die Vergangenheit
Genehmigte / Ungenehmigte Fehlzeiten etc.

2.8.2 TA Group Connector

Der TA Group Konnektor liest und schreibt Organisationseinheiten im Zeitwirtschaftssystem.
Hierbei handelt es sich um einen standardmäßig eingerichteten Konnektor, der nicht konfiguriert wird.

2.8.3 TA Person Connector

Der TA Person Konnektor liest und schreibt Personen im Zeitwirtschaftssystem.
Hierbei handelt es sich um einen standardmäßig eingerichteten Konnektor, der nicht konfiguriert wird.

2.9 Browser Client

Mit dem Browser-Client (Aktion "ta_correctionClient") bekommt der User eine günstige Alternative zum IF6020 Client. Der Browser Client stellt ein eigenes Modul dar, versehen mit einer eigenen Lizenz. Dieser kann als Alternative für Mitarbeiter ohne Webdesk-Zugang genutzt werden.

Der Browser-Client unterteilt sich in einen

Buchungs- und Korrektur Client und
Fehlzeit Client

Mit dem Buchungs- und Korrektur Client können Zeitbuchungen und Fehlzeiten in Stunden erfasst werden, Zeit- oder Kontokorrekturen vorgenommen oder Tagesprogramme getauscht werden.

Der Fehlzeit Client dient der Erfassung von ganztägigen Fehlgründen. Diese können in der Konfiguration beliebig festgelegt werden.

2.9.1 Buchungs- Korrektur- Client

Der Buchungs- und Korrektur-Client dient der Erfassung von Zeitbuchungen oder Fehlzeiten in Stunden, sowie der Korrektur bereits vorhandener Buchungen. Zusätzlich können hier auch Berechtigungen hinterlegt wreden, welche für einzelne Tage (falls entsprechend konfiguriert) bei Bedarf angehakt oder weggenommen werden können.

Für den Buchungs- und korrektur-Client wird eine Konfiguration der Aktion "ta_correctionClient" angelegt.

Korrektur des letzten Monats erlauben bis zu ...
Auswahl des Zeitraumes, bis zu welchem eine Korrektur erlaubt wird: 1. - 25. des laufenden Monats

Tagesprogramme

Die Tagesprogramme können in der Ausgabemaske angezeigt und bei Bedarf auch verändert werden:

Anzeigen, änderbar
Anzeigen nicht änderbar
Nicht Anzeigen

Verfügbar
Anzeige aller verfügbaren Tagesprogramme
Benutzbar
Auswahl der benutzbaren Tagesprogramme; die Auswahl erfolgt über die Pfeiltasten (> Einzelauswahl, >> Alle Tagesprogramme)

Fehlgründe

Hier erfolgt die Konfiguration der Fehlgründe, welche über den Buchungsclient verfügbar sein sollen (> Einzelauswahl, >> Alle verfügbaren Fehlgründe):

Berechtigungen

Über den Buchungs-Client können ebenfalls Berechtigungen gesetzt werden. Mit der "Hinzufügen" Schaltfläche werden Berechtigungen konfiguriert.

Kurzbezeichnung der Berechtigung
Langbezeichnung
Feldname
Eingabe des feldnamens gem. IF6020
Änderung erlaubt
Ist der Parameter auf JA gesetzt, können die Berechtigungen für einzelne Tage bei Bedarf auch weggenommen werden. Ist der Parameter auf NEIN, so wird die Berechtigung automatisch immer vergeben sein.

Konten für Monats-Ansicht / Monatszusammenfassung / Tages-Ansicht

Im Buchungs-Client können diverse Zeitkonten als Info oder zur Unterstützung angezeigt werden.

Bezeichnungstext
Bezeichnung für das ausgewählte Konto
Feldname
Auswahl des Kontos aus der Dropdown-Liste mit allen verfügbaren Konten aus der Zeitwirtschaft ( IF6020)
Ausgabeformat

2.9.2 Fehlzeit-Client

Der Fehlzeit-Client dient der Erfassung von ganztägigen Fehlzeiten.

Für den Fehlzeit-Client wird eine Konfiguration der Aktion "ta_absenceClient" angelegt.
In der Konfiguration werden die Fehlgründe definiert:

3 Modul Workflow

Mit einem Workflow wird der Verlauf eines Prozesses (Antrages) bestimmt, ebenso die Personen (Rollen), die an diesem Prozess teilnehmen sollen (z.B. Vorgesetzter, Personalabteilung etc.).

Die Gestaltung und Definition eines Workflow-Verlaufes erfolgt über definirete Standard-Formulartypen, welche bestimmte Daten beinhalten (diese werden in WF Variablen gespeichert). Der Verlauf eines Antrages wird in einzelne Prozessschritte unterteilt, und kann z.B. wie folgt aussehen:

Ausfüllen/Starten des Antrages
Genehmigung/Ablehnung
Bearbeiten eines Antrages (z.B. Befüllung der Reiseabrechnung)
Sichtung eines Antrages

Jeder Prozessschritt setzt eine Aktivität fest, welche vom definierten Rolleninhaber vorgenommen werden muss, damit der Verlauf weitergehen kann.

Gestaltung sequentieller Workflows

Beschreibung Shark_Engine

3.1 Workflow-Bestandteile

Allgemeines zu Prozessdefinitionen

Bei einem Prozess handelt es sich im Allgemeinen um einen Verlauf, eine Entwicklung. Beim Workflow-Prozess handelt es sich um einen gerichteten Ablauf eines Antrages, bei welchem im vorhinein definiert wird, wie dieser aussehen soll, welche Instanzen durchlaufen werden sollen und welche Rolleninhaber involviert werden. Es ist also eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation (Unternehmen, Organisationseinheit). Der Workflow besteht hier aus zeitlich und sachlogisch zusammenhängender Folge von Funktionen, die zur Bearbeitung eines Antrages notwendig sind und deren Funktionsübergänge automatisch gesteuert werden.

Eine Benutzerrolle (kurz Rolle) definiert Aufgaben, Eigenschaften und vor allem Rechte eines Benutzers. Benutzerrollen werden verwendet um verschiedene Einstellungen im Webdesk nicht für jeden Nutzer einzeln festlegen zu müssen. Statt einzelnen Benutzern Berechtigungen direkt zuzuweisen, wird eine Benutzerrolle definiert, die dann vielen Benutzern zugeordnet werden kann. Dies erleichtert die Berechtigungsverwaltung im Webdesk, insbesondere da bei Änderungen nur die Berechtigungen der Benutzerrolle angepasst werden müssen.
Im Prinzip ist eine Rolle eine konzeptionelle Weiterentwicklung von Benutzergruppen. Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben und seine Rechte ergeben sich dann durch die Summe der Rechte aller Rollen.

Bei den Workflow-Variablen handelt es sich um einen einen Behälter für Rechnungsgrößen („Werte“), die im Verlauf eines Workflow-Prozesses auftreten. Diese Werte werden verwendet um die Eingabeparameter für eine Funktion zu bezeichnen. Während der Berechnung eines Funktionswerts ändert sich der Wert der Variablen deshalb nicht. Ein Ausdruck mit Variablen hat stets den gleichen Wert, unabhängig davon, an welcher Stelle im Programm er auftritt. Diese Eigenschaft ist unter dem Begriff referentielle Transparenz bekannt. Beispielsweise kann eine bestimmte Variable (bestimmter Wert) mit einer Bedingung verknüpft werden, welche den Verlauf des Antrages beeinflusst (z.B. eine zusätzliche Rolle miteinbeziehen).

Der Begriff Transition stellt den Übergang von einer Aktivität zur nächsten innerhalb eines Prozesses dar. Die Transitionen können mit Bedingungen verknüpft werden. Von einer Aktivität können mehrere Transitionen ausgehen, z.B. bei einer Entscheidung 1 transition im Falle einer Genehmigungn und eine andere im Falle der Ablehnung.

Die allgemeinen Bestandteile eines Workflows werden in der Standard-Prozessdefinition festgesetzt. Bei individuellen Anforderungen werden diese speziell in einem XPDL Formular definiert.

Allgemeine Formulartypen

Für die Prozessgestaltung stehen 6 Standard-Formulartypen zur Auswahl:

Berechtigung
Mit diesem Formulartyp kann beispielsweise eine Überstunden-Berechtigung parametriert werden
Fehlzeit
Durch diesen Formulartyp kann z.B. ein Urlaubs- oder Zeitausgleichsantrag abgebildet werden
Folgefehlgrund
Dieser Formulartyp erlaubt die Abbildung einer Krankmeldung durch einen Kollegen
Kontokorrektur
Mit diesem Formulartyp kann die Korrektur eines bestimmten Kontos parametriert werden
Zeitkorrektur
Dieser Formulartyp erlaubt die Gestaltung einer Zeitkorrektur
Sammelzeitkorrektur
Dieser Formulartyp ermöglicht die Gestaltung eines Prozesses für mehrere Zeitkorrekturen auf einmal (mit unterschiedlichem Datum)

Allgemeine Bestandteile

Die allgemeinen Bestandteile eines Antragsverlaufes definieren beispielsweise, ob und bei welchem Ereignis (Genehmigung, Ablehnung) der Antragsteller informiert werden soll, ob eine Mailbenachrichtigung erfolgen soll, ob der Antrag automatisch genehmigt/gesichtet wird, etc.

Workflowschritte

In den Workflowschritten wird der Verlauf eines Antrages bestimmt. Dies geschieht, indem man Rollen definiert, welche am Prozessverlauf teilnehmen sollen (z.B. Vorgesetzter genehmigt, Personalabteilung sichtet). Hiermit werden auch Aktionen definiert, welche der Rolleninhaber im Verlauf des Antrages durchzuführen hat (genehmigen, sichten). Hier wird ebenfalls bestimmt, ob bei Prozessstart ein Rolleninhaber vom Benutzer selektiert werden muss (z.B. Auswahl eines Stellvertreters). Dies findet beispielsweise Anwendung, wenn ein Benutzer auf Urlaub gehen möchte, und einen Stellvertreter für diesen Zeitraum bestimmen will, bzw. einen Kollegen nennen, der in dieser Zeit seine Aufgaben übernehmen soll. Hier könnte der Verlauf so eingestellt werden, dass der Kollege mit seiner "Stellvertretung" einverstanden sein muss (Sichten), bevor der Antrag weiter zum Vorgesetzen kommt, welcher diesen dann genehmigen/ablehnen kann.

Jeder Schritt, jede Aufgabe im Prozessverlauf, ist durch eine Rolle auszuführen, bzw. durch deren Stellvertreter, weshalb hier die Reihung innerhalb der Rolleninhaber wichtig ist:

zentral = 2. Vorgesetzter mit niedrigerer Reihung
dezentral = User bestimmt Stellvertreter selber > Selektion (Erweiterte Einstellungen beim Benutzer)

Bestimmung des Rolleninhabers anhand der Parametrierung des Prozesses (Parameter: Auswahl des Rolleninhabers bei Prozessstart notwendig?)

Fehlgründe

Die Fehlgründe sind vom Formulartyp abhängig. So fehlen beispielsweise beim Prozess "Berechtigung" diese komplett, da es keinen Sinn machen würde, bei diesem Antrag solche anzugeben. Bei den diversen anderen Anträgen können dann unterschiedliche Fehlgründe selektiert werden (z.B. Urlaubsantrag, Krankmeldung etc.).

Die Fehlgründe werden aus dem Zeiterfassungssystem importiert.

Einstellungen

Diese variieren ebenfalls, je nach Formulartyp, und definieren, ob ein Antrag beispielsweise in die Vergangenheit oder Zukunft gestellt werden darf (Validierung in Vergangenheit oder Zukunft mit Angabe einer Validierungszeitspanne, ...)

Kontextmenü

Das Kontextmenü erlaubt eine Verknüpfung des Antragsformulars mit z.B. dem Monatsjournal oder Kalender/Gruppenkalender. Diese Einstellung ermöglicht dann einen direkten Zugriff auf den Antrag aus dem Monatsjournal, Kalender/Gruppenkalender). Dies würde beim Benutzer wie folgt aussehen:

Hilfe

Der Hilfe-Parameter ermöglicht die Gestaltung eines Hilfe-Textes, welcher im Antrag angezeigt wird, z.B. wie das Formular zu handhaben ist o.ä.

Mail

Mit dem Mail-Parameter kann eine Mailbenachrichtigung gestaltet werden, welche der User erhalten soll, z.B. dass ein neuer Antrag oder eine neue Aufgabe zu bearbeiten ist.

Definition Limit

Jede Aktivität im Workflow-Verlauf kann mit einem Zeitlimit versehen werden (max. Dauer > Einheit in Tagen, Stunden, Minuten). Dieses Zeitlimit gilt ab Erstellung des Antrages. Wird es überschritten, so können bestimmte Aktionen gesetzt werden. Als Standardaktionen kann ein Antrag nach Ablauf des Zeitlimits automatisch genehmigt bzw. abgelehnt werden. Weiters kann eine Mailverständigung an den Antragsteller, Eskalation an einer höheren Stelle parametriert werden, oder der Prozess kann einen anderen Weg gehen.

Definition Deadline

Im Unterschied zum Zeitlimit wird eine fixe Deadline an ein bestimmtes Datum gebunden.
Beispiel: bei Dienstreisen sollen offene Dienstreise-Anträge an einem vorgegebenem Stichtag (beispielsweise jeder 15. des Monats) in Reiseabrechnung umgewandelt werden.
Anderes Beispiel: alle Zeitkorrektur-Anträge müssen bis zum Tag x genehmigt sein, ansonsten werden alle nicht bearbeiteten Anträge automatisch genehmigt.
Ein eigener Job überprüft die vorgegebenen Deadlines und startet automatisch die notwendige Aktion.

3.2 Workflow-Verlauf

Ablauf eines Workflows innerhalb des Webdesk

Konkreter Prozessablauf innerhalb Prozessdefinition > welche Möglichkeiten hat WF Teilnehmer innerhalb Antragsverlauf:

Während des Prozess-Verlaufes kann der Rolleninhaber unterschiedliche Aktionen vornehmen. Diese Aktionen hängen u.a. davon ab, in welchem Stadium, bzw. in welcher Workflow-Liste sich der Antrag befindet.

Befindet sich ein Antrag z.B. in der Liste "Offene Anträge", so hat der Benutzer (Antragsteller) die Möglichkeit, diesen zu Löschen.
Befindet sich der Antrag bereits in den "Offenen Aufgaben", so stehen wesentlich mehr Workflow-Aktionen zur Verfügung:

Genehmigen / Ablehnen
Sichten
Kommentieren

Der Webdesk-Administrator hat noch die Möglichkeit, einen Antrag, der sich in der Liste "Offene Aufgaben" befindet, an eine andere Person weiter zu leiten. Dies ist besonders sinnvoll bei Personen, welche im Prozessverlauf vorkommen, im Moment jedoch nicht anwesend sind, bzw. diesen Antrag an eine andere Person delegiert haben möchten.

Ein Antrag kann mehrere Aufgaben beinhalten (z.B. genehmigen und sichten), welche dem gleichen Rolleninhaber zugedacht werden. Erst wenn alle Schritte durchlaufen sind, und der Antrag in die abgeschlossenen Anträge übergeleitet wurde, ist der Workflow-Verlauf endgültig zu Ende.

Der Prozess-Verlauf wird mit Hilfe der Workflow-Schritte gestaltet (siehe auch Workflow-Bestandteile). Hierbei wird bestimmt, welche Rolle (bzw. Rolleninhaber) welche Funktion übernehmen soll. In der Definition der Workflowschritte wird bestimmt, ob der Rolleninhaber den Verlauf bestimmenkann, durch die Aktionen Genehmigen/Ablehnen, oder ob er den Antrag lediglich zum Sichten bekommt.

Unterscheidung Aktivitäten / Prozesse > best. Aktivitäten können Subprozesse öffnen > ...

Prozess hat mehrere Aktivitäten > Transition verbindet Aktivitäten > bis zum Endepunkt = Prozessende

Der Prozessverlauf kann sowohl parallel als auch sequentiell ablaufen.
Beim parallelen Verlauf gabelt sich die Abfolge in verschiedene Richtungen, d.h. es können beispielsweise 2 Rolleninhaber gleichzeitig den Verlauf bestimmen.
Dies kommt zum Beipiel vor, wenn ....
Beim sequentiellen Prozess-Verlauf wird eine vorgegebene Reihenfolge innerhalb der Rolleninhaber eingehalten, die Prozess-Schritte laufen nacheinander ab.

Grafik von Fritz / Christopher > PGP > Grafik NICHT gefunden...

3.3 Workflow-Listen

Wie bereits beim Workflow-Verlauf erwähnt, kann sich ein Antrag während seines Verlaufes in folgenden Listen befinden:

Offene Anträge > hier sind nur die eigenen Anträge zu sehen
Offene Aufgaben. > in diese Liste kommen Anträge, welche vom jeweiligen Rolleninhaber bearbeitet werden müssen. Hier können Anträge verschiedener Mitarbeiter zu finden sein.

Nach Abschluss des Workflow-Verlaufes wandert der Antrag in das Archiv, welches aus folgenden 2 Listen besteht:

Abgeschlossene Anträge > diese Workflow-Liste gibt nur die eigenen Anträge aus
Erledigte Aufgaben > in dieser Liste befinden sich die vom Benutzer bearbeiteten Anträge (kann sowohl eigene Anträge, als auch Anträge von anderen Mitarbeitern beinhalten)

Damit die Anträge in den entsprechenden Listen auch zu finden (sehen) sind, muss der Benutzer die Berechtigung für diese Aktionen erhalten: getMyToDos, getMyRequests. Damit die Anträge editiert werden können, muss ebenfalls eine entsprechenden Berechtigung vergeben werden (z.B. editSimpleProcess).

In den Listen selber hat der Benutzer die Möglichkeit, nach bestimmten Filterkriterien einen Antrag zu suchen: z.B. nach dem Erstellungsdatum des Antrages, nach dem Antragsteller, dem aktuellen Bearbeiter u.a.
Die Übersicht in den Listen erlaubt einen Überblick über Erstellungsdatum, Antragsteller, nächste Person im Prozess-Verlauf, usw.

3.3.1 Listen

Folgende 4 Workflow-Listen sind für die Abwicklung der Prozesse verwendbar:

Offene Anträge = laufende Prozesse
Abgeschlossene Anträge = abgeschlossene Prozesse
Offene Aufgaben (Archiv)
Abgeschlossene Aufgaben (Archiv)

Allgemeine Parameter in den Workflow-Listen

Die folgenden Parameter bestimmen das Aussehen der Workflow-Listen:

Anzeige der Personalnummer und/oder der Organisationseinheit des Antragstellers bzw. Bearbeiters in den Einträgen der Liste
Anzeige der graphischen Darstellung des Prozesses bei den Antragsdetails
Anzeige der Workflow-Variablen bei den Antragsdetails
Berechtigung für die Genehmigung/Bearbeitung durch geswitchte User
Möglichkeit, mehrere Anträge gleichzeitig zu bearbeiten (Markierte Aktionen durchführen)

Offene Anträge (Laufende Prozesse)

In dieser Liste werden die offenen Anträge angezeigt. Hinter jedem Antrag ist ein definierter Genehmigungs-Ablauf hinterlegt. Dieser Ablauf wird dem Benutzer jeweils beim Abspeichern eines Antrages angezeigt.
Hier ist es möglich, eigene Anträge, welche noch nicht von der entsprechenden Instanz bearbeitet wurden, zu löschen.

In der Titelleiste findet man Angaben über die Anzahl der Anträge, die sich in der Ansicht befinden. Mit den Pfeiltasten kann man in den Seiten Blättern.

Durch Anklicken des Info-Buttons erhält man detaillierte Informationen über den Prozess (z.B. die graphische Darstellung des Prozessverlaufes oder die technischen Variablen).

