Webdesk EWP_ Schulungsunterlagen
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Webdesk EWP_ Schulungsunterlagen

Table of Contents

1 Installation

1.1 Allgemeines

Dieser Abschnitt ist eine kochrezeptartige Anleitung um ein Webdesk System von Grund auf zu installieren. Die beschriebenen Schritte sind als Beispiele zu sehen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für eine vollständige Referenz verweisen wir in diesem Fall auf das Administrationshandbuch.

Zielgruppe dieses Abschnitts sind also vor allem Administratoren und Implementierer.

1.2 Voraussetzungen für Installation

Organisatorisches

Systemkomponenten

notwendige Infrastruktur

Hardware

Mindestanforderung

Vorbereitungen

Lizenzfiles

Datenbanken

MySQL

1.3 Installation

Setup

1.3.1 Auswahl des Installationspakets

Auswahl Installation: Interflex 6020 Connector wird installiert

1.3.2 Auswahl Installationsart

1.3.3 Auswahl Lizenzfile

Die Lizenzfiles beinhalten Informationen, welche Module für den Kunden freigeschalten werden.

Hier wird auch die maximale Anzahl der Benutzer definiert.

1.3.4 Auswahl DB-Server vs. integrierte DB für Webdesk

Die integrierte Datenbank ist nur für Demozwecke geeignet. Die Daten werden hierbei im Hauptspeicher gehalten.

1.3.5 DB-Eigenschaften für Webdesk

Installation wird nun durchgeführt. Die Datenbank-Tabellen werden auf dem Server angelegt 

1.3.6 Auswahl DB-Server vs. integrierte DB für Shark

Die Auswahl der Datenbankserver wird analog der Auswahl des Datenbank-Servers vorgenommen.

1.3.7 DB-Eigenschaften für Shark

1.3.8 Auswahl der Authentifizierungsmethode

Wahl der Authentifizierungsmethode:

1.3.9 Abschluss Webdesk Installation

Ende der Installation

1.3.10 Start Installation TA-Connector

1.3.11 Auswahl Zielverzeichnis

1.3.12 Abschluss Ta-Connector Installation

1.3.13 Installation erfolgreich

Die Installation ist nun abgeschlossen

2 Parametrierung des Webdesk

2.1 Erstkonfiguration

Bei den mit einem Stern gekennzeichneten Feldern, handelt es sich um Pflichtfelder! 

2.2 Mandant anlegen

Ein Mandant stellt eine Firma dar. In einem großen Konzern können auch mehrere Mandanten vorkommen. Dies gewährleistet eine klare Trennung innerhalb der Struktur (z.B. Berechtigungsstruktur).

2.3 Einstellung Standardsprache

Einstellung der Standardsprache erfolgt:

Wird beim Setup keine Standardsprache definiert, so wird atomatisch die erste erstellte Sprache als Standardsprache definiert.

2.4 Organisationsstruktur

Die Organisationsstruktur stellt eine Einteilung des Mandanten (Unternehmens) in Abteilungen bzw. Gruppen dar.

2.5 Synchronisation einrichten

Ein Connector dient im Normalfall zum Abgleich bzw. Synchronisation zweier "Seiten" (Quell- bzw. Zielconnector). Damit können z.B. Personen- und Abteilungsdaten aus dem System IF6020 importiert werden.

Connectoren

Quellname und Zielname dürfen nicht doppelt vorkommen!

Gruppen Connector

Personen Connector

Der Personenconnector wird ähnlich dem Gruppenconnector eingerichtet.

Folgende Felder müssen per Synchronisation befüllt werden:

Job anlegen

Damit die Synchronisation durchgeführt werden kann, muß ein neuer Job eingerichtet werden:

 

2.6 Gruppen

Nachdem die Synchronisation der Gruppen gelaufen ist, sollte man prüfen, ob alle Gruppen vorhanden sind.

 

2.7 Personen

Nachdem die Synchronisation der Personen gelaufen ist, sollte man prüfen, ob alle Personen vorhanden sind.

 

2.8 Organigramm

Das Organigramm bietet eine graphische Übersicht über die Unternehmensstrukturierung (Hierarchie).
Zuerst Menüpunkt Organisationsstruktur anklicken > oberste Gruppe soll hier festgelegt werden (CheckBox aktivieren, Speichern)

Rosafarbene Gruppen werden im Organigramm nicht angezeigt, diese können im Webdesk nicht vom Benutzer abgefragt werden.