Solange kein grüner Haken oder ein rotes Kreuz bei dem gestellten Antrag steht, wurde dieser noch nicht bearbeitet.

Folgende Informationen werden in der Antragsliste angezeigt:

Prozess erstellt
Datum und Uhrzeit der Erstellung
Nächste(r) im Prozess
Name des nächsten Berbeiters
Details
Antrags-Typ, Fehlgrund für die Korrektur mit Datum, Beginn- und Endzeit des jeweiligen Antrages; Durch Anklicken des Info-Buttons erhält man detaillierte Informationen zum Antrag
Verlauf
Hier ist sichtbar, welche Entscheidung von welcher Person getroffen wurde
Aktion(en)
Mit der Aktion Löschen kann der Benutzer seinen Antrag sofort aus der Liste entfernen

Soll die Personalnummer in den Workflow-Listen angezeigt werden, so muss in den Systemparametern der Parameter "WfOptions.showEmployeeIdWithInWorkList" auf true gestellt werden. Wird der Parameter auf false gestellt, wird die Personalnummer nicht in den Workflow-Listen angezeigt. Nächster im Prozess
Nächster im Workflow-Prozess vorgesehener Bearbeiter des Antrages

Klickt man in einen offenen Antrag hinein, so besteht zusätzlich die Möglichkeit einer Neuzuweisung aller offenen Aktivitäten.

Abgeschlossene Anträge/Prozesse

In dieser Liste werden alle abgeschlossenen, bereits archivierten Anträge angezeigt.

Das Archiv bietet jedem Benutzer die Möglichkeit, seine Anträge über eine bestimmte Zeit zurückzuverfolgen und zu rekonstruieren.

Offene Aufgaben

In dieser Liste befinden sich jeweils alle Anträge, welche durch den aktuellen Benutzer zu bearbeiten sind. Mittels eines Symbols in der Spalte "Aktionen" wird dem Benutzer signalisiert, welche Aktionen gesetzt werden können. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Genehmigen, Ablehnen, Sichten, Kommentieren.

Wird der Antrag genehmigt, so erscheint ein grüner Haken. Bei einer Ablehnung erscheint ein rotes Kreuz, bei einem hinzugefügten Kommentar eine Büroklammer.

Der Benutzer kann im Menüpunkt „Offene Aufgaben“ seine bearbeiteten Anträge sichten, oder ebenfalls einen Kommentar hinzufügen. Durch das Sichten werden die Anträge automatisch ins Archiv übergeleitet.

Der Administrator hat in der Liste der offenen Aufgaben die Möglichkeit, Aufgaben anderen Personen zuzuweisen > Neu zuweisen.

Unter Neuer Bearbeiter erfolgt die Selektion der gewünschten Person > Neu zuweisen > Antrag wird in die Offenen Aufgaben dieser Person weitergeleitet.

Die Punkte Filter löschen, Prozessautor, Gruppe, Prozess, Erstellungsdatum, Wirkungsdatum sind unter Punkt Laufende Prozesse beschrieben.

Erledigte Aufgaben

Diese Liste stellt das Archiv aller bearbeiteten Anträge dar.

Wird der Parameter "erledigte Aufgaben von Stellvertretern anzeigen" aktiviert (angehakt), so werden auch die Anträge angezeigt, welche vom Stellvertreter bearbeitet wurden.

Die Punkte Filter ausblenden, Antragsteller, Gruppe, Prozess, Erstellungsdatum, Wirkungsdatum sind unter Punkt Laufende Prozesse beschrieben.

Suche nach bestimmten Anträgen

Alle Anträge werden nach dem Datum sortiert ausgegeben.
Neben dieser Ausgabe besteht noch die Möglichkeit, gezielt nach bestimmten Antragstellern oder Anträgen zu suchen.

Die Suche wird mit Hilfe des Parameters Filter einblenden durchgeführt. Der Suche-Filter kann auch ausgeblendet werden.
Gesucht wird nach folgenden Parametern:

Antragsteller
Suche nach einem bestimmten Antragsteller. Zur Auswahl stehen Alle Personen, oder einzelne Namen aus Namensverzeichnis
Aktueller Bearbeiter (in der Liste "Offene Aufgaben")
Gruppe
Zur Auswahl stehen alle Gruppen, oder Auswahl einer bestimmten Gruppe aus dem Verzeichnis
Prozess
Zur Auswahl stehen alle Prozesse, bzw. einbestimmter Prozess aus dem Verzeichnis
Erstellungsdatum
Suche nach dem Datum, an dem der Prozess erstellt wurde (von - bis)
Wirkungsdatum
Suche nach dem Wirkungsdatum des Prozesses (Zeitraum von - bis, in dem der Prozess wirksam ist).
Aktualisieren
Durch Anklicken der Button-Leiste Aktualisieren wird die Suche aktiviert.

Drucken der Workflow-Listen

Bei allen Workflow-Listen besteht die Möglichkeit, diese zu drucken > Drucksymbol anklicken > ein Popup-Fenster (Formatdialog) geht auf:

Ausgabebereich

Alle Datensätze > alle Datensätze werden gedruckt
aktueller Bereich > nur der aktuell angezeigte Bereich wird gedruckt

Im neuen Fenster öffnen

neues Fenster > Druckansicht geht in einem neuen Fenster auf
aktuelles Fenster > Druckansicht wird im aktuellen Fenster angezeigt

Start
Druck wird gestartet

3.4 Prozess-Editor

3.4.1 Gestaltung des Prozessverlaufes mit Prozess-Editor

3.4.1.1 Simple Prozess Designer

Die einfachen Prozesse werden mit dem Simple-Prozess-Designer erstellt. Diese sind bereits in den vorgegebenen Formulartypen dargestellt.

>>> Definition eines Workflows anhand des Simple Prozessdesigner (Bsp. Zeitkorrektur), graph. Prozessdesigner (> Bsp. siehe TechNotes)

3.4.1.2 Bestimmung des Prozessverlaufes mit dem Workflow-Prozess-Designer

Bei komplexen Prozessen, die sich nicht mit dem Prozessdesigner innerhalb des Webdesk darstellen lassen, kann man den Prozessverlauf mit Hilfe des Prozess-Editors visualisieren. Hiermit kann man Prozessdefinitionen für komplexe Anträge, wie z.B. einen Dienstreise-Antrag oder Investitionsantrag o.ä. erstellen.

Mit dem Prozess-Editor wird ein Java-Programm vom Server heruntergeladen, mit welchem komplexe Prozesse erstellt (Bestimmung des Workflow-Verlaufes), geladen und weit über die Möglichkeiten der webbasierten Prozessdefinition bearbeitet werden können.

Workflow-Variablen > Prozessdefinition

> TechDoku Beispiel (Jawe-Prozess mit WF-Editor abgebildet)

3.4.1.3 Gestaltung eines Reise-Workflows

Welche Extended Attributes (Liste) sind zu definieren?
Welche Toolagents sollen verwendet werden?
Welche Workflow-Variablen sind notwendig?
Wie wird der Übergang vom Reiseantrag zur Reiseabrechnung definiert?
Wie bekommt der Datensatz im Webdesk den aktuellen Status des Workflow-Dokuments übermittelt?
Welche Prozessvarianten sind vorstellbar?

Folgende Workflow-Variablen müssen in der Prozessdefinition vorhanden sein:

Name	Beschreibung	Typ
from_date	Von-Datum der Reise (inkl. Zeitwert)	Date
to_date	Ende-Datum der Reise (inkl. Zeitwert)	Date
absence_code	Fehlgrund der Reise (falls Integration mit Zeiterfassung gewünscht)	String
ta_id	ZEF-ID des Mitarbeiters	String
description	Beschreibung / Kommentar	String
sourceLocation	Startort der Reise	String
destinationLocation	Zielort der Reise	String
reason	Begründung für die Reise	String
status	Statuswert aktuell (wird mit Dienstreise-Datensatz synchronisiert!)	String
travelFolder_UID	ID des TravelFolder-Records in der Dienstreise	String
timeCorrections	Liste der Zeitkorrekturen in XML-Format	String
timeCorrectionsMode	Gibt an, ob die Zeitkorrekturen manuell angegeben sind, oder sich aus der Reisezeit ergeben.	String
process_author_workflowid	Workflow_id des Antragstellers	String
process_author_group	Abteilung (hierarchische Gruppe) des Antragstellers	String
last_approval_workflowid	Workflow ID der Person, die zuletzt genehmigt hat	String
switched_workflowid	Workflow ID des Users, welcher bei der aktuellen Aktivität auf die ausführene Person geswitched war	String
approved_XXXX	für jeden Genehmigungsschritt muss es eine Workflowvariable geben, wobei Genehmigungen bei Beantragung u. Abrechnung als unterschiedliche Schritte zu sehen sind.	Boolean
canceled_processauthor	Möchte man eine Storno-Funktion für den Antragsteller nach erfolgter Genehmigung des Antrags und Ablauf der Reisezeit unterstützen, so muss diese Workflow-Variable existieren.	Boolean

3.4.1.3.1 FAQs: häufige Fragen und Antworten

3.5 Workflow-Jobs

Jobs dienen als periodisch laufende Hilfsprogramme der Synchronisation und Bearbeitung von Daten.
Sie sind mannigfaltig einsetzbar, und ermöglichen beispielsweise die Erstellung von Gruppen anhand bestimmter Kriterien, die Synchronisation von Abteilungs- und Personendaten aus dem Zeitwirtschaftssystem oder die Synchronisation von Kalenderdaten aus dem Groupware-System.
Weiters können mit Hilfe bestimmter Jobs definierte Unregelmäßigkeiten im Zeitwirtschaftssystem gefiltert werden, woraufhin bestimmte Anträge automatisch generiert und an die Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden

Jobs, welche für das Workflow-Modul relevant sind:

Wf Check Deadlines
Dieser Job überprüft die Deadlines laufender Prozesse
Wf Check Limits
Mit diesem Job werden die Limits laufender Prozesse überprüft
Migrate WD2 Processes
Mit diesem Job können bestehende (bereits archivierte) Prozesse aus dem Webdesk 2 übernommen werden
Delete old WF Data
Hier erfolgt die Löschung alter WF Daten
Sync Persons
Der Job synchronisiert die Namen aller Personen aus der Webdesk-Datenbank mit der Shark-Datenbank
Fill up WF List Caches
Mit diesem Job werden die für Workflow-Listen zuständigen Caches aufgefüllt.
Finish manual End System Activities
Dieser Job ist dazu gedacht manuelle Systemaktivitäten innerhalb eines Jobs nach Ablauf einer bestimmten Zeit zu beenden. Innerhalb der Konfiguration des Jobs lassen sich z.B. folgende Parameter festlegen: welche Prozesse sollen geprüft werden (Einschränkung auf Instanzen bestimmter Definitionen)
Refresh Cache
Mit diesem Job werden die Caches aufgefrischt

3.5.1 Job WfCheckDeadlines

Der Job WF Check Deadlines überprüft die Deadlines laufender Prozess-Instanzen ( = dem Benutzer zugeordnete Prozesse). Solche Deadlines müssen in der Prozessdefinitionen explizit definiert werden und sind speziell markierte Zustandsübergänge von einer Aktivität zur anderen. Man könnte damit z.B. modellieren, dass "der Workflow" automatisch zu einer anderen Person weiter springt, wenn die aktuelle Person die Aktivität nicht in einer definierten Zeit abarbeitet.

Nur beim Lauf des Jobs werden die Deadlines überprüft. Werden enge Deadlines gesetzt, muss der Job auch dementsprechend oft laufen. In dem folgenden Beispiel müsste der Job eigentlich zumindest alle 30 Sekunden laufen (ist zwar nicht realistisch, jedoch wäre es fachlich korrekt!)

Beispiel für eine Prozessdefinition mit Deadlines

Die folgenden Screenshots beziehen sich auf einen Prozessdefinition, die mittels JAWE (Together Workflow Editor) erstellt wurde. Hierbei wurden "Deadline Expressions" verwendet um die maximale Zeit, welche ein Vorgang dauern darf mit einer Exception zu hinterlegen. Technisch gesehen wird also nach Ablauf der Deadline eine Exception (=Ausnahmesituation) geworfen, welche in der Aktivität definiert werden muss.

Im obigen Beispiel wurde eine Deadline in der Aktivität "Genehmigung" definiert. Der rote Pfeil zeigt, was passiert, wenn die Deadline bei Ablauf die zugehörige Exception (Ausnahme) auslöst. Es wird daher nach Ablauf der Deadline automatisch zur Aktivität Überarbeitung weitergeroutet!

In den Eigenschaften der Aktivität "Genehmigung" erhalten wir hierzu die Details. Man kann mehrere Deadlines definieren. In diesem Fall haben wir genau eine definiert. Dahinter verbirgt sich eine Javascriptfunktion, welche den Zeitpunkt ausrechnet, wann diese Deadline tatsächlich eintritt.

Bei klick auf die Deadline kommt man zu folgendem Fenster, wo die Javascript Funktion näher definiert ist. In diesem Beispiel wird zum Zeitpunkt des Starts der Aktivität (sobald diese angelegt wurde, d.h. letzte Aktivität beendet wurde!) eine Anzahl von Millisekunden addiert (in diesem Fall 30000), was dann die aktuelle Deadline ergibt.

D.h. Zeitpunkt Aktivitätsstart + 30 Sekunden

Weiters muss noch der Name der Exception definiert werden, welche im Falle der Erreichung der Deadline geworfen werden soll.

Beispiel Expression als Text:

var d = new java.util.Date();
d.setTime(ACTIVITY_ACTIVATED_TIME.getTime() + 20000);
d;

Die Transition, welche schließlich diese Deadline abfängt muss vom Typ "Exception" sein und den Namen der oben definierten Exception enthalten.

Was passiert nun in diesem Beispiel?

- wenn der Genehmiger nicht innerhalb von 30 Sekunden nach Start der Aktivität genehmigt oder ablehnt, wird der Workflow and die Aktivität "Überarbeitung" weitergeleitet.

Eine detaillierte Beschreibung zu den Job-Parametern finden Sie im Kapitel Jobs.

3.5.2 Job WfCheckLimits

Die Funktion des Jobs WF Check Limits besteht in der Überprüfung der Limits laufender Prozesse. Limits können in der Prozessdefinition auf Prozess- und Aktivitätsebene definiert werden.

Der Job ist dazu da, diese Limits regelmäßig zu überprüfen und für Folgeaktivitäten Shark die Kontrolle des Systems zu übergeben. Falls bei dem betreffenden Prozess beim überschreiten eines Limits ein bestimmter Code ausgeführt werden soll, muss am Prozess oder auf der Aktivität ein "Extended Attribute" definiert werden, welches den Namen der aufzurufenden Java-Klasse definiert. Dieses Extended Attribute heißt "LimitAgentClassName".

Eine detaillierte Beschreibung zu den Job-Parametern finden Sie im Kapitel Jobs.

Die angegebene Javaklasse muss das Interface org.enhydra.shark.api.internal.limitagent.LimitAgent implementieren! (Siehe: http://svn01/svn/wfrepos/Shark/trunk/modules/SharkAPI/src/org/enhydra/shark/api/internal/limitagent/LimitAgent.java)

3.5.3 Job delete old WF Data

Hier erfolgt die Löschung alter WF Daten.

Jobkonfiguration

Aktion

Prozessinstanzen löschen
Eventaudits löschen
Alle Aktivitätsdaten löschen
Aktivitätsdaten außer jenen für Historie löschen

Auf alle Arten von Prozessen anwenden?
Zur Auswahl stehende Prozess-Definitionen
Gewählte Prozessdefinitionen
Von/Bis Datum / Älter als

3.5.4 Job Migrate WD2 Processes

Mit dem Job Migrate WD2 Processes werden bestehende Prozesse aus Webdesk 2.x migriert.

Jobkonfiguration

Domino Servername
Pfad der Datenbank
Benutzer
Passwort
Suchstring

3.5.5 Job WfSyncPersons

Der Job WF Sync Persons synchronisiert die Namen aller Personen aus der Webdesk-Datenbank mit der Shark-Datenbank (Workflowengine-DB). Der korrekte Lauf dieses Jobs ist notwendig, um in den WF-Listen korrekt nach den Autoren und Bearbeitern sortieren zu können!

Eine detaillierte Beschreibung der allgemeinen Job-Parameter (Trigger, Mailbenachrichtigung) finden Sie im Kapitel Jobs.

3.5.6 Job Fill up WF List caches

Mit diesem Job werden die für Workflow-Listen zuständigen Caches aufgefüllt.

Bei der Konfiguration des Jobs wird lediglich der Trigger und die Mailverständigung eingerichtet.

3.5.7 Job finish manual End System Activities

Mit diesem Job ist es möglich, System-Aktivitäten automatisch zu beenden, die ein "manuelles Ende" definiert haben. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn die Prozessinstanz bis zu einem bestimmten Zustand oder Zeitpunkt "warten" soll.

Anwendungsfälle

Warten auf den Folgetag einer Zeitkorrektur für die Zukunft
Warten auf das Ende einer Dienstreise (toDate)

Jobkonfiguration

JS Kondition zur Selektion von Prozessinstanzen
Sie können hier eine Javascript Expression schreiben, welche auf alle gefundenen, offenen Prozessinstanzen ausgeführt wird, die aus den weiter unten selektierten Prozessdefinitionen stammen.
In der Expression können Sie auf alle Workflow-Variablen zugreifen, z.B. show_in_calendar==1
Einschränkung Prozessdefinitionen
Hier erfolgt die Einschränkung der Prozessdefinitionen auf z.B. die gewünschten Zeitkorrektur-Prozessdefinitionen

3.5.8 Job refresh cache

Mit diesem Job werden die Prozessdefinitions-Caches aufgefrischt.

Bei der Konfiguration des Jobs wird lediglich der Trigger und die Mailverständigung eingerichtet.

3.6 Systemparameter WF

Über die Systemparameter werden ebenfalls die SwitchUser-Funktionen definiert. Zu finden sind diese Funktionen im Modul wf, Bean WfOptions:

WfOptions.switchUserMayApprove

true > ist dieser Parameter auf true gestellt, so kann der switchende User alle Anträge und Aufgaben bearbeiten.
false > ist der Parameter auf false gestellt, so kann der switchende User lediglich die Aufgaben-Liste sehen, diese jedoch nicht bearbeiten

WfOptions.switchUserActsAsNominalUser

true > ist der Parameter auf true gestellt, so kann der switchende User die Aufgaben bearbeiten. Im Prozessverlauf wird der switchende User als Bearbeiter angegeben.
false > wird der Parameter auf false gestellt, kann der Antrag vom switchenden User bearbeitet werden, im Prozessverlauf werden beide User gespeichert und angezeigt > der User, auf den geswitcht wurde, sowie der switchende User als Bearbeiter.

Referenz der relevanten Systemparameter für das WF-Modul

Modul	Bean	Eigenschaft	Erklärung	mögliche Wert(e)
wf	SharkProperties	additionalProperties	Zusätzliche Konfigurationsparameter für Shark WF-Engine	DatabaseManager.defaults.maxExecuteTime=200 Cache.OmitXPDLCacheOnStartup=true
wf	WfOptions	alwaysHideActionLogs	Spalte Verlauf in der WF-Liste immer ausblenden	true/false
wf	WfOptions	hideSubProcesses	Startet ein Prozess andere Anträge/Prozesse > sollen diese Subprozesse ausgeblendet werden (Spezialfall, wird im Webdesk HR Modulen derzeit nicht verwendet)	true/false
wf	WfOptions	showEmployeeIdWithinWorkList	Anzeige der Personalnr. in den Workflow-Listen	true/false
wf	WfOptions	showFormDetailsFirst	Anzeige des Formular-Reiters in den Prozessdetails an erster Stelle	true/false
wf	WfOptions	showProcessVariables	Anzeige der Prozessvariablen in der Detailansicht	true/false
wf	WfOptions	switchUserMayApprove	erlaubt User das Genehmigen von Anträgen in geswitchten Ansichten	true/false
wf	WfOptions	switchUserActsAsNominalUser	geswitchter User wird genau wie User behandelt, auf den geswitcht wurde	true/false
wf	WfOptions	showGraphicalProcessRepresentation	Anzeige des graphischen Prozessverlaufs in Prozessdetails	true/false
wf	WfOptions	showOrgUnitWithinWorkList	Anzeige der zugehörigen Abteilung in den Workflow-Listen	true/false
wf	WfOptions	showRoleInsteadNextPerformer	Anzeige der Rolle und nicht der Person, welche als nächster im Prozess kommt	true/false
wf	WfOptions	useWfListBatchModeOnly	Ist der Parameter auf true gesetzt, ist direktes genehmigen eines Antrages nicht mehr möglich (nur über Anhaken der entspr. Aktion)	true/false
wf	WfProcessDefinitionDAOTarget	extendedAttributesToInject	Erweitertes Attribut- nur im xpdl : mit dieser Funktionalität können erweiterte ttribute nachträglich in die Prozessdefinitinen eingeschleust werden. sinnvoll, um bestehende laufende Prozesse zu beeinflussen (zieht erst nach Server-Neustart)	procDefNameWithOrWithOutVersion;eaKey=eaValue
wf	WfProcessDefinitionDAOTarget	defaultMailSubject	Standard- Mailverständigungsbetreff	Webdesk TO-DO
wf	WfProcessDefinitionDAOTarget	defaultMailBody	Standard-Mailverständigungstext	You have some To-DOs inside your Webdesk Worklist!
wf	WfProcessInstanceDAO	allowSwitchUserAutomaticApprove	aktiviert Automatisches Genehmigen bei geswitchtem User	true/false
wf	WfTarget	useCaches	Benutzung von Caches	true/false
wf	WfTarget	useDatabaseBasedLockMaster	Implementierung der Sperre - Prozessinstanzen ; ist der Parameter auf true gesetzt wird die Sperre der Prozessinstanzen über die Datenbank gemanagt (sinnvoll im Cluster), ansonsten innerhalb des Hauptspeichers.	true/false (Default: false)

3.7 Konnektoren im Workflow Modul

Der Process Instance Connector liest und schreibt Prozessinstanzen (z.B. Anträge) einer bestimmten Prozessdefinition.
Die Prozessinstanzen können für bestimmte Personen, Gruppen oder Mandanten konfiguriert werden.

Beispiel für die Konfigurationen eines Prozess Instanzen Konnektors

3.8 Praktische Beispiele Anträge

3.8.1 Neue Prozessdefinition

Um einen neuen Prozess anzulegen klickt man auf die Buttonleiste "Neue Prozessdefinition". Anschließend befüllt man die vorgegebenen Felder:

Name
Hier erfolgt die Vergabe des Prozessnamens. Sollte der name aus mehreren Wörter bestehen, so sind diese durch einen Unterstrich oder einen Bindestrich zu trennen. Weiters dürfen keine Umlaute vorkommen, und der Name muß mit einem Buchstaben beginnen.
Formulartyp
Für die Prozessgestaltung stehen 6 Formulartypen zur Auswahl: Berechtigung, Fehlzeit, Folgefehlgrund, Kontokorrektur, Zeitkorrektur, Sammelzeitkorrektur.
Alle Formulartypen und Prozessverläufe können individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Formulartypen finden Sie im Menübaum unter Prozesse/ Formulartypen

Berechtigung
Mit diesem Formulartyp kann beispielsweise eine Überstunden-Berechtigung parametriert werden
Fehlzeit
Durch diesen Formulartyp kann z.B. ein Urlaubs- oder Zeitausgleichsantrag abgebildet werden
Folgefehlgrund
Dieser Formulartyp erlaubt die Abbildung einer Krankmeldung durch einen Kollegen
Kontokorrektur
Mit diesem Formulartyp kann die Korrektur eines bestimmten Kontos parametriert werden
Zeitkorrektur
Dieser Formulartyp erlaubt die Gestaltung einer Zeitkorrektur
Sammelzeitkorrektur
Dieser Formulartyp ermöglicht die Gestaltung eines Prozesses für mehrere Zeitkorrekturen auf einmal (mit unterschiedlichem Datum)

Beschreibung
Optionale Beschreibung für den Prozess

Allgemeine Bestandteile

Automatisch genehmigen/sichten
Dieser Parameter ist sinnvoll, wenn ein Rolleninhaber mehrmals im Prozessverlauf vorkommt > wird der Parameter aktiviert, so wird die erste Entscheidung im weiteren Prozessverlauf automatisch übernommen.
Autor informieren
Hier hat man die Möglichkeit auszuwählen, ob der Autor informiert werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Nie
Autor wird zu keiner Zeit informiert
Immer
Autor wird immer informiert (unabhängig davon, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde)
bei Genehmigung
Autor wird nur bei Genehmigung des Antrages informiert
bei Ablehnung
Autor wird nur bei Ablehnung des Antrages informiert

Kommentar / Beschreibung ausblenden
Wird der Parameter auf JA gestellt, so wird das Kommentar-Feld im Antrag ausgeblendet
Eingabe von Kommentar/Beschreibung notwendig?

Ja: beim Stellen eines Antrages muss eine Beschreibung eingegeben werden, da sonst eine Speicherung des Antrages nicht möglich ist (Fehlermeldung)
Nein: die Eingabe der Beschreibung ist für den Benutzer optional

Nicht durch Autor löschbar
Ist die CheckBox aktiviert, kann der Prozessautor den Antrag nicht löschen. Dieser Parameter spielt bei automatisch (z.B. durch einen Job) erstellten Anträgen eine Rolle
Mailverständigung unterdrücken
Ist die CheckBox aktiviert, wird keine Mailbenachrichtigung bei offenen ToDos ausgegeben
Popup mit ToDos unterdrücken
Beim Einstieg erscheint im Falle neuer Aufgaben ein Pop. Wird der Parameter angehakt, wird dieses unterdrückt
Nicht in ToDo-Liste anzeigen
Betrifft hauptsächlich Prozess "Umbuchung" - ist die CheckBox aktiviert, wird der Antrag in einem separaten Menüpunkt angezeigt (Stelle im Menübaum kann beliebig gewählt werden); ist die CheckBox nicht aktiviert, wird der Antrag in der ToDo Liste angezeigt (Menüpunkt zugewiesene Anträge/offene Aufgaben)
Antragstellung für jemanden anderen erlauben?
Dieser Parameter erlaubt eine Antragstellung für andere Person(en), z.B. für einen Kollegen aus der Abteilung. Der Antrag wird zwar für eine andere Person erstellt, bleibt jedoch im Bereich (Offene Anträge, offene Aufgaben) des Antragstellers
Antragstellung für jemanden anderen als Switch-User?
Der Antrag wird für eine andere Person erstellt, wandert auch in den Antrags-/Aufgabenbereich der Person, in deren Namen er erstellt wurde
Speichern als Entwurf ermöglichen?
Der Parameter ist automatisch angehakt. Sollen Anträge nicht als Entwurf gespeichert werden, wird das Hakerl weggenommen.
Automatische Aktion
Mögliche Selektion von "automatisch weiterleiten"

nach x Tagen: Aktion wird nach der angegebenen Frist von x Tagen an den nächsten im Prozess weitergeleitet

Diese Aktion im Reiter Allgemein bezieht sich auf Anträge, die bei dem Antragsteller als Entwurf gespeichert werden. Ist die Frist abgelaufen so wird der Antrag zum Nächsten im Prozess weitergeleitet. Danach werden nur mehr den Workflowschritten zugeordnete automatische Aktionen berücksichtigt.

Dieses Feature funktioniert nur, wenn der Job WfCheckLimits regelmäßig läuft; in den Systemparametern "Shark Properties > additional properties" muss folgende Zeile abgeändert werden: LimitAgentManagerClassName=at.workflow.webdesk.wf.sharkimpl.extensions.StandardLimitAgentManager

Nicht manuell weiterleitbar
Antrag kann nicht manuell weitergeleitet werden.

Workflowschritte

Hier wird der Verlauf des Prozesses mit unterschiedlichen Rolleninhabern belegt. Der Prozessverlauf wird individuell an das Unternehmen angepasst.

Um neue Workflowschritte hinzuzufügen, oder bestehende zu ändern oder zu löschen, klickt man auf den Reiter Workflowschritte.
Um einen neuen Workflowschritt hinzuzufügen, klickt man auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

Name
Beim Namen trifft man die Auswahl der Rolle. Die an erster Stelle stehende Rolle ist auch die erste im Prozessverlauf.
Aktion
Bei der Aktion hat man die Auswahl zwischen Genehmigen (Ablehnen) oder Sichten.
Bearbeitbar
Ja / Nein: Dieser Parameter bestimmt, ob ein Formular bearbeitbar wird, oder nicht.
Sofortiger Abbruch Prozess bei Ablehnung
Ja > Prozess wird abgebrochen, wenn nicht zugestimmt wird;
Nein > Prozess geht an den nächsten Entscheidungsträger, auch wenn abgelehnt wurde.
Automatisch genehmigen / sichten
Dieser Parameter ist vor allem relevant, wenn Prozesse mit mehreren Prozessstufen verwendet werden und es vorkommen kann, dass ein Rolleninhaber öfters im Prozessverlauf vorkommt. Wenn der Parameter aktiviert ist, wird die erste Entscheidung automatisch vom System jedes Mal eingetragen, wenn der Rolleninhaber nochmals im Prozessverlauf an der Reihe ist. Wenn der Parameter deaktiviert ist, muss der Rolleninhaber jedes Mal, wenn er an der Reihe ist im Prozessverlauf, eine Entscheidung treffen.
Auswahl Rolleninhaber bei Prozessstart
Mit diesem Parameter kann man dem Prozessersteller die Möglichkeit geben, einen der möglichen Rolleninhaber (abhängig von gewählter Rolle unter Name) festzulegen. Ist hier Ja ausgewählt erscheint noch eine Check-Box mit der definiert werden kann ob die Auswahl zwingend erforderlich ist. Ist die Checkbox nicht angehakt, kann die Rolle vom Prozessersteller unbelegt gelassen werden u. dieser Prozessschritt wird dann automatisch übersprungen.
automatische Aktion
Automatisch genehmigen oder automatisch ablehnen > nach Ablauf einer gewissen Frist (parametrierbar) wird die selektierte Aktion automatisch ausgeführt (genehmigt oder abgelehnt)

nach x Tagen
Angabe der Tage, nach welchen die gewählte Aktion automatisch durchgeführt wird.

Nicht in ToDo-Liste anzeigen
Ist die CheckBox aktiviert, wird der Antrag in einem separaten Menüpunkt angezeigt (Stelle im Menübaum kann beliebig gewählt werden); ist die CheckBox nicht aktiviert, wird der Antrag in der ToDo Liste angezeigt (Menüpunkt zugewiesene Anträge)
Mailbenachrichtigung unterdrücken
Wird die CheckBox aktiviert, findet keine Mailbenachrichtigung statt
Reihung hinauf oder hinunter
Die an erster Stelle stehende zentrale oder dezentrale Rolle, ist die erste Person im Prozessverlauf. Durch die Pfeiltasten kann man eine Rolle weiter nach vorne oder nach hinten im Prozessverlauf schieben.
Löschen
Bestehende Workflowschritte können gelöscht werden, indem man die Check-Box, die sich ganz rechts in der entsprechenden Zeile befindet, durch anklicken aktiviert.
Eskalation
Die Eskalation ermöglich eine zusätzliche Information für eine best. Rolle. Sie dient dazu, dass z.B. Zeitkorrekturanträge für Vormonate zusätzlich über eine Eskalationsrolle laufen. Dies macht Sinn, wenn für bereits abgerechnete und ausbezahlte Monate manuelle Tätigkeiten notwendig sind, wenn für die Vergangenheit Zeitkorrekturen vorgenommen werden. Die Eskalationsstufe wird nach der letzten Genehmigung durchgeführt.

Leer: Prozess verläuft ohne Eskalation
monatlich: wird ein Prozess für ein Datum vor einem definierten Tag des Vormonates gestellt u. nach dem definierten Datum genehmigt, läuft der Prozess über die Eskalationsstufe.
quartalsmäßig: ähnlich wie "monatlich" jedoch auf Quartale bezogen.

ACHTUNGist bei dem Prozess kein Genehmiger vorgesehen (Antrag wird vom Autor automatisch genehmigt > siehe Punkt automatisch genehmigen / sichten) sollte keine Eskalation eingestellt werden, da der Prozess sonst nicht lauffähig ist.

Einstellungen

Der Reiter Einstellungen aus Gründen der Übersichtlichkeit zusätzlich in weitere Reiter unterteilt:

Fehlgründe

In diesem Reiter werden die erforderlichen Fehlgründe bestimmt.
Um einen neuen Fehlgrund hinzuzufügen, klickt man auf "Hinzufügen", selektiert den gewünschten Fehlgrund aus dem Kontextmenü. Die Reihung der Fehlgründe erfolgt mittels der Pfeiltasten. Soll ein Fehlgrund gelöscht werden, so wird die CheckBox neben diesem Fehlgrund angehakt, abschließend auf die Schaltfläche "Löschen" klicken, Speichern.

Fehlgrundeinstellungen

Diese Einstellungen kommen nur im Fehlzeitantrag vor;

Halbtags
Wird dieser Parameter angehakt, so können auch halbtägige Fehlzeiten erstellt werden
Auffüllen auf Tagessollzeit
Wird der Parameter aktiviert, so wird die Fehlzeit auf die Sollzeit ergänzt (dieser Parameter ist relevant für die Verrechnung in der Zeitwirtschaft, u.a. auch bei Seminaren).

Validierung

Die Validierung dient der Einschränkung des Überprüfungszeitraumes, in welchem sich ein bestimmter Prozess befindet (in die Vergangenheit oder Zukunft, abhängig vom Formulartyp).

Bestimmung der Validierungs-Zeitspanne: in Zukunft und/oder in Vergangenheit validieren
Ist diese Check-Box aktiviert, wird überprüft, ob sich der Zeitraum des Fehlzeitantrags innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne (in der Vergangenheit oder in der Zukunft) befindet.
Die Zeitspanne wird mit den Parametern Tage, Monate, Jahre bestimmt.
Bestimmung des Zeitraumes: Auswahl der gewünschten Tage, Monate oder Jahre

Tägliche Berechtigungen

Dieser Parameter ist nur in bestimmten Konstellationen sinnvoll, z.B. wenn mit bestimmten Fehlgründen Berechtigungen miteingetragen werden sollen.
Beispiel: für einen Zeitausgleich-Antrag wird im Zeitwirtschaftssystem mit einem definierten Konto geprüft, ob genug Stunden vorhanden sind. Falls Nein, wird eine Unregelmäßigkeit gesetzt. Mit der Berechtigung im Prozess wird diese Unregelmäßigkeit deaktiviert.

Beschreibungstext
Der hier eingegebene Text erscheint im Formular, z.B. "Überstunden"
Name
Name des täglichen Wertes, bzw. der Berechtigung, der im Zeitwirtschaftssystem für den betreffenden Tag gesetzt wird.
Wert
Eingabe des Wertes J oder N

Ist J eingegeben > wird in der IF6020 die tägliche Berechtigung gesetzt
Wird N eingegeben > kann mit dem Berechtigungsantrag die Berechtigung in der IF6020 weggenommen werden

Löschen
Nicht benötigte Berechtigungen können mit Hilfe der Löschen-CheckBox wieder gelöscht werden. Anschließend Speichern.
Hinzufügen
Möchte man eine weitere Berechtigung hinzufügen klickt man auf die Schaltfläche "Hinzufügen", befüllt die Felder für den Beschreibungstext, Namen, Wert. Anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen".

Spezial

Anzeige Fehlgrund unterdrücken
Wird in den Fehlzeit- oder Folgefehlgrundanträgen nur ein Fehlgrund vorgegeben (z.B. beim Fehlzeitantrag nur Fehlgrund "Urlaub"), so kann dieser im Antragsformular ausgeblendet werden. Dieser Fehlgrund wird durch Anhaken des Parameters automatisch im Antrag ausgegeben, muss nicht mehr vom User angeklickt werden.
Optionaler Korrekturbemerkungstext
Dieser Parameter ermöglicht es bei Fehlzeit- oder Folgefehlgrundprozessen, auf spezielle Ereignisse durch IF6020 Auswertungsmechanismen zu filtern. Beispielsweise kann eine Statistik erstellt werden, welche filtert, wie viele Personen an diesem Tag Urlaub haben.

Kontextmenü

Dieser Parameter ermöglicht die Verlinkung zwischen einem Antrags-Formular und beispielsweise dem Kalender oder Journal (oder anderen Aktionen). Diese Verlinkung wird dann in den Workflow-Listen (Offene Anträge oder Offene Aufgaben, ...) sichtbar.

Weiters kann man über das Kontextmenü direkt aus dem Journal oder Kalender (Gruppenkalender) in den jeweiligen Antrag springen (beispielsweise in einen Fehlzeitantrag, Zeitkorrektur o.a.).

Wichtig in diesem Zusammenhang ist:

die Berechtigung auf die Aktion muss vorhanden sein (im Kontext des Antragstellers, also z.B. auf die Journale anderer Mitarbeiter, Gruppenkalender etc.)
Variablen aus dem Antrag können per Workflow Together Editor ausgelesen werden
Wie im Beispiel vom Journal angeführt, muss zuerst eine Hilfsvariable definiert werden, welche den Wert der Antragsvariable speichert.
Im direkten URL Aufruf wird die Hilfsvariable aufgerufen

Kontextmenü in einem Prozess

Links wird die gewünschte Aktion ausgewählt, also z.B. die Konfiguration eines Journals, Kalender, Gruppenkalender etc. (Dropdown-Liste liefert alle vorhandenen Aktionen und Konfigurationen).

Man kann hier sowohl die Aktion auswählen (Endung .act) > Benutzer bekommen dann die Aktion entsprechend ihrer Berechtigung angezeigt
Man kann auch direkt eine bestimmte Konfiguration auswählen (Endung .cact) > Benutzer muss die entsprechende Berechtigung auf diese Konfiguration haben

Rechts wird der Parameter konfiguriert. Unten sind einige Hilfsvariablen bzw. Kontextmenüpatametrierungen aufgelistet.