Diese können nun unter die oberste Gruppe in der gewünschten Reihenfolge (entsprechend der Unternehmenshierarchie) verschoben werden:

 

2.9 Definition von Rollen für das Unternehmen

Die Rolle beschreibt die Funktion, die eine Gruppe oder ein Individuum in einem Unternehmen erfüllt. Verschiedene Benutzerrollen bieten die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Bereiche und Funktionen einzuschränken oder zu erweitern.

Für jeden Rolleninhaber wird ein Kompetenzziel zugeordnet

Mit dem Kompetenzziel wird bestimmt, für wen der Rolleninhaber verantwortlich ist. Eine gleichzeitige Zuordnung von mehreren Kompetenzzielen ist ebenfalls möglich (z.B. Kompetenzziel Gruppe > eine ganze Gruppe wird zugerodnet und Kompetenzziel Person > eine einzelne Person aus einer anderen Gruppe wird zugeordnet).

 

Neue Rolle anlegen

Rolleninhaber festlegen

Reiter Personen

Hier werden bestimmte Personen für diese Rolle hinterlegt

 
Reiter Gruppen

Bestimmte Gruppe(n) wird(werden) für die Rolle hinterlegt.

Die Festlegung der Rolleninhaber kann auch über den Menüpunkt Stammdaten > Personen vorgenommen werden.

 

2.10 Prozesse

Prozesse dienen der Abbildung von Abläufen im Unternehmens-Workflow.

Folgende Formulartypen können eingerichtet werden:

Neue Prozessdefinition - Allgemeine Einstellungen

Bei vielen Prozessen werden folgende Einstellungen gleich parametriert. Diejenigen, die von Prozess zu Prozess variieren werden bei den jeweiligen Formulartypen separat beschrieben.

Reiter Workflowschritte (Bestimmung des Prozessverlaufes)

Reiter Kontextmenü - Link auf Kalender und Journal

Dieser Parameter ermöglicht Erstellung eines Kontextmenüs pro Prozess, welcher dann in Workflow-Liste erscheint > ermöglicht kontextbezogenes Springen auf andere Aktion(en).

Reiter Mail

Reiter Hilfe 






Beispiel für Formulartyp Kontokorrektur





Erstellung eines Prozesses, mit dem eine Kontokorrektur abgebildet werden
kann.














Reiter Einstellungen








Verknüpfung der Prozesse mit den Aktionen




Neu angelegte Prozesse müssen mit Aktionen verknüpft werden, damit sie in den
Menübaum eingepflegt werden können.








Reiter Einstellungen









Reiter Berechtigungen









Reiter Textmodule








Anschließend "Speichern" oder "Speichern & Schließen", danach kann die
Aktion beim Menübaum zugeordnet werden. Hierzu siehe Menüpunkt Aktionen /
Konfigurationen.




 




2.11 Aktionen / Konfigurationen / Filter




Bei den Aktionen wird unterschieden zwischen:





Konfigurierbare Aktionen - unterschiedliche Abwandlungen
derselben Aktion können erstellt werden (bei solchen Aktionen ist der Button
"Neue Konfiguration" vorhanden)





Nicht konfigurierbare Aktionen - keine Abwandlungen der
Aktion möglich.




Definition der Menüpunkte, welche konfiguriert werden sollen, wie
beispielsweise:







Konfigurationsbeispiel für das Monatsjournal




Von jeder konfigurierbaren Aktion (d.h. Aktionstyp = "Aktion") können
beliebig viele Konfigurationen abgeleitet werden. In einer konkreten
Konfiguration kann bestimmt werden, welche und wie viele Felder dem Benutzer
angezeigt werden.























Journalwerte: Jede Zeile in der Journal-Konfiguration
entspricht einer Spalte im Journal.







 





Zusammenfassung:








Andere Konfigurationsbeispiele finden Sie im Handbuch "Webdesk Manual
Admin".





Einpflegen einer Aktion in den Menübaum








Um eine in Verwendung befindliche Aktion (oder Konfiguration)
schnell zu finden kann man diese über den Menübaum aufrufen: Menübaum >
betreffende Aktion anklicken > rechter Mausklick "Aktion bearbeiten




Filter




Mit Hilfe der Filter kann man bei Konfigurationen der Aktion
"ta_getOrgJournal" diverse Filter setzen, z.B. wenn bei
unverplantem Urlaub mehr als x Tage offen (unverplant) sind, oder x Tage
Pflegeurlaub/ Krankenstand/ Fortbildung im Jahr genommen wurden.