Beispiele für Hilfsvariablen, wichtige Kontextmenüparametrierungen:

Nr.	Aktion	Parameter	Code
1	ta_getGroupCalender.cact	?uid=$cuid&year=$cyear&month=$cmonth	#set($par_year=$from_date.getYear()+1900) #set($par_month=$from_date.getMonth()+1) $cyear=${par_year}\|$cmonth=${par_month}\|$cuid=${process_author_workflowid}
2	ta_getCalender.cact	?uid=$cuid&year=$cyear&month=$cmonth	#set($par_year=$from_date.getYear()+1900) #set($par_month=$from_date.getMonth()+1) $cyear=${par_year}\|$cmonth=${par_month}\|$cuid=${process_author_workflowid}
3	ta_getJournal.cact	?uid=$cuid&year=$cyear&month=$cmonth	#set($par_year=$from_date.getYear()+1900) #set($par_month=$from_date.getMonth()+1) $cyear=${par_year}\|$cmonth=${par_month}\|$cuid=${process_author_workflowid}

Kontextmenü in einer Aktion / Konfiguration

In der Konfigurationsansicht der jeweiligen Aktion kann das Kontextmenü hinterlegt werden:

Element
Auswahl für die Positionierung des Kontextmenüs:
Tabellenzelle > Kontextmenü wird für eine Zelle generiert (sinnvoll im Kalender > Zelle = Tag)
Tabellenzeile > Kontextmenü wird für die angeklickte Zeile generiert (sinnvoll im Journal > Zeile = Tag)
Tabelle > Kontextmenü wird für die gesamte Tabelle generiert
Aktion
Auswahl jener Aktion, die angezeigt werden soll, z.B. Fehlzeitantrag, Zeitkorrektur, etc.
URL Query
Übergibt Informationen an die über das Kontextmenü aufgerufene Aktion, z.B. das Datum;
Die URL Query kann entweder direkt eingegeben werden, oder mit Hilfe der bereitgestellten Kontextparameter (Anklicken des symbols mit 3Punkten), mit denen man ein URL Muster auswählen kann:

Mit Hinzufügen können weitere Kontextparameter hinzugefügt werden
Mit Übernehmen werden die ausgewählten bzw. eingegebenen Kontextparameter übernommen
Position
Reihung kann mit Hilfe der Pfeiltasten vorgenommen werden
Hinzufügen / Löschen
Um neue Kontextparameter hinzuzufügen klicktman auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um den Link zu löschen wird die "Löschen" Schaltfläche angeklickt

Das Ergebnis kann beim User (Ansicht Monatsjournal) folgendermaßen aussehen:

Click to enlarge

Mail

Bei jedem Workflow-Schritt kann der nächste Bearbeiter im Prozess eine Mailverständigung erhalten, welche ihn darüber informiert, dass eine Aktivität zu setzen ist. Der Text der Mailverständigung kann pro Prozess individuell festgelegt werden. Reicht der Standard-Mailbenachrichtigungstext nicht für einen Prozess aus, kann dieser hier übersteuert werden.
Die Standard-Mailbenachrichtigung wird in den Systemparametern definiert:

wf	WfProcessDefinitionDAOTarget	defaultMailBody
wf	WfProcessDefinitionDAOTarget	defaultMailSubject

Es ist möglich in diesem Mail mittels Platzhalter über die Templatingsprache "Velocity" (Siehe: http://velocity.apache.org) auf alle Prozess-Variablen zuzugreifen. Des weiteren sind folgende Platzhalter verfügbar:

Name	Bedeutung	Typ
appCtx	Der Spring ApplicationContext, mit welchem auf alle Services zugegriffen werden kann.	Object
poService	PoOrganisationService mit welchem auf alle Organisationsrelevanten Methoden zugegriffen werden kann	Object

Hilfe

Bei jedem Prozess (Formular) kann ein entsprechender Hilfetext angelegt werden. Dieser Hilfetext erscheint dann im Formular und dient als Ausfüll-Hilfe für den Benutzer.

Prozessreferenz - Verknüpfung des Prozesses mit dazugehöriger Aktion

Neu angelegte Prozesse müssen mit Aktionen verknüpft werden, damit sie in den Menübaum implementiert werden können.
Hierzu wird eine neue Prozessreferenz angelegt, welche mit dem Prozess (Prozess Definitions-ID) verknüpft wird. Diese kann dann in den Menübaum integriert werden, und wird somit für den Benutzer sichtbar.

Menüpunkt Aktionen > Neue Aktion wählen

Aktionstyp "Prozessreferenz" > wird automatisch vorgegeben
Name: Name für die Aktion, die dem Prozess entsprechen soll, z.B. "Fehlzeit" oder "Urlaubsantrag"
Überschrift: optional
Speichern > Serverbestätigung "Aktion wurde erfolgreich gespeichert"

Die Aktion ist solange nicht lauffähig, bis eine Prozessdefinition gewählt wurde > dies erfolgt im Reiter Einstellungen.

Reiter Einstellungen

Beschreibung
optionale Beschreibung für de Aktion, z.B. "Formular, um Fehlzeiten zu beantragen" (Beschreibung erscheint in der Aktions-Übersicht)
Aktionsordner
Bildsammlung
Name der Bildsammlung
Bild
Auswahl des Icons, das im Menübaum angezeigt werden soll
ProzessDef-ID
Selektion der Prozessdefinition, bei Aktion Fehlzeit Fehlzeit$Fehlzeit selektieren usw.
Berechtigung an folgende Aktion weitervererben

Reiter Berechtigungen

Hier erfolgt die Vergabe der Berechtigungen, d.h. es wird bestimmt, wer das Formular einsehen soll (alle, bestimmte Personen oder bestimmte Gruppen), für wen soll der Antrag gestellt werden dürfen (nur für die eigene Person, für die eigene Abteilung, für alle Mitarbeiter im Unternehmen), und die Gültigkeit der Berechtigung (auch temporär eingeschränkter Zugang zum Formular ist möglich).

Ausführung für jeden erlaubt
Wird der Parameter aktiviert, so darf jeder diese Aktion ausführen
Typ
Selektion der Berechtigung - Mandanten-, Gruppen-, Personen-, Rollenberechtigung
Ausführender
z.B. bei Mandantenberechtigung Selektion des Mandanten (Ausführung für alle Mitarbeiter des Mandanten erlaubt)
Einsichtserlaubnis
Selektion der Einsichtserlaubnis (eigene Person, Orgeinheit, ...)
Gültig von - bis
Bestimmung des Gültigkeitszeitraumes

Reiter Textmodule

Selektion der Sprache (Deutsch, Englisch, ...)

Anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen", danach kann die Aktion im Menübaum zugeordnet werden.

Integration neuer Prozesse im Menübaum

Um die neu angelegte Prozessreferenz im Menübaum implementieren zu können kann entweder ein neuer Ordner angelegt werden, in welchen die Prozessreferenz reinkommt, oder man wählt einen bereits bestehenden Ordner.

Um die Prozessreferenz im Menübaum zu integrieren, wählt man den entsprechenden Ordner im Menübaum aus, klickt mit der rechten Maustaste, und wählt Aktionslink hinzufügen.

In der Auswahl-Maske können beliebig viele Prozessreferenzen durch Anklicken gewählt werden.
In den Suchfeldern "Aktionstyp", "Name", "Überschrift" oder "Beschreibung" können Sie nach den gewünschten Einträgen suchen.
Durch einmaliges Anklicken wird die Aktion in den Menübaum integriert.

Klicken Sie mehrmals auf dieselbe Aktion, so wird diese auch mehrmals in den Menübaum übernommen!

Anschließend muss die Auswahlliste geschlossen werden (anklicken des Schließen-Buttons in der rechten oberen Ecke) und der Menü-Cache geleert werden.

3.8.1.1 Formulartyp "Fehlzeit"

Der Fehlzeitantrag wird verwendet, um ganz- oder halbtägige Fehlzeiten in die Zukunft zu planen (mit einem abgeschlossenem Zeitintervall von/bis). Typische Fehlgründe hierfür sind z.B. Urlaub, Zeitausgleich oder Sonderurlaub.

Als zusätzliche Möglichkeit kann ein Kollege als erste Genehmigungsinstanz in den Workflow aufgenommen werden. Damit kann ein fachlicher Vertreter für die Zeit der Abwesenheit im workflow "gefragt" werden, ob er der Vertretung zu gegebener Zeit zustimmt.

Genauere Informationen zu den Parametern im Reiter "Allgemeines" und "Workflowschritte" und "Fehlgründe" finden Sie im Menüpunkt Prozesse beschrieben.

Einstellungen

Fehlgründe

In diesem Reiter werden die erforderlichen Fehlgründe bestimmt.
Um einen neuen Fehlgrund hinzuzufügen, klickt man auf "Hinzufügen", selektiert den gewünschten Fehlgrund aus dem Kontextmenü. Die Reihung der Fehlgründe erfolgt mittels der Pfeiltasten.
Soll ein Fehlgrund gelöscht werden, so wird die CheckBox neben diesem Fehlgrund angehakt, abschließend auf die Schaltfläche "Löschen" klicken, Speichern.

Fehlgrundeinstellungen

Halbtags
Wird dieser Parameter angehakt, so können auch halbtägige Fehlzeiten erstellt werden
Auffüllen auf Tagessollzeit
Wird der Parameter aktiviert, so wird die Fehlzeit auf die Sollzeit ergänzt (dieser Parameter ist relevant für die Verrechnung in der Zeitwirtschaft, u.a. auch bei Seminaren).

Validierung

Die Validierung dient der Einschränkung des Überprüfungszeitraumes, in welchem sich ein bestimmter Prozess befindet (in die Vergangenheit oder Zukunft, abhängig vom Formulartyp).

in Vergangenheit / in Zukunft validieren
Ist diese Check-Box aktiviert, wird überprüft, ob sich der Zeitraum des Fehlzeitantrags innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne (in der Vergangenheit oder in der Zukunft) befindet.
Die Zeitspanne wird mit den Parametern Tage, Monate, Jahre bestimmt.

Tägliche Berechtigungen

Dieser Parameter ist nur in bestimmten Konstellationen sinnvoll, z.B. wenn mit bestimmten Fehlgründen Berechtigungen miteingetragen werden sollen.

Beispiel: für einen Zeitausgleich-Antrag wird im Zeitwirtschaftssystem mit einem definierten Konto geprüft, ob genug Stunden vorhanden sind. Falls Nein, wird eine Unregelmäßigkleit gesetzt. Mit der Berechtigung im Prozess wird diese Unregelmäßigkeit deaktiviert.

Beschreibungstext
Der hier eingegebene Text erscheint im Formular, z.B. "Überstunden"
Name
Name des täglichen Wertes, bzw. der Berechtigung, der im Zeitwirtschaftssystem für den betreffenden Tag gesetzt wird.
Wert
Eingabe des Wertes J oder N
Ist J eingegeben > wird in der IF6020 die tägliche Berechtigung gesetzt
Wird N eingegeben > kann mit dem Berechtigungsantrag die Berechtigung in der IF6020 weggenommen werden
Löschen
Nicht benötigte Berechtigungen können mit Hilfe der Löschen-CheckBox wieder gelöscht werden. Anschließend Speichern.
Hinzufügen
Möchte man eine weitere Berechtigung hinzufügen klickt man auf die Schaltfläche "Hinzufügen", befüllt die Felder für den Beschreibungstext, Namen, Wert. Anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen".

Genauere Informationen zu Täglichen Berechtigungen finden Sie im Kapitel Formulartyp "Berechtigung"

Spezial

Anzeige Fehlgrund unterdrücken
Wird in den Fehlzeit- oder Folgefehlgrundanträgen nur ein Fehlgrund vorgegeben (z.B. beim Fehlzeitantrag "Urlaub""), so kann dieser im Antragsformular ausgeblendet werden. Dieser Fehlgrund wird durch anhaken des Parameters "Anzeige Fehlgrund unterdrücken" automatisch im Antrag ausgegeben, der Benutzer muss diesen nicht mehr anklicken.
Optionaler Korrekturbemerkungstext
Dieser Parameter ermöglicht es bei Fehlzeit-, oder Folgefehlgrundprozessen, auf spezielle Ereignisse durch IF6020 Auswertungsmechanismen zu filtern. Beispielsweise kann eine Statistik erstellt werden, wie viele Personen an diesem Tag Urlaub haben.

Die Beschreibung für die Reiter "Kontextmenü", "Mail", "Hilfe" finden Sie im Menüpunkt Prozesse.

Verweise

Useransicht

3.8.1.2 Formulartyp "Zeitkorrektur"

Der Zeitkorrektur-Antrag bietet die Möglichkeit, Korrekturen im nachhinein vorzunehmen, wobei eventuelle bestehende Buchungen durch die Korrektur überschrieben bzw. aufgefüllt werden.

On den meisten Fällen werden über den Korrekturantrag die Anwesenheits- oder andere Fehlgrund Buchungen korrigiert. Dabei kann der Antrag mehrmals für unterschiedliche Anwendungsfälle verwendet werden (Anwesenheitskorrektur kann z.B. einen anderen Prozessverlauf haben als die Erfassung eines Dienstganges oder Arztbesuches).

Nähere Informationen zu den Parametern im "Reiter Allgemeines" sowie "Workflowschritte", "Kontextmenü", "Mail" und "Hilfe" finden Sie im Menüpunkt "Prozesse"

Einstellungen

Der Aufbau des Reiters "Einstellungen" ist abhängig vom Formulartyp. Bei der Zeitkorrektur wird, um eine Übersicht zu wahren, der Reiter noch zusätzlich in folgende Reiter unterteilt:

Fehlgründe
Validierung
Tägliche Berechtigungen
Spezial

Fehlgründe

Hier erfolgt die Auswahl der erforderlichen Fehlgründe. Die Reihung erfolgt mit Hilfe der Pfeiltasten. Soll ein Fehlgrund gelöscht werden, so klickt man auf die CheckBox und geht auf Speichern.

Validierung

Die Validierung dient der zeitlichen Einschränkung des Wirkungsdatums, also der Überprüfung, ob sich ein bestimmter Prozess innerhalb einer gewissen Zeitspanne befindet (wie viele Monate/Tage/Jahre in die Vergangenheit/Zukunft ist der Antrag möglich).

In Vergangenheit validieren
Ist diese Check-Box aktiviert, wird überprüft, ob sich der Prozess innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne (in der Vergangenheit) befindet. Die Zeitspanne wird mit den Parametern Tage, Monate, Jahre bestimmt.
Bleibt der Parameter unangehakt, so wird ohne Zeiteinschränkung überprüft.

Tägliche Berechtigungen

Beschreibungstext
Der hier eingegebene Text erscheint im Formular
Name
Name des täglichen Wertes, bzw. der Berechtigung, der im Zeitwirtschaftssystem für den betreffenden Tag gesetzt wird.
Wert
Eingabe des Wertes J oder N
Ist J eingegeben > wird in der IF6020 die tägliche Berechtigung gesetzt
Wird N eingegeben > kann mit dem Berechtigungsantrag die Berechtigung in der IF6020 weggenommen werden
Löschen
Nicht benötigte Berechtigungen können mit Hilfe der Löschen-CheckBox wieder gelöscht werden. Anschließend Speichern.
Hinzufügen
Möchte man eine weitere Berechtigung hinzufügen klickt man auf die Schaltfläche "Hinzufügen", befüllt die Felder für den Beschreibungstext, Namen, Wert. Anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen".

Spezial

In Zukunft erlauben
Durch diesen Parameter kann eingestellt werden, ob der Prozess für die Zukunft oder für die Vergangenheit gedacht ist.
Hier kann in der IF6020 parametriert werden, ob der geplante Fehlgrund stärker sein soll als eine tatsächliche Buchung.

Ja - Korrekturen in die Zukunft sind möglich

Nein - Korrekturen können nur für die Vergangenheit beantragt werden.

Typ
Die Korrekturen können nach folgenden Prinzipien vorgenommen werden: Überschreiben oder Auffüllen.

Überschreiben
Neue Buchungsintervalle sind stärker als bestehende Intervalle. Bei Überschneidung werden die bestehenden Intervalle gelöscht bzw. gekürzt. Die nachfolgende Grafik stellt dieses Prinzip dar. Sie zeigt bestehende Buchungsintervalle eines Tages, welche durch eine nachträgliche Buchung korrigiert werden.

Auffüllen
Neue Buchungsintervalle sind schwächer als bestehende Intervalle. Bei Überschneidung werden die bestehenden Intervalle nicht verändert, das neue Buchungsintervall füllt Lücken zwischen bestehenden Buchungen auf. Die nachfolgende Grafik stellt dieses Prinzip dar. Sie zeigt bestehende Buchungsintervalle eines Tages, welche durch eine nachträgliche Bindung korrigiert werden.

Gültige Zeitabschnitte
Durch diesen Parameter kann eine Korrektur auf einen gewissen Zeitrahmen beschränkt werden. Korrekturen, die außerhalb des Rahmens beginnen und/oder enden sowie sich insgesamt außerhalb des Rahmens befinden, werden unterbunden. Durch diese Werte können jeweils die entsprechenden Zeitrahmen aus dem Tagesprogramm, welche im Zeitwirtschaftssystem definiert wurden, übernommen werden.

Immer
gültig innerhalb Rahmenzeit
gültig außerhalb Rahmenzeit
gültig innerhalb Normalarbeitszeit
gültig außerhalb Normalarbeitszeit

Anzahl der einzugebenden Intervalle
Dieser Parameter definiert die Anzahl der möglichen Buchungszeilen pro Zeitkorrektur (Auswahl 1-10: wird 4 ausgewählt können bis zu 4 Buchungsintervalle eingegeben und in einem Schritt genehmigt werden).
Anzeige Kurzjournal
Ist diese Check-Box angehakt, so wird ein Kurzjournal angezeigt. Bei Klick auf "Journal einblenden" werden beispielsweise die letzten 7 Tage angezeigt.
Intervalle bis / über Mitternacht erlauben

Besonderheiten bei Zeitkorrekturen in die Zukunft
Bei der Einstellung "Zeitkorrektur in die Zukunft" (JA) wird die Zahl der Intervalle automatisch auf 1 gestellt.
Zusätzlich zum Prozess wird hier auch ein Job benötigt, welcher die "wartende" Aktivität abschließt und Eintragung der Zeitkorrekturen in die Zukunft ermöglicht: "WfFinishManualEndSystemAcitivities".

Verweise

Useransicht

3.8.1.3 Formulartyp "Sammelzeitkorrektur"

Mit dem Formular "Sammelzeitkorrektur" können mehrere Zeitkorrekturen (auch für mehrere Tage mit unterschiedlichem Datum) auf einmal durchgeführt werden. Im Unterschied zur normalen Zeitkorrektur können hier die Korrekturen für mehrere unterschiedliche Tage auf einmal eingegeben werden. Somit erspart man sich mehrmaliges Aufrufen und Befüllen der Zeitkorrektur.

Dieses Formular kann auch eingesetzt werden, wo Mitarbeiter überhaupt nicht buchen, sondern generell im nachhinein ihre Zeiten eingeben.

Einstellungen

Validierung

in Vergangenheit validieren: wird der Parameter aktiviert, so darf die Zeitkorrektur auch in die Vergangenheit erstellt werden.
Tage / Monate / Jahre: Eingabe der gewünschten Zeitspanne

Spezial

Typ mögliche Auswahl:

Überschreiben (bestehende Buchungen werden überschrieben),
Auffüllen (bestehende Zeitbuchungen werden aufgefüllt > z.B. bei Rufbereitschaften),
Löschen

Gültige Zeitabschnitte
Mögliche Auswahl: immer, innerhalb/außerhalb Rahmenzeit, innerhalb/außerhalb Normalarbeitszeit
Anzeige Kurzjournal
Wird der Parameter aktiviert, so kann der Benutzer ein Kurzjournal aufrufen
Einzelne Zeitkorrektur über Mitternacht erlauben
Dieser Parameter erlaubt eine Zeitkorrektur über Mitternacht (Eingabe von-bis Datum erforderlich) > Achtung: das automatische Tagesende hängt vom Tagesprogramm der IF6020 ab.
Kommentar pro ZK
Kommentar/Bemerkung pro Korrektur-Zeile erforderlich; ist der Parameter deaktiviert, so ist eine optionale Bemerkung für den gesamten Antrag möglich

Reiter Allgemeines / Workflowschritte/ Kontextmenü / Mail / Hilfe: siehe Menüpunkt Prozesse

3.8.1.4 Formulartyp "Kontokorrektur"

Dieser Antrag kann dazu verwendet werden, ein definiertes Konto im Zeitsystem mit einem Stichtag um einen bestimmten Betrag zu verändern. Diese Veränderung kann absolut oder relativ erfolgen. Anwendungsfälle wären z.B. Auszahlungsprozesse von Überstunden, bei welchen der Mitarbeiter entscheiden kann, wie viele Überstunden seines Saldos er ausbezahlt haben möchte. Dabei werden die Stunden im Zeitsystem vom Saldo in ein Auszahlungskonto umgebucht, und damit die Auszahlung angestoßen.

Damit ein derartiger Prozess auch fachlich abgesichert ist, können Schwellen eingerichtet werden, innerhalb welcher die Eingabe möglich ist (absolut oder in Abhängigkeit von anderen Kontowerten). Damit wird sichergestellt, dass nicht mehr beantragt werden kann, als zur Verfügung steht.

Einstellungen

Datumsvorgabe
Mögliche Auswahl der Datumsvorgabe, welche dann im Antrag automatisch vorgegeben wird:

keine Vorgabe
Datum mit gestrigem Tag vorbefüllen
Datum mit Ultimo des letzten Monats vorbefüllen
Datum mit Ultimo des letzten Quartals vorbefüllen

Konto
Selektion des IF-6020 Kontos, welches korrigiert wird
Beschriftung
Mit einer Eingabe kann die Konten-Beschriftung übersteuert werden
Anzeige
Industrie- oder Normalminuten
Änderung

absolut: Konto wird AUF den eingegebenen Wert geändert
relativ: Konto wird UM den eingegebenen wert geändert

min. Wert / max. Wert
Bestimmung des Minimal- und Maximalwertes > Selektion Wert oder Konto

Wert
eine beliebige Ziffer kann eingegeben werden;
Konto
Selektion des gewünschten Kontos

Datumswert editierbar
Ist die Check-Box angehakt, darf das Datum durch den Antragssteller editiert werden
Alternativtext Eingabefeld
z.B. Betrag - Text, der im Eingabefeld erscheinen soll
Nullwerte für Eingabe-Betrag zulassen
xx
zusätzliche Validierung
xx

keine
Volle Stunden
Volle und halbe Stunden

Konto
Auswahl des Kontos, welches zur Information angezeigt werden soll (mehrere Konten können gleichzeitig angezeigt werden)
Beschriftung
Überschrift, welche in der Ausgabemaske erscheinen soll
Anzeige
Anzeige in Normal- oder Industrieminuten
0-Werte ausblenden
Null-Werte werden nicht angezeigt
Hinzufügen
Weitere Kontowerte können durch anklicken hinzugefügt werden
Löschen
Durch anklicken der Löschen-Schaltfläche und anschließendes Speichern wird der selektierte Kontowert gelöscht
Speichern oder Speichern & Schließen

3.8.1.5 Formulartyp "Berechtigung"

Dieses Formular kann dazu verwendet werden, um tägliche Berechtigungen im Zeitwirtschaftssystem zu setzen oder sie zu entfernen.

Dies ermöglicht dem Anwender z.B. die Beantragung von Überstunden, Arbeit außer Rahmen oder Pausenabzug im nachhinein.

Einstellungen

Tägliche Berechtigungen

Intervall
Ist diese Check-Box aktiviert, kann im Formular ein Zeitraum (von/bis) eingegeben werden. Ist diese nicht aktiviert, kann nur ein einzelner Tag angegeben werden!
Berechtigung vom User auswählbar
Dieser Parameter ist nur bei mehreren Berechtigungen sinnvoll; wird hier ein Hakerl gesetzt, so kann der Benutzer aus mehreren Berechtigungen die gewünschte selektieren. Bei nicht-anhaken des Parameters werden beim User alle Berechtigungen ausgewählt. Die Aktivierung des Parameters macht bei nur einer Berechtigung keinen Sinn.
Beschreibungstext
Text, der in der Ausgabemaske erscheinen soll
Name
Name des täglichen Wertes, bzw. der Berechtigung, der im Zeitwirtschaftssystem für den betreffenden Tag gesetzt wird
Wert
Eingabe des Wertes J oder N
Ist J eingegeben > wird in der IF6020 die tägliche Berechtigung gesetzt
Wird N eingegeben > kann mit dem Berechtigungsantrag die Berechtigung in der IF6020 weggenommen werden
Löschen
Soll eine Berechtigung gelöscht werden, so aktiviert man die Löschen-CheckBox und klickt anschließend auf die Schaltfläche "Löschen"; danach "Speichern".
Hinzufügen
Möchte man eine weitere Berechtigung hinzufügen klickt man auf die Schaltfläche "Hinzufügen", befüllt die Felder für den Beschreibungstext, Namen, Wert. Anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen".

Validierung

Bei der Validierung in die Zukunft muß beachtet werden, ob das angegebene Feld, in welches die Berechtigung geschrieben werden soll, auch in der Umplanungsdatei (PPlan) als Umplanungssatz vorhanden ist. Diese Prüfung erfolgt einmalig durch Workflow EDV GmbH, im Falle von nicht standardmäßigen Feld-Anforderungen, und gegebenfalls bei Erweiterungen.
Hier ist es auch wichtig, dass die neue Version der PPlan verwendet wird.

Wird im System 6020 eine Berechtigung gesetzt, so wird analog zur Zeitkorrektur eine Korrekturbemerkung geschrieben.

Ansicht beim User:

Anzeige Kontenwerte

In diesem Reiter werden Kontenwerte hinterlegt, welche im Antrag erscheinen sollen. Nullwerte können ausgeblendet werden, indem die entsprechende CheckBox angehakt wird.

Datumsvorgaben

Mit diesem Parameter werden die Datumsvorgaben im Antrag bestimmt. Das Datumfeld im Antrag kann mit folgenden Vorgaben vorbefüllt werden:

keine Vorgabe
Datum mit gestrigem Tag vorbefüllen
Datum mit Ultimo des letzten Monats vorbefüllen
Datum mit Ultimo des letzten Quartals vorbefüllen

Ist der Parameter "Datumswert editierbar" angehakt, so kann das Datum vom Benutzer editiert werden.
Ist er nicht angehakt, kann der Datumswert nicht vom Benutzer geändert werden.

Verweise

Useransicht

3.8.1.6 Formulartyp "Folgefehlgrund"

Der Antrag "Krankmeldung" dient dazu, neben einem Fehlzeitkarteieintrag für einen bestimmten Tag, auch das Feld "Folgefehlgrund" im Stammsatz des Zeitwirtschaftssystems zu belegen. Dies bewirkt eine Fortschreibung des eingemeldeten Fehlgrundes bis zur nächsten Buchung.
Meist wird der Antrag für die Einmeldung von Krankenständen durch Kollegen verwendet. Das Formular ist grundsätzlich so konzipiert, dass die Meldung sowohl für sich selbst, als auch für andere Personen erfolgen kann.

Einstellungen

Fehlgründe

Analog den anderen Formularen werden hier die entsprechenden Fehlgründe parametriert.

Validierung

In Vergangenheit validieren
Ist diese Check-Box aktiviert, wird überprüft, ob sich der Startzeitpunkt des Folgefehlgrunds innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne in der Vergangenheit befindet. Die Zeitspanne wird mit den Parametern Tage, Monate, Jahre bestimmt.

Spezial

Aktuellen User in Personenauswahl für Folgefehlgrund unterdrücken
Ist dieser Parameter aktiviert, so wird die bearbeitende Person nicht in der Auswahl-Liste (Krankmeldung für ...) angezeigt.
Anzeige Fehlgrund unterdrücken
Bei den Fehlzeit-Prozessen (Fehlzeit, Krankmeldung, ...) kann der Parameter "Anzeige Fehlgrund unterdrücken" aktiviert werden > ist der Parameter angehackt, so wird im Antrag (Usersicht) der Fehlgrund nicht angezeigt). Ist der Parameter deaktiviert, so kann anhand des Kontextmenüs der Fehlgrund vom User selektiert werden (z.B. krank mit Lohnfortzahlung, krank ohne Lohnfortzahlung).
Optionaler Korrekturbemerkungstext
Dieser Parameter ermöglicht die Filterung auf spezielle Ereignisse durch IF6020 bei Fehlzeitprozessen (Fehlzeit, Krankmeldung...).
Beispiel: Erstellung einer Statistik, wie viele Personen an einem Tag gesund bzw. krank gemeldet wurden > Eingabe einer Zeichenfolge (z.B. EK = Ende Krankheit bei Gesundmeldungen oder K = Krankheit) > Korrekturbemerkung wird in die IF6020 Korrekturbemerkung übernommen, was eine Filterung ermöglicht.

Verweise

Useransicht

4 Modul Travel

Webdesk EWP ermöglicht eine integrierte und gesamthafte Abwicklung des Reisewesens, welches den Bogen von der Beantragung, über die Reisevorbereitung und Genehmigung der Reise (unter Berücksichtigung der Arbeitszeiterfassung) bis zur automatischen Abrechnung der Reisespesen und abschließenden Auszahlung durch das Gehaltssystem umspannt.

Abrechnungstechnisch wird sowohl die Kalendertagsmethode, als auch die 24-Stunden-Methode unterstützt. Mit Hilfe des Webdesk EWP Travel Moduls können derzeit Dienstreiseabrechnungen nach österreichischem und deutschem Recht abgewickelt werden. Als Reiseziele kann man natürlich sämtliche mögliche Destinationen und Kombination daraus den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Zusätzlich wird die tatsächlich benötigte Arbeitszeit im Zeitwirtschaftssystem erfasst. Die Genehmigung der Reisedaten und -Zeiten erfolgt über die bewährte Webdesk Workflow Engine.

Jede einzelne Abrechnungsposition kann einer eigenen Lohnart zugeordnet werden, und dann über eine Schnittstelle der Lohnverrechnung zur Auszahlung zugeführt werden. Sämtliche Abrechnungsdefinitionen (z.B. Kilometergelddefinition, Taggelddefinition) werden historisch abgelegt, wodurch eine Bearbeitung von bereits länger zurückliegenden Dienstreisen möglich wird. Die Personalabteilung kann jede einzelne Position bei der Überprüfung verändern bzw. ergänzen.

Schlüsselfunktionen:
Reiseplanung mit integrierter Reisevorbereitung (Ressourcenverwaltung) Diäten und Taggeldabrechnung Genehmigungsworkflow inkl. Mailverständigung Auswertung von Reisekosten für Mitarbeiter, Personalverantwortliche nahtlose Integration mit Zeiterfassung

4.1 Allgemeines zu Dienstreisen

Definition einer Dienstreise:

Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer

außerhalb seiner ortsgebundenen, regelmäßigen Arbeitsstätte
außerhalb seiner Wohnung
beruflich
vorübergehend tätig wird.

Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen bei denen ein Grenzübertritt zwischen dem Inland und dem Ausland stattfindet, sowie Reisen, die ausschließlich im Ausland stattfinden.

Neben der Dienstreisen können mit dem Travel Modul ebenfalls Fahrtenbücher und Reisemappen abgewickelt werden.
Mit dem Fahrtenbuch kann aus den eingegebenen Km-Geld Belegen (und dem daraus zugeordneten PKW Kennzeichen) eine eigene Abrechnung der gefahrenen Kilometer erstellt werden.
Die Reisemappe dient dazu, mehrere Reisen (über einen selbst definierten Zeitraum) gesammelt einzugeben bzw. genehmigen zu lassen. Dies erlaubt eine einfache und schnelle Erfassung und eine Sammelgenehmigung für mehrere Abrechnungen.

Die allgemeinen Hintergrundinformationen zum Thema Dienstreisen sind in Österreich und Deutschland sehr umfassend.

Da es in diesem Bereich durch gesetzliche Anpassungen laufend Änderungen geben kann, wird hier auf externe Internetseiten verwiesen, welche die jeweilige Rechtsgrundlage dokumentieren.

Allgemeine Infos Österreich:

http://help.gv.at/Content.Node/35/Seite.350000.html

https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public/content/mitarbeiter/entgelt/dienstreise/Seite.350000.html

Allgemeine Infos Deutschland:

http://de.wikipedia.org/wiki/Verpflegungsmehraufwand
http://de.wikipedia.org/wiki/Dienstreise

4.2 Installation / Integration

Dieses Dokument enthält folgende Punkte:

Step-to-Step Guide Installation
Aktionsliste

Installation/Integration

Es muss ein Update auf mindestens folgende Version gemacht werden:

3.2 GA (ohne Lohnartenschnittstelle)

3.2.1 (mit Lohnartenschnittstelle)

Zusätzlich muss ein neues Lizenzfile eingespielt werden, welches die notwendigen Lizenzen beinhaltet:

altes Lizenzfile (licence.lic) im Verzeichnis LW:\WebdeskR3\Tomcat5\webapps\webdesk3\WEB-INF\classes umbenennen und das neue File einspielen
Webdesk Server-Dienst stoppen
den Parameter runRegistration im File webdesk.properties (befindet sich im Verzeichnis: LW:\WebdeskR3\Tomcat5\webapps\webdesk3\WEB-INF\classes) auf 1 stellen
Webdesk Server-Dienst starten

Aktionsliste

Folgende Aktionen stehen Ihnen nun zur Verfügung:

Name der Aktion	technischer Name	betrifft	Konfigurierbar
OrgDienstreisen	tm_getOrgTravel	Vorgesetzte, Personalabteilung	ja

4.3 Konfiguration / Administration

Die nachfolgenden Kapitel beschreiben die intial notwendigen Konfigurationstätigkeiten, sowie das notwendige Know-How um das Modul administrieren zu können.

Voraussetzung, um mit der Konfiguration des Moduls starten zu können, sind folgende Punkte:

Aktuelle Fassung Dienstreiserecht Österreich bzw. Deutschland
Betriebsvereinbarungen, welche relevante Änderungen bzw. Zusatzinformationen beinhalten
Dienstreiseantrag per Webdesk Modul Travel (ja/nein)
Workflow der Dienstreiseabrechnung (wer soll genehmigen, wer gibt frei, wer darf editieren)
Überleitung der Daten in Drittsysteme (Schnittstellenaufbau)

Lohnartenschnittstelle (SAP,DPW)
Edifact V3 Datenträgerexport
Export von Dienstreisedaten pro Dienstreise

4.3.1 Step-by-Step Guide Implementierung

Da es unter den einzelnen Bestandteilen des Dienstreisemoduls Abhängigkeiten zueinander gibt, sollte folgende Reihenfolge bei der erstmaligen Konfiguration des Moduls eingehalten werden:

Regionen definieren
Taggelddefinitionen anlegen
Zusatzfelder definieren
Belegtypen definieren
Reisetypen anlegen
Abrechnungsdefinitionen parametrieren
ggfs. Fahrzeuge anlegen und Mitarbeitern zuordnen
Validierungen anlegen
Währungen definieren
Dienstreiseantrag und Dienstreiseabrechnungs-XPDL anpassen, importieren und in Menübaum integrieren
Ansichten für Mitarbeiter und Vorgesetzte parametrieren
File-Export definieren
Einstellungen der relevanten Systemparameter

Die nachfolgenden Dokumente beschreiben den jeweiligen Punkt.

4.3.1.1 Regionen definieren

unter Regionen werden zumeist die Inlandsregion (Österreich, Deutschland, ...) angelegt, sowie weitere Regionen, in welche Dienstnehmer Dienstreisen machen können und welche für die Taggeldabrechnung relevant sind.
Grenznahe Gebiete können ebenfalls als eigene Regionen angelegt werden, falls die Abrechnung von den anderen Regionen abweicht.

Neue Region anlegen

In der Webdesk Administration befindet sich im Menü Module > Reisemodul der Menüpunkt Regionen.
Durch Klick auf "Neue Region" wird ein leeres Regionsformular geöffnet:

Folgende Felder müssen im Regionsformular befüllt werden:

Kurzname: Regionskurzbezeichnung, z.B. AUT, DE
Name: Langtext für die Region
Gültig von: Gültigkeitsdatum ab wann die Region benutzbar ist
Gültig bis: Gültigkeitsdatum bis wann die Region benutzbar ist

Optional können auch ein Isocode und ein numerischer Isocode hinterlegt werden.

Durch "Speichern&Schließen" gelangt man wieder in die Übersichtsansicht der Regionsdefinitionen.Folgende Links sind sehr nützlich, um zu entscheiden welche Regionen angelegt werden:

Österreich:
http://www.help.gv.at/cgi-bin/system.pl?label=Hoechstsaetze

Deutschland: http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_58004/DE/BMF__Startseite/Service/Downloads/Abt__IV/BMF__Schreiben/041,templateId=raw,property=publicationFile.pdf

4.3.1.2 Taggelddefinitionen anlegen

Allgemeines

Als Taggeld ist eine Aufwandsentschädigung für den Dienstnehmer zu verstehen, welche vom Unternehmen für einen ganzen tag ausbezahlt wird. Dieses setzt sich aus Tag- und Nachtgeld zusammen.
Das Taggeld dient zur Deckung von mehrausgaben für Verpflegung sowie aller mit der Dienstreise verbundenen persönlichen Aufwendungen, einschließlich der Trinkgelder für persönliche Bedienung. Das Nachtgeld dient zur Deckung der Unterkunftsbezahlung.

Beträge, die einem Arbeitnehmer aus Anlass einer Dienstreise als Tagesgelder gezahlt werden, sind bis zu gewissen Grenzen lohnsteuerfrei. Höchstens können € 26,40 am Tag, bei einer kürzer als 12 Stunden aber länger als 3 Stunden dauernden Dienstreise € 2,20 pro Stunde, steuerfrei belassen werden.

Der Auszahlungsbetrag kann durch Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder eine persönliche Vereinbarung übersteuert werden.

Die Taggelder können historisch korrekt abgebildet und abgerechnet werden (rückwirkende oder zukünftige Taggelder). Bei Überschneidungen gilt der End-Tagsatz.

Taggeld-Definition

In diesem Menüpunkt wird die Definition der Taggelder für bestimmte Regionen vorgenommen.

Mit dem Parameter "voreingestellte Taggelddefinition" wird die Standarddefinition bestimmt.

historische Definitionen anzeigen
Taggeld
Angabe des Betrages für das Taggeld
steuerfrei
Nachtgeld
Angabe des Betrages für das Nachtgeld
steuerfrei
gültig von - gültig bis
Angaben für den Zeitraum, in welchem das Taggeld seine Gültigkeit hat
Taggeld hinzufügen
Löschen

Zuordnungen

In diesem Reiter wird die Zuordnung der Taggelder zu den einzelnen Reisetypen vorgenommen.
Ist die Option " voreingestellte Taggelddefinition" angehakt, so sind keine weiteren Zuordnungen erlaubt. >> wann sind die zuordnungen hier sinnvoll?????

Auch hier kann der Parameter "historische Zuordnungen anzeigen" angehakt werden.

4.3.1.3 Zusatzfelder definieren

Mit den Zusatzfeldern kann die Dienstreise-Abrechnung bzw. der Antrag noch feiner und detaillierter gestaltet werden. Die Zusatzfelder können unterschiedlich parametriert werden, so dass der Benutzer diese entweder anhaken kann, oder selbst befüllen soll. Die Zusatzfelder können zu bestimmten Reisetypen oder zu einem bestimmten Beleg zugeordnet werden.

Neues Zusatzfeld anlegen

Um ein neues Zusatzfeld anzulegen klickt man im Menüpunkt Zusatzfelder auf "Neues Zusatzfeld" und befüllt die entsprechenden Felder:

Feldname
Eingabe des Feldnamens, welcher in der Benutzer-Maske aufscheint
Feldtyp
Definition des Feldtyps für das gewünschte Zusatzfeld:

Text
Benutzer kann einen Text im Zusatzfeld eingeben
Zahl
Datum
Boolean
Dieser Feldtyp erstellt eine Check-Box, welche vom Benutzer angehakt werden kann

Mussfeld
Durch anhaken des Parameters wird bestimmt, ob es sich bei dem Zusatzfeld um ein Pflichtfeld handelt
Breite
Bei Zusatzfeldern vom Typ Text oder Zahl kann mit diesem Parameter die Breite des Feldes bestimmt werden
Gültig von - bis
On Value Changed Script
xxx
On Create script
xxx
Validierung
xxx

4.3.1.4 Belegtypen definieren

Für die Reiseabrechnung kann pro Belegart eine Belegdefinition erstellt werden. Die Abrechnungsart pro Belegart ist konfigurierbar (z.B. Standard, komplett steuerbar, steuerbar bei KM-Geldern, steuerbar bei aktiviertem Zusatzfeld, reduzierbar um best. Produkt, multiplizierbar mit best. Faktor etc.). Die Sichtbarkeit der Belege kann ebenso definiert werden, so können bestimmte Belege nur im Reiseantrag, nur in der Reiseabrechnung oder in beiden sichtbar sein.