2.11.1 Übersetzen von Konfigurationen




Um vorhandene Konfigurationen in eine andere Sprache zu
übersetzen:













Die gewünschte Konfiguration wird selektiert:













Im ersten Schritt müssen in der zu übersetzenden Konfiguration,
die Überschriften bzw. Elemente, welche durch einen Textbaustein ersetzt werden
sollen, durch einen technischen Key ersetzt werden. Hierbei ist
zu beachten, dass die Namenskonvention eingehalten wird: <Name der
Konfiguration>_<Nummer des Textbausteins> zB.: kurzjournal_journal01





Achtung: bei Konfigurationen für Statistiken sollte die
Übersetzung nicht mehr als 20 Zeichen enthalten.




Bei den neu angelegten Textbausteinen sollte die Checkbox  "Änderung bei
Versionswechsel" deaktiviert sein, da sonst die manuellen Ändrungen beim
nächsten Update mit den Standardwerten überschrieben werden.




Auf die gleiche Weise werden alle anderen Konfigurationen bearbeitet.




Sind die Textbausteine für die Konfigurationen kopiert und übersetzt:







2.12 Menübaum




Die Menüstruktur dient dazu, um einem Benutzer ein Set an
Menüleisten und dazu gehörigen Menüpunkten zur Verfügung zu stellen:




Im Menübaum sollten alle Menüpunkte definiert werden, die im Unternehmen
möglich sind. 















Achtung: leere Ordner werden nicht gespeichert,
es ist notwendig die dazugehörigen Aktionen vorher zu definieren.
























Achtung: Speichern nicht
vergessen, die angelegte Menüstruktur geht sonst verloren!













Menübaum anlegen






















Menübaum bearbeiten




Bei einem angelegten Menübaum können folgende Änderungen vorgenommen werden:








Menübaum Berechtigungen




Berechtigungen auf einzelne Menüpunkte können auf unterschiedliche Arten
belegt werden:







Optionale Menüpunkte





Switch





Diese Funktion ermöglicht bestimmten Benutzern,  die Abwicklung von Workflow
Prozessen, wie Anträge stellen, Aufträge bearbeiten, für andere Kollegen zu
übernehmen, indem sie den Benutzer umswitchen.








Passwort ändern





Nicht relevant wenn als Authentifizierungsmethode Single Sign On
per IIS oder LDAP gewählt wurde, da in diesem Fall die Benutzerpasswörter nicht
in der Applikation webdesk EWP verwaltet werden!




Das Passwort wird durch die Synchronisation der Personen z.B. mit dem Feld
"stpinfo66" (Benutzername) hinterlegt. Jeder Benutzer muss in diesem Fall nach
der ersten Anmeldung sein Passwort ändern, deshalb muss der Menüpunkt Passwort
ändern im Menübaum vorhanden sein.







Einstellungen (persönliches Setup)







 




2.13 Überprüfen der Funktionalität




Für den Funktionalitätscheck:








Testphase mit eigens definierter Personengruppe (es sollten
möglichst alle Rollen enthalten sein):







3 Grundsätzliche Prinzipien




Zielgruppe dieses Abschnitts sind:







und alle anderen Personen, die tiefergehendes Wissen über das Produkt Webdesk
EWP benötigen. Hier werden die Grundsätze des Systems und der dahinterliegenden
organisatorischen Prozesse beschrieben.




Es ist ausdrücklich erwünscht konstruktive Kommentare zu dieser Dokumentation
abzugeben, da diese die Qualität der Dokumentation wesentlich positiv
beeinflussen: support@workflow.at




3.1 Konfigurierbare Formulare




Sollte der Bedarf für eine neue Konfiguration eines bestehenden Formulars
gegeben sein, so kann diese ohne größeren Aufwand erstellt werden. Dies wäre
beispielsweise der Fall, wenn bei bestimmten Gruppen einige Fehlgründe
zusätzlich angelegt werden müssen, oder bei anderen Gruppen die Ausgabe der
Stamm/Konten-Maske zusätzliche Daten  enthalten soll. Hier kann eine neue
Konfiguration des Formulars erstellt werden, die nur eine oder einige Gruppen
betrifft.