Neuen Belegtyp anlegen

Um einen neuen Belegtyp anzulegen klickt man auf "Neuer Belegtyp" und befüllt die entsprechenden Felder:

Name
Eingabe des Belegnamens
Beschreibung
Optionale Beschreibung des Belegtyps
Defaultwert für Beleg
Falls hier ein Wert eingegeben wird, so wird dieser als Default-Wert für jeden neu hinzugefügten Beleg dieses Belegtyps in einer Reiseabrechnung verwendet
Editierbar
Wird der Parameter angehakt, so kann der vorgegebene Defaultwert vom Benutzer / Bearbeiter editiert werden
Darf nur 1x pro Abrechnung verwendet werden
Eingabewert hat keine Währung
Wenn aktiviert, wird die Combobox im Reiseassistenten ausgeblendet. Dies ist bei berechneten Werten sinnvoll, wo der Eingabewert noch nicht dem endgültigen Auszahlungsbetrag darstellt.
Lohnart
Lohnart steuerfrei
sichtbar
Soll der Beleg bei Reiseantrag, Reiseabrechnung oder bei beiden angezeigt werden?
Abrechnungsmethode

Allgemeine Grundeinstellung
Vorschuss
20% steuer
steuerbar bei KM-Geldern
komplett steuerbar
steuerbar bei aktiviertem Zusatzfeld
Reduktion um Produkt aus Fixwert und Zusatzfeldwert
Multiplikation mit fixem Faktor (Systemparameter)

Gültig von - bis

Reisetypen

In diesem Reiter kann der Belegtyp zu bestimmten Reisetypen zugeordnet werden. Wird hier ein Reisetyp definiert, so erscheint der Beleg in der Dropdown-Liste zur Auswahl. Liegt keine Zuordnung vor, so wird der Belegtyp nicht angezeigt.
Um die Zuordnung vorzunehmen klickt man auf die Schaltfläche "Reisetyp hinzufügen" und wählt den gewünschten Reisetyp aus. Weiters wir der Gültigkeitszeitraum angegeben. Soll eine Reisetyp-Zuordnung gelöscht werden, so klickt man einfach auf die Schaltfläche "Löschen", anschließend auf "Speichern" oder "Speichern & Schließen".

Zusätzliche Felder

Hier kann noch eine weitere Zuordnung der Belegtypen zu den Zusatzfeldern vorgenommen werden.

??? wann ist das sinnvoll??

4.3.1.5 Reisetypen anlegen

Pro Reise-Formular sind mehrere Reisetypen verknüpfbar. Es gibt umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten:

Auslandsetappen Ja/Nein
Nächtigungsgelder Ja/Nein
Zwingende Eingabe von Km-Ständen Ja/Nein
Genaue Uhrzeit bei Reiseintervall Ja/Nein
Eingabe des Passagiernamens für Km-Geld / Fahrtenbuch-Eintrag
Kommentarfeld
Fahrzeug einblenden in Km-Geld-Tab
Projektnummer
Geschätzte Kosten in Reiseantrag
Zeitkorrekturen möglich
Regionen und Reiseziele in Tab Reisedaten
Zwingende Eingabe von Zwecken der Fahrt bei km-Geldern
Dateien hinzufügen möglich

Neuer Reisetyp

Um einen neuen Reisetyp anzulegen klickt man auf "Neuer Reisetyp" und befüllt die entsprechenden Felder mit Namen und (optionaler) Beschreibung sowie Gültigkeitszeitraum für den Reisetyp.

Reiter Allgemeines

Im Reiter "Allgemeines" wird noch eine weitere Unterteilung vorgenommen:

Allgemeines

Reiseantrag

Bei Anhaken des Parameters wird bestimmt, ob im Reiseantrag die geschätzten Kosten angezeigt werden sollen.

Reiseabrechnung

Angabe Auslandsregion als Ziel möglich
Auslandsetappen hinzufügen möglich
Nächtigungsgelder
Regionen und Reiseziele in Tab "Reisedaten" anzeigen?
JS-Template für einen "automatischen" Reisezweck
Genaue Uhrzeit von Reiseinterval angeben?
Dateien hinzufügen möglich?

Belege

Flag anzeigen, dass Beleg von Firma bezahlt wurde (z.B. Kreditkarte oder Vorausbuchung).

Km-Gelder

Zwingende Eingabe von Km-Ständen
Zwingende Eingabe von Zweck der fahrt bei Km-Geldern?
Name der Passagiere für Km-Geld/Fahrtenbuch Eintrag?
Ende-Zeit bei Km-Geld/Fahrtenbuch-Eintrag?
Kommentarfeld bei Km-Geld/Fahrtenbuch-Eintrag?
Fahrzeug in Kilometergeld anzeigen?
Flag für Fahrt von Zuhause ins Büro im Kilometergeld anzeigen

Integration Zeiterfassung

Bei der Dienstreise gibt es eigene Tool-Agents für den Eintrag von Zeitkorrekturen und den Eintrag von Fehlgründen (bei reiseantrag), welche die eingegebenen Zeitkorrekturen in der Zeiterfassung eintragen. Mit den Reisetypen können unterschiedliche Fehlgründe verknüpft werden z.B. Schulung, Reisezeit, Dienstreise-Arbeitszeit etc.).

4.3.1.6 Abrechungsdefinitionen parametrieren

Grundsätzlich wird bei den Abrechnungsdefinitionen zwischen 24-Stunden-Regelung und Kalendertagsregelung unterschieden.
Die Wahl der Abrechnugsmethode wird meist durch den Kollektivvertrag bzw. durch betriebsinterne Vereinbarungen getroffen.

In einem Abrechnungsdefinitions-Set werden unterschiedliche Details für die Abrechnung definiert:

Stunden-Raster für Taggeld-Zwölftel (Inland/Ausland)
Taggeldabzüge Inland / Ausland
Abrechnungsvalidierungen
Zuordnung zu Mitarbeiter über Reiseart und Mandant/Gruppe/MA

Im Vorhinein müssen verschieden Details abgeklärt werden, u.a.:

Definition der Inlandsregion
Mindest-Stunden für ein zu verrechnendes Taggeld im Ausland
Ist im Raster von/bis der 2. Wert inklusive oder exklusive zu sehen?
Kalendertagsmethode oder 24Stunden-Methode?
Voreingestellte Abrechnungsmethode oder Zuordnung via Reiseart und Mandant/Gruppe etc.

Wie wird die Abrechnungsdefinition ermittelt?
Suche mit Reisendem und Dienstreise nach Definition:

Gibt es eine direkt zugeordnete? (Person + Reiseart)
Gibt es eine über die hierarchische Gruppe zugeordnete / OE ? (Gruppe + Reiseart)
Gibt es ein über irgendeine andere Gruppe des MA zugeordnete Definition?
Gibt es eine über den Mandant und den Reisetyp zugeordnete Definition?
Nehme die Default-Definition!

Neue Abrechnungsdefinition

Implementierung
Auswahl der Abrechnungsmethode: 24 Std. Regelung / Kalendertagsregelung
Faktortyp
Zwölftel, Prozent; der Faktortyp ist die Einheit der Faktoren für die unterschiedlichen zeitlichen Bereiche; beeinflußt Taggeldfaktoren
Beschreibung optional
Lohnart
wird derzeit nicht verwendet
steuerfrei
wird derzeit nicht verwendet
Inlandsregion
Angabe der Inlandsregion für die Abrechnungsdefinition; bei internationalen Unternehmen kann die Inlandsregion je nach Land variieren
bis inkl.
dieser Parameter bezieht sich auf zeitlichen Raster, welcher weiter unten in den Taggeldfaktoren definiert ist
Mind. stunden für Taggeld Ausl.
Angabe der Mindeststunden für Auslands-Taggeldberechnung; wird die angegebene Zeit unterschritten, wird gem. Inladstaggeld gerechnet
Voll steuerbar nach X Tagen
Dieser Parameter zieht nur bei der Kalendertagsmethode und bei Inlandsreisen; damit werden Taggelder nach den definierten X Tagen pro Einzelreisen automatisch steuerbar; Scope ist immer die Einzelreise!
Gültig von - bis

Taggeldfaktoren Inland / Taggeldfaktoren Ausland

Bereich von - Bereich bis
Zeitlicher Raster für Inland bzw. Ausland; Wert 25 entspricht "Ganzer Tag" ; Beispiel 0-3 Stunden > Faktor 0/12, 3-4 Stunden > Faktor 4/12 etc.
Faktor
steuerfrei
steuerfreier Anteil für den 12-Faktor

Taggeldabzüge Inland / Taggeldabzüge Ausland

Wird ein Arbeitsessen bezahlt, dann ist das Taggeld steuerlich um eine bestimmten Betrag zu kürzen. Dadurch wird die Summe der Zwölftel pro Region reduziert, oder es werden fixe Beträge für den Abzug definiert.
Beispiele für Taggeldabzüge:

Anzahl vom Arbeitgeber bezahlter Mahlzeiten (Inland)
Tage mit bezahlten Mittag- u. Abendessen (Ausland)

Abrechnungsvalidierungen

Diese Abrechnungsvalidierung wird in Form eines Scripts hinterlegt. Diese Scripts werden im Menüpunkt " Validierungen" gewartet.
Anwendungsfall: z.B. Validierung bei Dienstreisen mit Dienstauto, wo keine km-Geld verrechnet werden sollte.

Zuordnungen

Hier können die Abrechnungsdefinitionen den diversen Reisetypen, Mandanten oder Gruppen zugeordnet werden.

4.3.1.7 Fahrzeugverwaltung

Hier können diverse Fahrzeuge den Mitarbeitern zugeordnet und verwaltet werden.

Neues Fahrzeug erstellen / zuordnen

Hier erfolgen Angaben zum Fahrzeug, als Pflichtfelder sind das Kennzeichen, Marke und Typ (PKW, LKW, Motorrad etc.) des Fahrzeugs einzutragen. Weiters kann auch markiert werden, ob es sich um ein Privatfahrzeug handelt, oder um ein Firmenwagen.

Mit der Zuordnung zu bestimmten Personen kann z.B. bei Fahrtenbüchern oder der Km-Geld Abrechnung das Fahrzeug mit der dazugehörigen Person verknüpft werden.

4.3.1.8 Validierungen anlegen

Die Abrechnungsvalidierung wird in Form eines Scripts hinterlegt.
Anwendungsfall: z.B. Validierung bei Dienstreisen mit Dienstauto, wo kein km-Geld verrechnet werden sollte.
Die Abrechnungsvalidierung beeiflußt u.a. die Abrechnungsdefinition.

4.3.1.9 Kilometergeld

Das Kilometergeld ist eine steuerfreie Pauschalabgeltung für Fahrzeugkosten, die bei Fahrten mit einem privaten Fahrzeug im Rahmen einer Dienstreise (Dienstfahrt) anfallen.
Bei der Benutzung eines privaten Fahrzeuges kann für eine Dienstfahrt höchstens das amtliche Kilometergeld in Höhe von € 0,42 pro betrieblich gefahrenen Kilometer, maximal jedoch € 12.600,- pro Jahr steuerfrei verrechnet werden.
Ist der steuerliche Satz höher als der vom Unternehmen ausbezahlte Teil. so ist der Gesamtbetrag steuerfrei.

Mit dem Kilometergeld sind sämtliche Kosten im Zusammenhang mit der betrieblichen Nutzung des KFZ abgegolten (Parkgebühren, Mauten, Vignetten etc.).

Die Kilometergeldabrechnung kann bei bestimmten Reisetypen, wie z.B. Schulungen abweichen (Zuordnung von bestimmten Km-Geldbeträgen zu bestimmten Reisetypen möglich). Bei Abweichungen kann der Differenzbetrag beim Jahresausgleich vergütet werden.

In der Kilometergelddefinition wird der Betrag definiert, welcher pro gefahrenen Kilometer an den Mitarbeiter ausbezahlt wird.

Für jede mitbeförderte Person gebührt ein Zuschlag pro Fahrkilometer. Die mitbeförderten Person/en kann/können optional in der Reiseabrechnung namentlich angeführt werden.

4.3.1.10 Währungen definieren

Theoretisch können die Abrechnungen in unterschiedlichen Währungen erfolgen. Hier werden diese definiert. Weiters ist in den Systemparametern die Standardwährung festzulegen.

Neue Währung anlegen

4.3.1.11 Zusatzfelder

Zusatzfelder erscheinen im Antrag bzw. in der Reiseabrechnung und können vom Benutzer optional oder als Pflichtfeld bearbeitet werden.
Beispiele für Zusatzfelder: Flug, Dienstauto, eigener PKW, Mitfahrer bei ..., etc.

Man kann ein Zusatzfeld auch als Validierungskriterium heranziehen, so dass z.B. Flugreisen (Check-Box wird vom Benutzer angehakt > Validierung durch System) zusätzlich vom Vorstand genehmigt werden müssen.

Folgende Typen können angelegt werden:

Text > User kann Text tippen
Zahl > User kann Zahl tippen
Datum > datumsauswahl
Boolean > Check-Box zum anhaken

4.3.1.12 Dienstreiseprozessdefinitionen

Die Dienstreiseprozessdefinition wird im XPDL abgebildet. Sie ist nicht in den Standard-Prozessdefinitionen als Vorlage zu finden, sondern wird nach Vorgaben mit Workflow Editor individuell erstellt.

Definitionsmöglichkeiten:

Workflow-Verlauf
Workflow-Teilnehmer (Rollen)
Integration Zeiterfassung (Fehlgründe für Zeitkorrektur)
Validierungsfelder
Bedingungen (Transitions)
Hilfetexte
etc.

Beispiel für ein Dienstreise-XPDL:

4.3.1.13 Mitarbeiter- und Auswertungsansicht

Als Systemadministrator verfügt man über die Möglichkeit, alle Reisen und Fahrtenbücher sowie Reisemappen auswerten zu können.

Weiters gibt es noch verschiedene Auswertungsansichten für Mitarbeiter, Führungskräfte und die Personalabteilung. Je nach Informationsbedarf können auf Rollen zugeschnittene Auswertungen erstellt werden, welche die Kerndaten der Reise darstellen und direkten Zugriff auf das einzelne Formular ermöglichen.

Mit verschiedenen Konfigurationen der Auswertung "tm_getOrgTravel" können verschiedene Auswertungsansichten erstellt werden, wie z.B. Dienstreisen meiner Mitarbeiter, Aufstellung über die Reisekosten, Reiseziele, Reisetypen etc. Weiters kann auch hier das Fahrtenbuch für einen bestimmten Zeitraum abgefragt werden oder Reisemappen, welche mehrere Reiseabrechnungen für einen bestimmten Zeitraum beinhalten, eingesehen werden.

Erstellung einer Dienstreise-Auswertung

Die Aktion "tm_getOrgTravel" auswählen > Neue Konfiguration anklicken

Namen für die Auswertung und eine Überschrift eingeben, Speichern.
Allgemeine Einstellungen: wie bei den anderen Auswertungen werden die allgemeinen Parameter definiert, wie Icon, Berechtigungen, Einsichtserlaubnis, Hilfetexte etc.

Konfigurationsdetails

Gruppierungslevel
Zusammenfassung anzeigen
Filtern nach Status
Mögliche Filterung nach best. Stati, z.B. Reisenatrag Erfassung /Akzeptierung/akzeptiert/abgelehnt, Reiseabrechnung Erfassung/Akzeptierung, ...
Anzeige Feld "zeitliche Selektion"
Bei Anhaken des Parameters wird in der Abfragemaske das Feld "zeitliche Selektion" angezeigt, diese kann entsprechend ausgewählt werden
Defaultvalue "zeitliche Selektion"
Auswahl der Default-Zeit-Selektion: nach Reisezeitraum oder nach Überleitungszeitraum
Anzeige Feld "Selektionstyp"
Bei Anhaken des Parameters wird in der Abfragemaske das Feld "Selektionstyp" angezeigt und kann entsprechend ausgewählt werden
Defaultvalue "Selektionstyp"
Auswahl des Default-Selektionstyps, z.B. nach Reisenden, nach zugewiesener Kostenstelle
Anzeige Feld "Sortierung"
Bei Anhaken des Parameters wird in der Abfragemaske das Feld "Sortierung" angezeigt, diese kann entsprechend ausgewählt werden
Defaultvalue "Sortierung"
Auswahl der Default-Sortierung nach Namen des Reisenden, nach Beginn-Datum der Reise
Anzeige Feld "Reiseart"
Bei Anhaken des Parameters wird in der Abfragemaske das Feld "Reiseart" angezeigt und kann entsprechend ausgewählt werden
Defaultvalue "Reiseart"
Auswahl der Default-Reiseart nach den Reisetypen ( Standard, Inlandsreisen, Auslandsreisen, Fahrtenbuch etc.)

Anzuzeigende Spalten

Zusätzliche Filter

Mit den zusätzlichen Filtern (Typ HQL oder Skript) können weitere Abfragekriterien hinzugefügt werden (wie z.B. Auszahlungsbeträge > 200 Euro, oder wenn sonstige Belege angegeben wurden). Diese zusätzlichen Filter erscheinen dem Benutzer in der Abfragemaske und können nach belieben angehakt werden.

Weitere Parametrierungsmöglichkeiten:

Mögliche Einschränkungen des Selektionsbaums
Folgende Organisationsstruktur nicht anzeigen

User-Ansicht

Dienstreise-Auswertung für Benutzer / Mitarbeiter:

Beispiel für eine Management-Auswertung von Dienstreisen:

Auswertung von Reisemappen:

Auswertung von Fahrtenbüchern:

4.3.1.14 File-Export

Mit dem File Export können sog. Outputfiles erstellt werden, welche beispielsweise in die Gehaltsverrechnung oder andere Systeme importiert werden können. Auf diese Weise können z.B. abgeschlossene Dienstreisen zur Auszahlung gebracht werden. Die Anzeige (das File) kann z.B. ein maschinell verwendbares Dateiformat für die Gehaltsverrechnung enthalten.

Konfigurationsdetails

Der File-Export wird als Konfiguration der Aktion "po_manageFileTransfers" angelegt.

Ansicht beim User

4.3.2 Administrative Tätigkeiten

Unter die laufenden Administrationsarbeiten können u.a. folgende Tätigkeiten fallen:

Neue Regionen hinzufügen, bestehende administrieren
Zusätzliche Taggelddefinitionen anlegen
Neue Zusatzfelder definieren, bestehende verändern oder löschen
Neue Belegtypen definieren, bestehende verändern oder löschen
Neue Reisetypen anlegen, bestehende verändern oder löschen
Abrechnungsdefinitionen parametrieren
ggfs.neue Fahrzeuge anlegen und Mitarbeitern zuordnen, bestehende Zuordnungen verändern oder löschen
Validierungen anlegen
Währungen definieren
Dienstreiseantrag und Dienstreiseabrechnungs-XPDL anpassen, importieren und in Menübaum integrieren
Auswertungs-Ansichten für Mitarbeiter und Vorgesetzte parametrieren
File-Export definieren
Einstellungen der relevanten Systemparameter

4.4 Jobs im Dienstreise-Modul

Jobs dienen als periodisch laufende Hilfsprogramme der Synchronisation und Bearbeitung von Daten.
Sie sind mannigfaltig einsetzbar, und ermöglichen beispielsweise die Erstellung von Gruppen anhand bestimmter Kriterien, die Synchronisation von Abteilungs- und Personendaten aus dem Zeitwirtschaftssystem oder die Synchronisation von Kalenderdaten aus dem Groupware-System.
Weiters können mit Hilfe bestimmter Jobs definierte Unregelmäßigkeiten im Zeitwirtschaftssystem gefiltert werden, woraufhin bestimmte Anträge automatisch generiert und an die Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden

Folgender Job wird im TRavel-Modul verwendet:

Migrate WD2 Travels
Dieser Job importiert Reisedaten aus dem Webdesk2

Die Jobs können automatisch, mit Hilfe eines sogenannten Triggers gestartet werden. Mit dem Trigger wird ein Zeitplan erstellt, so dass die Jobs beliebig gestartet werden können (stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich, ...). Die Einstellung kann auf den Tag, Stunde und Minute genau konfiguriert werdn.
Bei Bedarf können die Jobs auch jederzeit manuell gestartet werden.
Weiters können die Jobs einen aktiven oder inaktiven Status haben. Bei einem aktiven Status werden die Jobs gemäß dem eingestellten Trigger gestartet. Sind diese jedoch inaktiv, können sie lediglich manuell gestartet werden. Der Status kann jederzeit geändert werden.

4.4.1 Job Migrate WD2 Travels

Mit diesem Job können abgeschlossene Reiseabrechnungen aus Webdesk 2.x nach Webdesk 3 migriert werden. Dabei werden alle Bestandteile der Reiseabrechnung übernommen:

Taggeld (inkl. Abzüge)
Etappen
Km-Gelder
Belege

Es werden keine mit einer Reiseabrechnung verknüpfte Zeitkorrekturen übernommen. Diese sind "normale" Zeitkorrekturen und können durch die normale Antragsmigration übertragen werden.
Grundsätzlich erzeugt die Reisemigration ein neues TmTravelExpense Objekt in der Dienstreiseabrechnung mit dem Status "Reise migriert". Es wird aber kein Workflow-Antrag generiert. D.h. sämtliche Informationen über den Ablauf des Workflows gehen bei der Reiseabrechnungs-Migration verloren.

Vorraussetzungen

Für eine erfolgreiche Migration der Dienstreise sind folgende Angaben im Job notwendig:

Domino-Servername
Angabe IP-Adresse oder hostname gefolgt mit Doppelpunkt und Port, z.B. 192.168.3.2:63148
Pfad der Datenbank
z.B. wdtravel.nsf
Benutzer zur Anmeldung an Lotus Notes (IIOP), z.B. sadmin
Passwort zur Anmeldung an Lotus Notes (IIOP) z.B. ksedbewfi
Suchstring für Suche nach Reiseabrechnungs-Dokumente (z.B. form="Reisehauptdokument" & status="9")

Falls man hier die Migration inital auf eine bestimmte Person einschränken möchte, könnte man den Suchstring erweiteren um z.B. & stpersnr="2900223"

Auswahl Inlandsregion in Webdesk3
Auswahl des Inlandsregions-Kürzel in Webdesk2
Import Reiseart
Pro Reiseart im Webdesk 2.x

Definition Reiseart-Kürzel in Webdesk 2.x
Auswahl der Reiseart in Webdesk3

Import-Belegart
Mapping der Belegarten pro Reiseart

Beleg-Name Webdesk 2.x
Beleg-Definition Webdesk3

Zusatzfelder auf Reiseabrechnungs-Ebene

Mapping der Zusatzfelder

4.5 Systemparameter Dienstreise

Referenz der relevanten Systemparameter für das Dienstreise-Modul

Mit den Systemparametern für das Dienstreise-Modul können z.B. Abrechnungsmethoden und ihr Verhalten verfeinert werden.

Modul	Bean	Eigenschaft	Erklärung	Mögl. Werte
tm	TmAllowanceCalc24HourImpl	truncateTaxFreeIfBiggerThanAmount	Ist der steuerfreie Taggeld-Anteil größer als der auszubezahlende Betrag, so wird er auf den auszubezahlenden Betrag gekürzt	true/false
tm	TmAllowanceCalc24HourImpl	useForeignStages	Sollen Auslandsetappen verwendet werden?	true/false
tm	TmAllowanceCalcCalDayImpl	truncateTaxFreeIfBiggerThanAmount	Ist der steuerfreie Taggeld-Anteil größer als der auszubezahlende Betrag, so wird er auf den auszubezahlenden Betrag gekürzt	true/false
tm	TmAllowanceCalcCalDayImpl	use24HourImplForForeignStages	Soll bei der Kalendertagsmethode die Berechnung der Auslandetappen nach der 24 Stunden Methode erfolgen?	true/false (Default: false)
tm	TmAllowanceCalcCalDayImpl	use24HourImplForInlandIfStagesExist	Soll bei der Kalendertagsmethode auch für das Inland die 24 Stunden Methode verwendet werden (wenn Auslandsetappen existieren)?	true/false (Default: true)
tm	TmAllowanceCalcCalDayImpl	useForeignStages	Sollen Auslandsetappen verwendet werden?	true/false
tm	TmCalculatorDefaults	roundingPrecision	Rundungspräzision, z.B. 100 = Rundung auf 2 Dezimalstellen, 1000 = Rundung auf 3 Dezimalstellen; wird bei der Rundung von Taggeldbeträgen verwendet	10, 100, 1000 (Default: 100)
tm	TmCurrencyServiceTarget	leadCurrencyIsoCode	Iso Code der Standardwährung	EUR
tm	TmCurrencyServiceTarget	leadCurrencyName	Name der Standardwährung	Euro
tm	TmOptions	adminRoleDelete	Webdesk Rolle mit welcher Reisen gelöscht werden können	Webdesk Administrator
tm	TmOptions	adminRoleUpdate	Webdesk Rolle mit welcher alle Reisen geändert werden können	Webdesk Administrator
tm	TmOptions	showColumnAmountTaxable	Steuerbare Kosten in Reiseübersicht anzeigen	true/false
tm	TmOptions	showColumnAmountTaxFree	steuerfreie Kosten in Reiseübersicht anzeigen	true/false
tm	TmPercentageStrategy	generateCommentForTaxFreeCalc	Berechnungsformel für steuerfreien Anteil anzeigen	true/false
tm	TmRecordCalcAddFieldReductionImpl	additionalFieldName	Belegabrechnungsethode "Reduktion um Produkt aus Fixwert und Zusatzfeldwert ": Name des Zusatzfeldes, welches verwendet wird	z.B. inkludierte Frühstücke, Mittagessen etc.
tm	TmRecordCalcAddFieldReductionImpl	multiplier	Belegabrechnungsethode "Reduktion um Produkt aus Fixwert und Zusatzfeldwert ": Multiplikator mit welchem Zusatzfeldwert multipliziert wird, das Ergebnis wird vom Belegwert abgezogen.	0,1
tm	TmRecordCalcMultiplyWithFactorImpl	factor	Belegabrechnungsmethode "Multiplikation mit fixem Faktor": Faktor, mit dem multipliziert wird	15.0
tm	TmRecordCalcMultiplyWithFactorImpl	multiplyFactorWithMaxDailyValueInland	Multiplikation des Faktors mit max. Inlands-Taggeld	true/false (Default: false)
tm	TmRecordCalcMultiplyWithFactorImpl	roundingPrecision	Rundungspräzision, z.B. 100 = Rundung auf 2 Dezimalstellen, 1000 = Rundung auf 3 Dezimalstellen; nur aktiv, wenn die kaufmännische Rundung auf true gesetzt ist; bei Rundung auf nächste ganze Zahl wird Rundung nicht berücksichtigt.	10 (Default: 100)
tm	TmRecordCalcMultiplyWithFactorImpl	roundOriginalValueToNextIntValue	Ist der Parameter auf true gesetzte, wird der originale Belegwert auf die nächste ganze Zahl gerundet, bei false wird kaufmännisch gerundet. Verwendung z.B. bei Verrechnung passiver Reisezeit (im Zusammenhang mit Faktor)	true/false
tm	TmRecordCalcMultiplyWithFactorImpl	taxfree	Ist der Parameter gesetzt, sind mit dieser Methode abgerechnete Belege immer steuerfrei.	true/false (Default: false)
tm	TmRecordCalcZeroTaxFreeConditionalImpl	additionalFieldName	Belegabrechnungsmethode "steuerbar bei aktiviertem Zusatzfeld": Name des Zusatzfeldes	steuerbar
tm	TmTravelIdGeneratorFormattedDateNumber	decimalFormatPattern	Reisenummerngenerierung aufgrund des Datums: Dezimalteil (Formatvorlage für fortlaufende Nummerierung innerhalb des selben Tages)	00
tm	TmTravelIdGeneratorFormattedDateNumber	simpleDateFormatPattern	Reisenummerngenerierung aufgrund des Datums: Datumsteil (Formatvorlage für Datumsteil z.B. JahrMonatTag=yyyyMMdd	yyDDD
tm	TmTravelIdGeneratorFormattedDateNumber	travelIdTemplate	Zusammensetzung von Datum und fortlaufender Nummerierung zur Reisenummer ({0} = datumsteil, {1} = Nummernteil)	{0}{1}
tm	TmTravelServiceTarget	costCenterOrgHierarchy	Name der Organisationsstruktur, welche die Kostenstellen beschreibt (bleibt das feld leer > Kostenstellenstruktur vom Reisenden
tm	TmTravelServiceTarget	travelIdGeneratorImpl	Reisenummerngenerierungsmethode; derzeit TmTravelIdGeneratorDefaultImpl oder TmTravelIdGeneratorFormattedDateNumber	TmTravelIdGeneratorDefault
tm	TmTwelfthsStrategy	generateCommentForTaxFreeCalc	Betrifft Zwölftelabrechnungsmethode: soll auch die Berechnung des steuerfreien Anteils von Taggeldern im Kommentar ausgewiesen werden	true/false

4.6 Konnektoren im Travel Modul

TODO

4.7 Anwenderdokumentation

Mit dem Dienstreise-Modul wird die Abwicklung des Reisewesens ermöglicht.

Dienstreisen beantragen

Mit dem Dienstreise-Antrag hat der Mitarbeiter/Benutzer die Möglichkeit eine Dienstreise im voraus anzumelden bzw. diese zu planen. Optional kann die Reisestelle (falls vorhanden) benötigte Reisemittel reservieren und geplante Kosten im Reiseakt eintragen. Entsprechend dem parametrierten Workflow-Verlauf geht der Antrag zum Vorgesetzten, welcher anhand der eingegebenen Reiseeckdaten und der geplanten Kosten diesen dann frei gibt. Eventuell kann der Antrag auch an das Personalbüro zur Information und eventuell zu einer weiteren Kontrolle weitergeleitet werden.
Der Mitarbeiter kann folgende Dienstreise-Typen beantragen:

Dienstreisen mit / ohne Diäten
Inlands / Auslandsdienstreisen
Schulungen / Fortbildungen

Nach Genehmigung wird automatisch die Fehlzeit im Teamkalender eingetragen.
Erfolgt die Dienstreise erst später (in der Zukunft), so ruht der Antrag so lange, bis die Dienstreise stattgefunden hat. Danach wird der Antragsverlauf wieder aktiv, der Benutzer wird aufgefordert, die Reisekosten abzurechnen.

Reisekosten abrechnen

Nach Beendigung der Dienstreise wird der Benutzer aufgefordert (Offene Aufgaben zu erledigen), die tatsächlichen Reisedaten (Beginn, Endzeiten) sowie Reisekosten (wie beispielsweise Kilometerstände etc.) einzugeben. Sonstige Belege, wie z.B. Hotelrechnungen, Taxibelege, Maut etc, können eingescannt und als Dateianhänge hinzugefügt werden.

Nach der Eingabe durch den Mitarbeiter wandert der Antrag auf Reisekosten-Abrechnung wieder zum Vorgesetzten bzw. an die Personalabteilung, welche diese dann bearbeiten (genehmigen/ablehnen). Erst nach dieser Instanz wird der Antrag abgeschlossen, er wandert in das Dienstreisen-Archiv. Die auszubezahlenden Reisespesen (inkl. Verpflegungspauschalen, Diäten) werden vom System automatisch errechnet und an den Mitarbeiter ausbezahlt.

Weiters können aus den eingegebenen Km-Geld Belegen (und dem daraus zugeordneten PKW Kennzeichen) eine eigene Fahrtenbuch-Abrechnung der gefahrenen Kilometer erstellt werden.

Mit einer Reisemappe können mehrere Reisen (über einen selbst definierten Zeitraum) gesammelt eingegeben bzw. genehmigt werden. Die Reisemappe ermöglicht eine einfache und schnelle Erfassung und eine Sammelgenehmigung für mehrere Abrechnungen. Bei der Reisemappe muss die Reise nicht eigens beantragt und genehmigt werden. Es wird lediglich die Reiseabrechnung genehmigt.

Automatische Erstellung einer Zeitkorrektur

Bei einer genehmigten Dienstreise wird im Zeiterfassungssystem automatisch eine Zeitkorrektur mit dem entsprechenden Fehlgrund erstellt. Es ist möglich bestimmten Reisetypen definierte Fehlgründe (Deinstreise, Schulung, Reisezeit, etc.) zuzuordnen. Die Fehlzeit wird im Kalender / Gruppenkalender / Journal eingetragen.

Übersicht (Archiv) über erfolgte Dienstreisen

Die abgeschlossenen Dienstreisen, d.h. jene, welche den gesamten Prozess durchlaufen haben

Auswertungen

Unterschiedliche Auswertungen, wie z.B. eine Übersicht über die eigenen Dienstreisen, oder die Dienstreisen von Mitarbeitern sorgen für Transparenz.
Die abgeschlossenen Dienstreisen können aus dem Archiv aufgerufen und entsprechend der Parametrierung aufgestellt werden.

Eigene Dienstreisen
Dienstreisen von Mitarbeitern

Schnittstellen (Gehalt, Zeiterfassung)

Anbindung an das Lohn/Gehaltssystem

5 Modul Groupware

Das Groupware-Modul stellt eine Erweiterung für das Time & Attendance Modul dar.
Da das Zeit- und Terminmanagement oft von unterschiedlichen Planungsmedien beeinflusst wird (z.B. Urlaub wird in der Zeiterfassung geplant, eine Dienstreise im Dienstreisemanagement oder ein Mitarbeiter per Planungsmodul ein spezieller Dienst zugeordnet), ermöglicht das Webdesk EWP Groupware Modul eine Synchronisation dieser Terminarten in den Groupware-Kalender. Der persönliche Terminkalender der Mitarbeiter ist somit automatisch immer aktuell und muss nicht manuell durch den Mitarbeiter im Groupware-System gewartet werden.

Ein weiterer Vorteil ist, die Integration der Groupware-Termin in die Webdesk-Kalenderansichten: Somit haben die Mitarbeiter in den persönlichen Kalenderansichten im Webdesk oder in den Gruppenkalenderansichten auch die notwendige Information aus den Groupware-Kalendern. Für Unternehmen die Wert auf einen informativen und vollständigen Gruppenkalender legen, ist das Webdesk Groupware Modul eine effiziente Möglichkeit per Web diese Anforderung zeitgemäß abzubilden.

Das Webdesk EWP Groupware-Modul kann z.B. in Telefonzentralen eingesetzt werden, um das Anwesenheitstableau um die Free/Busy Informationen aus dem Groupware-System anzureichern. Somit kann ein Mitarbeiter aus der Telefonzentrale in kürzester Zeit eine qualifizierte Aussage geben ob und wann ein bestimmter Mitarbeiter wieder verfügbar ist. Dieses Feature ist natürlich nicht nur für die Telefonzentrale sinnvoll, sondern auch für das gesamte Unternehmen. Je nach Unternehmenspolitik kann nur die Free/Busy Information angezeigt werden oder es ist der Direktzugriff auf die Termindetails aktiviert.

Das Modul GW-Service (GW = Groupware) stellt eine Schnittstelle zwischen dem Webdesk und einem bestimmten Groupwareservice zur Verfügung. Derzeit wird die Anbindung an Lotus Notes/Domino und Microsoft Exchange unterstützt. In weiterer Folge könnten weitere Anbindungen (z. B. Novell Groupwise) programmiert werden.

Unabhängig davon, welche Implementierung gewählt wird, stehen dieselben Funktionen zur Verfügung, wie z. B.:

Anzeige von Kalendereinträgen im Jahreskalender (persönlicher Kalender)
Anzeige von Kalendereinträgen im Gruppenkalender
Anzeige von Kalendereinträgen im Anwesenheitstableau
Abgleich von Abwesenheiten aus dem Zeitwirtschaftssystem mit dem Groupware-System (mittels Job)
Anzeige von Kalendereinträgen im Org-Kalender (z.B. Globalkalender bei Management-Ansichten)

Bestimmte Parameter im Modul Zeitwirtschaft funktionieren erst, wenn das GW-Modul eingesetzt ist, wie z.B. die Freebusy Anzeige.

5.1 GW-Zugriff

Aktivieren der Webdesk-Aktionen für einen GW-Zugriff:

Jene Aktionen, in welchen ein Zugriff auf einen Groupwareserver erfolgen soll, müssen initial freigeschalten werden:

z. B. in "ta_getCalendar"

Zuordnung von "Webdesk-Personen" zu "Groupware-Personen"

Um für den jeweiligen Webdesk-User die korrekte Mailbox bzw. das korrekte Mailfile ermitteln zu können ist im Webdesk-Personendokument, unter "Benutzername" (Datenbankfeldname "userName"), der "Key" anzugeben. Dieser Key muß mit einem User im Groupware-System zusammenfinden (Bsp. bei exchange wäre dies der NT-Username).

Für welche Personen eine GW-Anbindung (nicht) zur Verfügung gestellt werden soll, ist in folgenden Systemparametern anzugeben:

groupsToCheck: hier können die Gruppen angegeben werden, die in die GW-Abfragen miteinbezogen werden sollen( Pluszeichen vor der Gruppe = die untergeordneter Gruppen werden miteinbezogen, zB. +Personal; * = alle Gruppen werden miteinbezogen)
personsNotToCheck: dieser Parameter gibt an, welche Personen nicht in die GW-Abfragen einbezogen werden sollen (Benutzernamen angeben)

Die Ermittlung der für die Kommunikation erforderlichen User-Daten (Homeserver, Mailbox/filename etc.) erfolgt bei MS-Exchange ausschliesslich über LDAP, und bei der Lotus-Domino-Variante entweder über LDAP oder über das ohnehin benötigte Webservice (Festlegung über Systemparameter - siehe weiter unten).

Die initial ermittelten Verbindungsdaten werden bis zum Webserver-Restart im Cache gehalten (ehCache-Parameter diskPersistance = false).