Im Reiter Konfigurationen sind alle bisher zu dieser Aktion erstellen
Konfigurationen aufgelistet und können direkt aufgerufen werden.




Konfigurationsbeispiele finden Sie im Teil Parametrierung des
Webdesk > Aktionen / Konfigurationen. 





Weitere Informationen finden Sie ebenfalls im Administrations-Handbuch.




 




3.2 Management-Listen




Die Management - Listen beinhalten individuell
parametrierbare Listen, Übersichten und Filter für das Management, die
Personalabteilung, Abteilungsleiter, etc.  Sie bieten einen Überblick über
diverse Kontenstände, Salden, ...




Beispiele:







Die meisten Listen und Übersichten werden von der Aktion
ta_getOrgJournal bzw. ta_getStatistic
abgeleitet, sind also Konfigurationen dieser Aktionen.




Beispiel für die Konfiguration einer Überstunden-Auszahlungsliste (Liste der
Umbuchungsprozesse) für den Vorgesetzten:







Die Aktionsberechtigung wird im Reiter Berechtigungen
festgelegt:








Konfigurationsdetails bearbeiten:









Einrichten entsprechender Jobs





Damit die Aktion ordnungsgemäß durchgeführt werden kann empfiehlt sich die
Einrichtung folgender Jobs:







Die Beschreibung, wie man diese Jobs einrichtet finden Sie unter dem
Menüpunkt Einstellungen à Jobs




3.2.1 Konfigurationsbeispiel für eine neue Liste




Neue Konfiguration für eine Kontenliste (Statistik)
















 





Konfigurationsdetails bearbeiten









Menüeintrag erzeugen











 







 





Ansicht Kontenliste











 




3.3 Gestaltung des Prozessverlaufes mit Prozess-Editor




Bestimmung des Prozessverlaufes




Normale Prozesse werden mit der Prozessdefinition dargestellt. Die Bestimmung
des Prozessverlaufes erfolgt mit dem Prozessdesigner innerhalb des Webdesk EWP.








Bei komplexen Prozessen, die sich nicht mit dem Prozessdesigner innerhalb des
Webdesk darstellen lassen, kann man den Prozessverlauf mit Hilfe des
Prozess-Editors visualisieren. Hiermit kann man Prozessdefinitionen für komplexe
Anträge, wie z.B. einen Investitionsantrag o.ä. erstellen.










Dieses Abbildungsbeispiel zeigt einen Prozessverlauf, der von 3 Rollen
bestimmt wird:




Rolle Prozessautor, Rolle Manager, Rolle System.




Anzahl der involvierten Rollen, Verlauf des Prozesses können individuell und
bedarfsorientiert eingestellt werden.




 




Prozess-Editor




Hier wird ein Java-Programm vom Server heruntergeladen. Mit diesem Programm
können Prozesse erstellt (Workflow-Verlauf bestimmt), geladen und weit über die
Möglichkeiten der webbasierten Prozessdefinition bearbeitet werden.





Wie startet man den Editor?























Nach Öffnen der Prozessdefinition können nun Änderungen vorgenommen werden:








 










Hinweis: Wir empfehlen die aktuellste Java-Version zu verwenden
(www.java.com/de/download).




 




3.4 Berechtigungsarten





Was ist eine Aktionsberechtigung?





Mit einer Aktionsberechtigung wird grundsätzlich bestimmt, wer eine Aktion
aufrufen kann (z.B. wer den Gruppenkalender oder die Management-Listen aufrufen
darf).




Bei den Aktionsberechtigungen finden sich  folgende
Berechtigungsarten:








Mandantenberechtigung





Mit der Mandantenberechtigung wird die Ausführung div. Aktionen für alle
Mitarbeiter des Mandanten ermöglicht. Das ist besonders sinnvoll bei Aktionen,
wie Buchen, Monatsjournal, Einstellungen oder Paßwort ändern.










 





Gruppenberechtigung





Mit der Gruppenberechtigung wird die Ausführung von diversen Aktionen für
eine bestimmte Gruppe (Abteilung) ermöglicht. Das nachfolgende Beispiel zeigt
eine Gruppenberechtigung der Gruppe "Bereich Ost" (rot markiert).