Ändert sich die Zuordnung einer Person im Webdesk und/oder im Groupware-System kann der Cache auf folgende Arten zurückgesetzt werden:

Neustart des Webedesk-Servers
Aufruf der Funktion "Groupware Cache leeren" unter "erweiterte Funktionen"

5.2 GW-System - Fehlgründe

Abgleich von Fehlgründen mit dem Groupware-System

Um in den Groupware-Kalendern die Fehlzeiten aus dem Webdesk angezeigt zu bekommen sind folgende Jobs zu konfigurieren:

SyncCalendarDates: dieser Job tragt die im Webdesk EWP eingetragenen Fehlzeiten in das Groupware- System ein

Ferner sind folgende Systemparameter einzustellen:

monthsToCheckInPast: 0 - 12 oder älter;
Parameter steuert, welches Zeitintervall in die Vergangenheit, die Fehlgründe aus dem Zeitwirtschaftssystem in das Groupware-System synchronisiert werden
monthsToCheckInFuture: 1 - 12 oder weiter in der Zukunft;
Parameter steuert, welches Zeitintervall in die Zukunft, die Fehlgründe aus dem Zeitwirtschaftssystem in das Groupware-System synchronisiert werden
descPrefix:
Terminname > der Terminname wird um das Präfix (wd_ ), welcher vor den Fehlgrund gesetzt wird, ergänzt.
allowedEntriesPostfix:
Terminname wird um das Postfix "genehmigt" ergänzt. Dieser Parameter dient der Unterscheidung von genehmigten und ungenehmigten Fehlgründen.
notAllowedEntriesPostfix:
Terminnahme wird um das Postfix "ungenehmigt" ergänzt, z.B. wd_Urlaub_ungenehmigt
absenceReasonsToSync:
1, 2, 3 usw. Fehlgrundnummern aus dem Zeitwirtschaftssystem, welche synchronisiert werden sollen
syncType:
0 oder 1; 0 = genehmigte und ungenehmigte Fehlzeiten werden abgeglichen, 1 = nur genehmigte Fehlzeiten werden abgeglichen

nur für Exchange:

busyStatus:
Dieser Parameter steuert, mit welchem Status GW- Termine im Outlook- Kalender angezeigt werden (im Feld "anzeigen als" ersichtlich).
verfügbare Einstellungen:

BUSY: Termine werden mit Status "Gebucht" angezeigt
OOF: Termine werden mit Status "Abwesend" angezeigt
TENTATIVE: Termine werden mit Status "mit Vorbehalt" angezeigt
FREE: Termine werden mit Status "Frei" angezeigt

weitere Informationen finden Sie unter: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms991302(EXCHG.65).aspx

5.3 Jobs im Groupware-Modul

Jobs dienen als periodisch laufende Hilfsprogramme der Synchronisation und Bearbeitung von Daten.
Sie sind mannigfaltig einsetzbar, und ermöglichen beispielsweise die Erstellung von Gruppen anhand bestimmter Kriterien, die Synchronisation von Abteilungs- und Personendaten aus dem Zeitwirtschaftssystem oder die Synchronisation von Kalenderdaten aus dem Groupware-System.
Weiters können mit Hilfe bestimmter Jobs definierte Unregelmäßigkeiten im Zeitwirtschaftssystem gefiltert werden, woraufhin bestimmte Anträge automatisch generiert und an die Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden

Folgende Jobs sind für das Groupware-Modul relevant:

Sync Calendar Dates
Dieser Job synchronisiert Fehlzeiten aus der IF6020 mit dem Groupware-System
Delete Calendar Dates
Dieser job hat die Aufgabe, alle Kalendereinträge aus dem Groupware-System zu löschen, welche mit dem Job "Sync Calendar Dates" generiert wurden.

Die Jobs können automatisch, mit Hilfe eines sogenannten Triggers gestartet werden. Mit dem Trigger wird ein Zeitplan erstellt, so dass die Jobs beliebig gestartet werden können (stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich, ...). Die Einstellung kann auf den Tag, Stunde und Minute genau konfiguriert werdn.
Bei Bedarf können die Jobs auch jederzeit manuell gestartet werden.
Weiters können die Jobs einen aktiven oder inaktiven Status haben. Bei einem aktiven Status werden die Jobs gemäß dem eingestellten Trigger gestartet. Sind diese jedoch inaktiv, können sie lediglich manuell gestartet werden. Der Status kann jederzeit geändert werden.

5.3.1 Job SyncCalendarDates

Mit dem Job Sync Calendar Dates werden Fehlzeiten aus der IF6020 mit dem Groupware-System synchronisiert.
Dies soll eine einheitliche Ausgabe aus verschiedenen Systemen (beispielsweise Outlook/Groupware-System und IF6020) ermöglichen.

Eine detaillierte Beschreibung zu den Job-Parametern finden Sie im Kapitel Jobs.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten für die Synchronisation der Fehlzeiten können über den Menüpunkt Setup / Bean Properties (Systemparameter/ Modul gw GWCalendarService) gesteuert werden.

Hier vorgenommene Änderungen haben direkten Einfluss auf die Funktionsweise des Webdesk, sollten daher mit Vorsicht durchgeführt werden.

5.3.2 Job DeleteCalendarDates

Der Job Delete Calendar Dates hat die Aufgabe, alle Kalendereinträge aus dem Groupware-System zu löschen, welche mit dem Job "Sync Calendar Dates" generiert wurden.

Eine detaillierte Beschreibung zu den allgemeinen Job-Parametern (Trigger, Mailversand) finden Sie im Kapitel Jobs.

5.4 Systemparameter GW

Referenz der relevanten Systemparameter für das GW-Modul

Modul	Bean	Eigenschaft	Erklärung	mögliche Wert(e)
gw	GwADLdapClient	cutDomain		true/false
gw	GwADLdapClient	ldapBaseDn		o=zeit
gw	GwADLdapClient	ldapFieldNameHomeServer		mailserver
gw	GwADLdapClient	ldapFieldNameMailAddress		mail
gw		ldapFieldNameMailboxName		mailfile
gw		ldapFieldNamePrincipalName		cn
gw	GwADLdapClient	ldapPassword		*********
gw	GwADLdapClient	ldapProviderUrl		ldap://testserver
gw	GwADLdapClient	ldapSearchQuery		(&(objectclass=person)(uid={0}))
gw	GwADLdapClient	ldapSearchSubTree		true/false
gw	GwADLdapClient	ldapUser		sadmin
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	absenceReasonsToSync	ins Kalendersystem zu synchronisierende Fehlgründe	1
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	allowedEntriesPostfix	Postfix der Anzeigt, dass synchronisierter Termin genehmigt war	(allowed)
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	alternateFreeBusyServer
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	busyStatus		BUSY
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	descPrefix	Präfix, der Termine aus Webdesk in GW-Systemen kennzeichnet	wd_
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	groupsToCheck	Gruppen, in denen GW-Termine geprüft und synchronisiert werden
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	monthsToCheckInFuture	Zeitspanne in die Zukunft, in der der Job "syncCalendarDates" prüft	2
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	monthsToCheckInPast	Zeitspanne in die Vergangenheit, in der der Job "syncCalendarDates" prüft	2
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	notAllowedEntriesPostfix	Postfix der Anzeigt, dass synchronisierter Termin ungenehmigt war	(not allowed)
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	personsNotToCheck	Personen die keine GW-Synchronisation erhalten sollen	dek (Userkürzel)
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	syncType	Parameter zur Steuerung welche Anträge synchronisiert werden sollen	0 (genehmigte und ungenehmigte Anträge)/1 (nur genehmigte Anträge)
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	useSpecialMapiProperties		true/false
gw	GwCalendarServiceExchangeImpl	wfFlag	Parameter zur Identifizierung von Terminen, die von Webdesk ins GW-System synchronisiert wurden	Webdesk3
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	absenceReasonsToSync		1
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	allowedEntriesPostfix		(allowed)
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	busyStatus		BUSY
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	descPrefix		wd_
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	disableChunkedEncoding		true/false
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	groupsToCheck
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	monthsToCheckInFuture		4
1gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	monthsToCheckInPast		1
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	notAllowedEntriesPostfix		(not allowed)
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	ntlmDomain
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	ntlmDomainController
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	personsNotToCheck		dek (Userkürzel)
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	recreateServiceStubOnEveryCall		true/false
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	syncType		0
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	useNtlmAuthenticationScheme		true/false
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	useOnlyBasicAuthenticationScheme		true/false
gw	GwCalendarServiceExchangeWSImpl	wfFlag		Webdesk3
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	absenceReasonsToSync		1
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	allowedEntriesPostfix		(allowed)
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	deliverAllAppointmentTypes		true/false
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	descPrefix		wd_
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	freeBusyServerParams	Anzeige in "Kategorie" eines synchronisierten Termins in Outlook	OOF/BUSY/TENETIVE/FREE
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	groupsToCheck
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	monthsToCheckInFuture		4
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	monthsToCheckInPast		1
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	notAllowedEntriesPostfix		(not allowed)
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	personsNotToCheck		dek (Userkürzel)
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	secondsToLiveDominoFreeBusyCache	Dauer bis der Free/busy Cache zwischen Abfragen erneuert wird	900
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	syncType		0
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	userdataLocation		Domino
gw	GwCalendarServiceNotesImpl	wfFlag		Webdesk3
gw	GwOptions	generalPassword		*****
gw	GwOptions	generalUser
gw	GwRefreshableCalendarServiceTargetSource	beanId		GwCalendarServiceExchangeWSImpl
gw	GwRefreshableCalendarServiceTargetSource	defaultBeanId		GwCalendarServiceExchangeWSImpl
gw	GwRefreshableCalendarServiceTargetSource	generalInterface		at.workflow.webdesk.gw.GwCalendarService

6 Modul Planung

Mit dem Planungs-Modul (oder auch RS - Rescheduling) wird die Planung von Mitarbeitern in die Zukunft vereinfacht. Das Modul ermöglicht die Zuordnung zu frei definierbaren Planungskategorien, wie z.B. die Springertätigkeit, Arbeitsplatzzuordnung etc. (die Springer-Mitarbeiter werden in losen Gruppen zusammengefasst). Weiters sind mehrere Planungssätze pro Mitarbeiter und Tag möglich , sowie eine alternative Zuordnung von Tages- und Wochenprogrammen für saisonale Planung (Umsetzung erfolgt demnächst).

Die Planungsansichten sind konfigurierbar, der Workflow-Verlauf und die Vergabe von Einsichtsberechtigungen werden wie gewohnt gehandhabt. Zusätzlich wird eine komfortable Erfassung von Serien (z.B. jeden Montag, ...), eine eigene Umplanungsansicht für Mitarbeiter ermöglicht.
Informationen über Umplanung können per Mail generiert werden, sowie über einen Workflow Antrag (Sichten) oder per Kalendereintrag. Die Umplanung wird mit einem Groupware-Kalendereintrag im Kalender oder Gruppenkalender angezeigt (als Termin und/oder Reminder).

Das Planungs-Modul funktioniert unabhängig von Zeiterfassungsprogrammen über eine Webdesk Datenbank. Eine Anbindung an ein Zeiterfassungssystem (z.B. IF6020) wäre jedoch optional angezeigt, um Informationen aus diesem System anzuzeigen.

6.1 Allgemeines

Abhängigkeiten zu anderen Webdesk-Modulen

Es bestehen folgende Abhängigkeiten zu anderen Webdesk-Modulen:

po (Kern)
ta (optional, um IF6020 Informationen anzuzeigen)
gw (optional, um Werte aus dem Groupwaresystem anzuzeigen)
wf (um Informationen über umgeplante Werte als Eintrag in der Aufgabenliste anzuzeigen und um ungenehmigte Fehlzeiten abzufragen.

Enthaltene Aktionen

showRsTypes

Liste der verfügbaren Planungsobjekte

editRsType

Bearbeitungsaktion für einzelnes Planungsobjekt

showReschedulings

reine Anzeigeaktion für den einzelnen Mitarbeiter, die alle aktuell umgeplanten Einträge des Mitarbeiters für die gewählte Zeitspanne enthält

doRescheduling (Planungsaktion) -

Aktion ist konfigurierbar; es sollte auf jeden Fall eine Konfiguration verwendet werden (Full-System Administrator kann diese Aktion nicht ausführen, da dieser keine Zugehörigkeit zu einem Mandanten hat

Benötigte Berechtigungen

Neben den o. g. Aktionen sind für Mitarbeiter, die Umplanungseinträge erstellen können sollen, noch Berechtigungen für folgende Aktonen zu erteilen:

showGroups (Anzeige Liste der Gruppen)
showPersons (Anzeige Liste der Personen)

Diese Berechtigungen werden benötigt, um in der Planung Personen auszuwählen bzw. bei der Anlage von Planungsobjekten Gruppen auswählen zu können.

Prozessdefinition

Um die Verständigung über Umplanungen per Workflow-Eintrag zu ermöglichen wird folgender Prozess benötigt: Umplanung.xpdl
Der Name des Prozesses muss "Umplanungshinweis" lauten.

Job - Beispiel für Konfiguration mit Mailverständigung

ToDo

Job - Beispiel für Konfiguration per Workflow-Eintrag

ToDo

Job - Beispiel für Konfiguration mit Eintrag ins Groupwaresystem

ToDo

Hinweis zur Einbeziehung des Groupwaresystems: Für die Generierung von Remindern ist auf der Notes-Seite die GwService-Version 1.7 erforderlich (noch nicht freigegeben) und für Exchange die Webdesk-Version 3.2.2. Der Systemparameter "groupsToCheck" greift hier nicht.

6.2 Jobs

Im Planungs-Modul werden folgende Jobs verwendet:

createRsTypeObjectsBasedOnGroups
(konfigurierbar): kann initial RsPlanungs-Objekte anlegen (Basis sind hierarchische und/oder nicht hierarchische Gruppen). In der Konfiguration kann zus. zur Auswahl der Gruppen auch noch die Kategoriebezeichnung angegeben werden (z. B. "Springerdienst").
informAboutReschedulings
(konfigurierbar): ermöglicht die aktive Verständigung von umgeplanten Mitarbeitern per Mail oder per Workflow-Eintrag oder per GW-Remindereintrag

6.2.1 Job Inform about Reschedulings

Dieser Job ermöglicht die aktive Verständigung von umgeplanten Mitarbeitern.
Die Verständigung kann per Mail, per Workflow-Eintrag oder per Kalendereintrag erfolgen.

Jobkonfiguration

Verständigen per

per Mail
per Workflow (Antrag zum Sichten)
Kalendereintrag vom Typ Reminder > belegt keine Zeit im Kalender
Kalendereintrag vom Typ Termin > belegt die verplante Zeit

Absenderkennung
Betreff
Ausprägung Inhalt Umplanungsänderungen

Standard > nue Neuanlagen, Änderungen und Löschungen werden ausgelistet
Erweitert > alle Umplanungen innerhalb der zeitspanne werden ausgelistet

URL zur Aktion "Show Reschedulings"
URL zur Aktion "Do Reschedulings"
Zeitspanne Start: heute + Tage
Zeitspanne Ende: heute + Tage
Personeneinschränkung

alle Personen verständigen, für die Umplanungen vorliegen
nur folgende Personen verständigen, falls Umplanugen vorliegen
alle Personen, außer folgende verständigen, falls Umplanungen vorliegen
Markieren der ausgewählten Personen für die Personeneinschränkung
Person > Auswahl der Personen für die Personeneinschränkung

6.2.2 Job Create RsType Objects Based on Groups

Dieser konfigurierbare Job kann initial RsPlanungs-Objekte anlegen.
Basis sind hierarchische und/oder nicht hierarchische Gruppen. In der Konfiguration kann zusätzlich zur Auswahl der Gruppen auch noch die Kategoriebezeichnung angegeben werden (z. B. "Springerdienst").

Jobkonfiguration

Mandant
Umplanungsstruktur

Organisation
Tagesprogramm

Titel
Sie können Platzhalter $shortName für Kurzname und $longName für Name benutzen
Basisgruppen-Type

alle zur Zeit aktiven Gruppen
nur hierarchisch aktive Gruppen
nur lose aktiven Gruppen

6.3 Systemparameter RS

Referenz der relevanten Systemparameter für das RS-Modul

Modul	Bean	Eigenschaft
rs	RsWfBroker	procDefId
rs	RsWfBroker	processVariableMapping
rs	RsWfBroker	typeStructureProcessDefMapping

6.4 Konnektoren im Umplanungsmodul

Der RS Planning Connector liest und schreibt Planungsobjekte.

Beispiel für die Konfiguration eines RS Planning Konnektors

Der RS Planning Konnektor kann nach Umplanungsstruktur (Tagesprogramme oder Organisationseinheiten) und für bestimmte Personen, Gruppen oder Mandanten konfiguriert werden.

6.5 Praktische Beispiele RS

TODO

7 Modul Reporting

Mit Webdesk EWP Reporting können Sie mit Eclipse BIRT Reportdefinitionen erstellen, diese auf den Server hochladen und mittels der Webdesk Berechtigungsverwaltung für beliebige Webdesk User freischalten. Durch die Integration der Webdesk Einsichtsberechtigung ist auch die Frage "Welche Personendaten darf ich sehen?" einfach und transparent beantwortet.

Die Reports können periodisch erstellt und automatisch und proaktiv an die entsprechenden Rolleninhaber vresendet werden.

Reporting mit Opensource Kern

Aus bestehenden HR Systemen können Daten aus verschiedenen Quellen miteinander verknüpft, tabellarisch und/oder graphisch dargestellt und mittels Web-Technologie rollenbasiert an Ihre Mitarbeiter bzw. Führungskräfte verteilt werden. Eclipse BIRT unterstützt die Integration von verschiedensten Datenquellen (Datenbanken, Textdateien, Excel und auch XML-Dateien) und Auswertung dieser zu aussagekräftigen Reports, die wahlweise in HTML, Excel, Word oder PDF ausgegeben werden können. Damit wird die Erstellung von Personalkennzahlen unter Einbeziehung verschiedener bestehender HR Systeme wesentlich erleichtert.

Integration mit Rollenkonzept und Einsichtsberechtigungen von Webdesk

Die Ausführung der über Eclipse BIRT definierten Reportdefinitionen erfolgt im Einklang mit dem Berechtigungskonzept von Webdesk EWP. Zum einen kann definiert werden, wer einen bestimmten Report ausführen darf (Mitarbeiter, Gruppe, Rolle, Mandant). Zum anderen kann auch festgelegt werden, welche Personen bzw. Gruppen vom User abgefragt werden können. Die Übergabe der auszuwertenden Objekte ist dabei flexibel definierbar.

Aufbau eines HR Datawarehouses

Nicht immer sind alle bestehenden HR Systeme online so integrierbar, dass man direkt mit der Reporting-Engine zugreifen kann. In diesem Fall ist der einzige Ausweg, eine eigene Datenbank aufzubauen, die periodisch mit den Daten aus den Drittsystemen befüllt wird, um so eine Basis für performante Auswertungen über das Reporting-Tool zu bilden. Das Webdesk EWP Connector Framework unterstützt dabei mit seinen unterschiedlichen Connectoren und der Möglichkeit Daten von unterschiedlichen Quellen miteinander zu synchronisieren, ohne dabei Programmieren zu müssen. Die entsprechenden Definitionen können über den Webdesk Administrator definiert und über das Webdesk Job Framework periodisch ausgeführt werden!

7.1 Systemparameter RP

Referenz der relevanten Systemparameter für das RS-Modul

Modul	Bean	Eigenschaft	mögliche Wert(e)
rp	BirtEngineFactory	cleanDaily	true/false
rp	RpReportDefinitionServiceDecorator	showDeleteButLastButton	true/false
rp	RpReportDefinitionServiceDecorator	showDeleteButton	true/false
rp	RpReportDefinitionServiceDecorator	showDownloadButton	true/false

Name	Beschreibung
absenceCode	Fehlgrund
absenceCodeDateFrom	Von
absenceCodeDateTo	Bis
freeBusyInfo	Freie / Gebuchte Zeiten
lastBookingTime	Letzte Buchung
name	Name
status	Status
statusAbsenceCode	Status Fehlgrund
taId	ZEF Stammsatznummer
terminal	Terminal
terminalLocation	Terminalstandort
orgUnit	Abteilung
region	Region
stabt	Stammkostenabteilung
stakoart	Stammkostenart
stakost	Stammkostenstelle
stanzart	Anzeigenart

Name	Beschreibung
employeeID	Personalnr.
firstName	Vorname
lastName	Nachname
orgUnit	Abteilung
region	Region
stabt	Abteilung
stakost	Kostenstelle
...	...