 




Weiters ist es möglich, die Gruppenberechtigung auf die untergeordneten
Gruppen auszuweiten. Somit erhalten die Untergruppen die gleiche
Einsichtserlaubnis wie die übergeordnete Gruppe. In unserem Beispiel werden
deshalb auch die Gruppen "Wien" und "Beratung" rot markiert, da diese
Untergruppen der Gruppe "Bereich Ost" sind.










 





Personenberechtigung





Mit der Personenberechtigung wird ermöglicht, daß nur eine bestimmte Person
die Einsichtserlaubnis für bestimmte Aktionen bekommt. Die nachfolgende Grafik
zeigt die eine Personenberechtigung einer Person in der Gruppe "Wien".










 





Rollenberechtigung





Mit der Rollenberechtigung wird die Ausführung div. Aktionen nur für
bestimmte Rollen (Teamleader, Abteilungsleiter, Vorgesetzter, ...) erlaubt. Mit
dieser Berechtigung wird den Rolleninhabern ermöglicht, z.B. Einsicht in
Management-Listen zu bekommen. Es erhalten somit alle Rolleninhaber der
gewählten Rolle der Organisation die Rollenberechtigung und Einsichtserlaubnis.
Im nachfolgenden Beispiel wird dies an Hand der Rolle "Vorgesetzter"
dargestellt.










Berechtigungszugriff




Wird eine Aktion mit mehreren Konfigurationen in den Menübaum eingepflegt, so
erfolgt der Zugriff auf diese Aktion, bzw. ihre Konfigurationen in einer
bestimmten Reihenfolge: das System überprüft zuerst, ob die Berechtigung einer
Person zugeordnet ist, falls nicht wird nach einer Gruppenberechtigung gesucht.
Besteht keine Gruppenberechtigung, so wird nach einer Rollenberechtigung
gesucht, und anschließend nach der Mandantenberechtigung.




Ist eine Personenberechtigung vergeben, so wird auf die Aktion, bzw.
Konfiguration zugegriffen, auf welche die Berechtigung besteht.










Vergabe von Berechtigungen




Die Aktionsberechtigung kann über folgende Wege vergeben werden:







 




3.4.1 Einsichtserlaubnis





Was ist eine Einsichtserlaubnis?





Mit der Einsichtserlaubnis wird das Kompetenzziel definiert, d.h. es wird
bestimmt, wer bei der Ausführung einer Aktion eingesehen werden darf.





Eigene Person: Einsichtserlaubnis nur für die eigene Person


Sabine Buger ist Mitarbeiterin in der Abteilung Marketing. Sie hat die
Einsichtserlaubnis für die eigene Person.













Orgeinheit: Einsichtserlaubnis nur für die eigene Abteilung


Walter Lang ist Mitarbeiter der Abteilung Bereich Ost. Er hat im nachfolgenden
Beispiel die Einsichtserlaubnis auf die Orgeinheit "Bereich
Ost".










 





Orgeinheit + untergeordnete: Einsichtserlaubnis für die
eigene Abteilung und untergeordnete Gruppen 

Walter Lang ist Mitarbeiter der Abteilung "Bereich Ost". Er hat die
Einsichtserlaubnis Orgeinheit +  untergeordnete auf die
Organisationseinheit "Bereich Ost", aus diesem Grund darf er auch alle darunter
liegenden Organisationseinheiten (Wien, Beratung,...) einsehen.










 





Rollenkompetenz: Einsichtserlaubnis gemäß der
Rollenkompetenz. Die Einsichtserlaubnis wird über das Kompetenzziel direkt in
der Rolle (über eine Person oder eine Gruppe) definiert. Das Kompetenzziel
bezieht sich entweder auf Alle (alle Mitarbeiter des Unternehmens werden
angezeigt), Person (Einsichtserlaubnis für eine bestimmte Person) oder Gruppe
(Einsichtserlaubnis für eine bestimmte Gruppe).





Eigener Mandant: Einsichtserlaubnis für alle Personen des
eigenen Mandanten 

Florian Weiss ist Mitarbeiter der Abteilung Geschäftsführung. Er hat die
Einsichtserlaubnis Eigener Mandant, aus diesem Grund darf er
alle Organisationseinheiten des Mandanten einsehen.











Alle Mandanten: Einsichtserlaubnis für alle Personen aller
Mandanten




 





Speziell: spezielle Einsichtserlaubnis für eine bestimmte
Gruppe und/oder bestimmte Person(en)


































 




4 Troubleshooting


4.1 Performance





Performance Probleme








4.2 Fehlerauswertung